会计电算化操作管理

六、会计电算化操作管理

单位实现会计电算化后，会计人员必须操作计算机才能进行会计核算工作。如果操作不正确会造成系统内数据的破坏或丢失，影响系统的正常运行，直至输出不正确的会计报表。因此，必须通过对系统操作的管理，保证系统正常运行，完成会计核算工作，保证会计信息的安全与完整。尤其是在用计算机替代手工记账后，应制定与贯彻各种严格的控制措施，为会计信息系统的正常运行提供一个良好的物质条件。会计电算化操作管理包括计算机系统使用管理、上机操作管理和会计业务处理程序管理三个方面。

1.计算机系统使用管理

目的是通过对计算机系统的管理为会计电算化系统创造一个良好的运行环境。

（1）保护计算机设备，防止各种非指定人员进入机房操作计算机和计算机软件，保证计算机内程序与数据的安全。

（2）使用不间断电源，避免因掉电而破坏会计数据。

（3）定期检查、保养计算机硬件设备，保证硬件系统正常运行。

2.上机操作管理

上机操作的管理是通过建立与实施各项操作管理制度，确保会计软件安全、有效、正常地操作运行。

（1）明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，定期更换操作员的密码。密码是限制操作权限、检查操作人员身份的一道防线。管理好每个人的密码，对整个系统的安全至关重要。

（2）杜绝未经授权的人员操作会计软件，防止操作人员越权使用软件。

（3）按软件的操作功能和会计业务处理流程操作软件。会计人员要按规定录入原始数据和各种代码、审核凭证、记账，执行各功能模块，输出各类信息等。

（4）操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件，否则密码就会失去作用，给无关人员操作软件留下机会。

（5）根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等资料。

（6）数据备份工作是为了保持会计数据的安全与完整。每次上机完毕及时作好所需的各项备份工作，以防发生意外事故。备份的会计数据应由指定人员用专用保存柜妥善保管。各种备份的数据均要标明类型，年、月、日及备份人等有关标识，以便查找和及时恢复数据，并分清责任，避免会计数据随着会计人员的变更而丢失。

（7）为防止计算机病毒的侵入，应避免使用来历不明的软盘和各种非法拷贝的软件，以及避免在财务专用计算机上玩游戏，以防止计算机病毒的传播。另外，采用安装防病毒卡等外部措施，以避免计算机病毒的侵入。

3.会计业务处理程序管理

（1）要按照《会计基础工作规范》的要求处理会计业务。

（2）防止已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿，保证会计数据正确合法。

（3）替代手工记账后，各单位应做到当天发生的业务，当天登记入账，现金和银行存款日记账必须日清月结。

（4）要保证会计记账凭证的连续编号。

（5）要按规定程序编制转账凭证。

（6）期末要按规定时间及时结账。

（7）期末应及时生成和打印输出会计报表，打印输出会计报表应防止本期还有未记账的凭证。

（8）在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。

（9）在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可以从这些数据中产生，因此，可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类账。

（10）要按有关规定装订会计原始凭证、记账凭证、账簿、报表等。

（11）要灵活运用计算机对数据进行综合分析，定期或不定期地向单位领导报告主要财务指标和分析结果。