新闻发布会的组织筹备

第一节　新闻发布会的组织筹备

具有新闻发布性质的会议有很多种，包括记者招待会、新闻发布会、新闻通报会、媒体见面会、酒会等多种形式。一般来说，酒会比较自由、随意，非正式一些，气氛也相对轻松；记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色；新闻通报会以主办方介绍情况为主。另外，新闻发布会由新闻发言人出席即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席，并以回答记者提问为主。在这些形式中，最为正式，也最为常见的是新闻发布会，因此我们重点探讨它的运作机制。

一、新闻发布会的流程管理

1.政府新闻发布会的发展历程与规范

从全球范围来看，学术界认为世界上最早的政府新闻发布会是在1904年7月。1904年2月，日俄战争在中国境内点燃烽火。由于日本不允许媒体赴前线观察战事情况，致使记者做了很多不利于日方的报道。为改变这种局面，当年7月，日方将许多记者召集到中国长春，介绍战况。西方国家普遍采用的新闻发布形式，则始于美国。二战后，媒体的影响力渐强，传媒在西方国家甚至成为立法、司法和行政之外的第四种力量。从20世纪50年代开始，美国在白宫设立了新闻办公室和发言人，并进行经常性的新闻发布。此后，各国政府也纷纷效仿，用这种做法引导舆论，树立自己对内对外的形象。

对中国而言，20世纪80年代，新闻发布工作逐渐被提到政府的工作日程。1980年，“四人帮”集团受到法律的审判，全国人大常委会为此专门召开了一次新闻发布会，由当时的人大常委会副秘书长曾涛作为发言人，向中外记者发布关于审判四人帮的决定。1980年，中国政府还召开了另外一次重要的新闻发布会，这就是向国内外公众发布关于“渤海二号”石油钻井船翻沉事故调查和处理的结果。关于“渤海二号”事故调查和处理结果的新闻发布会，也是中国政府首次对突发事件进行新闻发布，它与审判“四人帮”的新闻发布一起，成为改革开放后中国政府新闻发布工作的起点。

1983年3月，外交部首任新闻发言人对中外记者亮相。1983年6月4日，六届人大一次会议和六届政协一次会议共同举行新闻发布会，人大常委会副秘书长曾涛和政协副秘书长孙起孟作为新闻发言人，联合向中外记者发布关于“两会”的新闻。这是“两会”新闻发布制度的开始。从这些镜头中，我们可以看到中国社会前进的脚步。这一年的下半年，中央提出建立全国新闻发言人制度。

1988年中央进一步明确了要逐步建立和完善新闻发布制度。此后，中国政府的新闻发布工作进入了制度化建设阶段。外经贸部、国家统计局、国务院台湾事务办公室都是较早设立新闻发言人的部委。1993年1月，时任外经贸部部长的李岚清，在国务院新闻办组织的发布会上，介绍了1992年中国对外贸易的状况，这是国务院新闻办组织的第一次发布会。

目前，我国外交部每周要举办两场例行的新闻发布会。国务院各部门和各省、区、市也加强了政府新闻发布工作，2004年，国务院新闻办组织了60场新闻发布会。除外交部外的44场，国务院有关部门以本部门名义组织举办了约270场新闻发布会，其中，教育部、科技部、公安部、建设部、文化部、环保总局、统计局、国台办等部门新闻发布更为经常，28个省区市召开了460多场新闻发布会。

例：安徽省人民政府新闻发布会制度

为进一步加强政府与人民群众的沟通和联系，有效实行政务公开，扩大人民群众对政府工作的知情权，接受社会各界对政府工作的监督，确保新闻发布主动、及时、准确、权威，为我省改革开放和经济社会发展创造良好的舆论环境，特制定本制度。

一、新闻发布会时间、地点

省政府新闻发布会一般每半月一次，大体上安排在每月15日和月底最后一天。如遇重大突发性事件等特殊情况，也可随时举行。

省政府新闻发布会地点设在省政府办公厅会议室。

二、新闻发布会内容

新闻发布会一般包括以下内容：

1.省政府重要决定、重大决策部署、重要规章和规范性文件的有关内容；

2.全省经济社会发展形势；

3.省政府重点工作进展情况；

4.涉及全局的重大问题、重要活动和社会关注热点问题及重大突发性事件；

5.政府各部门工作中的重要事项；

6.需要发布的其他事项。

省政府新闻发布会内容和主题的确定，可由省政府办公厅根据省政府阶段性工作特点和需要直接提出，或由省政府各部门、各直属机构主动申报，也可由新闻单位根据自己掌握的人民群众关注的热点问题提供。最后由省政府新闻办公室（以下简称省政府新闻办）汇总提出，报省政府秘书长审定。

三、新闻发布会的管理和审批

1.原则上，省政府及省政府各部门、各直属机构的新闻发布会应统一归口管理，除省政府新闻办统一组织的新闻发布会外，各部门、各直属机构不得自行安排新闻发布会。

2.省政府新闻发布会，由省政府新闻办于发布会的前5天提出意见，经省政府分管副秘书长审核后，报秘书长审批。

四、新闻发言人

1.省政府各部门、各直属机构都要确定1—2名新闻发言人（其中必须有1名是本部门负责同志）。新闻发言人由熟悉本系统、本部门情况，具有较高理论政策水平和较强表达沟通能力的同志担任。

2.一般情况下，新闻发布会由新闻发言人发布新闻，必要时也可邀请省领导或有关方面负责人发布新闻。

五、新闻发布会组织

省政府新闻发布会的组织工作包括确定到会新闻单位、协调安排记者现场或会后采访、追踪中外报道情况和社会舆论的反应等，由省政府新闻办负责。省政府新闻发布会的会务工作由省政府办公厅负责。

六、新闻发布会纪律

1.新闻发布会要坚持正确的舆论导向，坚持新闻真实性原则。同时，严格遵守《保密法》，切实维护国家安全，所发布的内容必须按照确定的口径统一对外发布；对内容涉密或涉及国家安全但又必须对外发布的，须经保密部门、国家安全部门审核同意。

2.举办新闻发布会应严格按照批准的内容进行，举办者不得随意变更，如有变更，应重新报批。

2003年11月

从以上的资料可以看出，国内外政府部门的新闻发布会，已经有百余年的历史沿革，形成了相对固定的规范和运作模式。目前我国已经初步建立了政府部门三个层次的新闻发言人制度，它的核心是不断完善新闻发布机制，否则这一制度就形同虚设，没有发挥现实作用。如果设了新闻发言人，却不进行新闻发布，发言人就没有存在的价值和意义。

2.新闻发布会的“四步曲”

新闻发布会从策划到成功召开并收到良好的社会反馈，是一项系统工程，各个环节的有效链接非常重要。一般情况下，新闻发布会的整体运作需要四个步骤：

（1）萌芽。应该说，有一定规模和影响的新闻发布会，往往不是例行的新闻发布活动，而是经过精心准备和策划的，并且具有实质性的、主题性的新闻内容。外交部每周两次的例行新闻发布会，时间、地点、参加人员、规模、形式等都比较固定，多是非主题性的，除遇到重大外交事件或中国政府要表明严正立场的，一般情况下，内容比较泛泛。除了这种例行的发布会，多数的新闻发布会是需要有“由头”的。政府部门有了新政策出台、社会上的热点问题需要政府表态，或者发生了突发事件等都可以成为“由头”。传递政务信息、澄清情况、释疑解惑，现实生活中的许多事情都可以成为新闻发布的“由头”。从这个“由头”开始酝酿，如何通过媒体向社会公众传递信息和表明立场？是安排专访，还是召开会议？由于新闻发布会是重要渠道之一，它可以正式、快速、广泛地实现这一目标，所以常常成为首选的信息发布形式。萌芽阶段也是策划阶段，需要确定新闻发布会的主题和基本规格、规模，大概的时间、地点等。政府部门的新闻发布会多数情况下，新闻发言人要与主管领导沟通并形成共识，提出初步方案后才进入实际操作阶段。

（2）筹备。这个阶段工作较多，而且需要多个部门协调。一是人员方面，包括确定参加会议的人员，除新闻发言人之外，是否还要邀请其他人出席，确定参加会议的媒体记者，并提前发出邀请和获得回执，确定会序；二是资料方面，准备有关的背景资料、新闻通稿提供给记者，发言人需要准备开场白和相关口径，对一些记者可能提出的问题做到心中有数，有可能还要为其他的讲话者准备演说稿；三是根据参加人数选择会场，进行场地布置、设备调试；四是如有需要，可以设计几个问题，安排媒体记者提出，如有必要也可以对记者想要提出的问题事先过问一下，有所准备等。

（3）现场。万事俱备，只欠东风，新闻发布会现场效果直接决定成败。在会务接待方面，记者到达会场签到、领取资料袋。文字记者要安排在前排就座，摄像和摄影记者在后排。现场灯光明亮，音响效果适中，保证会议过程中没有噪音干扰，现场少有人员穿梭走动。在会议进程方面，要使现场气氛融洽，发言人和记者能进行良性互动，每名记者提出的问题不能过多，一般不超过两个，有时规定一人只能提一个，让更多记者有提问机会，问题表述和发言人的回答应尽量简洁明了。在会议进行过程中，发言人要很好地控制时间和情绪，平和地对待每一个问题，即使是面对记者的发难，也不要有过激言词。在发布会现场能处乱不惊、遭事不慌、应对得体，是对新闻发言人心理素质和应变能力的最大挑战，也是确保新闻发布会善始善终的关键。

（4）反馈。新闻发布会结束并不意味着已经画上句号，会后一些记者还会打电话或用其他方式询问一些情况，提供相关资料，发言人要积极配合记者的需要，使媒体对发布会的报道能尽善尽美。同时，要密切关注和收集各媒体对新闻发布会的相关报道，看是否与发布者初衷相符？是否有负面信息和评价？还要关注发布会后的社会舆论，发言人是通过媒体报道引导社会公众，公众接受到信息后的所思所想是最终检验发布会是否成功的关键。有时针对发布会报道后引出的新问题，还要进行及时的补充和说明，安排媒体的后续报道。

特别提示：

国务院新闻办召开新闻发布会时的一些惯例和做法，对政府部门的发布会运作具有借鉴作用：

（1）为使记者更方便地采访报道新闻发布会和考虑不同媒体的发稿时间要求，国务院新闻办公室一般将发布会安排在上午10点，时间为一小时；

（2）通常是请部门主要负责人或专职的新闻发言人出席，以保证内容的权威性；开场白一般要求不超过1500字，约5至10分钟，以便把更多时间留给记者提问；

（3）在提问时，总体上做到境内外记者机会均等，适当照顾境外媒体记者；

（4）为方便记者写稿，发布会均提供一份详细的，但不超过3000字的中英文背景材料；

（5）2004年以来改用E-mail发通知，并在中国网开辟发布会通知专栏；

（6）经常安排中央电视台四、九套和国际台英语广播及中国网、新华网、人民网、国际在线网等新闻网站和香港凤凰电视台现场直播，这样即使有的记者出差外地也可看到发布会。

二、发布会的主题与定位

政府的发布会可以是有主题的，也可以是无主题的（记者随意提问），还可以是多主题的。通常情况下，新闻发布会的目标单一、主题明确，传播效果会比较好。目标越简单，达标率越高。“一网打尽式”的发布会，有时会在年初岁尾时偶尔开一次。新闻发布会尽量就事论事，主题鲜明简洁，既方便准备、方便报道，也利于发言人回答记者有针对性的提问。综合型的发布会，信息内容过于庞杂，记者报道时各取所需，不能集中“火力”，容易造成“无主题式”或“淹没主题式”的报道，新闻亮点不明显。当然，有时这也是一种政府追求的效果，不引起社会公众更大的注意。

主题的提炼，它决定发布会的核心内容，新闻稿和发言人的开场白也要围绕主题准备。主题明确的新闻发布会，清楚、具有吸引力、体现新闻价值，让记者一下子就明确采访目的，这样的发布会可以说已经成功了一半。那么，如何寻找和提炼主题呢？

1.重大。重要举措、重大事件、大型活动，因其重大而重要，因其涉及面广而受关注，这样的发布会要紧紧围绕具体政策、活动进行发布、说明和动员，有广而告之的目的性。政府部门最新出台的政策措施，需要社会公众的配合与参与；有重要意义的大型纪念活动、经贸活动；政治生活中的大事等等，都可以成为一场新闻发布会的主题内容。这类发布会的主题不能分散，会序安排、发言内容和记者的提问、解答都不能“跑题”。

例：2003年12月10日温州市委新闻发言人就重大决策征询意见答记者问

温州新闻网12月10日消息：在昨天上午举行的新闻发布会上，市委新闻发言人、市委副秘书长李宝锁，市政府副秘书长陈光元就重大决策征询群众意见制度的有关情况回答了记者的提问。

出台这项制度是认真负责的

《温州日报》记者：建立重大决策征询群众意见制度，目前在国内城市还不多。请问市里建立这一制度是出于哪些方面的考虑？下一步有何措施确保这项制度真正发挥作用？

李宝锁：这项制度的出台，应该说是在过去特别是近年来工作的基础上形成的，……是市委、市政府改革和完善决策机制的一项措施；也是我市民主政治建设的一大举措。

嘉奖有重大贡献的意见建议

温州电视台记者：市委、市政府重大决策事先征求意见制度，具体有哪些内容，包括征求意见的主要内容和范围、征求意见的形式和渠道、意见的集中和处理等。

李宝锁：征求意见的形式和渠道，主要是以新闻发布会的形式，通过各新闻媒体向社会公布市委、市政府所要征求意见和建议的内容、要求、范围和时间等。……对有重大贡献的意见和建议，市委、市政府给予表彰奖励，包括精神奖励和物质奖励。

市政府要借此提高决策水平

《温州都市报》记者：重大事项向社会征询意见制度建立后，市政府有何打算和动作？

陈光元：为了及时了解社情民意，推进决策的科学化和民主化，市政府近几年在这方面做了一些工作。……市政府今后将定期就一些重大事项向社会各界征求意见，集中全社会的智慧和力量，提高政府决策水平。

明年工作突出统筹协调发展

《温州晚报》记者：关于明年的工作，市委、市政府考虑最多、要下决心抓好的有哪些重大问题，能不能通报一下。（回答略）

明年为民办实事向“三农”倾斜

温州人民广播电台记者：明年市政府在为民办实事方面有哪些新的举措？（回答略）

（《温州日报》，潘建中、黄还春）

这场新闻发布会的主题是就市委、市政府的一项重要决策，动员社会公众参与，主题应是很明确的，也较为重要。但我们看到，在与记者交流过程中，围绕“重大决策征询群众意见制度”本身的问题主要集中在前两个，从第三个问题的解答中就开始有些“跑题”。发言人在回答前两个问题时，也缺少具体的和详细的说明。一些群众关心的问题，比如对哪些决策可以提出建议、具体向什么部门提出意见，采纳后如何嘉奖等具体情况，并没有提供明确答案，给人一种此项制度只是走过场之感。这种做法没有体现出新意，比较空泛，后两个问题不但“跑题”，也过于空泛宏观，回答时很难与发布会主题相关，无法突显出新闻点。如果此次新闻发布会以某项决策需要群众提出意见，或者明确奖金数额为核心，会更具吸引力，也表现出政府的诚意，同时发布会也就有了符合主题的“新闻点”。

2.热点。对社会普遍关心的热点问题、敏感话题，政府部门不能保持沉默，也不要以为一些流言、议论、猜测会自生自灭，有时虽然有可能掀不起大浪，但日积月累会损害政府的声望。同时，一些热点问题也需要政府想方设法加以解决。这种不回避的态度可以首先通过新闻发布会的形式予以体现。抓住一个热点，而且是可以尽快得以解决的热点问题，边做边说无疑有利于树立政府形象。

例：2005年1月28日中央纪委监察部新闻发布会

据新华社北京1月28日电：中央纪委监察部28日下午召开新闻发布会，通报了纪检监察机关严肃查处的党员干部参加赌博的几起案件。广东省肇庆市原市委副书记、市长邓耀华等参加赌博，受到严肃查处。

经查，中共广东省第九届省委原候补委员、广东省肇庆市原市委副书记、市长邓耀华2001年至2004年3月，由他人出资多次到境外赌博。近日，经广东省委研究并经中央纪委报中共中央批准，决定给予邓耀华开除党籍处分。此前广东省委已免去其党内职务，其行政职务正在按法律程序处理。

……

中央纪委副书记刘锡荣在会上强调，广大党员干部要充分认识集中打击赌博违法犯罪专项行动的重要性。他指出，赌博之风的蔓延，诱发极少数党员干部和国家公职人员贪污、贿赂和挪用公款，侵犯国家和人民的利益，损害党和政府的形象，败坏党风政风和社会风气，后果十分严重。各级党委、政府和纪检监察机关要按照中央的要求，认真学习贯彻中央纪委第五次全会精神，增强责任感和紧迫感，把行动统一到禁赌专项整治工作的部署上来。

针对近期社会上广泛关注的党员参与赌博事件，媒体的各种报道越来越多，其中不乏尚未确认和证实的诸多案例，党内党外都在谈论这个话题。中纪委监察部的这场新闻发布会及时地解答了人们的疑问，并抓住已经查证、处理的案例予以正式公布，突显了其新闻点。同时，中纪委副书记的出席和讲话，表明了中央对此项工作的高度重视，专项整治工作的展开也通过此次新闻发布会得以强化，引人注目。

3.突发。突发事件的新闻发布会重点是要抢时效，尤其是重大刑事案件，已经引起社会的恐慌，人们都在关注着警方的行动，发布会可以成为社会动员令，公众因此可以了解进展，进行自我保护，又可以全民配合。2004年2月23日，云南马加爵案发。3月15日晚上犯罪嫌疑人马加爵在海南落网，媒体在第一时间报道了这一消息。第二天马加爵将被送往云南，全国各地的媒体记者会随之离开海南。3月16日下午，海南省公安厅召开新闻发布会，此时马加爵落网的消息已经家喻户晓，那么此次发布会的主题确定为“向举报人颁奖”。既在第一时间兑现了“重奖”的承诺，又正式向社会公布了马加爵的落网。

例：马加爵三亚落网新闻发布会公安部向举报人颁发20万元奖励

新华网海南频道三亚3月16日 快讯 今天（2004年3月16日）下午2点30分，海南省公安厅在三亚市公安局会议室举行“缉捕马加爵奖励举报有功人员新闻发布会”，公安部刑侦局有关代表现场向举报有功人员、摩的司机陈贤壮颁发奖金20万元。此外，三亚市政府也将给予陈贤壮奖励。

发布会上，三亚市公安局局长将向新闻媒体介绍公安机关抓捕马加爵的过程。据悉，此案引起了全国媒体的关注，有近70位各家媒体的记者出席了新闻发布会。

这个发布会在天时、地利和主题选择、新闻点的突显等方面都比较成功。此后的第二天，媒体记者和人们的关注点便转移到云南，如果延迟一天召开这场发布会，效果会截然不同，正所谓要“趁热打铁”。

4.例行。许多政府部门已经建立了定期召开新闻发布会制度，对于例行的政府新闻发布会，在没有具体发布主题的情况下，有两种操作方式：一是为记者提供近来政府主要工作的信息、材料，也就是美国政府有时采用的“资料堆积法”，让记者自己去寻找感兴趣的内容，无主题式的发布会后记者的报道重点、角度会各不相同，一般不会引起更集中的社会反响；二是寻找新闻切入点，提示和制造新闻点，也就是要对信息进行必要的加工，有些忽略、淡化，有些突出、强化。后者需要一些技巧，比如抓要害、抓细节、抓情感等。对想要突显的内容多说一些，说得细致一些，或者在某一个可以借事抒情的地方，加些感情色彩。这样，对记者来说就是“有料”，他们也会心领神会地从这一点切入，以此作为报道的新闻点。值得注意的是，发言人一定要掌握好分寸和火候，有备而来才能对记者的报道“意料之中”，随意地、效果难料的现场发挥要谨慎，避免适得其反。

2004年3月6日，全国“两会”期间，外交部长李肇星在记者招待会上借题发挥，向女记者们祝贺即将到来的“三八妇女节”时，介绍了外交部工作人员，尤其是女大使们的辛苦，充满感情，成为第二天记者报道的一个亮点。

特别提示：

新闻发布会运作过程中，目前普遍存在的误区主要有以下几种：

误区之一：没话找话，没事找事。有些时候并没有重大的新闻，但为了保持一定的影响力，证明自己的存在，也要时不时地开个发布会；

误区之二：内容与形式两张皮。新闻性的缺乏使得组织者往往在发布会的形式上挖空心思、绞尽脑汁，热闹倒是热闹了，效果却未见得理想，如果过于喧宾夺主，参会者记住了热闹的形式，却忘记了组织者想要表达的内容；

误区之三：什么都想说，什么都说不清。发布会最忌讳重点不突出，眉毛胡子一把抓。

三、发布会的会务准备

发布会的主题一旦确定，就有了明确的目标指向，根据会议的规模选择场地；根据发布会的轻重缓急决定时机和时间，时效性强的要尽快召开，不是非常紧急的可以选择与其他安排不发生冲突的时间，也就是避开其他的新闻热点，让发布会有更好地传播效果；根据会议主题的涉及范围、影响力，决定邀请的领导、专家和媒体，比如是否邀请国外媒体、中央级媒体等；根据会议主题和内容准备背景材料、新闻稿、发言稿等。

新闻发布会要选择合适的时间、地点。除非重大或突发事件，大部分的媒体记者不喜欢一大早8点钟就赶去开发布会，记者们习惯弹性工作时间，晚上又常常“开夜车”；媒体一般在周一或周五上午有例会，每天下班前有编务会，决定当晚或第二天刊播的内容，所以可把发布会的时间尽可能安排在周二、三、四上午10点左右；另外，记者们不喜欢会议时间拖得很长，会议持续一至一个半小时为宜。这样可大大提高记者的出席率，以保证发布会的现场效果和会后刊播效果。

此外，在时间选择上还要避开重要的政治事件和社会事件，媒体对这些事件的大篇幅报道任务，会冲淡新闻发布会的传播效果。在地点选择上，除了要考虑与主题内容贴切外，还要考虑地点的交通便利与易于寻找。

主题、时间、地点确定后，许多具体的会务工作摆在面前。对政府部门来说，会务方面的准备应是轻车熟路，在此仅做些提示，不多赘述。（见下表）

新闻发布会准备事项一览表

既然发布会重在现场体验，那么现场效果自然不可忽视，如鲜明的发布会主题、开场白、发言人的对答如流，记者问答时的互动气氛等等细节，都会给记者一种直观的感觉。简短、轻松、有趣、沟通流畅的发布会是记者所欢迎的。很难想像，在记者看来是一个粗糙、现场零乱的发布会，他能写出精彩的新闻出来。