账簿的设置与登记方法

第三节　账簿的设置与登记方法

一、序时账的设置与登记

序时账又叫日记账，它包括普通日记账，如分录簿，这种日记账很少采用，在此不作介绍；另一种是特种日记账，如现金、银行存款日记账，在此作详细介绍。

为了加强对货币资金的管理，各单位应设置现金日记账和银行存款日记账两本特种日记账，以序时地反映其收入、支出和每日的结存情况。有外币业务的企业，应分别设置人民币和各种外币日记账。

现金日记账和银行存款日记账是由出纳员根据审核后的收、付款凭证逐日逐笔登记的，所以，这两本账也称出纳账。日记账采用订本式账簿，其账页格式是三栏式。

（一）库存现金日记账的登记方法

库存现金日记账是由出纳人员根据审核后的现金收款凭证、现金付款凭证以及从银行提取现金的银行付款凭证，序时逐日逐笔登记现金收付款业务的账簿。登记现金日记账要做到日清月结，即每日业务终了，必须结出当天余额，并与库存现金实存数相核对；每月业务终了，要将其月末余额与库存现金总账的月末余额相核对。三栏式库存现金日记账的具体登记方法是：

日期：与记账凭证日期一致，记账凭证的日期要与现金实际收付日期一致。

凭证编号：据以入账的凭证种类及编号。

摘要：简要说明交易、事项的内容。

对方科目栏：是指现金收付款凭证中与现金对应的会计科目。收入（或借方）：根据现金收款凭证中的合计金额填写。支出（或贷方）：根据现金付款凭证中的合计金额填写。结余（或余额）：是指现金收、支后及时结出的余额。【例5-1】2006年12月1日，上月结转现金余额为4000元。12月2日根据发生的业务编制如下收、付款记账凭证：

（1）12月2日，零售取得销售收入现金800元（不考虑增值税）。编制现金收款记账凭证如下：

借：库存现金　　　　　　　　　　　800

贷：主营业务收入　　　　　　　　　800（2）12月2日，单位工作人员出差预借差旅费300元。编制现金付款记账凭证如下：借：其他应收款　　　　　　　　　　 300

贷：库存现金　　　　　　　　　　　 300（3）12月2日，以现金购买办公用品1580元。编制现金付款记账凭证如下：借：管理费用　　　　　　　　　　　 1580

贷：库存现金　　　　　　　　　　　 1580依据收、付款记账凭证登记三栏式库存现金日记账，如表5-10所示。

表5-10　库存现金日记账

（二）银行存款日记账的登记方法

银行存款日记账是由出纳人员根据审核后的银行存款收款凭证、银行存款付款凭证以及将现金存入银行的现金付款凭证，序时逐日逐笔登记银行收付款业务的账簿。

登记方法与库存现金日记账基本相同，在此不再赘述。但对于结算凭证编号栏中的结算凭证种类，应根据收付款凭证所附的银行结算凭证登记，并可以简写为“现支”（现金支票）、“转支”（转账支票）、“信汇”（信汇凭证）、“现存”（现金存款单）、“进账单”（转账存款的进账单）和“托收”（委托银行收款）等。结算凭证号数，可根据银行结算凭证的编号登记。每月业务终了，要将其月末余额与开户银行对账单的月末余额相核对，还要与银行存款总账的月末余额相核对，如表5-11所示。

表5-11 银行存款日记账

二、分类账的设置与登记

（一）总分类账的设置和登记

总分类账是按照一级会计科目设置，用以记录全部经济业务情况，提供总括会计资料的账簿。总分类账能够提供全面、系统、连续的经济业务情况，同时也是编制会计报表的重要依据，各企业、单位都必须设置。由于只需要提供货币计量单位的价值变化，因此，总分类账一般采用三栏式订本账簿，按照会计科目的编号顺序设立账户，并适当估计本年度内各种经济业务的发生笔数，为每个账户预留若干账页。

总分类账由总账会计负责登记，其登记依据和方法取决于所采用的记账程序。总分类账既可以直接依据记账凭证逐笔登记，也可以将记账凭证定期汇总后登记。

（二）明细分类账的设置和登记

明细分类账是根据总账所属的二级科目或明细科目设置的，用以记录某一类经济业务详细核算资料的分类账。明细账的格式主要是根据所反映的经济业务的特点，以及实物管理的不同要求来选择和确定的。明细账既可以根据原始凭证或原始凭证汇总表登记，也可以根据记账凭证登记。

下面分别介绍不同格式的明细账的设置和登记方法。

1.三栏式明细分类账的设置和登记方法

三栏式明细分类账的格式与三栏式总账格式相同，即设有借方、贷方和余额三个金额栏目，适用于只进行金额核算、不进行数量核算的债权、债务结算科目和资本类科目的明细分类核算，如“应收账款”、“应付账款”、“实收资本”等账户的明细核算。

三栏式明细账是根据审核无误的记账凭证或原始凭证，按交易、事项的先后顺序逐笔进行登记的。三栏式明细账的登记方法如下：

日期、凭证编号、摘要：按照记账凭证进行登记。

借方：根据记账凭证中借方金额登记。

贷方：根据记账凭证中贷方金额登记。

余额：计算填列。

以应收账款明细账为例，说明三栏式明细账的登记，如表5-12所示。

表5-12

2.数量金额式明细账的设置和登记

数量金额式明细账的格式是在账页内设有借方（收入）、贷方（发出）和余额（结存）三大栏，在三大栏内各设“数量”、“单价”、“金额”等小栏。这种格式适用于既要进行金额核算，又要进行实物数量核算的各种财产物资科目，如“原材料”、“库存商品”等账户的明细核算。

数量金额式明细账是根据审核无误的记账凭证、原始凭证、汇总原始凭证等，按交易、事项发生的时间顺序逐笔进行登记的，具体方法如下。日期、凭证编号、摘要：登记方法同前面所述。收入栏——数量：根据入库数量填列；

——单价：根据计算的单位成本填列；

——金额：根据“数量×单价”计算填列。发出栏——数量：根据出库数量填列；

——单价：根据不同的方法计算填列，可采用先进先出法、加权平均法等；

——金额：根据“数量×单价”计算填列。结存栏——数量、单价、金额：计算填列。如表5-13所示。

表5-13

3.多栏式明细分类账设置和登记方法

多栏式明细账的格式是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在同一账页内按该明细科目的有关项目分设专栏，集中反映各明细项目的核算资料。专栏的多少，可按具体科目的实际需要进行设置。

多栏式账页格式又可细分为：

（1）借贷两方多栏式；

（2）借方多栏式；

（3）贷方多栏式等不同的格式。

多栏式明细账适用于只记金额，同时又需要了解其构成内容的详细资料的费用、成本、收入和利润等科目。

下面举例说明管理费用明细分类账（借方多栏式）的格式和登记方法如表5-14所示。

表5-14

由于多栏式明细账所记载的经济业务大多发生在借或贷的某一方，所以，为了简化账页格式，可不按借、贷、余三部分设置金额栏，而是在发生经济业务较多的一方，按会计科目的明细项目分设专栏，发生经济业务少的另一方则不设金额栏，记账时采用红蓝字登记法。红蓝字登记法就是在只设借或贷一个方向发生额栏的多栏式明细账中，用蓝字登记该方发生额，而用红字登记另一方发生额的记账方法。

登记方法如表5-15所示。

表5-15

4.横线登记式明细分类账设置和登记方法

横线登记式明细分类账的格式，是将同一项经济业务从开始到结束的全过程，不论其发生时间的先后都完整地登记在账页的同一行内，以检查每项经济业务的发生、完成及变动情况，又称平行式明细账。这种格式适用于“在途物质”、“其他应收款——备用金”等账户的明细核算。

下面以其他应收款——备用金明细账为例，说明横线登记式明细账的登记方法。

【例5-2】某企业2008年7月15日，职工张力预借5000元差旅费。

2008年7月21日，吴迪预借4000元差旅费。

2008年7月28日，吴迪报销差旅费4983元。

根据上述业务编制记账凭证后，登记有关备用金的明细账，如表5-16所示。

表5-16

明细分类账除了以上4种基本格式外，还可以根据不同的核算内容和管理要求采用其他格式。例如，固定资产明细账采用卡片表格式，应付工资明细账可用工资单副联代替。还有一种对比式明细账页，其特点是在一张账页内，通过相关数字的对比，显示出对比的结果。对比式明细账适用于固定资产清理等账户的明细核算。“固定资产及累计折旧明细账”就是一张对比式明细账页。

三、辅助账的设置与登记方法

辅助账簿属于临时登记用以备查性质，所以也称辅助登记簿，是对日记账和分类账等主要账簿中不能记载或记载不全的交易、事项进行补充登记的账簿。备查账没有规范的统一的格式，主要以文字叙述的方式记录有关事项，根据企业实际需要确定其内容、格式与登记方法。如租入固定资产备查簿，如表5-17所示。

表5-17