账簿的设置

二、账簿的设置

（一）设置账簿的原则

企业要设置哪些账簿？企业设置账簿一般要根据会计法规和会计准则的要求，同时又要根据企业管理的需要和企业经营活动的特点来确定。企业设置的账簿不可能只有一本，账簿应是一个完整的体系。那么，不同的单位应该设置哪些账簿呢？一个单位在设置账簿时，一般应遵守以下原则。

1．全面性原则

首先要保证全面地反映企业的经济活动和财务收支情况，为日常经营管理、编制会计报表和进行经营决策提供比较丰富的资料。因而设置账簿不能过少，过于简单。

2．从实际出发的原则

由于各单位的经济业务各不相同，规模大小不一，管理方式各有特点，账簿设置也就各不相同。设置账簿应从实际出发，区别对待。经济活动频繁、规模大、会计人员多、分工细的企业，账簿设置可以细些、多些。而经济活动较少、业务简单、规模小、会计人员少、分工较粗的企业，账簿设置可以粗些、少些、相对简化些。至于具体设置哪些账户，则要根据单位所发生经济业务的特点及管理的要求来确定。

3．科学性原则

设置账簿时必须注意其科学性，表现在：①既要有日记账簿，又要有分类账簿。②既要有提供总括资料的账簿，又要有提供明细资料的账簿。③既要有会计账簿，又要有业务账簿和财产保管账簿。④设置账簿，既要注意便于会计人员之间记账工作的分工，又要注意会计人员之间的配合和相互监督，工作不重复，不脱节，可以互相牵制，同时明确岗位责任。

4．简化原则

①账簿之间关系清晰明朗，账簿内容通俗易懂。②尽量避免重复记录，减少无效劳动，节约会计费用。

（二）账簿的种类

1．按性质和用途分类

账簿按其性质和用途可分为日记账、分类账和备查账。

（1）日记账，也称为序时账簿，是按经济业务发生时间的先后顺序记录经济业务的账簿，该种账簿按照所记录的经济业务范围的不同，又分为普通日记账和特种日记账。普通日记账用来序时记录所有经济业务。特种日记账用来序时记录某种经济业务。例如，现金日记账、银行存款日记账等都是特种日记账。

（2）分类账，是按照账户分类记录各项经济业务的账簿。该账簿按照分类详细程度的不同，分为总分类账簿和明细分类账簿。总分类账簿，简称总账，是根据一级会计科目设立的总分类账户，按照总括分类记录全部经济业务的账簿。它可以提供各种资产、负债、费用、成本、收入等总括核算资料。明细分类账簿，简称明细账，是按照二级或明细会计科目设立的分类账户。

（3）备查账，又称辅助账，是对日记账和分类账簿中不能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿，如租入、租出固定资产登记簿、代销商品登记簿等。

2．按外在形式分类

账簿按照外在形式可分为订本账、活页账和卡片账。

（1）订本账。订本账是将账页固定装订成册的账簿。这种账簿可避免账页散失，防止损抽账页，易于归档保管。因此，一般规定总分类账簿、现金日记账和银行存款日记账等采用订本账，如图5-1所示。

图5-1　订本式账簿

（2）活页账。活页账是将账页装订在账夹中的账簿。此种账簿可根据需要增加账页，便于记账工作的分工，但易于散失或被抽损。这种账簿在使用前要连续编号，登记使用完后装订成册。明细分类账多为活页账，如图5-2所示。

图5-2　活页式账簿

（3）卡片账。卡片账是将账户所需格式印刷在硬卡上。严格地说，卡片账也是一种活页账，只不过它不是装在活页账夹中，而是装在卡片箱内。特点是比较灵活，可根据需要增添、调整，但也容易散失。在我国，很多单位一般只对固定资产的核算采用卡片账形式。

3．按账页格式分类

（1）三栏式账簿。三栏式账簿是设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿。各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿。三栏式账簿又分为设对方科目和不设对方科目两种，区别是在摘要栏和借方金额栏之间是否有一栏“对方科目”。有“对方科目”栏的，称为设对方科目的三栏式账簿；不设“对方科目”栏的，称为不设对方科目的三栏式账簿。三栏式日记账、总账、明细账账页格式如图5-3、图5-4、图5-5、图5-6所示。

图5-3　三栏式现金日记账账页格式

图5-4　三栏式银行存款日记账账页格式

图5-5　三栏式总账账页格式

图5-6　三栏式明细账账页格式

（2）数量金额式账簿。数量金额式账簿的借方、贷方和余额三个栏目内，都分设数量、单价和金额三小栏，借以反映财产物资的实物数量和价值量。原材料、库存商品、产成品等明细账一般都采用数量金额式账簿。数量金额式明细账账页格式如图5-7所示。

图5-7　数量金额式明细账账页格式

（3）多栏式账簿。多栏式账簿是在账簿的两个基本栏目借方和贷方按需要分设若干专栏的账簿。收入、成本、费用明细账一般均采用这种格式的账簿。多栏式明细账账页格式如图5-8所示。

图5-8　生产成本明细账账页格式

以上不同类别的账簿，由于其所记录的经济内容不同，所以，其账簿的格式多种多样，不同格式账簿的具体内容也不尽相同。

各单位应当按照国家统一的会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。各单位一般都要设置的账簿有库存现金日记账簿、银行存款日记账簿、总账账簿以及对某些总账科目按需设置相关明细账簿。其中日记账簿和总账账簿一般采用订本式，而明细账簿有订本式的，也有活页式的。

（三）账簿的基本内容

账簿是一种记录经济业务发生情况的簿籍。由于现代企业经济业务复杂，需要反映的经济信息很多，各单位应当按照国家统一的会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。不同的账簿，功能不同，其构成要素也不同，但一般应具有以下基本内容。

（1）封面要标明单位、账簿名称及会计年度。

（2）扉页一般用于记载账簿的启用日期、截止日期、页数、册次、经管账簿人员一览表、会计主管人员签章、账户目录等。

（3）账页，是账簿的主体。一本账簿一般由几十到几百个账页联结而成，每个账页都有比较统一、事先印制好的格式，用来记录各项有关的经济业务。账页是一种由许多横线和竖线交织而成的表格。横线把账簿分隔成许多“行”，记账时一般都是按行次顺序记录发生的每一笔经济业务；竖线把账簿分隔成许多“栏”，每一栏记录一笔业务的某个要点，如时间、依据、摘要及数量等。

尽管不同的账簿格式有差异，但基本上都包括下列内容：①账户名称。②日期栏。③凭证种类和编号栏。④摘要栏。⑤金额栏（根据需要可以设置为两栏式、三栏式、多栏式、数量金额式或复币式等）。⑥总页次和分户页次。

（四）会计账簿与会计账户的关系

会计账簿与账户的关系：账户存在于账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体。没有账簿，账户就无法存在；账簿序时、分类地记载经济业务，是在个别账户中完成的。因此，账簿只是一个外在形式，账户才是它的真实内容。账簿与账户的关系是形式和内容的关系。