工程合同管理的基本制度

10.2　工程合同管理的基本制度

10.2.1　合同管理组织机构

合同管理是一项重要的经济管理工作，合同管理水平的高低对企业和项目的经济效益影响很大。因此，企业必须结合实际建立完善合同管理的组织机构。逐步建立公司、分公司、项目部各层次的合同管理机构，配置专业的合同管理人员，形成合同管理的网络组织，负责合同管理的各项工作，以维护企业的经济利益和合法权益。

10.2.2　合同管理人才

做好合同管理工作，人是关键因素。合同管理作为一种复合型和智力性的工作，需要高度专业化及丰富知识和经验的专门人才。在国内建设领域，专门的工程合同管理和索赔人才还相当缺乏，必须以人为本，加大合同管理人才的培养力度。在工程实践中，合同管理人才培养应关注以下四方面：一是要重视选人。选择素质高、能力强、知识面广、责任心强的人员充实到合同管理队伍。二是要加强理论学习。鼓励合同管理人员参加法律和经济管理方面的考试及相关的执业资格考试，提高他们的理论水平。三是要以机制激励人。明确合同管理人员的责、权、利，建立和完善岗位竞争机制和奖惩机制。四是要在实践中培养、锻炼和造就合同管理人员。把合同管理和项目管理结合起来，把合同管理人员放到工程项目部从事具体的合同管理工作，在实践中提高运用合同手段解决工程建设实际问题的能力。

10.2.3　合同管理制度

鉴于工程合同管理的特点，工程项目的合同管理必须注重专门化、专业化、协调化和信息化。企业要做好合同管理工作，必须建立健全一套行之有效、严格的规章制度和可操作的作业制度。具体而言就是：企业或项目应设立专门的合同管理机构，统一保存和管理合同；配备专门的专业人员具体负责合同管理工作；强化合同管理过程中企业或项目内外部的分工、协调与合作，逐步建立和完善合同管理体系和制度。合同管理制度主要包括以下方面：

1）合同会签制度

由于工程合同涉及企业或项目相关部门的工作，为了保证合同签订后得以全面履行，在合同正式签订之前，由办理合同的业务部门会同企业或项目的其他部门共同研究，提出对合同条款的具体意见，进行会签。实行合同会签制度，有利于调动各部门的积极性，发挥各部门管理职能作用，群策群力，集思广益，以保证合同履行的可行性，并促使企业或项目各部门之间的相互衔接和协调，确保合同全面、切实地履行。

2）合同审查制度

为了保证企业签订的合同合法、有效，必须在签订前履行审查、批准手续。合同审查是指将准备签订的合同在部门会签后，交给企业主管合同的机构或法律顾问进行审查；合同批准是由企业主管或法定代表人签署意见，同意对外正式签订合同。通过严格的审查和批准手续，可以使合同的签订建立在可靠的基础上，尽量防止合同纠纷的发生，维护企业的合法利益。

3）合同印章管理制度

企业合同专用章是代表企业在经营活动中对外行使权利、承担义务、签订合同的凭证。因此，企业对合同专用章的登记、保管、使用等都要有严格的规定。合同专用章应由合同管理员保管、签印，并实行专章专用。合同专用章只能在规定的业务范围内使用，不能超越范围使用；不得为空白合同文本加盖合同印章；不得为未经审查批准的合同文本加盖合同印章；严禁与合同洽谈人员勾结，利用合同专用章谋取个人利益。如果出现上述情况，要追究合同专用章管理人员的责任。外出签订合同时，应由合同专用章管理人员携章陪同负责办理签约的人员一起前往签约。

4）合同信息管理制度

由于工程合同在签订和履行中往来函件和资料非常多，因此合同管理系统性强，必须实行档案化、信息化管理。首先，应建立文档编码及检索系统，每一份合同、往来函件、会议纪要和图纸变更等文件均应进入计算机系统，并确立特定的文档编码，根据计算机设置的检索系统进行保存和调阅。其次，应建立文档的收集、处理以及行文、传送和确认制度，有专人及时收集、整理、归档各种工程信息；严格信息资料的查阅、登记、管理和保密制度；工程全部竣工后，应将全部合同及文件，包括完整的工程竣工资料、竣工图纸、竣工验收、工程结算和决算等，按照国家《档案法》及有关规定，建档保管。最后，应建立行文制度、传送制度和确认制度，合同管理机构应制定标准化的行文格式，对外统一使用，相关文件和信息经过合同管理机构准许后才能对外传送。一旦经由信息化传送方式传达的资料需由收到方以书面或同样信息化的方式加以确认，确认结果由合同管理机构统一保管。

5）合同检查和奖励制度

企业应建立合同签订、履行的监督检查制度，通过检查及时发现合同履行管理中的薄弱环节和矛盾，以利于提出改进意见，促进企业各部门的协调配合，提高企业的经营管理水平。通过定期的检查和考核，对合同履行管理工作完成好的部门和人员给予表扬鼓励；成绩突出并有重大贡献的人员，给予物质和精神奖励。对于工作差、不负责任或经常“扯皮”的部门和人员要给予批评教育；对玩忽职守、严重渎职或有违法行为的人员要给予行政处分、经济制裁，情节严重、触及刑律的要追究刑事责任。实行奖惩制度有利于增强企业各部门和有关人员履行合同的责任心，是保证全面履行合同的有力措施。

6）合同统计考核制度

合同统计考核制度，是企业整个统计报表制度的重要组成部分。合同统计考核制度，是运用科学方法，利用统计数字，反馈合同订立和履行情况，通过对统计数字的分析，总结经验和教训，为企业经营决策提供重要依据。合同考核制度包括统计范围、计算方法、报表格式、填报规定、报送期限和部门等。承包商一般是对中标率、合同谈判成功率、合同签约率、索赔成功率和合同履行率等进行统计考核。

7）合同管理目标制度

合同管理目标是各项合同管理活动应达到的预期结果和最终目的。合同管理的目的是企业通过自身在合同订立和履行过程中进行的计划、组织、指挥、监督和协调等工作，促使企业或项目内部各部门、各环节互相衔接、密切配合，进而使人、财、物、信息等要素得到合理组织和充分利用，保证企业经营管理活动的顺利进行，提高工程管理水平，增强市场竞争能力。

8）合同管理质量责任制度

合同管理质量责任制度是承包商的一项基本管理制度，它具体规定企业内部具有合同管理任务的部门和合同管理人员的工作范围、履行合同中应负的责任以及拥有的职权。这一制度有利于企业内部合同管理工作分工协作，责任明确，任务落实，逐级负责，人人负责，从而调动企业合同管理人员以及合同履行中涉及的有关人员的积极性，促进承包商管理工作正常开展，保证合同圆满完成。

10.2.4　合同管理制度评估

合同管理制度是合同管理活动及其运行过程的行为规范，合同管理制度是否健全是合同管理的关键所在。合同管理制度评估的主要内容有如下几点内容。

（1）合法性：指合同管理制度应符合国家有关法律法规的规定。

（2）规范性：指合同管理制度具有规范合同行为的作用，对合同管理行为进行评价、指导和预测，对合法行为进行保护奖励，对违法行为进行预防、警示或制裁等。

（3）实用性：指合同管理制度能适应合同管理的需求，便于操作和实施。

（4）系统性：指各类合同的管理制度互相协调、互相制约，形成一个有机系统，在工程合同管理中能发挥整体效应。

（5）科学性：指合同管理制度能够正确反映合同管理的客观规律，能保证利用客观规律进行有效的合同管理。

以下给出某施工企业建立的企业内部合同管理办法，供参考。

案例10-1　某施工企业的合同管理办法

一、总则

第1条　为加强合同管理，提高合同质量，保证合同的全面履行，做到管理有规章、签约有约束、履行有检查，提高合同履约率，维护企业的合法权益，提高企业经济效益，根据中华人民共和国《合同法》、《建筑法》、《招标投标法》及有关法律、法规，结合企业实际情况，特制定本管理办法。

第2条　本办法适用于在本企业范围内签订和履约的所有建设工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、物资设备采购供应合同等涉及本单位经济利益和社会信誉的合同、协议。

第3条　各下属单位应依据本办法制定实施细则。子公司、设计院制定的实施细则报总公司备案，直营区域公司制定的实施细则报总公司审批后实施。

二、机构和职责

第4条　总公司合约部是全公司合同的管理机构，其主要职责是：

（1）负责组织宣传、学习贯彻《合同法》、《建筑法》、《招标投标法》、《建设工程质量管理条例》及有关合同的法律、法规和规章。

（2）负责制定总公司合同管理工作规划，并组织实施。

（3）负责总公司总部参加“重合同、守信用”评比及年审工作。

（4）组织参与以总公司名义承接的重大、重要工程有关合同条款的审议工作及合同的评审、洽谈、签约工作。

（5）组织、协调“两制”建设，负责标价分离及工程项目施工内部承包合同管理工作。

（6）组织合同管理工作的业务竞赛。

（7）负责修订完善总公司合同管理制度，指导各下属公司制定合同管理实施细则。

（8）监督、检查各下属公司施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、物资设备采购合同的签约、履行情况，并总结推广先进经验和做法。

（9）负责组织合同管理人员的培训、取证及持证上岗。

（10）参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼。

（11）负责以总公司名义承接工程合同的建账、归档工作。

（12）负责总公司ISO 9000标准中关于合同评审程序文件的编写及修订工作。

（13）负责总公司合同专用章及法人授权委托书的日常管理工作。

（14）负责国家有关合同示范文本的推广应用工作，负责总公司内有关合同示范文本的编制和推广应用工作。

第5条　总公司合约部在总经济师领导下开展工作，应配备取得合同管理员证书的专职合同管理人员。总公司合约部的职能除要贯彻落实总公司对合约部的职能要求外，可根据总公司的实际情况增加内容，在确定职责时特别要注意以下两点：

（1）对合同谈判、评审、签约3个环节，公司要加强授权委托管理，以免造成合同签约权的失控。

（2）对各类经济合同都要制定严格的工作程序，各部门密切配合，加强法制观念，用好法律，保护企业利益。

第6条　项目经理部设合约副经理，专职负责合约的履约管理及办理合约相关的工作。其主要职责是：

（1）负责向所在部门所有人员宣传、贯彻合同法律、法规和规章，组织学习所在项目的各种合同，并熟悉内容。

（2）贯彻执行总公司有关合同管理方法和实施细则，代表、协助项目经理进行所在项目的各类分包、物资采购等合同的洽谈、起草、签订工作。

（3）负责所在项目所有合同的日常管理工作，收集、记录、整理、收存与合同有关的协议、函件，办理工程变更和签证等，并及时报公司合约部。

（4）负责索赔工作，收集、整理索赔资料，书写索赔报告。

（5）监督所在项目各类合同的执行情况，发现问题及时向项目经理或（及）公司合约部报告，按要求向公司合约部统计、汇总、上报各种合同履行情况。

（6）负责项目预（结）算管理工作，指导项目预算员、兼职合约管理员的工作。

第7条　各分公司应有分管领导和分管部门，设专职人员负责合约管理工作。

三、一般规定

第8条　合同洽谈、签订人员应具有相应的业务能力和专业知识，遵纪守法。严禁借工作之便收受贿赂、假公济私，不准采取胁迫、欺诈、诱惑等不法手段，严禁签订违法合同或无效合同。

第9条　实行签订施工合同洽谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。任何合同均需按照合同评审程序评审批准后方可盖章生效。

第10条　凡属本办法第2条规定的内容，一律采用书面形式签订，严禁口头协议和非正式书面协议，杜绝合同履约在先、签订在后的现象发生。

第11条　实行法人授权委托制度，推行委托代理人许可证制度签订合同，由法定代表人或凭法人的委托授权书方可签订。委托代理人必须在授权范围和权限内签订，不得超过代理权限，不得与自己代理的其他人签订合同。无法人授权委托，任何人无权代表公司对外签订合同。

第12条　责任（合同主办）部门在合同签订前应验证合同签订对方的资质、资信，营业执照、资质证书，验明合同当事人是否具有主体资质、权利能力和行为能力；合同的主办人是否有代理权，是否超越代理权限范围和有效期及其真实性；使用的印鉴是否合法与真实有效。在合同签订时，要保存有关资料。

四、建设工程施工合同的签订

第13条　建设工程施工合同由经营部门主办。合同洽谈前，责任（合同主办）部门必须对当事人的综合情况进行考察。建设工程施工合同中属投标中标项目的，要认真熟悉业主招标文件，我方投标书、中标书、纪要、往来致函等文书，召集有关部门认真组织合同洽谈准备会，根据经营的策略和意图制定谈判原则和方案，与对方进行谈判。

第14条　合同洽谈过程中，对于担保、垫资、履约保证金、预付款等涉及费用较大的项目，按评审程序重新进行评审。合同谈判人员负责向合同执行单位进行书面交底。

第15条　合同主要条款谈妥后，应由法律事务人员进行审查，做到合同的内容、条款符合法律、法规和规章的规定。

第16条　合同文本按程序评审完由总经济师签字后，报法定代表人或委托代理人签字审批。

对于大型建设工程及有影响的重点工程、特殊工程还应召开单位主要负责人、三总师、有关责任部门负责人的会议，对合同的主要内容进行讨论和审查。

工程项目经理和营销项目经理必须参与相关的合同签订活动的全过程。

第17条　合同按照“分级归口”的原则进行签订、管理。

（1）具有企业法人资格的总公司下属各单位在各自经营的范围内签订合同，由本单位合约部进行管理，并接受总公司合约部的监督和检查。

（2）各单位以总公司名义签订的各类施工合同，原则上按下列条款规定执行：

①合同额在5 000万元以上的施工合同、总承包施工合同及有重大影响的工程项目的施工合同，由总公司合约部组织洽谈、评审、签订，合同正本留存合约部备案。

②合同额在5 000万元以下的施工合同，由总公司授权委托，在本单位总经济师、主管领导审核把关下自行组织签订，合同副本报总公司合约部。

（3）总公司总部机关、各办事处承接的工程由总公司合约部组织评审、洽谈、签约以及实施履约管理，合同正本留存总公司合约部。

（4）垫资工程按总公司《关于承接垫资工程项目的管理规定》，经确认后方可正式签订合同。

第18条　与建设单位签订的建设工程施工合同，原则上应采用GF—1999—0201版本的建设工程施工合同或当地主管部门推荐使用的合同示范文本。

第19条　订立建设工程施工合同必须使用合同专用章。合同专用章印模需送登记注册的工商行政管理部门及总公司合约部备案。

合同专用章由合约部专人保管，无领导书面授权同意，不得私自使用合同专用章。未加盖公司合同专用章的合同，预算、结算部门和财务部门不予办理结算、拨款手续。

第20条　合同经双方签字、盖章后，按法律、法规规定或合同约定必须办理鉴证、公证手续的，由合约部负责办理。

按规定须经上级有关部门批准才能签订的合同必须经批准后才能签订。

五、劳务（专业）分包合同的签订

第21条　劳务（专业）分包队伍的选定，应采用招标程序进行，并执行总公司《工程分包程序》。参与招（议）标的劳务（专业）分包队伍的营业执照施工范围、资质等级、管理能力和实际业绩要与所承担的工程相适应。

第22条　劳务（专业）分包队伍的招议标工作，由项目经理部负责实施。合约管理部门对招标文件、评标办法进行评审。

第23条　劳务（专业）分包队伍中标后，由项目经理部提交法人单位与其签订“建筑安装工程劳务作业层施工合同”，合同文本采用总公司发字（1999）第39号颁发的样本。

第24条　在签订合同前，项目经理部应审查劳务（专业）分包队伍的下列证件原件：

（1）有效的企业法人营业执照、建筑业企业资质证书、施工许可证、施工收费标准证书、安全资格证书、签订合同法人授权委托书。

（2）总公司外部劳务队伍资格证书。

（3）中标通知书。

六、物资采购合同的签订

第25条　建筑材料、设备购销工作按总公司总部《物资控制程序》和各单位采购程序进行。

第26条　对物资采购工作的权限、招标方式、采购范围、采购频次、采购程序按总公司工字（2000）第105号文《××总公司物资采购管理办法》执行。

第27条　物资采购合同的签订工作中各单位物资部门按程序要求组织实施，合同副本报本单位合约部门一份。

第28条　物资采购合同文本采用总公司发字（1999）第39号文颁发的样本。

七、合同的履行

第29条　合同依法签订后，即具有法律效力，受法律的约束。当事人必须认真履行合同，严格执行，确保信誉。各单位、各有关部门，都要按合同的要求执行。

第30条　有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成部分，项目经理部在收到对方的信函、文书或电报后，均应及时审阅并制定对策，项目合约副经理或经办人员应及时、积极地收集资料，整理、收存并上报合约管理部门做好备案工作，为索赔做好基础工作。

第31条　合约管理部门要定期进行合同履行情况的检查，对合同履行中出现的问题给予解释、解决，对经常出现的问题加以研究、剖析，以期在以后合同的签订中改进。

第32条　对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件，合同履行单位、项目经理部应及时查明原因，通过取证，按照合同规定及时、合理、准确地向对方提出索赔（含违约）报告。因对方责任，使我方权益受损时签约单位经办人及合同管理部门均有责任认真收集证据，及时追究对方的责任。当我方接到对方的索赔（含违约）报告后应认真研究，及时处理、答疑、举证或反诉，及时与对方协商解决。

上述合同履行中发生的情况应及时报告合约部。

第33条　合同履行过程中，合同履行单位、项目经理部应教育、督促全体人员严格按合同进行工作，应随时检查、记录合同的实际履行情况、发生的问题，定期报告合约管理部门，并根据实际情况制定切实措施和对策，保证合同的顺利履行。

第34条　对因合同本身条款而在执行过程中发生的纠纷，合同履行单位、项目经理部应及时分析、查明原因，提出解决办法并报请上级合约部门及时与对方协商解决。协商解决不成的，可请上级主管部门调解。协商、调解均不成的，根据合同约定，在规定的时效内向仲裁机关申请仲裁或向人民法院提起诉讼。

八、合同的变更与解除

第35条　合同订立后受法律约束，任何一方不得擅自变更或解除，若确需变更或解除时，由合约签订人或经办人查明原因，提出意见，经批准签订的部门或单位领导核准后，再同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议。合同更改必须由原合同起草部门负责，按《合同评审程序》办理合同更改评审，办理书面的合同更改签订。做好变更文件的整理、保存和归档工作，更改的合同与原合同发放的范围相同。

第36条　对于特殊情况下合同履行过程中的合同终（中）止（包括停建、缓建等），必须及时办理终（中）止手续，收集因终（中）止合同给我方带来经济损失的证据和资料，及时追究对方的责任。终（中）止的合同恢复履行时，同样也要办理恢复的手续。合同的终（中）止与恢复都必须通知上级合约部门。

第37条　合同的终止（合同未履行完，但确定不再继续履行），合同履行部门应做好终止记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济来往和工程结算工作，办理解除合同的手续。资料由合约部移交档案室保存。

九、合同管理

第38条　各类合同统一归合约部管理。合约部应收集、整理各类合同进行归档管理，定期检查、考核。

第39条　建设工程施工合同与合同有关的补充协议、会议纪要、信函电报、电话记录、签证、索赔报告、合同台账等资料均是企业经济活动的原始资料，应定期按项目、按合同分类建立详细的台账，及时归档保存。

第40条　无论是我方准备，还是对方准备，或已经申请仲裁或提出诉讼，合同履行单位均要书面报告合约部门，会同经营、法律部门共同研究诉讼或应诉方案。

第41条　签订合同正本两份，副本份数按需要确定，正、副本区分清楚。合同签订后合约部留存正本，其余各职能部门或合同履行部门由合约部负责编号分发。除合约部外其他部门复印合同必须事先征得合约部同意，由合约部统一编号管理，并加盖合同管理部门印章。所有合同发放均应做好发放记录。

第42条　合同履行完毕并已竣工结算完的工程，合同执行部门应向合约部提交合同履行情况的工作报告。合约部审查后，连同合同、结算书以及一切来往文书、经济签证、变更记录、竣工验收证书等所有资料装订成册，送交档案室存档保存。

第43条　总公司下属各单位应及时准确地将合同统计报表和其他有关资料报送总公司合约部。

十、责任与奖惩

第44条　任何单位和个人均有权检举、揭发利用合同进行违法活动的行为。对检举揭发有功人员，依照国家有关规定给予奖励并负责保密。

第45条　在合同的签订、履行及合同管理工作中成绩显著、有特殊贡献者，在“重合同，守信用”企业评比中，被省、市工商行政管理部门评选为“优秀合同管理员”的，各单位应给予一定的奖励。

第46条　对有下列情况之一的，根据情节轻重追究有关责任人员的行政、经济直至法律责任：

（1）在合同签订中，违反本管理办法的，玩忽职守，给本企业造成损失的。

（2）未经授权或超越代理权限，不依规定程序滥签合同，所签合同应视为无效合同，并给企业造成损失的。

（3）在合同的履行中，由于单位、部门或个人失职，致使合同不能正常履行，给本企业造成损失的。

（4）在签订、履行合同中，利用职权和工作之便，索贿受贿，徇私舞弊，致使国家和企业的利益受到损害的。

十一、其他

第47条　本办法解释权归总公司合约部。

第48条　本办法自下发之日起执行，原合同管理办法同时停止执行。