初始设置的准备工作

二、初始设置的准备工作

1.会计资料的准备

会计资料的规范化和代码化是实行会计电算化重要的基础工作，对系统能否顺利进行起着决定性的作用。这项工作首先根据实际情况检查现有的会计资料能否满足电算化的需要，要补充哪些内容；其次，在会计资料准备中，应规划和设计核算单位细化到哪一层次、哪一级，以便对各级各类核算单位编制必要的代码；最后，对原有的凭证进行规范，对于凭证上不具备但是电算化有需要的，如往来单位、信用度等内容进行补充。

2.会计人员的准备

会计人员应该有比较熟练的电脑操作水平和规范化的操作要求。对既精通财会知识，又熟练掌握计算机运用的专业人员的需求更为迫切。

3.财务分工

在手工会计中，要按照内部控制的要求对财务人员进行岗位安排，实现会计电算化后，由于财务软件功能繁多，更应该对使用人员进行合理安排，以保障财务软件能有序高效地运行。进行合理的财务分工是财务软件重要的内部控制管理功能之一。

企业在财务工作中都存在授权、批准控制等内部控制制度。反映在手工会计系统中，就是对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。但会计电算化后，这项控制就产生了弱化。如果不加强内部控制，就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行修改，操纵处理结果，从而加大了出现错误和舞弊的风险。

所以必须制定相应的组织和管理控制，明确职责分工，将系统中不相容的职责进行分离，即在系统中的各类人员之间进行分工，并以相应的管理规章与之配套。其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。职责分工首先是使电算化部门与用户部门的职责分离开。用户部门指产生原始数据的部门或人员。在这两者之间进行职责分工的目的，是尽可能保持不相容职能（如业务授权、执行、保管和记录）的分离，以及在电算化部门内部的职责分离。通过进行内部职责分工，以补救不相容职能集中化的不足。