特殊载体档案的管理

特殊载体档案是指除纸质以外的其他载体形式的档案。特殊载体档案的种类有很多，在此对照片档案、磁性载体档案和印章档案的管理作一介绍。

照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。照片档案的管理应遵循《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）的规定。

1.照片档案的收集

照片档案的收集范围包括：记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片；领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片；本单位组织或参加的重要外事活动的照片；记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片；记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片；其他具有保存价值的照片。

在收集与归档时，对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定；对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档；归档底片、照片、说明应齐全；底片与照片影像应一致。

2.照片档案的整理

照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管和提供利用的原则，同时照片档案的底片、照片应分开存放。

（1）底片的整理。

底片整理分以下几个步骤：

第一，底片的编号。底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式如下：全宗号—保管期限代码—张号。

第二，底片号的登录。宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处（刻写不下时，前段可不写），不得影响画面；也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致，底片放人底片袋内保管，一张一袋，并在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。

第三，底片的入册。底片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成，应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册，芯页的插袋上应标明相同的底片号。

对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放人专用的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。

（2）照片的整理。照片的分类应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—问题—年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。照片的排列应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。

具体整理有以下几个步骤：

第一，照片的编号。照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，照片号有两种格式：

格式一：全宗号—保管期限代码—册号—张号

格式二：全宗号—保管期限代码—张号

第二，照片的入册。照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放人专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。

第三，照片说明的填写。说明内容包括：题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者和文字说明，其中文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。

一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。

第四，照片档案目录的编制。照片档案基本目录的必备项目是：照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照片号排序。

3.照片档案的保管

照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。拷贝片提供利用，以便更好地保存母片。

底片、照片应在恒温、恒湿环境下保存。其长期的贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±2℃，相对湿度变化不应大于±5％。其中期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±5℃，相对湿度变化不应大于±10％。

每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。若温、湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。检查中应密切注意底片、照片的变化情况（卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等），亦应注意包装材料的变质问题，并做好检查记录。若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。

磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的磁性载体文件。《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15—95）对磁性载体文件的归档、磁性载体档案管理与保护作了具体规定。

1.磁性载体文件的归档

磁性载体文件形成部门负责对需要归档的磁性载体文件进行整理、编辑，根据本单位情况，待项目结束后将磁性载体文件转换成标准格式，一式两份（A，B盘），及时向档案部门移交归档。

归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须是在有关的设备上演示或检测过，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，以确保文件的完整性和内容的准确性。归档使用的录音（像）带、软磁盘的性能质量，应分别符合国家有关规定。同一项目同一类别的磁性载体文件应存贮在同种磁性载体上。

归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明。磁带（软磁盘）需简要说明带（盘）中存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等；录像片需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。同时，还应归档一套可供借阅的备份录像片；录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。

2.磁性载体档案的整理编目

归档的磁带（软磁盘）必须贴上标签以进行整理编目。磁带（软磁盘）套、盒上需标注带（盘）编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识；录像带盒上需标注该录像带编号、档号、片名、放映时间、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语别、密级等标识；录音带盒上需标注其编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间等。

在贮存磁性载体档案的同时，应保存有关磁性载体档案的文字资料，内容包括：写操作日期、系列号、文件号、记录密度模式、当前目录、状态、生产者鉴定、使用日期及其他一些需要著录的内容。

3.磁性载体档案贮存与保护

长期贮存的磁带应符合以下性能要求：应使用有背涂层的磁带；被存磁带不应损坏、污染；磁带上不允许有皱折；磁带应缠绕在刚性轮毂上，绝不能缠绕在有橡胶轴套的轮毂上，并且应卷绕平整、松紧适度、录像带、录音带各项指标应符合国家标准。

长期贮存的磁性载体档案的信息要用经过调整、清洁的设备录制。贮存前，检查磁带缠绕是否规整、边缘有无损坏，并应将磁带在存储环境中平衡1～3天，然后在全长度上使用清洁机慢速、均匀、连续地重新缠绕，缠绕张力为1.7～2.2N（牛顿）。应将磁带在干燥的环境中（相对湿度小于40%）快封到塑料袋中和（或）密封空器中，以防止黏和剂、润滑剂挥发。

贮存的库房温、湿度要求是：在温度15～27℃，相对湿度40%～60%范围内选定一组值，一旦选定，在24小时内温度变化不得超过±3℃，相对湿度变化不得超过±5%。最佳环境温度是18℃，相对湿度是40%。

在保存过程中，应注意：不要用手触摸磁带（软磁盘），应带非棉制手套操作；不要使磁带（软磁盘）接触不清洁表面，如地面、桌面等；装磁带（软磁盘）的装具应洁净无尘；库房地面不应打蜡、铺地毯；吸尘器的排出气应通向专用容器或库房外；库房中禁止使用打印机。

要加强日常保养及维护，内容包括：

（1）清洁。要保证磁带机、软盘驱动器、清洗机的清洁，除要定期清洗磁带外，当发现运行磁带（软磁盘）有碎片脱落时，应立即对全系统进行清洗；磁带盘、磁带盒清洗溶剂可选用二氯甲烷、异丙醇、甲醇等，并在通风良好的环境中操作。

（2）倒带。在温度为18±1℃，相对湿度为40±5%的环境中贮存的磁带，建议倒带间隔为3.5年。如果不能维持上述温、湿度范围，倒带间隔应视保存环境不同相应缩短。倒带速度要慢，张力要恒定，保持在1.7～2.2N（牛顿），倒带后，磁带要保持在标准的读/写（录/放）状态。

（3）检查及修复。检查及修复包括：磁带（软磁盘）外观检查、计算机磁带漏码/误差检查及受损磁带（软磁盘）修复。

（4）复制。每年对大型磁性载体档案按3%的比例随机抽样读检，如发现有永久误差，则应对整套磁性载体档案重新检查，对发生永久误差的磁性载体档案进行复制。极重要磁性载体档案的复制周期由单位自定，正常保存的磁性载体档案，可每10年复制一次。

印章档案是国家机关、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。印章档案可分为实用印章和艺术印章。

1.印章档案的收集

档案馆接收和征集印章档案的范围包括：本级各机关、团体、社会组织使用期结束，具有永久保存价值的印章；属于本馆接收档案范围的中华人民共和国成立以前各机关、团体、社会组织、企业、事业单位使用过，具有永久保存价值的印章；在当地出生或工作过的社会著名人士使用过的个人实用印章；反映本地区各个历史时期篆刻艺术成就的艺术印章；与本馆馆藏相关的其他印章。

档案室应将本单位及内设机构使用期结束的印章及时收集归档。属于档案馆接收范围的印章档案，应与相关纸质档案一起向档案馆移交。

严重破损和一般事务性工作（收发文等）使用的无保存价值的印章，不列入收集范围。

2.印章档案保管期限的划分

印章档案的保管期限分为永久（代号YJ）和定期（15年，代号DQ）两种。对外行文使用的机构和组织法人及其办事机构（办公室）印章的保管期限为永久；其他内设机构和业务工作印章的保管期限为15年。

社会著名人士使用过的个人实用印章、反映本地区各个历史时期篆刻艺术成就的艺术印章的保管期限为永久。

3.印章档案的整理

根据《印章档案整理规则》（DA/T40—2008），印章档案的整理包括以下步骤与方法：

（1）清洗编号

将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位难以刷洗干净的油污，可使用竹针挑剔。刷洗干净的印章放在通风处晾干，然后贴上临时标签，编制流水编号。

（2）制作卡片

按照一印一卡的方式，将印章逐一在卡片（见图2-8）上盖制印模。在盖有印模的卡片上编制与其印章相同的临时流水编号。

图2-8　盖制印模的卡片式样

注：方括号“［］”指示该项目的著录位置，括号及其中内容不出现在卡片上。

（3）鉴定考证

通过查考印章启用和机构变更等文书档案及相关资料，研究印章边款、印材和印纽，比较印章规格式样和印文，对印章的文字和图案内容、使用时间及真伪情况进行考证，并确定印章的保管期限。考证结果可直接记录在卡片上。文字内容较多，正面书写不下时，可在卡片的背面接续书写。

（4）分类排序

印章档案在整理过程中，一般可根据印章档案的历史时期（中华人民共和国建国前、中华人民共和国建国后）、印章属性（机构、个人）、机构类型（党政机关、社会组织、企业、事业单位等）或人物类别等特征组织分类（详见表2-24）。艺术印章可按作者进行分类。

表2-24　印章档案整理分类方案

印章档案按保管期限——分类号——枚号顺序逐盒组织排架。相同保管期限、相同类别的实用印章，可按整理批次——机构（或人名字顺）——形成时间顺序组织排序；相同保管期限、相同类别的艺术印章，可按整理批次——作者（人名字顺）——形成时间顺序组织排序。

（5）分拣装盒

按照卡片分类排序的结果，对应临时标签流水号拣取印章，逐一装盒，并编制备考表。装盒时，可根据印章规格的不同，确定盒内存放印章的数量。盒内印章一般按从左至右，从上至下的顺序排放。

（6）制作印模

盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观。对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其进行复制和取样，作为印模的有机组成部分，一同编辑。钢印可直接在80克以上的平板纸上压制印模。

放置在印章档案盒内起目录作用的印模单，采用A4型纸，印模在纸张上的排列方式应与该盒内印章档案的排列方式一致，每个印模下方应标注与之相对应的印章档案的档号。

（7）编制档号

印章档案整理完毕后应编制档号，以固定排列位置。印章档案的档号由“印章档案代号”、“保管期限代号”、“分类号”和“印章枚号”等组成，用汉语拼音字母、阿拉伯数字及连接号“—”混合编制。连续书写时，格式为：印章档案代号—保管期限代号—分类号—印章枚号。如图2-9。

图2-9　印章档号示例

（8）编制检索工具和整理说明

印章档案应同时编制手工和机检两种检索工具。按照印章档案整理后的排列顺序，通过将卡片上相关信息著录下来，编制印章档案保管目录。著录项目包括：保管期限、分类号、枚号、印文（边款）内容、使用起止时间、印材、备注等。盖有印模的卡片和汇编成册的印模集，经标引档号和相关检索标识后，可组成相应的印章档案检索工具。机读目录应全面揭示印章档案的内容和形式特征，并配有电子印模图形。

每一批印章档案整理完毕后，都应编制整理说明。记载印章档案的来源、数量；介绍印章的内容、价值和完整情况；说明印章档案整理的时间、方法、参加整理人员和其他事项。