档案信息数字化的探索和实践

档案信息数字化的探索和实践

陶　骊

（浙江纺织服装职业技术学院）

摘　要：档案信息数字化是进行档案信息化建设的一个重要的前提和基础。档案工作为了适应现代化发展趋势，加快融入信息社会，必须转变传统的档案管理理念，加快推进档案信息数字化建设。本文就档案信息数字化所面临的现状和问题，探讨档案信息数字化在档案管理现代化的基础作用和意义。

关键词：档案信息　数字化　探索　实践

档案信息数字化是档案信息化建设的基础性工作，是档案现代化管理中重要的组成部分。随着信息社会的到来，档案基础业务建设的重心逐步向信息化、数字化转移。

一、档案信息数字化概述

所谓档案信息数字化，是指通过使用先进的信息手段，把档案部门的各种传统载体形式加工转化成数字化的信息，并对新形成的电子文件做好积累和归档工作，以提升档案管理利用水平。通过开展档案信息数字化，可大大提高档案管理工作效率，实现海量档案信息的智能化、网络化、快速检索，并逐步解决了纸质档案对库容带来的压力。

与传统档案管理方法相比，档案信息数字化有着诸多优点：第一，档案信息数字化后，有利于保护原件。通过开展传统档案数字化，可以以数字化成果代替原件提供利用，从而减少对原件的使用，起到保护原件的作用。第二，档案信息数字化，可提高档案信息的时效性。信息成果可多份拷贝，使用方便，便于检索。可有效避免手工录入操作时经常出现的信息收集不完整、漏抄等问题，提高信息准确性。可借助计算机强大的信息处理能力和网络传输技术，提高档案管理及利用的效率。第三，档案信息数字化，可使档案工作顺利地与信息社会接轨。通过开展档案信息数字化，使档案资源真正融入社会信息资源的“大篮子”，使档案工作真正与信息社会接轨，共同参与“信息高速公路”建设，并发挥档案信息资源应有的作用。

二、档案信息数字化的现状及存在的问题

档案信息数字化是个系统工程，各单位在具体实施中还存在诸多问题，严重影响档案管理信息化的前进步伐。

（一）业务不规范，标准不统一

各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

1．缺乏统一标准和规范

计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

2．档案软件系统及其实际应用相对薄弱

不少档案部门虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用。

3．档案业务基础薄弱

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，大部分单位的室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案信息数字化的不少基础性工作缺乏统一标准，仅着眼于某一单位或某个专业系统，无法全面实施、统一推广。

4．档案数据管理存在较大安全风险

目前，各单位侧重于从技术层面加强档案数据安全防护，而在管理层面还做得远远不够，未从制度、规范层面进行通盘考虑，无法长远、有效地保障档案数据安全。

（二）档案数字化目的不明确，数字化的范围不够科学

档案数字化定位不准确，有的单位主要出于达标考核等目的，而忽视了档案数字化的真正目的——保护和利用。室藏档案的全文数字化并不是对所有室藏进行全文数字化，而是对室藏的档案资源数字化进行整体分析，以突出重点，进而逐步解决。目前的做法是不分轻重缓急，眉毛胡子一把抓，数字化以前不作深入细致的分析，使得数字化后的档案缺乏原有的连续性和有机联系。

（三）队伍建设严重滞后，人员素质跟不上要求

档案管理人员知识结构“老化”，对思想认识不到位，重视程度不够。实现档案信息数字化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺。一些老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术，甚至有现代文盲现象；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。

三、推动档案信息数字化的几点建议

（一）加快档案信息数字化相关标准的制定和贯彻

推进档案信息化建设，标准要先行。要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范档案信息化工作。

（二）重视档案信息数字化管理软件的开发和应用

要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合本单位实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻单位以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终研发一批符合标准规范、有自主知识产权的、适应档案工作发展趋势的管理软件。

（三）加快数字档案资源建设

档案信息资源的数字化是进行档案信息化建设的一个重要的前提和基础，也是对档案原件进行保护的一个重要方式。档案数字化应该通过使用先进的信息手段，把档案部门的各种传统载体形式档案加工转化成数字化的信息，加强新形成的电子文件的归档管理工作，以建立起档案全文数据库和档案目录数据库，提高档案管理和服务效率。

（四）加强档案信息化人才队伍建设

档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理。要推进档案信息化建设，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍，要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。同时，要提高档案管理人员的思想素质，树立严谨细致的工作作风和较强的事业心，严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密。