会计电算化认知

任务一　会计电算化认知

任务描述

神州光明机械制造公司是一家专门从事中小型风力发电机组及其零部件研发、生产与销售的中小型高科技企业。公司位于甘肃省酒泉市新工业园区18号，其主要产品电动机、叶片控制器等畅销国内大部分市场，并远销英国、法国、美国、加拿大、新西兰、澳大利亚、阿根廷、印度等40多个国家，深受用户的喜爱和好评。目前，公司为了进一步占有市场、规范管理、提高效率，购置了用友财务软件，准备以计算机做账代替手工账簿。如果你是公司的财务人员，该如何快速、准确地将自己所熟悉的手工账簿转化为高效、准确的计算机账务系统账簿，以全面实现会计电算化呢？

任务分析

不管采取何种方式做账，其目的只有一个，那就是能够及时、准确地将经营主体所发生的经济业务以专门的会计核算方法进行处理之后反映给各有关部门，从而为经营主体的生产经营管理服务。作为神州光明机械制造公司的财务人员，首先需要了解会计电算化的基础知识，弄清楚手工会计和会计电算化之间的联系和区别，然后针对自己的具体工作为实现会计电算化作准备。

相关知识

一、会计电算化的含义

会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。会计电算化有广义和狭义之分，狭义的会计电算化是指把现代计算机技术、网络技术和信息技术应用于会计工作，代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的处理、分析和判断的过程。广义的会计电算化是指计算机在整个会计信息系统和以会计信息系统为核心的管理信息系统中的全面应用，是计算机硬件技术、财务软件技术和会计人员的有机结合，也可称之为“会计电算化工作”。

二、会计电算化的产生和发展

（一）国外会计电算化的发展历程

1954年10月，美国通用电气公司（GE）第一次在UNIVC-1计算机上计算职工薪金，从而引发了会计数据处理形式的变革，会计电算化也应运而生。20世纪60年代中期以后，随着微型计算机的问世和数据库与计算机网络技术的迅猛发展，专业会计软件不断翻新，会计电算化的理论研究不断完善和成熟，会计电算化系统逐渐成型。国外会计电算化的发展，主要经历了以下三个阶段。

1．单项数据处理阶段（20世纪50年代至60年代中期）

该阶段是计算机在会计中应用的初级阶段，基本特征是：程序简单，程序和数据相互不独立，无数据管理。它主要用于数据量大、业务简单、重复次数多的经济业务中，如工资计算、库存材料收发核算等。

2．数据处理系统阶段（20世纪60年代中期至70年代初期）

该阶段是利用计算机对某一管理子系统进行核算的阶段。基本特征是：程序已构成一个系统，会计数据的处理基本实现了自动化，逐步形成了完整的电算化会计核算系统。该阶段的电子计算机几乎完成了手工簿记系统的全部业务，并打破了手工方式下的一些常规结构，更重视数据的综合加工处理。

3．管理系统阶段（20世纪70年代初期至今）

该阶段是利用计算机对整个管理系统的信息进行处理，统一处理和调节信息流程。会计信息系统开始从主要处理历史数据的日常业务发展为能够向各管理层提供各种管理信息，进行财务计划、分析、预测、决策，具有管理信息系统特征的电算化会计信息系统，并在企业的管理信息系统中占据中心和主体地位。

（二）我国会计电算化的发展历程

1979年，长春第一汽车制造厂大规模信息系统的设计与实施，成为我国会计电算化发展过程中的一个里程碑。

1981年8月，在长春第一汽车制造厂联合召开了“财务、会计、成本应用电子计算机问题讨论会”，第一次正式提出了“电子计算机在会计工作中的应用”的问题，引入了会计电算化的概念。

根据会计信息系统结构、功能以及开发平台与技术的变化过程，可以大体上将我国会计电算化发展划分为以下四个阶段。

1．科研试点阶段（1983年以前）

1983年以前，由于计算机价格昂贵，专业人员缺乏，会计电算化工作主要以理论研究和实验准备为主。在这个阶段，只有少数企事业单位利用计算机完成某一方面的单项业务处理如工资计算、固定资产管理等。

2．以单项实用为主的自发发展阶段（1983—1987年）

这一时期，全国掀起了一个应用计算机的热潮，特别是微型计算机在国民经济各个部门得到广泛应用，不少单位自主开发一些单项会计电算化软件并应用于具体工作中。同时会计电算化理论研究也受到重视，1987年11月中国会计学会成立了会计电算化研究小组，为有组织地开展理论研究作了准备。

3．有组织有计划的稳步发展阶段（1987—1990年）

这一时期，各级财政部门加强了会计电算化的管理工作。1989年12月，财政部发布的《会计核算软件管理的几项规定（试行）》，标志着以财政部门为中心的会计电算化宏观管理体系的形成。

4．以管理型会计信息系统为目标的深入发展阶段（1990年至今）

1990年开始，有关会计电算化方面的著作大量出现，理论体系逐步形成。会计软件的开发向着通用化、规范化、专业化方向发展，出现了一批开发和经营会计软件的公司，形成了商品化会计软件市场。

三、会计电算化的特点与作用

（一）会计电算化的特点

1．会计数据代码化

会计科目、账簿栏目、报表指标、借贷方向以至客户、会计期间、工资项目、资产特征等，都用标准代码来处理。

代码化是电算化数据处理区别于传统手工数据处理的最明显的特征。数据代码化既缩短了数据项目的表述长度，节省了所占用的存储空间，提高了系统处理速度，又实现了数据表示的系列化和标准化。

2．会计数据传输介质化

计算机在接收输入时将数据转换为便于计算机处理的电、磁信号，在输出时又转换为便于识别的各种文字或数据。

3．会计数据存储媒介多样化

会计数据均以电磁信号或其他特征形式存储于软、硬盘或光盘等媒介上，纸质凭证、账簿和多数中间表单只在需要时使用或作为会计档案保管。

4．数据处理集中化

将分散在各个会计岗位上的数据都集中起来，交由计算机统一处理。

5．数据处理自动化

计算机按程序指令和用户的操作命令系统完成会计核算及其相关工作，减少了人工干预。

6．内部控制程序化

数据逻辑关系检查、账账核对、报表指标勾稽关系检查、密码验证等，都由系统自动完成。

7．预测决策客观化

可以将已有的管理模型在计算机中得以实现。例如，可建立最优经济订货批量模型，可开展多元回归分析等，揭示出单位经济活动中的深层次矛盾，提高预测决策的科学性和合理性。

（二）会计电算化的作用

1．减轻劳动强度，提高工作效率

实现会计电算化后，只要将原始会计数据输入计算机，大量的数据计算、分类、归集、汇总、分析等工作全部由计算机完成。这样不仅可以把广大会计人员从复杂的记账、算账、报账中解脱出来，减轻了劳动强度，而且由于计算机处理速度快、效率高使会计信息的提供更加及时，满足了企业进行市场预测、决策的需要。

2．提高会计信息质量，促进会计工作规范化

手工会计工作中，由于工作量大、业务复杂等原因，易出现错记、漏记等现象，账、证、表难以规范、统一。实现会计电算化后对会计数据源提出了一系列规范要求，如摘要不能为空，凭证必须经过审核且审核人不能与制单人同为一人等，在很大程度上促进了会计工作的规范化，提高了会计信息的质量。

3．促进会计工作职能的转变，提高会计人员素质

会计作为管理活动的一个重要组成部分，不仅具有核算、监督的基本职能，而且还通过分析进行预测并参与经济决策。手工处理方式下，会计人员整天忙于记账、算账、报账工作，很难有时间和精力对会计信息进行分析，参与经济决策。会计电算化后，会计工作效率提高了，会计人员可以腾出更多时间、精力参与经济管理，同时有更多的时间来为自己充电，使自身综合素质在学习和理论应用中得到提高。

四、会计电算化的基本内容

会计电算化的内容比较广泛，可以从不同的角度进行归纳，从会计电算化的发展过程来看，主要分为以下三个基本阶段。

（一）会计核算电算化

会计核算电算化是会计电算化的第一个阶段，在这个阶段主要完成日常会计核算业务，包括账务处理、工资核算、固定资产核算、材料核算、成本核算、销售核算、应收应付核算及报表编制等电算化处理。

（二）会计管理电算化

会计管理电算化是在会计核算电算化的基础上，利用会计核算提供的数据，由系统帮助会计人员完成对筹措资金、运用资金、控制成本费用开支等内容的策划，辅助管理者进行投资、筹资、生产和销售决策分析，根据需要编制财务计划、输出财务分析数据。

（三）会计决策电算化

会计决策电算化是会计电算化的最高阶段，在这个阶段由会计辅助决策支持软件来完成决策支持工作。该软件根据会计预测的结果，对产品的销售和定价、生产、成本、资金和企业经营方向等内容进行决策，并输出决策结果。

五、手工会计与会计电算化的联系及区别

（一）手工会计与会计电算化的联系

1．目标一致

无论是手工会计还是会计电算化，都必须为国家宏观经济管理和调控、为加强企业内部经营管理提供会计信息，参与经营决策，提高经济效益。

2．共同遵守会计法规和会计准则

会计法是进行会计工作的法律依据，会计准则是指导会计工作的规范。无论是手工会计还是会计电算化，都要遵守基本的会计理论、会计方法、会计准则以及其他相关法规政策。

3．复式借贷记账的原理相同

无论是手工会计还是会计电算化，对所发生的经济业务都要运用复式借贷记账原理，编制会计分录，记入账户，再进行排序、分类、计算、记录、判断等加工处理，然后编制会计报表。

（二）手工会计与会计电算化的区别

1．所使用的工具不同

手工会计使用的工具主要是纸、笔、算盘、计算器等，而会计电算化使用的工具是电子计算机，数据处理过程由计算机完成。

2．载有数据、信息的方式不同

手工会计主要以纸张为会计信息的载体，而会计电算化主要以磁性介质为会计信息的载体

3．账务处理的程序不同

手工会计账务处理的程序有多种；而会计电算化信息账务处理的程序只有一种，即科目汇总表账务处理的程序，也就是根据记账凭证进行汇总，登记总账，编制报表。

4．错账更正方法不同

手工会计更正错账采用画线更正法、红字更正法和补充登记法三种方法；而会计电算化不需要画线更正法，只采用类似于红字更正法的方式和补充登记法更改错误，以便留下更正痕迹

5．账户设置方法和账簿登记方法不同

手工会计根据会计六大要素一个层次一个层次地设置账户，一笔一笔地登记；而电算化会计所有的账户都代码化，每一个账户对应一个科目，用不同的科目代码区分科目以及科目级别，记账由计算机自动完成。

6．对账、结账和期末账项调整的方式方法不同

手工会计每一步都靠人工去做，所以每个环节都有出差错的可能性，因此在结账前要进行账证、账账、账实核对，以确保账实相符；而会计电算化数出一源，计算机内部实行模块化管理，不会发生转抄错误，所以无须进行账证、账账核对，要保证账务的正确性，只要把好输入和审核关就可以了。

7．凭证审核签字方式不同

手工会计审核凭证由审核人员审核后亲笔签字确认；而会计电算化条件下只有有凭证审核权限的会计人员调出凭证并“签字”确认，确认后才能记账，若审核发现问题，计算机程序将拒绝签字，并告知填制凭证人员修改或删除，并且已审核通过的记账凭证不能修改，只能取消审核后才能修改。

8．人员构成不同

手工会计中的会计工作组织体制以会计事务的不同性质为依据，其骨干是会计师；而会计电算化中的会计人员不但要精通会计专业，而且要熟练使用计算机，成为复合型人才，其骨干是熟悉计算机的高级会计人才。

任务实施

了解会计电算化发展、会计电算化信息系统的建设与管理，理解会计电算化信息系统的相关专业术语；购置相应的硬件、软件，配备相应的会计电算化工作人员。