会计电算化信息系统的管理

第二节　会计电算化信息系统的管理

手工会计体系以手工核算作为企业会计制度建立的基础，实施电算化，不仅使会计核算方法发生重大变化，还会改变大量的手工管理习惯和方法，对企业管理的方法和程序都会产生大量影响。因此，在企业实施了会计电算化信息系统以后，还必须采取合理的管理举措，建立相应的管理制度来保证系统的正常运行。

一、调整机构

实施会计电算化以后，会计工作的岗位发生了变化，有的岗位职能被加强，有的岗位职能被削弱，还有的岗位被其他岗位所取代。为了适应这些需要从形式上对企业会计工作组织进行调整，建立新的电算化信息系统管理机构。根据我国国情，企业的电算化信息系统管理机构主要有集中管理、分散管理和集中与分散相结合管理的三种组织形式。

（一）集中管理组织形式

集中管理组织形式在企业总经理或厂长领导下直接设置计算机管理中心或管理信息系统中心，从组织形式上不对传统的财务部门作大的调整，不在财务部门设立专门的电子数据处理组织，也不配备相应的计算机设备。企业所有与会计电算化相关的工作，包括管理、开发、使用和维护等均由计算机管理中心负责，其他部门为计算机中心提供原始数据，通过采集原始数据和利用计算机中心提供的处理信息办理业务。在这种形式下，财务部门定期按规定要求向计算机中心提供核算和管理所需的数据，其财会业务除少部分由计算机处理以外，大部分仍由手工完成。在我国企业中，以大型计算机、中型计算机为主的计算机应用，一般均采用集中管理方式管理，这是因为这些计算机系统专业化程度较高，普通用户难以准确掌握其操作方法，因此必须由计算机专业人员来完成信息处理操作。

此种形式在20世纪70年代和80年代较为常见，当时企业一般均配有大中型计算机系统，由计算机中心统一管理。其优点是有利于本企业对内部计算机系统进行统一领导、规划和管理，避免重复建设，提高数据利用和共享程度。但是，这种方式的缺点也比较明显。首先，由于财务部门不能直接使用计算机设备处理业务，因此在劳动强度和劳动效率方面，电算化系统所提供的改善有限。其次，计算机中心的工作人员通常主要由计算机专业技术人员组成，欠缺财会知识，不熟悉本单位的业务流程，在开发会计电算化信息系统时，往往仅从计算机技术的角度去考虑问题，忽视财会业务的要求，导致系统的实用性较差。最后，由于计算机中心的设立，其他部门可能会将所有与计算机信息处理的问题都推给计算机中心，不能很好地配合和支持会计电算化信息系统的开发和运行。

（二）分散管理组织形式

分散管理组织形式不在企业内设置计算机中心，而是在企业各个部门设置独立的计算机数据处理小组和微型计算机应用系统。在这种组织形式下，由各部门自行负责本部门电算化系统的设计、开发、实施、管理和运行维护工作，这些工作具体来说包括：计算机应用项目的规划和实施；工作人员的培训；系统的运行和维护工作。目前我国会计电算化管理普遍采用这种形式。

20世纪80年代，随着价格低廉的微型计算机的问世，许多大中型企业的业务部门，尤其是财会部门，开始独立地采用微机处理有关业务。由于企业内各部门计算机发展水平不一，业务要求又不尽相同，对信息系统的需求迫切程度也有差别，企业难以做到统一规划，所以往往先采用分散管理形式，由个别部门先引入计算机系统，然后逐步扩展到整个企业。在分散管理形式下，各部门独立配备计算机硬件设备和机房设施，设置计算机数据处理小组，由部门负责人直接领导，小组内配有专业人员，如系统开发员、系统维护人员等。根据部门实际需要，计算机数据处理小组设立各种系统开发项目，全权负责系统的开发、使用和维护等工作。组织形式上，除新成立计算机数据处理小组以外，其他专业核算小组不作变动，主要负责有关核算数据收集、整理工作，有的还负责输入、处理和输出工作。这样能较好地协调好原有财会人员，适应性强，工作阻力小。这种方式的优点是能调动基层部门的积极性，根据实际需要建立系统，投资小，见效快，实用性强。其缺点是，各部门各自为政，重复组织，重复建设，各子系统缺乏统一规划，难以进一步整合为企业统一的资源管理系统。

（三）集中与分散相结合管理组织形式

集中与分散相结合管理形式既在企业内设立独立的管理信息中心，又在各个业务部门设置计算机应用小组，计算机应用小组业务上受信息中心指导，行政上受业务部门领导。管理信息中心负责企业的计算机应用规划工作，包括制定计算机应用总体规划、管理信息系统总体设计及子系统划分、统一编码（材料、产品零部件、人员、会计科目、人员等）、选定计算机硬件设备、指定计算机应用系统开发语言等。各部门的计算机小组参与计算机应用系统的规划工作，负责系统的设计、开发、实施和运行。财务部门在总体规划的指导下制定会计电算化工作规划和分步开发工作，配置计算机网络终端和微型计算机，负责数据收集、整理和输入及系统运行。

在这种形式下，财会部门结合企业总体规划和财会业务的特点制定会计电算化规划，并且参与会计电算化信息系统的开发工作，使系统的实用性大大提高。企业内部不再按手工方式划分为材料、成本等核算小组，而是依据会计电算化的特点，设置数据准备组、信息处理组和财务管理组等。数据准备组负责收集整理原始数据，并按规定要求编制记账凭证；信息处理组负责会计电算化信息系统的运行工作，包括录入数据、校验数据、按规定进行各种操作等；财务管理小组负责财务管理工作，包括编制财务计划、检查资金运用状况、参与企业投资决策等。这种组织形式既能调动基层部门的积极性，又能对企业的计算机资源进行统一管理，是一种比较理想的组织形式。

二、建立系统管理制度

根据系统正常运行的需要，需要建立系统管理制度，包括岗位责任制度、上机操作管理制度、机房管理制度和档案保管制度等。

（一）岗位责任制度

会计电算化信息系统建立以后，需要根据会计电算化的要求对会计电算化人员进行管理，明确系统内各类人员的职责、权限，并尽量将其与各类人员的利益挂钩，建立、健全会计电算化岗位制度。这一方面可以加强内部牵制，保护资金财产安全，另一方面，可以提高会计电算化工作效率，充分发挥会计电算化信息系统的作用。几种主要的会计电算化工作人员岗位责任如下：

1．系统主管人员责任制度

（1）负责会计电算化信息系统的日常管理工作，保证系统的正常运行。系统出现故障时，应立即到场并组织人员排除故障；

（2）协调系统内部工作人员之间的关系；

（3）检查计算机输出凭证、账表的正确性和及时性；

（4）审批系统资源，包括硬件资源和软件资源的调用、修改和更新；

（5）考评系统工作人员的工作质量并提出任免意见；

（6）制定各种系统管理制度。

2．系统操作人员责任制度

（1）负责系统数据的输入、输出和备份；

（2）按照系统使用说明书完成各项操作；

（3）负责系统数据的输入和稽核工作，对审核过的凭证应及时记账，打印有关报表，交有关人员复核；

（4）每天数据操作结束后，应做好数据备份，并妥善保管；

（5）注意安全保密，不得随意泄露操作口令；

（6）操作过程中，如发现问题，应做好记录并向主管人员报告。

3．凭证审核人员责任制度

（1）负责凭证审核工作，审核内容包括会计科目、摘要内容、填制日期、金额等；

（2）将不符合真实性、合法性、完整性和规范性的凭证退还给有关凭证填制人员，待修改后再进行审核；

（3）对不符合要求的凭证和输出账表不予签章确认。

4．系统维护人员的责任制度

（1）定期检查软件、硬件的运行情况；

（2）负责系统运行中软件、硬件故障的消除工作；

（3）负责系统的安装和调试工作；

（4）按规定程序实施软件完善性、适应性和正确性维护。

5．会计档案管理人员的责任制度

（1）按会计档案管理有关规定行使职权；

（2）负责本系统各类账表、凭证、资料的存档保管工作；

（3）做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作，不得擅自出借；

（4）按规定期限，向各类电算化岗位人员催交各种有关凭证、账表等会计档案资料。

（二）上机操作制度

建立上机操作制度的目的是约束和规范操作人员的上机操作行为，保证系统的安全经济运行，防止系统被恶意破坏和修改。上机操作制度一般应包括如下内容：

1．除系统使用人员以外，任何其他人员未经主管领导许可，不得擅自上机运行系统；

2．系统操作人员上机操作时，应按有关规定进行，不得违章操作；

3．系统操作人员须经培训合格后方可上机操作；

4．出纳人员、程序设计人员不允许上机进行系统维护性操作；

5．系统软件、系统应用软件及相关文档资料由责任人员保管，使用时按规定手续出借，不得私自复制、修改和借出；

6．系统操作人员在操作系统过程中，如果发生系统故障或异常，应及时报告负责人和维护人员，要求及时修复；

7．数据录入人员应严格按照凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据，如发现凭证错误，在输入数据前应向凭证编制人员反映进行修改，在输入数据后按操作规程进行修改；

8．除系统维护人员以外，其他人员不得直接打开库文件进行操作，不允许随意增删和修改数据源程序和库文件结构；

9．系统维护人员应严格按照有关维护规定进行系统的维护操作；

10．对违规操作者，视情节轻重酌情处罚。

（三）机房管理制度

机房是会计信息系统运行的环境，应做好防火、防水、除尘的工作，杜绝非法人员进入机房，以保护系统安全和数据安全，机房管理的内容应包括：

1．对有权进入机房的人员进行资格审查，非本系统人员不得进入机房并使用计算机设备，软件维护人员必须在适当监督下才能实施系统维护；

2．机房应配置专用电源、过电保护开关、稳压器和不间断电源，计算机系统应与照明系统分开；

3．严禁带电插拔数据电缆、电源插头，瞬间连续开关机器；

4．严禁在机房内用火、用水和吸烟；

5．定期打扫机房卫生，清除机器灰尘，机房应配备消防设备；

6．保管好机房内所有设备、资料和书面文件；

7．离开机房前应检查电源是否关闭，锁好门窗。

（四）档案保管制度

档案保管制度负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作，它是存档数据安全、完整与保密的有效保证，一般应包括如下内容：

1．所有数据由档案保管人员统一保管，档案管理员不得私自公开档案数据；

2．系统数据、备份数据及档案数据的查询使用，必须办理规定的手续，在密级控制范围内操作使用；

3．任何人如有传递、变更、故意毁灭数据文件和存储介质的现象，要给予行政处分，情节严重者，依法追究刑事责任。

三、人员培训

会计电算化工作是一项高技术工作，不仅需要会计、计算机专业的人才，更需要既懂会计又懂计算机技术的复合型人才。长期以来，会计电算化人才的欠缺一直是制约企业会计电算化发展水平的重要因素。因此，加强财会人员的培养，提高其会计电算化方面的素质，是一项极其重要的工作。根据财政部制定的《会计电算化知识培训管理办法》，财会人员的培训可以分为初级、中级和高级三个层次。

（一）初级培训

初级培训是使会计人员能够掌握计算机和会计核算软件的基本操作技能。它要求会计人员了解计算机的基础知识，掌握使用会计软件进行账务处理、报表编制的操作方法，熟悉本单位会计电算化工作的业务处理流程，能满足行政、企事业单位对会计电算化应用人才的需要。

（二）中级培训

中级培训是使一部分会计人员能够对会计软件进行一般维护或对软件参数进行设置，为会计软件开发提供业务支持。它要求会计人员在熟悉本单位的会计电算化业务处理过程及会计软件的使用方法上，进一步掌握较深的计算机软件硬件知识，掌握会计软件的设计方法、程序结构和数据结构，能够排除会计软件的一般性故障，可以根据企业实际需要对会计软件实施专门性设置，能够承担系统管理和系统维护的任务。

（三）高级培训

高级培训是使一小部分会计人员能够进行会计软件的系统分析、开发和维护工作。它要求会计专业人员系统地掌握计算机原理和软件开发原理，精通数据库理论、计算机程序设计技术、会计软件设计与开发知识，其目标是培养会计电算化的高级人才，满足会计软件的开发、研制和高层管理需要，一般需要较长时间的培养和教育。