档案规律探索

档案规律探索

陈作明

档案规律是指档案和档案事业的发展趋势及其内外之间的本质联系。研究档案规律是档案学的一项重要任务，研究的目的是为了按照客观规律科学管理和开发利用档案，使档案更好地为人们的社会实践服务，使档案事业得到健康发展，也使档案学理论得到充实和提高。档案规律主要有档案增长规律、档案机密递减规律、档案价值发展变化规律，以及档案事业内外平衡发展规律等。本文试图对某些规律作一粗浅的探讨。

一、档案增长规律

档案增长规律是同人们的社会实践活动联系在一起的，人们的社会实践活动是持续不断的，所以档案的增长是绝对的。档案增长规律可以归结为以下两条：

（一）档案总量绝对增长规律

社会档案总数量是随着时间推移而增长的，尽管有些档案会因老化而消失，但在正常情况下，其增长总趋势是同时间的推移呈“正变”关系的，可以用数学公式表示为y∞_t（年），即社会档案总量“y”随时间“_t（年）”的推移而联变。若用“R”为比例常数，则可得出等式为：y＝R _t（年）。所谓“比例常数”，实质上是“年增长数”，可用“追溯法”或“预测法”求得。例如，某省省级机关和省档案馆三年的档案增长情况是：

根据上表数据，R＝＝14213，用前述公式（R×t），可求得今后10年的省级机关档案增长总量大致将超过14万卷。这里需要说明两个问题：

1.这里研究的只是规律的定量描述，揭示社会档案随时间推移而增长的必然趋势。它虽然可以用来指导定量预测，但不等于具体的预测方法。

2.这里说的是社会档案增长总量，所以在确定“比例常数”时，不能只取档案室的增长量，因为档案室要定期向档案馆移交档案，它的增长量有起有落，不移交的年份就多，移交的年份就少；也不能只取档案馆的增长量，因为档案馆不是每年接收档案的，它的档案增长量是“跳跃式”的，接收的年份就大量增长，不接收的年份就基本持平。

研究并掌握这一规律，可以为建设档案库房，购置档案装具，预测档案工作人员需求，以及制订整个档案事业的发展规划，提供重要依据，具有重大的现实意义。但是，这一规律只是在正常情况下才起作用，若是遇到战祸或特大自然灾害，档案可能遭到毁灭性破坏，这种特殊情况，不能作为研究档案增长的一般规律的依据，可不予考虑。

（二）档案分门类增长特殊规律

主要包括以下两层含义：

1.随着档案总量增长，档案门类也逐渐增多。档案是人们社会实践活动的历史记录，社会越向前发展，人们社会实践活动的专业分工会越来越细，档案门类也随之增多。这就是说，档案门类的增多也是绝对的，它同人们社会实践的专业分工密切相关。如有必要，可用统计学中的相关分析技术计算出它们之间的相关系数，具体测定相关程度。研究并掌握这一规律，可以在研究档案门类划分时，自觉研究人们社会实践活动的专业分工情况，使档案门类划分更准确，更适应实际工作的需要。

2.不同门类档案的增长具有不平衡性。把档案划分为不同门类后，就会发现不同门类档案的增长趋势有明显的时代特征，即不同时代不同门类的档案增长速度是不平衡的。以文书档案和科技档案为例，在历史上，文书档案增长速度总占绝对优势；在现代，科技档案增长速度显著加快。可以预料，随着社会经济的发展，科技档案增长趋势会更加迅猛，在绝对增长量上会超过文书档案。研究并掌握了这一规律，就应当自觉观察人类社会实践活动分工变化情况，掌握各种门类档案的增长趋势，而对于正在迅速增长的档案，则要给予特别的关注。

二、档案机密递减规律

与档案数量增长规律相反，档案机密却随着时间的推移而减退，我们称之为档案机密的递减规律。反映这一规律的有以下两种现象：

（一）机密递减的绝对现象

从档案整体而言，其机密总量必然随着时间的推移而减退。这种现象在数学上称之为“反变”。若用d_m表示档案机密总量，t表示时间（年），则可用表示它们之间的量变关系，即档案机密总量随时间反变。若设c为比例常数，可得等式为：d_m＝c×（1/t年）＝c/t年。c是指这一批档案开始形成年度的机密总量，c/t年则指档案机密总量随着年代推移而递减。浙江省档案馆保存的省人民政府1949年至1956年的档案共3162卷，当时都是内部文件，对社会是保密的，从1956年算起，至今已34年了。把这些数据代入上述算式，可得：d_m＝3162卷×＝93卷，即剩下的93卷（约占3%）尚需内部控制，其余的都可以向社会开放了。当然，这个计算结果也只是表示档案机密递减的发展趋势，而不是绝对值。浙江省档案馆对上述档案进行逐件鉴别，并报经省人民政府批准，向社会开放2210卷，尚需内部控制的952卷。在这952卷中，有相当数量是上级文件，因为省里无权解密，未予鉴别；还有数十卷档案，如“人事任免”和当时的“绝密计划”等，笔者以为也可以列入开放范围。除去这些因素，剩下需要控制使用的也就不多了，证明上述计算结果是较接近实际的。

（二）档案机密递减中的不平衡现象

上述档案机密递减中的绝对现象，是对档案整体而言，是概略性的。至于具体到每一份档案来说，解密的时间与程度则是不同的。在实行档案开放政策的国家中，往往会有一些已经达到开放年限的档案还要控制使用，即可说明这一点。这种不平衡的现象也是档案机密递减规律的组成部分，不可忽视。否则，就可能在开放档案时犯“一刀切”的错误。

三、档案使用价值的形成发展规律

档案使用价值是档案对推动人们社会实践活动的资益程度。资益程度越高，使用价值越大；资益程度越低，使用价值越小。档案使用价值也有其形成和发展规律，可把它概括为四个方面：

（一）档案使用价值的形成规律

档案使用价值早在形成文件时即已产生。档案使用价值的产生及其价值大小，主要取决于两方面的原因：

1.档案所记载的社会实践活动对社会影响（包括贡献与损害两个方面）的大小。影响越大，档案使用价值越大，反之就越小。

2.档案在记载同一项社会实践活动中所起作用的大小。一项社会实践活动，往往不只是一份档案所能记载下来的，而是需要有一组档案。在该组档案里，有的记述该项活动的主要部分，有的记述次要部分。两者的使用价值显然不同，前者重要，后者次要。

掌握档案使用价值形成规律，对鉴定档案价值、划分档案保管期限有重要作用。

（二）档案使用价值的扩散规律

这一规律有以下两种具体表现：

1.档案使用领域的扩散。随着文件逐步转化为档案，其使用价值也在逐步扩散。文件是针对人们某一项具体的实践活动而产生的，其使用价值有严格的针对性，是指导或实录人们某一项实践活动的“专用工具”。然而，当文件完成其现实使命而转化为档案后，它就不仅对特定的实践活动有使用价值，而且对其他活动，诸如科学研究、工作查考和人员考核等都有使用价值。事实表明文件的使用价值是单向的，档案的使用价值是多向的，档案使用面往往比文件使用面要宽。这说明在文件转化为档案过程中，已逐步扩大了其使用价值。研究并掌握这一规律，就应自觉冲破文件使用价值的局限，多方面地发挥档案的作用，获得更大更多的效益。

2.档案使用单位的扩散。档案是在各机关（单位）的工作活动中形成的，它首先对本机关（单位）各项工作有使用价值。然而，随着时间推移，有相当一部分档案要为社会广泛使用。这就是国内外一些档案学家所归纳的“档案第一价值和档案第二价值”之说。对此，我们可解释为档案的使用价值从立档单位向社会扩散，是档案使用价值扩散规律的又一反映。各机关（单位）定期向档案馆移交档案，正是适应了档案使用价值的扩散趋势，是对档案使用价值扩散规律的运用。

（三）档案使用价值的退化规律

档案使用价值是由若干种价值因素构成的，有史料价值因素、文物价值因素和日常工作查考价值因素。其中史料价值因素和文物价值因素是长效因素，不会退化。但是含有这两种因素的档案只占极少数，没有普遍性。而日常工作查考价值因素在档案中具有普遍性，几乎每一份档案都有这种价值因素，否则，文件处理完毕后就不能转化成档案。可见，档案使用价值的退化规律，实际上是指档案的日常工作查考价值的退化规律，其具体表现，即指档案中的日常工作查考价值随着时间推移而减退，是同时间成反比的，可用数学公式d_y/t来描述。式中d_y代表档案使用价值，t代表时间。

（四）档案使用价值从潜在向现实转化的规律

档案的使用价值是一种潜在财富，只有把它发挥出来时，才能产生效益。档案使用价值从潜在状态转化成现实效益有一定规律性，这主要是指：

1.现实需求机遇规律。档案是一种历史记录，它所记载的知识是历史形成的，不是根据现实需求制作的，所以档案使用价值的发挥，一定要有现实需求的机遇，否则，档案使用价值就无用武之地，就不可能转化成现实效益。这一规律使档案作用的发挥产生了待用期长的特点。许多档案常常是数年甚至数十年才获得这种机遇。然而，只要获得机遇，档案可以多向地、反复多次地发生作用，甚至收到难以估量的效益。这就是人们通常所讲的“养兵千日，用于一朝”的道理。

掌握这一规律的意义是：（1）树立战略眼光，不因为档案待用期长而误认为它没有使用价值；（2）自觉地、多方面地去捕捉机遇，并且尽最大努力去满足出现机遇后的各种需求，争取最大限度地发挥档案的使用价值；（3）自觉根据客观需求开展档案编研工作，把历史形成的档案内容，加工组合成适应现实需求的新的知识产品，变消极等待机遇的思想为积极适应现实需求的行动。

2.用户媒介规律。档案是由档案用户来使用的，所以档案使用价值的发挥，必须通过档案用户的媒介作用。在这一方面，档案具有类似于商品的性质。这一规律使档案使用价值的发挥产生了潜隐性，即档案部门提供档案所发生的作用，往往渗透在档案用户的实践活动成果中，不单独显示出来。

掌握这一规律有以下两点意义：（1）认清档案用户在档案事业中的重要地位，自觉地开展档案用户研究，尽可能满足档案用户的需求；（2）大力向社会揭示档案发生作用的潜隐性，并且努力设法把档案的作用从档案用户的实践活动成果中分析出来，显示档案使用价值的真面目，提高整个社会的档案利用意识。

四、档案事业内部平衡发展规律

内部平衡发展已不是纯粹的档案规律，而是同档案密切相关的档案工作规律。研究档案工作规律对管理并开发利用档案有重要作用。

如今，档案工作已发展成为一项含有多种社会职能的整体事业。它具有档案实体的管理和开发利用职能，档案专业教育职能，档案科学技术研究职能，以及统率协调上述各类职能的档案行政管理职能等。这些职能既有相对独立性，又有互相制约、互相促进、互相依存的关联性。其关联性可用如下控制系统图来描述：

1.从图中可以看出，施控系统与受控系统之间存在如下关系：（1）它们是相互依存的。受控系统是基础，无此基础施控系统就无工作对象。反之，受控系统若没有施控系统的统率和协调，就不能得到协同和健康地发展，不能形成一项整体事业。（2）它们是需要平衡发展的。施控系统的发展变化要同受控系统相适应。发展过快，会人浮于事，使整个档案事业浪费人力资源；发展过慢，会无力指挥和协调受控系统，影响整个档案事业发展。

2.上图说明了受控系统中各个子系统之间存在如下关系：图中a₁表示档案实体管理系统享用科研成果；a₂表示科研系统吸取实践经验；b₁表示档案专业教育系统向档案实体管理系统输送人才；b₂表示档案实体管理系统向档案专业教育系统提出人才需求和提供实践经验；c₁表示档案科研系统向档案专业教育系统提供科研成果；c₂表示档案专业教育系统向档案科研系统输送人才。从图中还可看出，受控系统中的各个子系统是以档案实体管理系统为核心的，其他各个子系统的发展规模和速度都要以档案实体管理子系统为依据；同时，档案实体管理子系统又须获得其他子系统的支持，才能达到应有的发展水平。

综上所述，档案事业内部的平衡发展规律即指以档案实体管理系统为基准的、其他系统（包括行政管理系统）必须与之相适应的发展规律。用数学语言来描述，档案事业内部之间的相互关系，基本上是一种以档案实体管理系统为自变量、其他系统为因变量的函数关系，可用函数公式表述如下：

j＝f₁（S） k＝f₂（S） z＝f₃（S）

式中，j代表档案专业教育系统；k代表档案科研系统；z代表档案行政管理系统，即施控系统；S代表档案实体管理系统。

研究并掌握档案事业内部平衡发展规律，就可以定期或不定期地以档案实体管理系统为基准进行平衡分析，及时发现不平衡现象，找出薄弱环节，予以重点推动，求得平衡，争取发展。由于档案事业是个动态系统，在系统的运动发展过程中，又会出现新的不平衡，于是又要进行新的平衡分析，在新的基础上克服新出现的薄弱环节，促进新的平衡。如此循环往复，不断推动档案事业发展。

3.各个子系统内部也有平衡发展的问题。如档案实体管理系统中，收集、整理、利用各项工作需要平衡发展；档案教育子系统中，师资与学生之间要保持平衡关系；档案科研系统中，管理理论的研究与管理技术的研究也要平衡发展。这些，在这里就不赘述了。

五、档案事业与外界环境相适应规律

档案来自社会实践并服务于社会，档案事业是一项社会事业，档案事业的管理是个开放系统，必须同社会有关方面相适应。这是档案工作的又一规律。

（一）档案事业必须同国家政治制度和政治活动相适应

档案和档案事业具有政治性，因为绝大部分档案是政治活动的产物和工具，所以，档案事业的建设和发展，必须同社会政治制度和政治活动相适应，无论是档案事业的宏观管理还是档案实体的微观管理，都是如此。

1.档案事业的宏观管理，就是档案行政管理，因此，这里实际上就是档案行政管理同社会政治制度及政治活动相适应的问题。

（1）档案行政管理体制应同社会政治制度相适应。管理体制是指管理的机构和基本制度，它们必须同社会政治制度相适应。世界各国都有档案行政管理工作，绝大多数国家都为此专设了档案行政管理机构。然而，这些机构的职能却不相同。实行中央集权制的国家，中央和地方档案行政管理机关之间有联系紧密的监督指导关系；实行联邦制的国家，中央和地方档案行政管理机关之间，只有松散的协作关系和学术交流关系。在社会主义国家中，档案行政管理部门对全国各机关和企事业单位的档案工作具有广泛的检查、监督和指导的职权；资本主义国家的档案行政管理部门一般只能管辖国家机关和公共事业单位的档案工作，对私营企业的档案工作往往无权过问。在社会主义国家里，一般都明确规定对档案实行国家层面的集中统一管理，并切实付诸实施；在资本主义国家里，往往没有这种明确的规定，也很难做到这一点。

（2）档案行政管理活动必须密切配合社会的政治活动。档案行政管理活动，说到底也是一项运用国家权力对档案事业进行管理的专业政治活动，它必须主动与国家的中心工作、社会的主要政治活动密切配合，才能获得社会的支持，取得成效。这一点可以从新中国成立之后的档案工作历史中得到证实。新中国成立之初，档案行政管理工作主要抓了接管旧政权档案和建立新中国档案工作这两件大事；第一个五年计划开始，着手抓了科技档案工作；十年动乱中，档案行政管理活动被迫停止；粉碎“四人帮”后，恢复档案行政管理活动，适时地提出了恢复、整顿、总结、提高档案工作的任务，并组织实施，如此等等。所有这些都是人们对于档案行政管理活动必须同社会政治活动相适应这一规律的运用。

2.档案实体的微观管理主要是指档案室和档案馆对档案的收集、整理和开发利用等工作，这些工作也无一例外地受社会政治活动的影响，需要同社会的政治活动相适应。

（1）档案收集工作必须掌握社会的政治活动情况。社会政治活动是档案的主要来源之一。国家机关和党派团体等的基本活动，都属于社会政治活动的范畴，它们形成的档案是国家档案全宗的重要组成部分。

（2）档案整理工作必须掌握本机关（单位）的组织及其活动情况。

（3）档案价值鉴定要以机关（单位）的社会地位及其活动的重要程度为衡量标准。

（4）档案的开发利用，更要适应社会政治活动的需要。

（二）档案事业必须同社会经济制度和经济活动相适应

在档案和档案工作中占有很大比重的科技档案和科技档案工作，产生并主要服务于社会经济活动，含有经济属性。所以，档案事业发展又受到社会经济方面的影响和制约。不仅不同国家的档案事业由于各国的经济制度和经济活动方式不同而有差异，在同一个国家里，也随着经济制度变化而必须对档案工作进行相应的调整。对此，只要回顾一下1984年党的十二届三中全会通过并实施《关于经济体制改革的决定》后的情况就可以明白。

1.经济体制改革后，国内出现了中外合资企业和个体经营的生产、科研单位，许多企业内部又新增加了引进技术档案、经营管理档案和专利档案等。这些都要求档案部门积极研究、加强管理，开拓新的工作领域。

2.随着经济体制改革的深入，企业扩大了自主权，成了独立经营的实体。为此，档案行政管理部门必须改变过去单纯依靠行政命令管辖企业档案工作的做法。要在启发企业自觉性上下工夫。经济体制改革以来，科技成果实行有偿转让制度，许多科研机构和企业档案部门，就要为适应这种新情况认真研究自己应做的工作和应尽的职责，并且要区别科技档案中的有偿服务与非有偿服务的界限等。

3.有相当一部分档案来源并服务于人们的文化艺术活动，档案工作还必须同文化艺术政策和文化艺术活动相协调。

所有这一切，都是因为档案工作必须与外界环境相适应的规律在起作用。认识这一规律，能使我们积极主动地去研究档案工作的外界环境，特别是研究国家的政治、经济、文化艺术等各项有关制度，以及制订并执行这些制度的有关单位的活动，使档案工作同外界环境相协调，从而获得社会支持，求得合理发展。同时，还可以指导我们在研究外国档案工作经验时，注意它们的政治、经济等方面的背景，不生搬硬套。

（原载《档案学通讯》1991年第3期）