发电企业数字档案室建设的实践与思考

发电企业数字档案室建设的实践与思考

夏亚平

（萧山发电厂）

摘　要:数字档案室建设是实现档案信息化的必然要求，是档案室业务建设的重要内容。本文结合工作实际，对数字档案室建设的工作内容进行分析，并提出数字档案室建设要符合技术规范、数据挂接要加强核对、数字档案要做好备份等要点。

关键词:数字档案室　电子档案　技术关键　思考

我国在20世纪90年代，提出了数字档案室的理论研究，进入21世纪后开始了数字档案室的建设实践。近年来，浙江省十分重视全省数字档案室建设，相继出台了《浙江省规范化数字档案室建设测评标准》《浙江省机关数字档案室建设规范》等规章制度，并通过“规范化数字档案室”创建和示范数字档案室评选活动等，有效地推进了全省数字档案室的建设进程。

萧山发电厂作为浙能集团下属的发电企业，积极贯彻落实上级精神，现阶段正以推进OA办公系统升级改造和图档资料数字化改造为抓手，扎实推进数字档案室相关工作。

一、数字档案室建设的内容

数字档案室建设的主要内容是建立档案目录数据库和档案全文数据库，实现“查档到桌面”的目标。它以数字档案资源为主要管理对象、以现代化技术为管理手段、以互联网络为依托、以管理自动化与检索利用智能化为特色，既继承了传统档案室的基本功能，又更好地适应了时代发展的需要。它有利于对包括电子文件在内的各种档案资源的有效管理，保证数字档案信息资源的完整准确和安全可靠，有利于真正实现档案管理现代化，并能为用户提供超越地域、时空限制的便捷化、个性化、多样化的信息服务。

萧山发电厂数字档案室建设的主要内容有:

（一）档案目录数据库建设

建成企业档案室所藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库，内容包括文书档案、会计档案、特殊载体档案、照片档案、科技档案、人事任免档案、职称评定档案、荣誉档案等的目录数据库。

（二）档案全文数据库建设

档案室对保管期限为永久或长期保存的、社会利用价值高的、对企业发展和生产经营有重要价值的档案，包括企业成立和转制、领导班子构成与变革、企业改革和发展规划、各类产权证明文件、企业荣誉等文书档案；重点基建工程项目文件及生产经营中对企业有重要价值的竣工图、设备档案、系统图、规程等档案，都优先进行全文数字化，建立全文数据库。同时，全文数据库建设内容还包括了档案编研成果材料等。

（三）电子文件的归档

对于MIS等生产管理系统流转签发的重要电子文件，采用专用接口发送到图档管理系统服务器的专设预归库，并按年度进行立卷归档；对于在办公自动化系统中流转的现行文件，待签发后进行拆分归档。

（四）数字化信息和电子档案的管理

对数字化后的数字档案及新接收的电子档案，按照档号命名，并使档号与数据库中案卷卷内目录号一一对应，再通过软件导入档案管理系统，建立科学安全的保管存储体系，最后，通过实施网上查档工程，真正实现“查档到桌面”的服务目标。

二、数字档案室建设中的关键点

（一）数据库建设要符合技术规范

数据库建设的结构和格式必须执行统一的规范，如我们对传统档案的数字化成果选择多页TIFF格式，打包采用ZIP压缩；为实现全文检索，企业档案管理系统采用双层PDF格式。

（二）数据挂接要加强核对

文件扫描后的数据要与目录数据进行挂接，才能真正建立全文数据库。通常数据挂接有专门的软件，应用起来方便快捷。但在实际操作中，会出现因为一些特殊原因引起的扫描文件与目录不能一一对应的问题，因此在数据挂接时必须加强核对，必要时还要采取人工挂接方式，对照文件目录逐条逐页核对，以确保目录与扫描文件的正确对应。这一核对过程其实也同时对著录的文件目录进行了校对，以便发现错误、及时修正，避免利用中出现文不对题的情况。

（三）数字档案要做好备份

档案室对已经建好的目录数据库和全文数据库，不能仅贮存在一个计算机中，应及时做好备份工作，并检验备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等，再刻录至光盘等进行备份，且在备份介质上做好标签，以便查找和管理。

（四）要注重实现查询平台的快捷搜索功能

数字档案室建设的目的是实现网上快速查询利用，因此查询平台是否具有快捷、强大的搜索功能是数字档案室建设的重中之重。从目前萧电数字档案室的应用情况看，其还未完全具备快捷高效的搜索功能及全文查询功能，软硬件有待进一步升级换代。

（五）妥善解决文档资料的电子签章问题

目前，企业通过OA办公自动化流转并最终签发了大量电子文件，这些文件尽管不可更改，但却缺少签章，而档案归档或其后续利用又有加盖原始签章的要求，现阶段往往通过实行双轨制甚至多轨制运行的方式解决这一问题。此外，数字档案还存在身份认定、操作跟踪、信息加密等诸多技术问题，需要系统开发者会同业主单位共同商讨解决策略，如在身份认证的基础上再通过制度予以保证等。

参考文献:

［1］蔡娜，姚乐野.知识管理在数字档案馆中的应用研究［J］.档案学通讯，2008（3）.