试析综合档案室若干理论与实践问题

试析综合档案室若干理论与实践问题

陈作明

当今流行着这样一种观点：综合档案室主要是对档案的综合，也就是只有对一家企业各种门类的档案实行综合整理和编目，才算是真正的综合档案室。否则，就失去了实质性的内核，就不是名副其实的综合档案室。在这种思想指导下，有些同志就花大力气研究对档案的综合整理和编目，甚至想对原来已由文书档案室和科技档案室整理好的档案进行“调整”。这是一个值得认真研究的问题。

一、为什么要建立综合档案室

建立综合档案室的首要目的和作用在于综合地开发和利用档案。每一个单位里的各种门类的档案总是互有联系的，单位领导和有关人员为了研究一个专题，往往要使用各种门类的档案，甚至还要使用有关资料。建立综合档案室乃至建立综合档案资料室，主要的目的就是为了满足这种客观需要。检验综合档案室的实际效果，最根本的一条，也就是看它是否有利于综合开发利用档案，而不是看它是否对档案进行了综合整理和编目。恰恰相反，在整理编目方面，应当尽可能利用原基础，以利于腾出精力来做好档案的开发利用工作。综合档案室对档案实体的整理编目工作只要能从某一角度查找档案就可以了，并不要求也不可能要求其完全满足综合利用时的所有检索需要。因为综合档案室还应当有相应的检索工具体系来满足这种需要。

此外，建立综合档案室还有一些其他的目的和作用。例如，有利于企事业单位的负责人加强对档案工作的领导。在一个单位里，若是按档案门类分设若干个档案室，单位的负责人就会感到档案工作头绪纷繁，不胜负担，只好委托给有关部门去代管了；若是建立了综合档案室，就形成了一股“信息流”，单位负责人就会自觉把它领导起来。这样，又便于从统一的角度，处理各种门类档案之间所存在的某些交叉渗透的问题，避免互相扯皮或互相推诿等情况，等等。但是，这些都不是主要的，而且无论如何也不会包含对档案的统一整理和编目，因此，不必要也不应当以是否对档案实行划一的整理和编目作为衡量综合档案室的标准。如果我们对这个问题认识不清，则有可能在组建和发展综合档案室的过程中迷失方向，与我们的初衷大相径庭。

二、科技档案这个概念是否可以取消

有人认为，科技档案与文书档案难以区分，或者不主张这样区分，所以在建立综合档案室时就较多地在档案分类方面下工夫，想回避这两大门类档案的区分，甚至想抹杀科技档案的痕迹，取消科技档案的概念。这也是不妥当的。

首先，科技档案与文书档案之间的区别不能回避也不能抹杀。档案是人们社会实践活动的历史记录，人们有不同的社会实践活动就会产生不同门类的档案。科技档案是在人们的科技活动中产生的，文书档案是在人们的管理活动中产生的。这两大门类的档案在管理方法和管理要求方面不尽相同。科技档案中的绝大部分要求按照它所记述的工程、产品、课题、设备等项目系统整理，不能按年度分类，而且要随着项目的发展变化而补充档案，文书档案普遍要求分年度系统化，并且按年度补充档案。此外，文书档案的档号按规定由全宗号、目录号和案卷号组成，科技档案档号中不适宜用“目录号”，因为科技档案的案卷号一般要在项目范围内按顺序编写，以利于该项目补充档案时使案卷号得以延续，然而，科技档案又不能为每一个项目编一本目录。所有这些，都说明科技档案与文书档案之间有不同的管理要求，要采用不同的管理方法。在实际工作中，有些工厂建立了综合档案室之后，虽然想方设法使两大门类的档案统一分类，但仍无法抹杀它们的痕迹。有些类的档案是可以分年度整理的，有些类的档案不能分年度整理，因此也就无法统一编目。那些可以分年度整理的基本上是文书档案，不能分年度整理的基本上是科技档案。国家档案局在处理这个问题时极为慎重，他们没有抹杀科技档案与文书档案之间的区别，没有取消科技档案这个概念。他们在《国营企业档案管理暂行规定》中，提出了企业档案“以科技档案为主体”的观点，他们制订了《文书档案案卷格式》，没有勉强地要求与科技档案统一起来。这些做法都是很有道理的。

其次，科技档案与文书档案的区分不可回避，也不难区分。这一点在上面所说的那些企业的综合档案室实践活动中已经提供了有力的证据。他们原想回避科技档案与文书档案的区分而对全厂档案进行统一分类，而分类的结果却仍然是“有一部分实际上就是科技档案”，“另一部分实际上就是文书档案”。这岂不说明，区分两类档案的问题是回避不了的吗？同时，他们居然把两类档案区分清楚了，这不证明这两类档案是不难区分的吗。我们这里不妨简单地讨论一下科技档案与文书档案区分的一些原则和方法问题，以供参考。

（一）遵循产生领域的原则。这是一个必须始终坚持的区分标准。在实际工作中，我们不难发现，内容完全相同的文件，往往由于产生领域不同而归属不同。例如某一工程的初步设计及其批准文件，在工程建设单位无疑应归属于科技档案，因为它是在该单位的工程建设这一技术活动中产生的。然而，这个文件在计经委这种综合性审批机关，一般要归属于文书档案，因为它是在计经委的行政管理或计划管理活动中产生的。这里所说的产生领域，指的是产生档案的社会实践活动领域，并不等于某一个机构。在同一个科技工作机构之中，并不只进行科技活动，只产生科技档案。这是无可否认的事实。

（二）坚持整体地观察事物的方法。人们所进行的每一项社会实践活动，总是由若干个具体活动环节所组成的。我们判断一项社会实践活动的性质时，应该观察活动的全过程，不能孤立地去分析其中的个别环节。一项工程建设或一个课题研究，就是一项科技活动。在这项科技活动的全过程中，不可避免地会有个别环节的内容和形式不像科技活动。例如课题的申报和审批活动、工程建设中的征用土地活动等。对于这些工作环节应当放到活动的全过程中去考察，不应当孤立地去判断，因此也不宜把这些环节所形成的文件从成套的科技档案中分裂出去。

（三）坚持择优的方法。人们的有些社会实践活动，往往兼有科技活动和管理活动双重性质，因此产生“两可档案”，即既可归属于科技档案，又可归属于文书档案。对于这类档案，应当择优选定它们的归属。比如产品质量检验活动，可以看作是质量管理和监督的一种手段。产品质量检验活动中产生的档案，对于大件机械产品来说，往往以单件产品为单位进行检验，如汽轮机、锅炉、船舶等，宜归入有关的产品档案。对于轻化工产品及小件机械产品来说，往往进行小批量的抽样验证，可以作为质量管理档案的组成部分，归入文书档案。这样做会有利于对档案的查找利用。这就是择优的方法。

上述三条，第（一）条是依据和标准，第（二）和第（三）两条是在坚持标准时准确处理一些复杂情况的具体方法。这里只能简单议论，不可能把道理说透。

三、在综合档案室里如何对档案整理编目

弄清上述道理之后，对于综合档案室里如何整理档案的问题就不难得出结论了。总的原则是遵循档案的形成规律，并且尽可能利用原有基础，不必强求统一。具体地说，可以在下列两种方法中选用其一：

（一）把企事业单位的全部档案分为科技档案与文书档案两大门类，把记述科技活动的归入科技档案，记述管理活动的归入文书档案，包括财会档案、统计档案等。在两大门类下面是否要再划分二级类或三级类，应根据档案数量多少而定，不可能在大小不同的单位里用同一个模式。两大门类的档案可以自成系统地编制两套目录，不必强求统一。最多在编制档案号方面可以统一使用“全宗号—分类代号—案卷号”这种结构模式。这样做无非是在科技档案号方面冠以“全宗号”，在文书档案号方面把“目录号”转换成为具体形象的“分类代号”而已。当然，这也并不是非统一不可的。这种方法适用于大多数科技档案都不宜按年度分类的企事业单位。而且这种方法对于原来管理档案基础较好的单位来说，在组成综合档案室之后几乎可以完全利用原基础，可以立即投入全部精力在综合开发利用档案方面做文章。例如，可以立即围绕综合开发利用各类档案的总目标，调整人力物力、调整和充实档案检索工具（除案卷目录以外的其他检索工具）等。可能有人会说“这是简单的拼凑，而不是综合”！笔者认为不必因其简单就一言否定，只要能够实现综合档案室的功能就是正确的。世界上的事情，若把简单的事情复杂化了，就是一种错误。计算机程序的设计，所采用的原则就是只要能够实现同样的功能，最简单的程序就是最优化的。

（二）不分设科技档案与文书档案两大类，而是直接按照档案内容或其他特征统一分类，在编目问题上可以统一编目的就统一编一套目录，不能统一编目的也不妨编两套（两个系统）目录。这种做法适用于大多数科技档案可以按年度分类的企事业单位，如气象、水文等部门。然而这些单位的设备仪器和工程档案等，不宜按年度统一编目的仍可以单独编目。在同一个单位里存在着两种以上难以统一整理编目的档案而予以分别整理编目的情况，早已有了先例，在法院、检察院等单位里，对于文书档案与案件档案向来是这样管理的，为什么企事业单位就不能呢！

总之，综合档案室在内部管理方面应当尽可能利用原有基础，以求简化，在综合开发利用档案方面应当尽可能超越原有水平，力争深化！这可否作为组建综合档案室的指导思想，愿与同行们商榷。

（原载《档案工作》1990年第6期）