医院数字档案室建设的初步实践

医院数字档案室建设的初步实践

张　弛

（台州市中心医院）

摘　要:随着信息技术的飞速发展和广泛应用，我省数字档案室建设加快了推进的脚步。本文结合工作实践，阐述了医院数字档案室建设的必要性，提出了医院数字档案室建设的基本思路。

关键词:医院　数字档案室　建设　实践

随着信息技术的迅速发展，传统的档案管理模式显然已不能满足时代的需要，档案全面信息化、数字化的时代已经到来。我院数字档案室的建设也紧跟时代步伐，2011年被评为第二批省级示范数字档案室。医院是信息化程度较高的单位，数字档案室建设正适应了当前信息化发展的要求。

一、建设医院数字档案室的必要性

数字档案室是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。

医院档案数字化是将医院在医疗和行政各个方面的原始文字文件、声音、图像等档案进行数字化处理后，按照一定方式储存在规定的载体上，再通过数据库管理系统以及相应的档案管理分析软件系统，为医院决策者提供完整的管理数据，为医护人员提供多角度检索查询功能的计算机管理系统。

在当今社会的各个领域，信息技术的应用越来越广泛，其重要性也越来越突出。在医院档案工作中，基于网络进行档案数字化建设，不仅可以提高工作效率，而且可以促进医院档案资源的有效开发和利用，从而使医院档案工作与如今的信息化发展保持同步，医院档案数字化管理是医院档案管理工作发展的必然趋势。

二、医院数字档案室建设的主要内容

（一）医院数字档案室制度建设

为规范数字档案室管理工作，保证数字档案信息安全有效、规范有序的管理利用，制定了《电子文件归档制度》《纸质档案数字化技术规范》《档案数据安全保密制度》《档案数据网上查询利用制度》《档案数据管理维护制度》和《数字档案鉴定销毁制度》等，对数字档案室电子文件归档、查询利用、数字化加工、管理维护和鉴定销毁等作了明确规定，确保数字档案信息安全有效、规范有序。

（二）数字档案室软硬件设备投入

硬件的投入是建设数字档案室的基础。根据档案室数字化建设需要配备了档案专用服务器、电脑、打印机、高速扫描仪、平板扫描仪、刻录机、数码相机等设备。档案管理软件在全文版软件的基础上升级为网络版，为数字档案室的现代化管理提供了良好的软硬件环境。

（三）医院档案数字化人才培养

高素质的复合型档案管理人员是医院档案数字化建设的关键。随着信息技术的大量应用，档案管理员不再是单纯的档案保管员，而是信息资源的管理者和提供者，因此必须建立一支高素质的数字化人才队伍才能完成档案数字化的工作任务。首先要选拔一些既有扎实的档案管理基本知识，又有熟练的计算机应用技术的人担任档案管理员，才能提供快捷、高效的信息服务。其次，要对专兼职档案管理员进行档案网络管理、数字化加工技术等专业知识系统培训，培养一支高素质的档案管理人才队伍。

（四）电子文件的收集整理

电子文件是室藏数字档案的主要来源。由于电子文件本身所具有的特性，在电子文件收集工作中要重视做好“提前介入”。从计算机办公自动化（OA）、计算机辅助设计（CAD）、辅助制造（CAM）等系统设计及电子文件生成时，就采取措施“提前介入”，把档案管理的要求和可能预先设定在管理功能系统之中，领导层、文书形成者、文书工作者等要形成一个良好的数字档案群众基础，从源头上保证电子文件的原始性、真实性和完整性。

（五）纸质档案数字化加工

就是利用扫描仪等信息采集设备，将纸质档案原件的图文信息分解为若干点阵式信息元（像素），并将光信号转换为电信号输进计算机内从而形成数字图像文件。纸质档案数字化有直接扫描图像法和缩微影像转换法。从目前工作实践看来，直接扫描的方法比较经济快捷。数字化处理步骤一般按照整理、扫描、校对、存储等几道工序进行流水线加工。扫描文件一般采用TIFF格式，采用300dpi分辨率，彩色模式扫描。

（六）档案信息数据库建设

做好室藏档案案卷级、文件级案卷目录库、全文数据库、照片、声像等多媒体档案数据库建设。根据利用目的和内容，构建基本档案目录数据库和专题档案目录数据库。根据医院各类档案的基本情况，通过著录标引，把医院文书类、医疗业务类、教学类、科研类、基建类、财会类、设备类、专业技术人员类、特种载体类等各门类档案的分类号、档号、题名、责任者、形成时间等基本信息录入档案管理软件。

（七）医院电子病历建设

电子病历作为临床信息系统的核心，也是医院档案数字化建设的重要内容。在推行之初，医院最初选择了部分基础条件较好的科室作为试点科室，待试点工作运行成熟后，再在全院所有临床科室全面推行，医院同时对医务人员进行电子病历操作培训。目前全院24个医生、护士工作站已全部实行电子病历。电子病历及时、正确、完整地储存了患者的检查资料，如CT、B超、病理报告、X线片、化验报告等。医生可以通过电子病历系统直接查阅病历相关资料，也可以直接下达医嘱。电子病历使医护人员从烦琐的病历书写中解放出来，将更多的时间和精力集中到病人的诊疗工作中，大大提高了工作效率。

（八）档案信息网站建设

档案信息网站建设是档案信息化建设的重要步骤，它应是一个集多项功能于一体的开放性窗口。一个好的档案信息网站应包括服务功能、宣传功能、对话功能、中介功能、交流功能等。根据这些要求，我们在医院档案信息网站建设时设计了通知公告、工作动态、档案法规、制度文件、档案编研、网上展厅、留言板、友情链接和数字档案室等版块。

通过省级示范数字档案室创建工作，我们已逐步积累了一些电子文件归档、数字化加工、数据库管理和档案信息网站建设的经验，数字档案室的快速、便捷的信息服务正日益发挥着越来越重要的作用。医院数字档案室的建立，展现了医院档案管理工作的新面貌，意义非比寻常。

参考文献:

［1］陈君.医院档案数字化建设的若干问题探讨［J］.中国误诊学杂志，2011（3）.

［2］杨亦军，李晓琳.医院数字化档案建设存在的问题及应对策略［J］.齐鲁医学杂志，2010（12）.

［3］陈淑媛，李永瑞.兰台学术［M］.北京:新华出版社，2005.