数字档案室建设的实践与思考

数字档案室建设的实践与思考

程培玲

（中国电信股份有限公司台州分公司）

摘　要：数字档案室建设是指机关在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。创建省级示范数字化档案室在企业档案数字化建设过程中具有十分重要的作用。中国电信台州分公司以此为目标，通过创建省级示范数字化档案室，在全市范围内构建了制度健全、管理规范、信息资源丰富、信息化程度高、服务功能完善的档案管理体系，建成了全省电信第一家示范化数字档案室。

关键词：数字档案室　建设　档案信息网络化

数字档案室建设是指机关在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。数字档案室的建设，要求是建立以档案目录数据库和全文数据库为基础，以硬盘、磁带、光盘等数字化设备为载体，以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点，以机关各类档案信息资源（包括业务电子数据）的规范管理和有效利用为目标的档案管理体系。

创建省级示范数字化档案室在企业档案数字化建设过程中具有十分重要的作用。中国电信台州分公司以此为目标，通过创建省级示范数字化档案室，在全市范围内构建了制度健全、管理规范、信息资源丰富、信息化程度高、服务功能完善的档案管理系统，与省公司信息系统同步对接，重点对公司原积存各类档案收集归档、整理上架，同时连同市公司及下属县（市）分公司室藏各类永久、长期保管档案数字化，进一步提高了对企业全局工作的支撑能力，实现馆藏档案数字化、业务管理自动化、档案信息网络化，从而实现档案工作水平持续提升。本人结合单位创建省级示范数字档案室建设实践，谈几点想法，供大家参考。

一、以数字档案室建设原则为核心，确保建设工作科学高效

数字档案室建设要坚持统筹规划原则、文档一体化原则、标准和规范统一的原则和信息安全原则，确保建设工作科学高效。

（一）统筹规划原则

即数字档案室建设是本单位信息化建设的基础内容，是办公自动化的重要构成，应纳入本单位信息化建设总体格局，与办公自动化融为一体，统筹规划建设。

（二）文档一体化原则

即坚持文档一体化原则来规划数字档案室建设，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之系统化和规范化，实现电子公文形成与流转、鉴定与归档、管理与维护、利用与安全的全程闭环管理。从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从现行文件直至室藏档案全程的高效和优化。

（三）标准和规范统一的原则

标准和规范是数字化档案馆建设的基础，标准的建立应具有前瞻性，不但要指导现在的数字化档案室的建设，还应与未来开发的系统形成统一。如尽可能预留接口，以便与未来的系统集成。结合数字档案的特点，制定相应的管理规章制度，对数字档案资源的归档范围、元数据标识、描述、存储、查询、交换、管理、检索、利用、真实性鉴定、安全等标准进行规范。

（四）信息安全原则

数字档案室建设过程中，要提高档案信息安全意识，通过建立健全各项措施，加强过程管理，严守“涉密不上网，上网不涉密”的规定，杜绝失密、泄密现象，确保档案信息、数据的安全。

二、落实三大保障措施，夯实数字档案室建设基础

（一）机构保障

健全的档案管理机构，是做好档案工作的前提。要成立档案管理领导小组，明确分管领导，确定兼职档案管理员，建立综合档案室，制订档案管理目标和档案管理制度，健全档案管理网络，实现档案集中统一管理。如2011年，公司又成立了专门档案工作领导小组和档案信息化建设协调小组，加强数字档案室建设。

（二）人力保障

人才队伍建设是数字档案室的建设之本，要严格按照《档案法》规定的档案人员素质条件配备档案人员。在专业技能要求、掌握新技术方面，要主动学习并掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络操作等基本技能，使每一个工作人员都能独立完成从收集档案资料、进行鉴别选择、提炼加工、做出目录、上网传输，以及制作电子刊物、数据文件等可视资料，加大对档案人员的培训力度，学习电子文档的管理知识，提高电子文件保密意识，使档案工作有人力保障。

（三）软、硬件保障

在企业档案数字化建设的过程中，加强软、硬件设施的建设，不仅是档案数字化建设的基本前提，同时还是其顺利运行的基本保障。近几年，公司将档案信息化纳入公司信息化总体规划，加大了档案管理经费投入，先后共投入档案经费30万元，添置了档案专用服务器、彩色扫描仪、手摇式档案密集架等软硬件设备，及时解决了档案信息化过程中的实际问题。公司制定了《数字档案室电子文件归档与管理办法》等七项档案信息化管理制度，并印发到相关部门，要求认真贯彻落实。公司的档案管理系统已与OA系统成功对接，该系统同时具备档案目录数据库和全文数据库的采集、管理和利用等功能。

三、加强重要档案数据库建设，提升数字档案室建设水平

（一）目录数据库建设

1．按数据库结构建立各种专题目录数据库

为有效提高查找效率，公司室藏档案专门建立目录数据库，采用电子目录形式，通过计算机技术对关键字采用智能化检索，全面提高了检索效率。公司根据档案利用要求，建成了文书、会计、科技、照片、实物等5种专题目录数据库，每种专题目录数据库采用专门的数据索引，以提高各部室及员工查阅速度。建立科学的目录数据库校对制度，档案实体与电子目录一一对应，目录数据录入完整、准确、规范，数据库符合《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的要求。

2．专题目录数据库与全文挂接

以纸质档案目录数据库为依据，将每一件纸质档案文件扫描（或数码拍照）所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接创造条件，从而达到目标档案的全文检索。

（二）全文数据库建设

档案数字化工作要实行室藏档案全覆盖，注重数字化工作标准，注重档案数字化成果质量，避免因质量问题而造成的返工和重复劳动。全文数据库建设是公司档案管理的主体工作，根据国家档案局关于“加快档案信息化建设”“加快现有档案的数字化进程”文件精神，在建立目录数据库的基础上，通过输入、扫描、拷贝、网上下载等各种形式，既对室藏的文书档案、会计档案、科技档案、照片档案、实物档案等纸质档案完成数字化扫描加工处理，又对接收新生成的现行文件的电子档案，对散存在社会上的数字档案进行征集，加快存量档案的数字化，实现增量档案的电子化，并将扫描成JPG格式的电子文件一一转换成TIF格式和PDF格式，然后进行批量挂接，建成全文数据库。到2011年8月，1995年以来室藏的各类档案全部实行数字化，数字化完成率达到100%，实现了原文件信息数字化的目标，为档案网络化建设提供了可靠的保证。

（三）加强电子文件管理

将电子公文与电子业务数据管理纳入数字档案室建设内容：

1．制定制度规范，明确范围标准

纸质文件的归档范围和保管期限是制定电子文件归档范围和保管期限的基础。永久和长期保存的纸质文件的归档范围和保管期限一般都适合于电子文件的归档范围和保管期限。根据这一原则，公司综合档案室制定了《数字档案室电子文件归档与管理办法》，要求各部室兼职档案员在每年纸质档案归档的同时，将相应的电子文件（包括相应的背景信息和元数据）一起归档，保证电子文件与归档的纸质文件一一对应。

2．及时整理归档，集中统一管理

公司对具有保存价值的电子公文与电子业务数据实行统一管理，不断加强对电子文件的日常监督与指导。并采取不定时归档的办法，要求各有关部门在电子文件定稿以后，及时向档案室归档。

四、建立档案信息平台，科学管理档案信息资源

公司制定了《档案网上查询利用制度》，及时提供档案信息，确保档案信息资源在规定范围内有效共享。同时建立严格的档案上网审查制度，保密档案、敏感信息一律不上网。公司采用PDF电子文档格式编制《中国电信台州分公司基础数据汇编》《中国电信台州分公司历年大事记》《中国电信台州分公司组织沿革》《中国电信台州分公司全宗介绍》《中国电信台州分公司重要文件汇编》等实用的电子档案编研成果。

2011年，公司添置档案专用服务器等硬件设备，组织技术团队开发了中国电信台州分公司数字档案信息发布平台，有关室藏档案、档案工作和档案管理的信息与成果均在档案信息平台上发布，并及时更新，平台还通过加密技术对重要文件进行加密处理以及访问权限限制，在满足公司各部门档案资料查询的同时，极大地提升档案信息资源的利用率和安全性，扩大了档案部门的影响。

总之，企业在开展档案数字化建设中，应该结合企业的实际情况，从企业的自身需求出发，制订科学、合理的档案数字化建设方案，把握数字档案室建设原则，落实保障条件，实施重要档案数据库建设，建立档案信息平台，扎扎实实开展企业档案数字化建设的各项工作，为企业又好又快发展奠定良好的基础。