秘书角色的定位及其把握

一、秘书角色的定位

秘书角色可以从多角度多层面展开研讨。但是，对“秘书应该是怎样的角色”，应该有一个核心的解释，而这个核心应该从秘书职业在社会结构中的特定地位中去探究。秘书职业存在的根本价值是辅助领导实施管理，秘书与领导的关系是秘书首要的、最基本的社会关系。秘书在组织中所承担的角色，集中体现在辅助领导的活动中以及秘书与领导的关系中。笔者以为，秘书角色最基本的定位应该“领导的助手”。这种角色定位的观点无论在江泽民同志把秘书部门比喻为领导的“左右手”^[26]还是美国评价秘书的标准中^[27]都可以得到印证。

首先，助手是秘书职业产生的根本原因。所谓助手，是协助别人进行工作的人。而秘书职业的产生正是出于满足领导管理的需要。秘书是作为领导的助手而产生的。杨剑宇在《中国秘书史》中分析秘书产生的社会历史条件时提出，“秘书工作是领导部门的辅助性工作，因此，只有出现了领导部门，才会随之产生秘书和秘书工作。这是秘书工作发源必不可少的社会历史条件之一……社会组织的领导部门需要有人辅助，为它们处理日常事务，上传下达，参谋咨询。这导致秘书人员的诞生。”^[28]从国际上看，国际职业秘书协会对秘书的定位就是“经理助手”。^[29]可见“领导的助手”是秘书这一特定的社会角色中最核心的元素。

其次，助手是配角的具体内涵。20世纪90年代初，《秘书》杂志曾经展开过秘书角色大讨论。“主角论”和“配角论”之争是当时讨论的焦点内容之一。盘点“主角论”和“配角论”的主要论点，笔者以为，“主角论”和“配角论”或者说既是主角又是配角的说法，并没有实质性的差异，只是论述的角度不同而已。从秘书活动的角度出发，秘书自然是主体，也是主角。但是从秘书与领导的关系来看，秘书毫无疑问又是配角，在社会组织结构的位置中，秘书作为辅助人员也应该是配角。而“领导的助手”正是决定秘书配角论的根本原因。秘书作为领导的助手，自然扮演的就是配角的角色，因此，“领导的助手”与“配角论”是一致的。加之，“配角论”应该是一种泛说，体现不出秘书的特质，因此用“领导的助手”来概括秘书的角色内涵，应该更明确一些。

最后，“助手”与“参谋”之间并不存在对立关系。从某种程度上说，助手可以包含参谋的因素。与国际职业秘书协会对秘书的定义中认定的“经理助手”不同，国内对秘书的定义往往认为秘书是领导的参谋和助手。如认为秘书“指处于枢纽地位，主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手”。^[30]把“助手”与“参谋”视作具有并列关系的两个概念，由此在秘书角色的认定上，也就有了“助手说”与“参谋说”，认为秘书角色具有二重性。对此，笔者以为，将“助手”与“参谋”视作并列关系，是因为持论者对“助手”的概念作了重新的认定，即将“助手”限定在承担事务工作的层面上，排斥了其参谋咨询方面辅助职能，缩小了一般意义上的“助手”概念。而事实上，助手作为协助别人进行工作的人，其范畴不仅仅限于具体的事务性工作，也可以且应该包括为领导收集、提供信息，提出参考性意见建议这些典型的所谓“参谋”的工作职责。由此，笔者以为，在秘书的角色问题中，并不存在“助手”与“参谋”两种不同的角色，也不用过多地研讨“助手”与“参谋”的关系问题。认定“领导的助手”为秘书的基本角色比“助手”与“参谋”双重角色论更具有概括性。

综上所述，笔者以为，秘书角色最基本的定位应该是“领导的助手”。这一定位既有丰富的内涵，又有高度的概括性，且与秘书工作的本质属性——辅助性相辅相成，应该是秘书角色最恰当的定位。

二、秘书角色的把握

恰当把握秘书角色，是做好秘书工作的基本前提，也是秘书工作实践必须解决的基本问题。对此，我们认为：

1．应该具备明确的秘书角色意识

所谓角色意识，是指社会成员在社会交往中，对社会规定的自己所扮演的角色行为模式的认识。^[31]而秘书的角色意识是秘书对“领导的助手”这一角色行为的社会地位以及由社会地位所规定的职责的知觉理解与体会，“是秘书工作的灵魂。”^[32]秘书的基本角色是领导的助手，为领导服务是秘书的基本职能。领导活动规定了秘书活动的基本范围和利益指向，秘书与领导的关系成为秘书首要的、最基本的社会关系。秘书在组织中所承担的角色，集中体现在辅助领导的活动中以及秘书与领导的关系中，如果秘书淡化了“领导的助手”这种角色意识，就不可能成为一个优秀的秘书。可以说，秘书人员能否形成鲜明的角色意识关系到他能否做好秘书的本职工作，能否积极发挥其主观能动性。只有具备了明确的角色意识，角色的扮演者才能认真地进行角色学习，并能够自觉地用学到的内容指导自己的行动，才能把角色义务、权利、规范、态度、情感等内化为支配个体行为的角色观念。

2．协调好秘书的角色冲突或者说角色矛盾

秘书的角色冲突主要表现为角色外冲突和角色内冲突。所谓角色外冲突主要指的是发生在两个或两个以上的角色扮演者之间的角色冲突。这里，两个角色扮演者，指的就是处于社会互动两端位置上的两类社会成员。就秘书的角色外冲突而言，主要是秘书与领导的角色冲突。角色内冲突指的是发生在角色扮演者所扮演的同一个角色内部的矛盾。这种冲突是由角色本身所包含的内在矛盾所造成的。如对秘书角色有着来自不同方向的角色期望，领导对秘书的角色要求、社会对秘书的角色要求、各职能部门对秘书的角色要求都存在着差异性，甚至领导甲和领导乙对秘书的角色要求也是不同的，不同的角色要求和角色期望会造成角色主体行为的无所适从。另外，理想角色、领悟角色与实际角色存在着差距。理想角色是社会对角色的理想期望，领悟角色是个体对角色的认识与理解。领悟角色与理想角色不一致，同样会引起了角色内部的冲突。对秘书角色的多样化认识，也使得角色内部的冲突更容易发生。

关于秘书角色冲突，刘波在《现代秘书人才的角色冲突与心理透支成因浅析》一文中列举了秘书人才的种种角色冲突，具体有：现代快节奏工作模式与传统秀才理念相悖；理性情感制动与开放时代理念相冲突；职业道德评价与社会价值实现反差太大；高科技虚拟幻想与工作现实相斥；低收入与现代消费需求错位；服务角色规范与人格自我追求错失；事业追求上的急功近利与浮躁脆弱的心态交织；人际关系的角色互动模式与角色适应存在距离；水涨船高的主体素质要求与自身条件适应的冲突；年资工酬与人事更替的失落。^[33]尽管这十种冲突有些并不是秘书角色所特有，如低收入与现代消费需求错位等，但有些冲突如服务角色规范与人格自我追求错失，在秘书的角色冲突中就属于比较典型的角色内冲突。

3．根据角色规范合理调适角色，避免角色失当

角色失当，就是主体对秘书角色的把握出现的偏差，由于“领导的助手”内涵丰富，且具有较强的综合性，秘书角色的失当现象比较典型，具体表现为：

其一，角色越位现象。秘书工作是为领导工作服务的，直接为领导服务是秘书工作的实质，也是构成秘书角色的前提。但是由于秘书所处位置的特殊性：“不是领导者，却贴近领导者，辅助领导者工作；不在领导之位，却参谋其政，为领导决策服务；没有领导者权力，却附着领导者的权力，按领导者的意图办事。”^[34]员工或者其他公众对秘书身上附着的领导者权力所表现出的服从很容易使秘书迷失自我，对角色的领悟出现偏差。于是，在工作中发号施令，指手画脚，以领导自居，不该表态的时候随意表态，干预或者替代领导决策，造成秘书角色的越位。因此，秘书人员应该明确领导角色与秘书角色的本质差异，防止自己不自觉地进入领导角色领域，防止角色错位。

其二，角色失责。角色失责是角色的主体没有尽到角色的职责。秘书的基本角色是领导的助手。是直接、全面辅助领导管理的人员，这种辅助不是纯粹事务性的，也不是纯粹被动的。秘书在工作中要勇于承担自己的客观责任，主动为领导提供各种辅助和服务，事务工作的不到位是一种角色失责，对领导管理工作中的缺陷视而不见同样也是角色的失责。

秘书要正确认识其职业角色内涵，清醒地意识到自己配角的地位。社会对秘书的角色规范决定了秘书必须认真领会领导意图，围绕领导工作目标和要求来调节自己的行为，秘书在工作中要做到不揽权，不越权；同时，秘书也要正确认识秘书角色的主角潜在性特征，秘书的职业活动不是消极被动的，遵从不等于盲从，秘书工作者应该有独立的人格。对于领导的缺点和错误要敢于谏诤，在工作中要承担自己的客观责任，主动为领导提供各种辅助和服务，做到不失职。

新的历史时期，秘书工作被赋予了许多新的内涵，也相应地需要承担更多新的责任。因此，秘书人员必须明确把握“领导的助手”这一角色的特定内涵，合理定位，并根据角色规范不断调适角色，努力扮演好秘书这一特定的社会角色。