会计账簿的格式和登记方法

第三节　会计账簿的格式和登记方法

由于各种账簿所记录的经济业务不同，账簿的格式和登记方法也不完全一样，下面分别说明日记账和分类账的格式和登记方法。

一、日记账的格式和登记方法

日记账是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐笔进行登记的会计账簿。设置日记账是为了使经济业务的时间顺序清晰地反映在账簿中。

为了能够清晰地反映各类经济业务发生或完成情况，特别是货币资金管理，每一企业、单位都应设置现金日记账和银行存款日记账，用以逐日核算和监督现金和银行存款的收入、付出和结存情况。

（一）现金日记账的格式和登记方法

1.现金日记账的格式

现金日记账是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿。现金日记账的格式有三栏式和多栏式两种。为了保证现金日记账的安全和完整，无论采用三栏式还是多栏式现金日记账，都必须使用订本账。

三栏式现金日记账设借方、贷方和余额三个基本金额栏目，一般将其分别称为收入、支（付）出和结余（余额）三个基本栏目。在摘要栏和金额栏之间通常插入“对方科目”栏，以便记账时标明现金收入的来源和现金支出的用途科目。三栏式现金日记账的格式如图表5-5：

图表5-5　现金日记账　第　页

多栏式现金日记账是在三栏式现金日记账的基础上发展起来的。这种日记账的借方（收入）和贷方（支出）金额栏都按对方科目设置若干专栏，也就是按收入的来源和支出的用途设专栏。这种格式在月末结账时，可以结出各收入来源专栏和支出用途专栏的合计数，便于对现金收支的合理性、合法性进行审核分析，便于检查财务收支计划的执行情况。其全月发生额还可以作为登记总账的依据。多栏式现金日记账的一般格式如图表5-6：

图表5-6　现金日记账

使用多栏式现金日记账，如果借贷两方对应的科目太多，会造成账页过长，不便于记账和保管。因此在实际工作中，如果要设置多栏式现金日记账，一般会把收入业务和支出业务分设“现金收入日记账”和“现金支出日记账”两本账簿。其中在现金收入日记账按对应的贷方科目设置专栏，另设置“支出合计”栏和结余栏；现金支出日记账则只按支出的对方科目设置专栏，不设“收入合计”和“结余”栏。“现金收入日记账”和“现金支出日记账”的格式如图表5-7、5-8：

图表5-7　现金收入日记账

图表5-8　现金支出日记账

2.现金日记账的登记方法

现金日记账由出纳人员根据同现金收付有关的记账凭证，按时间顺序逐笔进行登记，即根据现金收款凭证和与现金有关的银行存款付款凭证（从银行提取现金的业务）登记现金的收入，根据现金付款凭证登记现金的支出；并根据“上日余额＋本日收入-本日支出＝本日余额”的公式，逐日结出现金余额，并与库存现金实存数核对，以检查每日现金收付是否有误。

三栏式现金日记账的具体登记方法为：

（1）记账日期栏，是指记账凭证的日期，应与现金实际收付的日期一致。

（2）凭证号数栏，是指登记入账的收付款凭证的种类和编号。

如采用现金、银行存款收付款记账凭证的单位：“现金收（付）款凭证XX号”，简写为“现收（付）XX号”；“银行存款付款凭证XX号”，简写为“银付XX号”。

如采用简单收付款记账凭证的单位：“收（付）款凭证XX号”，简写为“收（付）XX号”。

如采用通用记账凭证的单位：“记账凭证XX号”，可以只写凭证编号“XX号”。

（3）摘要栏，摘要说明登记入账的经济业务的内容。文字要简明扼要，但要能说明问题。

（4）对方科目，指现金收入的来源科目或现金支出的用途科目。如从银行提取现金，其来源科目（即对方科目）为“银行存款”；用现金支付职工工资的用途科目（对方科目）为“应付职工薪酬”。其作用在于了解经济业务的来龙去脉。

（5）收入、支出栏，指现金实际收付的金额。每日终了，应分别计算现金收入和付出的合计数，结出余额，并与实存现金数额相核对，即通常所说的“日清”。如果账款不符应查明原因，并记录在案。月终同样要计算现金收入、付出的合计数，并结出余额，即通常所称的“月结”。

【例5-1】某企业2012年6月14日现金日记账余额765.50元。6月15日先后发生以下现金收付业务：

①职工王平报销差旅费720.60元，填制67号现金付款凭证；

②从开户银行提取备用金1500元，填制45号银行存款付款凭证；

③向个人出售废料收入现金88.00元（不考虑增值税因素），填制3号现金收款凭证；

④用现金报销购买办公用品费用650.00元，填制68号现金付款凭证。

根据以上相关凭证登记现金日记账如下：

借贷方分设的多栏式现金日记账的登记方法是：

（1）先根据有关现金收入业务的记账凭证登记现金收入日记账，根据有关现金支出业务的记账凭证登记现金支出日记账；

（2）每日营业终了，根据现金支出日记账结计的支出合计数，一笔转入现金收入日记账的“支出合计”栏中，并结出当日余额。

（二）银行存款日记账的格式和登记方法

银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿。银行存款日记账应按单位在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本银行存款日记账。由出纳人员根据与银行存款收付业务有关的记账凭证，按时间顺序逐日逐笔进行登记。根据银行存款收款凭证和有关的现金付款凭证（库存现金存入银行的业务）登记银行存款的收入栏，根据银行存款付款凭证登记银行存款的支出栏，每日结出余额。

1.银行存款日记账的格式

银行存款日记账的格式与现金日记账的格式相同，可以采用三栏式账页，也可以采用多栏式账页；多栏式可以将收入和支出的核算在一本账上进行，也可以分设“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”。银行存款日记账的登记方法与现金日记账的登记方法相同，不再重复说明。但不管是三栏式和多栏式，都应在适当位置增加一栏“结算凭证”，以便记账时标明结算凭证的种类和编号，便于与银行核对账目。银行存款日记账的具体格式如图表5-9：

图表5-9　银行存款日记账　第　页

2.银行存款日记账的登记方法

银行存款日记账的登记方法与现金日记账的登记方法基本相同，其中结算凭证种类和号码根据实际结算的凭证种类和凭证号码填写，如转账支票及号码等。具体登记方法为：

（1）记账日期栏，是指记账凭证的日期。

（2）凭证号数栏，是指登记入账的收付款凭证的种类和编号（与现金日记账的登记方法一致）。

（3）摘要栏，摘要说明登记入账的经济业务的内容。文字要简明扼要，但要能说明问题。

如账页未单独设置“结算凭证”栏的，应将结算凭证的种类和编号在摘要栏内填写，以便与开户银行核对。

（4）对方科目，指银行存款收入的来源科目或银行存款支出的用途科目。

（5）收入、支出栏，指银行存款实际收付的金额。每日终了，应分别计算银行存款收入和付出的合计数，结出余额，做到日清；月终要计算银行存款全月收入、支出的合计数，做到月结。

（6）结算凭证栏，指与银行存款收支有关的银行结算凭证的种类和编号，如“现金支票XXXX号”、“转账支票XXXX号”、“托收凭证XXXX号”等，以便与开户银行核对。

【例5-2】某企业2012年6月14日银行存款账面余额为87665.22元，6月15日先后发生以下银行存款收付业务（该企业采用通用记账凭证）：

①收到A单位8654.22元转账支票（#2233）一张，支付上月购货款，填制78号记账凭证；

②开出转账支票（#0997），金额26880.00元，支付产品广告费，填制79号记账凭证；

③收到开户银行转来电力公司生产用电费托收凭证（#123），金额6645.00元，填制82号记账凭证；

④开出现金支票（#456），提取现金1500元，填制83号记账凭证。

根据上述记账凭证登记银行存款日记账如下：

二、总分类账的格式和登记方法

（一）总分类账的格式

总分类账简称总账，它是总括反映企业经济活动及资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等状况的账簿。所以总分类账簿就是对各项经济活动业务按照总分类账户进行分类登记的账簿。总账中的账页是按总账科目（一级科目）开设的总分类账户。应用总分类账，可以全面、系统、综合地反映企业所有的经济活动情况和财务收支情况，可以为编制会计报表提供所需的资料。因此，每一企业都应设置总分类账。

总分类账最常用的格式为三栏式，设置借方、贷方和余额三个基本金额栏目，图表5-10为设对方科目的三栏式总分类账，图表5-11为一般三栏式总分类账。

图表5-10　总分类账（设对方科目三栏式）

图表5-11　总分类账（一般三栏式）

也有采用多栏式设置总分类账的。多栏式总账一般是将一个企业使用的全部总账账户合设在一张账页上。很显然，如果企业总账账户较多则会造成账页过长，不便保管和记账，因此现在一般很少采用。

（二）总分类账的登记方法

总分类账的记账依据和登记方法取决于企业采用的账务处理程序。既可以根据记账凭证逐笔登记，也可以根据经过汇总的科目汇总表或汇总记账凭证登记。

三、明细分类账的格式和登记方法

（一）明细分类账的格式

明细分类账简称明细账，是根据二级账户或明细账户开设账页，分类、连续地登记经济业务以提供明细核算资料的账簿，它比较详细反映企业经济活动及资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等状况。显然，明细分类账对于加强财产物资管理、往来款项结算、收入及费用开支的监督等，有着重要作用。明细分类账对总分类账起补充说明的作用，它所提供的资料也是编制会计报表的重要依据。

明细账的格式主要有三栏式、多栏式、数量金额式，分别介绍如下：

1.三栏式明细分类账

三栏式明细分类账是设有借方、贷方和余额三个栏目，用以分类核算各项经济业务，提供详细核算资料的账簿。其格式与三栏式总账格式相同。前述图表6-7、6-8也可以用作明细账。

三栏式明细账适用于只进行金额核算的账户，如应收账款、应付账款、其他应收款、应交税费等往来结算账户。

【例5-3】红星公司是东方公司的长期购货客户，2012年1-4月份发生以下货款往来业务：

①1月18日，收回上年12月8日货款36000元（转账支票），记账凭证87号；

②1月24日，销售商品一批价税合计42000元，货款未收，记账凭证98号；

③2月25日，收回上年12月28日货款62000元（转账支票），记账凭证99号；

④3月2日，收回今年1月24日货款42000元（转账支票），记账凭证8号；

⑤4月12日，销售商品一批价税合计17000元，记账凭证46号。

根据上述资料东方公司会计人员登记应收账款明细账（上年结转余额借方98000元）如下：

2.多栏式明细分类账

多栏式明细分类账将属于同一个总账科目的各个明细科目合并在一张账页上进行登记，也就是在这种格式账页的借方或贷方金额栏内按照明细项目设若干专栏。这种格式适用于成本费用类科目的明细核算。

在实际工作中，成本费用类科目的明细账，可以只按借方发生额设置账页，贷方发生额由于每月发生的笔数很少，可以在借方用红字冲记。如管理费用明细账，其借方按费用项目设专栏，发生贷方业务时，如结转至本年利润时，则在借方相应专栏用红字冲记。销售费用、财务费用等明细账，其借方也按费用项目设专栏，结转时，都用红字记录在借方。这类明细账也可以在借方设专栏的情况下，贷方设一总的金额栏，再设一余额栏。这两种多栏式明细账的格式见图表5-12和图表5-13。

图表5-12　管理费用明细分类账　第　页

图表5-13　管理费用明细分类账　第　页

【例5-4】某企业A生产车间2012年6月发生以下制造费用：

①10日，分配工资费用3000元，记账凭证36号；

②10日，分配职工食堂补贴420元，记账凭证37号；

③22日，用银行存款支付电费8000元，记账凭证58号；

④23日，车间领用备品备件300元，记账凭证64号；

⑤30日，计提固定资产折旧5700元，记账凭证93号；

⑥30日，结转当月制造费用17420元，记账凭证98号。

根据上述记账凭证登记制造费用明细账如下：

3.数量金额式明细分类账

数量金额式明细分类账适用于既要进行金额核算又要进行数量核算的账户。如原材料、库存商品、包装物和低值易耗品等存货账户，其借方（收入）、贷方（发出）和余额（结存）都分别设有数量、单价和金额三个专栏。其格式见图表5-14。

图表5-14　原材料明细分类账

采用数量金额式明细分类账提供了企业有关财产物资的数量和金额收、发、存的详细资料，从而能加强财产物资的实物管理和使用监督，可以保证这些财产物资的安全完整。

【例5-5】某企业原材料实行先进先出法核算，2012年5月底结存甲材料数量、单价和金额见账面结存。2012年6月发生以下进出业务：

①6月3日，A车间生产领用100件，领料单14号；

②6月5日，购入300件，单价60元，入库单4号；

③6月8日，B车间生产领用120件，领料单23号；

④6月17日，A车间生产领用160件，领料单62号；

⑤6月22日，购入220件，单价58元，入库单17号；

⑥6月25日，公司修理领用20件，领料单88号。

根据上述单据登记甲材料明细账如下：

【例5-6】假如上例企业原材料实行移动平均法核算，则登记甲材料明细账如下：

明细分类账除了上述分类外，还有一种横线登记式明细分类账（也称平行式明细账）。

横线登记式明细分类账，是采用横线登记，即将每一相关的业务登记在一行，从而可依据每一行各个栏目的登记是否齐全来判断该项业务的进展情况。该明细分类账实际上是一种多栏式明细账，适用于登记材料采购业务、应收票据和一次性备用金业务。

【例5-7】某企业2012年3月发生以下经济业务：

①3月5日，职工周军预支差旅费借款500元（记账凭证6号）；

②3月8日，刘明借款600元（记账凭证11号）；

③3月10日，刘明报销650元（记账凭证26号）；

④3月21日，周军报销430元（记账凭证74号）。

根据上述业务登记其他应收款——备用金明细账

（二）明细分类账的登记方法

明细分类账的登记通常有几种方法：一是根据原始凭证直接登记明细账；二是根据汇总原始凭证登记明细账；三是根据记账凭证登记明细账。

不同类型经济业务的明细分类账，可根据管理需要，依据记账凭证、原始凭证或汇总原始凭证逐日逐笔或定期汇总登记。固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔登记；库存商品、原材料、产成品收发明细账以及收入、费用明细账可以逐笔登记，也可定期汇总登记。现金、银行存款账户由于已设置了日记账，就不必再设置明细账了，其日记账实质上也是一种明细账。

（三）总分类账和明细分类账的平行登记

平行登记是对发生的每一笔经济业务，都要以会计凭证为依据，一方面记入有关总分类账户，另一方面要记入该总分类账户所属的明细分类账户的方法。平行登记的要点是同期、同向、等额，即所属会计期间相同、借贷方向相同、记入总分类账的金额与记入明细分类账的合计金额相等。

【例5-8】某企业向甲单位销售商品8000元，向乙单位销售商品5000元，款项尚未收到。

有关总分类账和明细分类账的平行登记，如图表5-15所示。

图表5-15　某企业总分类账和明细分类账的平行登记