账簿的设置和使用规则

第三节　账簿的设置和使用规则

为了做好记账工作，保证会计核算的质量，记账时要严格遵守以下各项规则。

一、账簿启用规则

账簿是重要的会计档案。为了保证会计账簿记录的合法性和会计资料的真实性、完整性，明确经济责任，会计账簿应当由专人负责登记。启用会计账簿应遵守以下规则：

(1)启用账簿时，应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并填写账簿扉页上的“账簿启用及交接表”或“账簿雇用和经管人员一览表”，其一般格式如表7-6所示，基本内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。

(2)顺序编写页数。启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页按顺序编写页数，不得跳页、缺号(如果所启用的订本式账簿的起止页数已经印好的就不需要再填)。启用活页式账簿，其账页应当按账户顺序编号，并需定期装订成册；装订后再按实际使用的账页顺序编写页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次；可于装订成册时填写起止页数。卡片式账簿在使用前应当登记卡片登记簿。

(3)严格交接手续。当记账人员或会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应在办好账簿移交手续后，在启用表上注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签字或盖章，以明确有关人员的责任。

(4)及时结转旧账。每年年初更换新账时，应将旧账的各账户余额过入新账的余额栏，并在摘要栏中注明“上年结转”字样。

二、账簿登记规则

登记账簿，简称记账，是指根据会计凭证，按一定程序，在账簿中连续地、系统地记录经济业务，反映企业单位的经济活动过程及结果。会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。登记规则如下：

(1)登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

(2)登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章。为了防止在登曲中出现漏记和重记，便于查阅，应在记账凭证上注明所记账簿页数或以“√”为符号表明已登记入账。

(3)账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般占格距的1／2左右，以便于发生差错时更正。

(4)登记账簿要用蓝黑墨水笔或者碳素墨水笔书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。但下列情况，可以用红色墨水笔记账：

①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；

②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；

③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；

④根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。

(5)各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。

(6)凡需要结出余额的账户，应按时结出余额，现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额；债权债务明细账和各项财产物资明细账，在每次记账后，都要随时结出余额；总账账户平时每月需要结出月末余额。结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样，以说明余额的方向。没有余额的账，应当在“借或贷”栏内写“平”字，并在“余额”栏(一般在元位)内用“0”表示。

(7)每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。

(8)记账时可以使用下列一些特殊符号，使更为便捷。

①号码顺序可用“＃”表示，如第20号，可写成“＃20”，但不能写成“20＃”。

②单价可用“＠”表示，如单价5元可写成“＠5元”。

③已记账、已过账或数字核对无误，可在“过账”栏或“记账”栏内或在数字后用“√”表示。

三、错账更正规则

(一)错账的类型

错账，是指会计记录与实际发生的经济业务的情况不符。日常记账工作中会出现各种各样的差错，有书写上的文字或数字的笔误，确认计量上的错误、计算上的错误等。常见的账簿记录上的会计差错主要在以下几种情况：

(1)重记分录。一笔会计分录或一笔会计分录的一方在分类账上重复登记。

(2)漏记分录。一笔会计分录或一笔会计分录的一方在分类账上没有登记。

(3)方向记错。将应记入借方的金额误记入贷方，或将应记入贷方的金额误记入借方。

(4)科目串户。将应记某一个会计科目的金额误记入另一个会计科目。

(5)数字记错。主要是数字移位，即应记的数字后多记或少记“0”；数码颠倒，即某一个金额数字，其相邻两个数字前后颠倒，如56元记为65元等。

(6)计算错误。计算过程中产生的错误，如合计数加错、余额计算错、计算中漏计或重计某一金额等。

造成记账差错的原因是多种多样的，除了记账人员的业务水平高低因素外，大多数是记账时的疏忽大意所引起的。因此，要求会计人员在记账时必须认真细致，不可粗心大意，尽可能避免差错的发生。一旦试算发现账务处理工作有错误，必须立即查找更正。

(二)查找记账错误的方法

查找错误的方法，一般分为全面检查和重点检查两种。

1.全面检查

全面检查是对账簿进行普遍检查的方法，就是把一定时期内的账目进行逐笔核对的方法。账目不平衡，如果是由若干类型、若干环节的若干错误造成的，就需要对账簿进行全面性的检查。按错误检查与账务处理的顺序关系，全面性检查分为顺查法和逆查法两种：

(1)顺查法。顺查法是按照“分录→过账→结账→试算”的记账顺序，依次按序查对的一种检查记账错误的方法。具体检查的内容依次为：记账凭证编制是否正确，依据记账凭证登记账簿时是否有重记、漏记和其他的过账错误，各账户发生额和余额的结算是否正确，试算平衡表有无抄写和计算错误。

顺查法与平时账务处理工作的方法一致，由于许多差错往往是习惯性的，如仍然采用原途径重复操作，习惯性的错误仍难以避免，因此一般认为错误的查找应以逆查法较为恰当。

(2)逆查法。逆查法是按照与原账务处理工作程序相反的顺序，即沿着“试算→结账→过账→分录”的次序依次进行查对的一种检查记账错误的方法。具体查找时，应先检查试算表本身，复核试算表内各栏金额合计数是否平衡，核对各账户的各栏金额是否抄列正确；然后应检查各账户的发生额及余额的计算是否正确；接下来应检查过账工作是否正确，将账簿记录与会计凭证进行核对；最后再检查记账凭证的填制是否正确。

2.重点检查

全面检查是对试算表所包含期间的所有记录进行详细查对，查对的工作量较大。如果能够结合差错的特点，有针对性地进行重点检查，就可以提高工作效率，减轻错账查找的工作量。对有关账目进行针对性检查是一种较为快捷、有效的查找记账错误的方法。例如，错误的数字发生在角位、分位，就只需专门查找尾数错误，其他数字则不做检查；在可以确定错误为某一记账环节问题时，针对该环节进行检查，其他环节不做检查等。在实际工作中，根据差错的特点及其规律，总结出一些检查错账的方法，具体包括：

(1)差数法。用于检查过账时一笔分录的一方重记、漏记或错记造成的差错。在按照记账凭证记账时，如果一笔分录的一方重记、漏记或错记，就会造成本期借、贷方发生额合计数不符。当试算不平衡时，将本期借、贷方发生额合计数相抵，计算出借贷方合计数的差数，以此为线索，重点检查与该差数的相同金额的发生额是否存在一方重记、漏记或错记的情况。

(2)除2法。用于检查记账方向记错的错误。如果误把应记入账户借方的金额记入贷方，或误把应记入账户贷方的金额记入借方，就会使借贷双方合计数的差数是错记金额的两倍。当试算不平衡时，将借贷双方合计数相抵后的差数除以2，以此为线索，重点检查与该商数相同的金额是否记账记反了。

(3)除9法。用于检查数字错位和数字颠倒的差错。当试算不平衡时，将借贷双方合计数相抵后的差数除以9，若能被9整除，则可能是记账过程中出现了数字移位(错位)或数字颠倒的差错。

①数字移位。往往是在过账时，在应记的数字后多加或少加了“0”，使正确的数字扩大9倍或缩小0.9倍。因此，数字移位又分为将数字写大和将数字写小两种错误。

将数字写大。如将150写为1 500。查找的方法是：将差数除以9，得到的商数为正确数，将商数乘以10后所得的积为错位数。本例的差数为1 350(1 500－150)，除以9后，所得的商数150为正确数，150乘以10，其积1 500即为错位数。在查找差错时，以此为线索，重点检查与该商数之积相同的金额是否存在记录上错位的情况。

将数字写小。如将3 600写成360。查找的方法是：将差数除以9，得到的商数为错位数，将商数乘以10后所得的积为正确数。本例的差数为3 240(3 600－360)，除以9后，所得的商数360为错误数，360乘以10，其积3 600即为正确数。在查找差错时，以此为线索，重点检查与该商数相同的金额是否存在记录上错位的情况。

上述处理方法是针对错移一位的情况，当错移两倍时，将差数除以9，并将得到的商数再除以11，其最后的商数就是正确数(将数字写大的情况下)或错位数(将数字写小的情况下)。如将52 000误记为520，两数相差51 480，除以9后，得到商数5 720，再除以11，其最后的商数520即为错位数。

当错移三位，则应除以111，以此类推。

②数字颠倒，如将59写为95，28写成82等。查找的方法是：将差数除以9，所得到的商数连续加11，直到出现颠倒的数字为止。如59写成95，之差为36，除以9得4，连加11为15，26，37，48，59，70，其中就有被错写59的。在错误查找时，以此为线索，重点检查有与连加11后的数字相同金额的业务是否存在记录上数字颠倒的情况。

此外，如果差错的数字只是角位、分位，就可以专查角位、分位的数字，其他数字就不必一一检查，此乃尾数法。

总而言之，当发现账簿记录有差错时，一般可以根据差错的具体特征，先进行重点抽查。若经用上述方法抽查仍无法发现差错所在，则应采用逆查法或顺查法进行全面检查，以便于迅速、准确地找出差错，及时更正错账。

(三)更正错账的方法

如果在账簿记录中出错误，应按规定的方法进行更正。在手工记账的情况下，更正错账的方法有划线更正法、红字更正法和补充登记法。

1.划线更正法

划线更正法是指用划线注销原有错误记录，然后在划线上面写上正确记录的一种方法。它主要适用于在结账前，如发现账簿上所记的文字或数字有错误，而记账凭证正确，即纯属笔误造成的过账错误，更正时，先将错误的文字或数字划上一条单红线注销，然后在红线上方的空白处用蓝字写上正确的文字或数字或文字，并由记账人员在更正处盖章，以示负责。划线注销时要注意，对错误的数字一定要全部划去，不得只改个别数字，也不得使被注销的数字难以辨认。例如将金额12 500元误写成21 500元，更正时应将21 500全数划掉，再在上面空白处写上正确的数字12 500，并在更正处盖章。

2.红字更正法

它是指用红字冲销原有的错误记录，以更正或调整记录错误的一种方法。这种方法适用于下列两种情况错账的更正。

一种是在登账后，如果发现记账凭证中应借、应贷科目或金额发生错误，可用红字更正法进行更正。更正时分两步：第一步是用红字金额填制一张同原错误凭证相同的记账凭证，并用红字金额登记入账，以示冲销原错误记录，同时在摘要栏注明“冲销某月某日第×号凭证错误”；第二步是用蓝(黑)字填制一张正确的记账凭证，在摘要栏注明“更正某月某日第×号凭证错误”，并据以登记入账。冲销和更正的记账凭证后面可以不附原始凭证。

例7-2　生产车间领用一批材料用于生产产品，计6 000元填制记账凭证时，误写应借科目为“制造费用”，并已登记入账。原错误的会计分录是：

(1)借：制造费用　　　　　　　　　　　　6 000

　　　贷：原材料　　　　　　　　　　　　　　 6 000

发现这种错误时，应先用红字填制一张记账凭证，其会计分录如下：

(2)借：制造费用　　　　　

　　　贷：原材料　　　　　　　　

该记账凭证用以冲销原错误记录(带框数字表示红字金额，下同)。同时，再用蓝字填制一张正确记账凭证。其会计分录如下：

(3)借：生产成本　　　　　　　　　　　　6 000

　　　贷：原材料　　　　　　　　　　　　　　 6 000

将上述更正错账的记账凭证登记入有关账户后，则有关账户中的错误记录得到更正，具体情况如图7-2所示。

图7-2

另一种是在记账后，发现记账凭证的应借、应贷科目正确，但所记金额大于应记金额，也可采用红字更正法予以更正。更正时只需一步完成，即将多记的金额用红字填制一张记账凭证，在摘要栏注明“冲销某月某日第×号凭证多记金额”，并据以登记入账，冲销多记金额。

例7-3　月末结转完工产品成本26 000元时，填制记账凭证，将金额误记为260 000元，并已登记入账。其错误的会计分录是：

(1)借：库存商品　　　　　　　　　　260 000

　　　贷：生产成本　　　　　　　　　　　 260 000

为了更正有关账户中多记234 000元的错误，应以红字编制一张记账凭证。其会计分录如下：

(2)借：库存商品　　　　　

　　　贷：生产成本　　　　　　　　　 将上述更正错账的记账凭证记入有关账户后，则有账户中的原错误记录得到更正，具体情况如图7-3所示。

图7-3

如果记账凭证所记录的文字与账簿记录的文字也不相符，则先采用划线更正法更正文字，然后再采用红字更正法冲销多记的金额。另外，例7-3的经济业务也可以采用例7-2的更正方法，将260 000元全部用红字冲销，再填制一张260 000元的正确记账凭证。

3.补充登记法

它是指用蓝字编制一张补充凭证，补足账户中少记金额的一种方法。在记账以后，如果发现记账凭证中应借、应贷科目无错误，但所填金额小于应填金额时，应采用补充登记法。更正时，将少记的金额用蓝字填一张与原错误记账凭证所记科目和方向相同的记账凭证，在摘要栏说明“补记某月某日第×号凭证少记金额”，并据以补充登记入账，补足少记的金额。

例7-4　向银行取得短期借款30 000元，存入银行，编制记账凭证时，将金额写为3 000元，并登记入账。其错误的会计分录是：

(1)借：银行存款　　　　　　　　　　　3 000

　　　贷：短期借款　　　　　　　　　　　　 3 000

为了更正有关账户中少记的27 000元的错误，就用蓝字填制一张记账凭证，补足少记金额。其分录会计如下：

(2)借：银行存款　　　　　　　　　　　27 000

　　　贷：短期借款　　　　　　　　　　　　 27 000

将上述更正错账的记账凭证记入有关账户后，使有关账户中错误的记录得到更正，具体情况如图7-4所示。

图7-4

现将错账类型及相应的更正步骤总结如表7-35所示。

表7-35　错账类型及更正步骤

四、账簿的更换与管理规则

(一)账簿的更换

账簿更换，是指在会计年度开始时启用新账簿，并将上年度的会计账簿归档保管。

现金、银行存款日记账、总分类账及绝大多数的明细分类账，每年都要更换新账。对于个别采用卡片式的明细账，如固定资产卡片明细账，可以跨年度使用，不必每年更换新账。

账簿更换的具体做法是，首先检查本年度报告账簿记录，在年终结账时是否全部结清，然后在新账中有关账户的第一行“日期”栏内注明1月1日，在“摘要”栏内注明“上年结转”或“年初余额”字样，将上年的年末余额以同方向记入新账中“余额”栏内，并在“借或贷”栏内注明余额的方向。需注意的是，新旧账簿更换时账户余额的结转不编制记账凭证，也不要记入“借方”栏或“贷方”栏，而是直接记入“余额”栏，因此“凭证”栏、“借方”栏和“贷方”栏均无需填入。

(二)账簿的管理

会计账簿与会计凭证、会计报表一样，都是重要的会计资料，因此，必须建立严格的账簿保管制度，妥善保管账簿。对账簿的管理包括日常管理和归档保管。

1.账簿的日常管理

(1)各种账簿要分工明确，指定专人管理。账簿经管人员既要负责记账、对账、结账等工作，又要负责保证账簿的安全、完整，防止任意涂改、毁坏账簿等问题的发生。

(2)会计账簿未经领导和会计负责人或者有关人员批准，不能随意交给其他人员管理，非经管人员不能随意翻阅查看、摘抄和复制等。

(3)会计账簿除需要与外单位核对外，一般不能携带外出，对需要携带外出的账簿，通常由经管人负责或会计主管人员指定专人负责。

2.账簿的归档保管

启用新账后，对更换下来的旧账需要进行整理、装订、造册办理交接手续、归档保管。具体内容如下：

(1)归档。归档前应对更换下来的旧账进行整理。其工作主要包括检查应归档的旧账是否收集齐全；检查各种账簿应办的会计手续是否完备，对于手续不完备的应补办手续，如注销空行空页、加盖印章、结转余额等。

年终结算之后，将不再继续使用的活页账、卡片账按照会计科目顺序排列，装订成册。并填写“经管人员一览表”和“账户目录”置于账簿前，与其他订本式账簿等存放在一起，可暂由本单位会计部门保管，以利于查阅利用。保管期满一年后，应和保管期达一年的其他会计资料一同，由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管。档案部门接收保管的有关账簿等会计档案资料，应保证做到安全、无损、完整和保密。并定期进行检查清点，发现问题应及时妥善处理。

(2)保存。会计账簿的保管期限，根据其特点，分为永久保存和定期保存两类。各类总账、明细账、辅助账、日记账的保管期限为15年，其中现金日记账和银行存款日记账为25年，涉外和对私改造的账簿要永久保存，对固定资产登记卡片，在固定资产报废清理后，可保存5年。

(3)查阅。重视和加强会计账簿的利用工作，建立、健全会计档案的调阅制度。调阅使用会计账簿，应履行登记手续，一般应在档案室查阅。外单位借阅，原件不得携带外出，如有特殊需要，须经报上级主管部门批准，可在指定地点查阅，归还时要清点。需要复制的，必须征得单位领导同意。查阅人员不许在账簿上做任何记号、勾划和涂改，有违反者，视情节轻重进行严肃处理。

(4)销毁。会计账簿保存期已满需要销毁的，应当由会计部门和档案管理部门共同填写“会计档案销毁报告单”，详细列出需要销毁的账簿等会计档案的类别、名称、册数或张数、所属年月，据以由档案管理部门编入“会计档案销毁清册”按规定保存。待“报告单”经过主管领导审查签章，报上级主管部门审批后，方可销毁。在销毁时，应由会计部门和档案管理部门共同派人监销，并在“会计档案销毁报告单”上签章以示负责。“会计档案销毁清册”属于重要的会计档案材料，按《会计档案管理办法》的规定需要保存25年。