企业数字档案室建设的实践与探索

企业数字档案室建设的实践与探索

韩　潇

（中化兴中石油转运（舟山）有限公司）

摘　要：数字档案室是企业档案信息化建设的重要基础平台。加强企业数字档案室建设，是适应企业信息化、档案电子化发展趋势的必然要求，对提升企业档案科学管理水平，推进企业档案信息化建设，促进企业档案的有效管理和利用，都有着重要的意义。

关键词：企业　数字档案室　信息化建设　实践

所谓数字档案室指的是以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为技术手段，基于网络实现档案的收集、整理、保管及共享利用的一种档案管理模式。它像一个“信息门户”，用户进入这个门户就能对众多信息资源进行访问，获取自己所需的信息。它既是传统档案室的延伸和补充，又是传统档案室的发展和革新。

一、企业数字档案室建设的必要性

（一）企业数字档案室建设是适应档案电子化发展趋势的必然选择

随着企业各类数字档案信息的大量产生，传统档案管理方式和手段已不能适应发展要求，迫切需要建立一个适应档案电子化、网络化发展要求的工作平台。

（二）企业数字档案室是加强各类新型载体档案有效积累、管理和利用的重要基础平台

借助这个平台，可以有效采集各种形式的档案信息，确保档案的完整性、安全性，充分发挥档案的利用价值，以提高企业档案管理的工作效率，提升企业档案现代化管理水平。

我公司档案资料作为与公司同步发展的无形资产，是二十多年发展过程宝贵经验的汇总，为领导决策、工程施工、企业管理、业务拓展等工作提供重要的资料支持。随着公司快速发展，档案存量越来越大，使用率越来越高，目前的运作方式已趋于落后。为提高公司档案管理水平，建立数字档案室已刻不容缓。

二、企业数字档案室建设的目标和任务

按照实现企业档案电子化、网络化、科学化管理的总体目标，我公司建设企业数字档案室的主要任务包括三个方面。一是实施“网上查档”工程，提供“查档到桌面”的服务。档案室实施档案数字化后，数据应全部集中在档案室的计算机上或本单位的服务器上。查阅档案由档案管理员直接在计算机上查阅、打印，也可以通过开放档案权限，使单位成员在自己的计算机上进入数字档案室界面查阅档案和资料，实现网上查档的最终目标。二是实现数字档案室的在线接收，能够将OA办公自动化系统中的公文直接进行整理归档。三是完成室藏档案永久的常用的重要的档案数字化。档案数字化的范围以文书档案为主，工程档案和照片档案等其他档案根据需要进行数字化。

三、企业数字档案室的软硬件平台建设

通过前期的调研和反复研讨，并结合公司实际，完成系统的需求设计工作。工作组成员不断和石油中心OA维护人员、软件开发人员沟通设计方案，系统设计为B/S架构，只需在一台服务器部署完成，即可在多台PC同时通过网页登录访问该系统，在使用系统之前必须由系统管理员进行相关设置，然后才能正常使用，设置项目包括全宗管理、组织机构管理、用户管理、角色管理、库房管理、元数据管理、数据字典管理、实体分类管理、模板管理等。公司档案管理系统项目主要目标是通过软硬件的结合，建立一个包括企业文档中心、文书档案中心、科技档案中心、库房管理中心、权限控制管理、档案数据交换（OA接口）的可扩展应用平台，实现档案数字化、管理网络化、业务办公自动化的同时，使得单位专、兼职档案管理人员和档案利用人员都能有效而安全地传递和共享各种信息，规范与顺畅单位档案及其相关业务和内部管理。

2011年9月底完成了档案管理系统的软件编制，系统进入试运行阶段。档案管理系统首先建立和完善了文书档案管理模块，根据我公司现状，1990—2010年的文书档案以案卷归档，2011年起文书档案以件为单位进行归档。根据“传统组卷”“组件归档”这两种不同归档模式，需要区别出“传统组卷”和“组件归档”，它们的主要区别是案卷与单一文件的理解：如果有多个文件是同一时期或者同一类型，需要把它们归类在一起，这样来组成一个案卷。根据我公司档案管理模式设定了案卷模板和文件模板这两个模板。我公司存有一定量的照片、录像带、录音带，这些以传统方式保存的多媒体声像资料，随着时间的推移，录像带、录音带会慢慢老化，照片会慢慢变黄，使得这些珍贵的历史史料难以读出，因此，急需完善针对多媒体声像等资料的档案管理系统，对这些珍贵的史料进行数字化应用，使其得到永久保存。2012年档案管理系统新增了照片档案、实物档案、声像档案三个模块，这三个模块的开发不仅能够节约成本，节省物质存储空间，而且也极大方便了档案管理人员对档案的存档、提档，提高了工作效率。

四、企业数字档案资源库建设

数字档案资源建设是数字档案室建设的核心内容。从某种程度上说，软硬件平台建设只是搭了个“空壳”，关键是里面要填充实质性、有用的“数字档案资源”，这个虚拟的档案室才能真正地发挥作用。因此，在数字档案室建设进入实质性的操作阶段时，必须将数字档案资源建设摆在重要位置，作为一项基础性、关键性的工作任务来抓。

（一）做好传统档案的数字化转换工作

我公司现有的室藏档案从1990公司成立开始都是以纸质档案存档，大量文书、工程等档案都没有电子存档和备份，在实际利用中存在很大的被遗失的风险。档案信息化管理首先要将这些纸质档案按档案数字化规范扫描备份存档。自2011年6月起，档案数字化工作如火如荼地展开——通过投入大量的人力和时间，对成册的档案通过拆分后分页扫描，公司室藏文书档案由档案管理员按计划扫描，工程档案竣工图纸由专业人员使用专业扫描设备完成。

档案数字化对工程项目档案的规范化管理尤为重要。工程档案是工程实施过程的全面记载和真实反映，是工程建设管理和档案管理工作的重要组成部分，是全面鉴定工程质量、进行工程验收和运行管理的重要依据，是排除工程质量和安全生产隐患的良方，是地下隐蔽工程唯一的见证方式，是价款支付、事故处理的依据，是工程进展的实施情况的书面见证，是合同履行情况的真实反映。其要求就是档案管理要系统、真实和准确，资料的收集整理要及时和规范，做到与工程建设同步进行。否则，将造成档案资料的缺失。在工程建设过程中，各施工单位会产生大量的电子文件，为保证电子文件归档的完整性，要求施工单位在对纸质文件归档的同时，也做好相应电子文件的归档。纸质档案严格按照规定进行数字化，要求统一载体、统一格式，数字化转换工作的规范化确保了形成的数字档案资源的统一性、有效性，提高了档案信息的实效性和检索的便捷性，实现了在企业各部门之间实现资源共享，也对档案编研工作起到了一个快速整合的作用。

（二）加强电子档案的采集和归档

为实现文档一体化，将OA办公系统中的公文直接归档并导入档案管理系统，我们在OA系统开发时就充分考虑电子文件的归档管理要求，确保档案管理系统能够完成对电子档案的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定和统计等全过程。同时，充分考虑电子文件采集、归档过程中的安全性、保密性要求，采取权限控制、存储和传输加密等技术手段，防止档案信息不当操作、泄密和非法利用。

综上所述，数字档案室的建立使档案工作管理手段和水平上了一个新的台阶，是企业信息化建设的大势所趋，也势在必行。下一步我们将以数字档案室为平台，积累经验完善措施，创新手段拓展领域，提升企业档案管理整体水平。