工程合同信息管理系统

10.3　工程合同信息管理系统

10.3.1　工程合同信息管理及特点

在工程实施过程中，合同管理主要是对工程合同的签订、履行、变更和解除进行全过程的监督检查和控制，对合同执行状态进行评估、诊断和预警，对合同争议进行调解和处理，保证合同的依法签订和全面履行，实现工程项目的总体合同目标。合同管理人员应当对各类合同条款进行认真仔细的分析研究，建立合同管理责任体系和网络体系，在工程实施过程中根据合同要求进行监督检查，并通过各种反馈信息及时准确地处理各种工程实际问题。因此，就要求合同管理人员加强信息管理，对合同管理过程中的各种信息进行收集、整理、处理、存储、传递和应用，以便及时、高效地发出各项正确指令。为了提高合同管理水平，全面、准确、及时地获取工程信息十分重要，这就需要建立完整的合同信息管理制度及科学高效的合同管理信息系统。

1）工程合同信息

工程项目合同管理涉及的时间长、范围广、内容多、信息量大。工程合同信息包括合同前期信息、合同原始信息、合同跟踪信息、合同变更信息、合同结束信息。合同前期信息主要包括工程项目招投标信息；合同原始信息包括合同名称、合同类型、合同编码、合同主体、合同标的、商务条款、技术条款、合同参与方、关联合同等静态数据；合同跟踪信息包括合同进度、合同费用（投资/成本）、合同确定的项目质量等动态数据；合同变更信息包括合同变更参与方提出的变更建议、变更方案、变更令、变更引起的标的变更；合同结束信息包括合同支付、合同结算、合同评价信息、合同归档信息。

2）工程合同信息管理

所谓信息管理是对信息的收集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。信息管理的目的就是通过有组织的信息流通，使决策者能够及时准确地获取相应的信息。工程合同信息管理既有一般信息管理的特点，也有其特有的特点：

（1）时效性。在工程实施过程中，有大量的信息都是实时信息，而这些信息往往又与工程项目的总体目标是否能够实现休戚相关。如果不能及时得到这些瞬息万变的信息，并将这些信息迅速传递到相关的单位、部门，势必对工程的实施产生重大影响，从而可能会导致项目总体目标不能按时、按质、按量得到实现。如工程师不能在规定的期限内作出指令就有可能导致工程停工，承包商的索赔不能及时解决可能会影响工程的实施。所以，及时准确地获取工程信息十分必要。

（2）综合性。在工程实施过程中，合同信息往往是通过质量、进度和投资方面反映出来的。合同是业主与承包商的连接纽带，也是工程师实施监理的主要依据。但是，工程承包合同的主要条款则是关于双方当事人在质量、进度和投资等方面的权利义务约定。同时，要加强合同管理，也需要通过对大量其他各方面的信息进行分析处理来实现。

（3）复杂性。由于工程项目是一个复杂开放的系统，在所有的信息中既有项目内部信息，如合同结构、合同管理制度，也有大量外部信息，如国家政策、法律法规等等；既有固定信息，也有流动信息；既有现时信息，又有历史信息；既有生产信息，又有技术信息、经济信息。这就给信息管理带来了较大的难度。

3）工程合同信息管理系统的设计要求

工程合同信息管理系统（Contract Information Management System，CIMS）的设计应注意以下问题：

（1）关注工程合同信息管理的生命周期。工程合同信息管理的全生命周期包括合同前期的工程招投标阶段、项目合同执行阶段、项目合同结束阶段。工程招投标是工程项目合同形成的过程，这一阶段将产生工程合同的前期信息和合同的原始信息。项目合同执行阶段将合同执行过程中跟踪的进度、费用、质量实际数据与合同目标的原始信息进行比较分析，对执行过程中合同变更的信息进行跟踪记录，并且作为合同结算的依据。合同结束阶段对合同的实际信息进行汇总、分析、保存，对合同索赔、合同纠纷解决信息进行记录、分析、保存。合同信息从工程项目的招投标开始，到项目结束的合同管理全生命周期中流动、传递、变化。因此，工程合同管理信息系统的信息管理应该覆盖从招投标到合同结束的全过程。

（2）工程合同信息管理是工程项目管理信息系统中的一个组成部分。工程项目管理信息系统包括工程项目范围管理、进度管理、费用管理、质量管理、合同管理、安全管理、环境管理等子系统。合同管理作为一个子系统与其他的子系统相关，尤其与进度管理子系统、费用管理子系统、质量管理子系统、范围管理子系统有着密切的关系。它们的信息有着输入/输出的关系，本子系统的输入来自于其他子系统，在本子系统中经过处理、加工、生成的新的信息又是其他子系统的输入信息。对工程合同信息管理绝不是孤立的信息处理，它必然涉及和影响工程项目管理信息系统的其他部分。

（3）工程合同信息管理涉及各项目参与方。工程合同根据其不同的类型，分为两方合同和三方合同。围绕一个工程项目合同，一定有多个合同的参与方：一个普通的工程施工承包合同就有项目业主方、监理方、承包方；一个大型投资工程项目可能涉及投资方、开发方、业主方、咨询方、设计方、监理方、施工承包方、设备供应方、分包方等等。当然，这里涉及的不是一个合同，但是围绕着同一个工程项目的各个合同之间，有着不可解脱的关系。因此，工程合同信息管理系统要涉及项目的诸多参与方，各参与方的合同管理信息必将进行传递、交换、汇总、整合。

（4）工程合同信息管理的动态性。工程合同信息在全生命周期中不是静态的，随着项目的进展，合同目标信息（进度信息、费用信息、质量信息）不断更新。如果合同条件发生变更，合同信息也就随着发生变更。为了控制合同执行，需要根据合同的实际信息和合同变更信息对合同风险进行分析，调整项目管理对策。因此，合同信息的动态特性是合同信息管理系统设计的重要依据。

（5）工程合同信息管理的“协同性”。工程合同信息管理的“协同性”体现在以下几方面：项目各参与方围绕同一个合同，需要协同处理合同信息；合同信息管理必须与进度信息管理、费用信息管理、质量信息管理、范围信息管理等进行协同；合同信息管理应该与知识库管理、数据库管理、沟通管理等进行协同等等。

CIMS由合同管理协同工作平台、合同管理数据库、知识库、工作流程管理和多个合同管理子系统组成。作为工程项目管理信息系统的组成部分，CIMS也可以分为几层子系统。每个子系统由多个参与方的不同管理人员在不同的时间和不同的地方进行业务操作、信息处理。CIMS必须打破“信息孤岛”，实现“信息共享”。随着IT技术的发展，基于WEB及信息门户进行合同信息管理的研究和应用也在不断深入。工程合同信息管理经历了以下几个发展阶段：简单合同信息查询系统（类似图书资料管理）、工程合同管理系统（单一管理）、与工程项目管理系统集成的信息系统、多参与方协同的工程合同信息管理门户。

10.3.2　基于Web的CIMS设计

1）Web应用系统的特点

目前很多企业的管理信息系统采用了C/S的系统结构，这类系统的优点是与大型数据库连接紧密，数据处理速度快，系统安全性好。但应用C/S结构建设的管理信息系统专用性强，难以跨平台使用，开发周期长，生命周期短，系统维护和升级成本太高，系统只能在局域网的小范围内实现信息集成和信息共享，其封闭性限制了系统对外部资源的利用。而且，如果需要提供Internet/Intranet上的数据服务，旧的管理信息系统必须要以新的软件技术重新编写，造成重复开发成本高。随着互联网在世界范围内的普及和信息技术的发展，基于Web的信息系统对传统管理信息系统的体系结构产生了巨大的影响。与C/S结构相比，基于Web的管理信息系统具有如下优势：

（1）开放性：基于Web的管理信息系统可以做到开放式的、跨平台的应用。

（2）易于维护和升级：采用分布式多层应用技术，大大节省了用于系统维护和升级的时间和费用，也改善了C/S结构的延展性问题。

（3）标准化：基于Internet上的公开协议和技术标准（如TCP/IP，HTTP，XML，SOAP等）可实现应用系统在Internet/Intranet上的集成，具有良好的扩展性。对于操作人员来说，客户端可使用标准化的浏览器软件，用户界面的操作简单易学。

（4）安全性：与传统的C/S结构相比，基于Web的管理信息系统在客户端与数据库服务器之间增加了Web层服务器和其他的中间层服务器，使客户端和数据库服务器不直接相连，可有效地防止用户的非法入侵。此外，中间层为系统提供了基本的安全保护，并支持软件开发人员使用SSL（Security Socket Layer）对传输的资料进行加密解密。

CIMS的系统结构参见图10-9。

图10-9　CIMS的系统结构图

2）CIMS的功能模型

（1）客户端的主要功能

客户端的Web页面分为合同业务客户页面和业务管理员页面。业务客户的Web页面实现了客户在线填写合同申请表、在线下载申请表和在线打印申请表的功能。业务管理员的Web页面主要包含5个模块，各模块的功能如图10-10所示。

图10-10　CIMS的功能模型图

①合同信息管理。合同信息管理包括了对合同基本信息和合同履行信息的管理，合同基本信息的数据项设置应根据企业不同的行业背景或者政府机构对合同管理系统的不同实施要求制定，并提供数据项的用户自定义功能以拓展系统的实用性。对合同执行情况的跟踪，包括了对合同履行进度、结算情况、变更内容、争议解决办法、合同履行完毕资料归档等情况的信息管理，并提供各项数据的对比分析功能。批量导入提供了传统的Excel表格在指定格式下向数据库的导入接口。系统提示根据系统管理员设置的提前天数，定期向用户提示合同收付款和合同期限等信息。

②报表处理。实现常规的报表运算和个性化的自定义报表处理功能。对于大型企业的合同管理工作，报表处理是一项十分麻烦的工作，基于Web的合同管理系统在统一管理合同数据信息的基础上，可以提供便捷的报表运算和分析功能。

③辅助信息。实现了客户基本信息的管理，根据对客户的历史记录和目前运营状况的数据分析，提供对客户资质的初步评估；实现对合同示范文本和相关法律法规的管理，以规范合同文本的录入，方便用户对法律法规及其相关规定的查询。

④系统管理。系统用户的管理模块负责对用户的使用权限进行设置，权限分级管理对维护系统安全、正常地运行是非常必要的；拥有访问权限的用户可以通过系统数据设置模块，对合同管理的基础数据项进行设置。

⑤在线帮助。利用Internet技术快捷方便地为各级系统管理人员和用户提供帮助信息。

（2）服务器端的主要功能

系统的服务器端负责接收和处理客户端发出的请求，并以Web页面的形式将处理结果返回给客户端。合同管理系统采用了分布式多层应用的系统结构，服务器端分为负责Web发布的Web服务器，提供Internet/Intranet服务接口的Web Service服务器，存放主要的逻辑应用程序并提供事务管理功能的中间层服务器，以及负责数据管理的数据库服务器。主要功能包括：①对登录用户进行身份验证；②根据系统的分级权限设定，限制用户的使用权限；③处理数据查询、数据修改、报表处理等客户端请求，返回Web页面；④维护和管理系统数据库；⑤运用中间层MTS（Microsoft Transaction Server）所提供的交易管理服务，实现数据资料在操作过程中的完整性和一致性保护；⑥具备同时处理多个用户请求的事务处理能力；⑦为数据传输和接收提供安全保障；⑧提供标准的服务接口WSDL，可以在Internet/Intranet上实现与其他应用系统的集成。

3）基于Web的CIMS安全性解决方案

基于Internet的网络技术实现了各个终端跨地域的开放性互联和信息共享，但同时也带来了严重的安全性问题。运行在互联网上的应用软件系统，其安全性可能将受到如下几种类型的威胁：数据被非法截获、读取和修改；未经授权的用户访问内部网络；用户被冒名欺骗等。合同信息属于商业机密，因此基于Web的合同管理系统对系统的安全性有很高的要求，可采用如下安全性解决方案：

（1）信息资源的第一层保护手段应是在内部网和互联网的节点处设置防火墙，利用防火墙对网络和服务器上的某些流量进行过滤和保护，监视在互联网和内部网的数据交换过程中各类活动是否符合了站点的安全规定，这类活动包括电子邮件、文件传输、远程登录等。

（2）互联网环境下数据传输容易造成信息的泄漏，所以对浏览器和服务器之间传输信息的加密是极有必要的。利用Internet的安全标准——安全套接层协议SSL（Security Socket Layer），可以对网络上传输的信息进行加密，实现客户端浏览器和Web服务器之间的信息以密文形式传输。

（3）系统的用户管理也是安全管理的重要组成部分，可综合运用应用程序提供的基本安全控制功能，中间层MTS/COM＋提供的组件、套件组件安全控制功能和数据库服务器所提供的资源安全控制功能，对用户权限进行了严格的管理和控制。