会议前期的筹备工作

案例导入

利新饮料有限公司建立于1984年，初期仅以生产利新果汁饮料为主。根据市场需求开发了新品，大力推出了“健康果汁”系列的百分百纯果汁。公司定于2011年6月20日上午9时在本公司的朝霞大厦召开新品推介和订货会议，特别邀请省市食品公司、食品批发部门的相关负责人以及本市中高档饭店的经理们参加。总经理要求会上要放映相关视频资料，还要安排客人品尝新产品，最后赠送各位客人新品果汁一箱。总之，是要全力介绍、推出“健康果汁”系列饮品。

办公室负责人张文接到任务后，立即成立会议筹备小组，组织相关人员讨论此次会务工作，明确会议主题为“宣传新产品，洽谈新业务”。并围绕主题，拟定会议预案，确定会议名称、时间、地点、会期、与会人员、会议日程和会议经费。同时，将会场布置，会议资料准备、记录，会前检查以及会议服务等各项工作任务分配给具体人员。会议预案经总经理审批后，张文即时组织实施。

由于公司的放映设备正在维修中，张文联系顺达租赁公司，因为之前租用过一次，所以这一次张文就用电话和对方联系了，并在电话里反复要求务必在6月20日上午8点20分前送到朝霞大厦的会议厅。可是20日上午8点20分，大家都在忙碌地做着会议召开前的最后准备工作，但放映设备仍迟迟不到。张文赶紧联系租赁公司，对方说已经送出，正在路上。眼看客人已到，会议即将开始，张文焦急万分。直到8点50分放映设备才姗姗送来，原来是路上拥堵造成迟到的。大家赶紧把放映设备安置好，在部分贵宾的注目下手忙脚乱地调试好。总算会议顺利开始了。

介绍完新品果汁后，众人开始品尝新品果汁，有的对葡萄和苹果果汁赞不绝口，有的对香橙和橘子果汁情有所钟，有的则看好健康的番茄和猕猴桃果汁，更有客人全都喜欢。总之，新品果汁获得大家的一致好评，纷纷表示了订货意向。张文不由松了一口气。可是到赠送各位客人新品果汁一箱时，才发现会前准备的果汁是出厂时的原始包装，每一箱都是单一品种的果汁，不能满足客人们品尝多种口味的需求。更有客人想要把各种类的果汁都带回做样品，请自己公司的人尝一尝，再下订单。一时间，张文等人七手八脚地开箱重新分装果汁，会场一片忙乱。总经理看着这一切，皱起了眉头。

一、会议前期筹备工作的要求

做好会前的准备工作，是开好会议的先决条件。要保证会议的质量，就必须在会议前期的筹备工作中按照20字的要求做：精心策划，做好预案，协调各方，落实责任，细致周到。

二、会议前期筹备工作的内容

（一）拟定会议预案

会议预案就是会议的筹备方案。预案拟定的是否合理可行，是否细致周到，直接决定会议能否取得预期效果，特别需要精心策划。会议预案相当于将会议组织的整个流程整理出来，将工作任务分解分工，所以每项任务必须有具体要求和具体负责人。会议预案报请领导批准后，要及时组织实施。

1.确定会议基本要素

根据会议所要达到的目的和目标要求，会议预案要确定会议名称、议题、时间、地点、会期、与会人员和会议方式等诸要素。

2.会务工作分工

为保证会议顺利进行，特别是中大型或重要的会议，需要组建会议筹备机构，再分成工作小组，互相协调，共同完成办会任务。一般大型会议要设置秘书处，专门负责会议的组织和协调工作。下设的工作小组为：

（1）总务组：负责会场、接待签到、住宿、交通、卫生、文娱活动等会议的组织、协调工作，负责车辆调度、设备保障、用品发放与管理、经费预算及筹措、财务管理等工作。

（2）秘书组：负责拟写会议预案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录及会议简报、档案等文字性工作。

（3）宣传组：负责制订会议公关计划，组织、安排记者采访，提供新闻稿，承办记者招待会，录制会议音像资料等。

（4）保卫组：负责防火、防盗、人身和财务安全以及大会保密工作。

3.制定会议预算

举行任何会议都要消耗一定的人力、财力、物力，特别是大中型会议的投入，应本着勤俭办会的原则对会议的经费及各项支出作出预算。预算应尽量降低会议成本，但同时又要有一定的弹性，注意要留有余地。会议经费一般包括以下几个方面。

（1）会议室租金。包括会议场地租金、会议设备租赁费用和会议布置费用。

（2）交通费用。包括与会人员往返出发地至会务地的交通费用、会议期间住宿地至会场的交通费用、会场至餐饮地点的交通费用、会场到商务活动场地的交通费用、商务考察交通费用以及与会人员可能使用的预定交通费用。

（3）住宿餐饮费用。住宿费往往是会议的主要支出项目。餐饮费用包括早餐、午餐、会场茶歇和联谊酒会等费用。

（4）广告宣传费用。包括制作或提供会议纪念品、会场礼仪、代表证、广告牌、文件包等所需的费用。

（5）劳务费。包括服务人员劳务费和专家劳务费（即请专家、学者讲演或发言的酬金等）。

（6）旅游费用。会议主办方在会议期间或结束之后，安排相关人员参加具有当地特色的旅游活动所需的费用。

（7）其他费用。根据会议策划需要的其他费用，包括运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系、通信联系、印刷等费用。

（8）不可预见的费用。会议过程中一些临时性安排产生的费用。

4.会议议程、会议程序和会议日程的确定

（1）会议议程。会议活动有一类是议题性活动，即围绕议题展开的讲演、辩论、商讨、审议和表决等活动。会议议程是对议题性会议活动的程序化，即把会议议题按照主次、轻重及其内在联系有机地排列起来，安排好顺序，印成文件。会议议程起着维持会议秩序的作用，关系着会议能否顺利进行。一般用序号清晰地表达出会议的各项议题，制成“议程表”，经领导审定后，会前发给与会者。

（2）会议程序。会议活动有时是非议题性的，如选举、颁奖、揭幕等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。会议程序表明一次具体会议活动的内容及时间顺序，可繁可简，一般由主持会议的人员掌握即可。

（3）会议日程。会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实，不仅包括会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察和娱乐等。会议日程是对完成会议各项议程所需时间的预测和必要的限制，可以表明会议发展的进程，有助于提高会议效率。会议日程要按时刻逐日精心编排。

（二）制发会议通知

制发会议通知是会前准备工作的一项重要内容。正式、重要会议的会议通知往往是书面形式的。单位内部与会者应当面送达，并请对方签收。外部单位与会者可邮寄通知，注意提前邮寄。有些学术性会议需要提前三个月发预备性通知，等收到回执后再发正式通知。对重要的邀请对象，可用发送邀请函或请柬再加电话征询、确定的双重方式。还有些会议以发送电子邮件或手机短信的方式通知，一定要写清收文者的单位、姓名、邮箱地址，核实手机号码，并应以电子邮件回复和手机短信回复的方式确认会议通知是否收到。

（三）制发会议证件

会议证件是表明与会议有直接关系的有关人员身份权利和义务的凭证。

1.会议证件的类型

会议证件分为两类：

（1）会议正式证件。发给与会者，方便其进入会场和会议驻地，如代表证、主席团证、出席证、列席证、签到证和入场证等。

（2）工作证件。发给为会议服务的工作人员，如记者证、工作人员证、车辆通行证等。

2.会议证件的内容

会议证件的内容大致包括：会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期和证件号码等。

3.会议证件的制作

证件制作要主题鲜明，美观大方，经济适用，证件种类名称醒目，便于携带和识别。会议证件制作的具体要求：

（1）代表证。是供出席会议的代表珍藏的荣誉证件，应设计精美、主题突出、质地考究，具有一定的收藏价值。一般要粘贴或印制代表彩照，并加盖会议钢印。

（2）主席团证。是供主席团成员佩戴的，制作时应与出席证相区别。

（3）出席证。是供出席会议的人员佩戴的，设计制作应紧扣会议主题，突出会议性质，便于识别和佩戴，并且为本次会议其他证件设计制作提供基准风格。

（4）列席证。是供列席会议的人员佩戴的，设计风格应与出席证相一致，可以色差不同来两相区分。

4.会议证件的样式

会议证件的样式可根据实际需要来进行选择。目前国内各种会议场合应用最多的一种是系带式证件卡片，取戴方便，经济适用，但会晃来晃去。另外一种是可以粘贴在衣服上的黏性标签，经济方便，但可能会在衣服上留下痕迹。还有一种是夹子式证件卡片，可以随意夹在衣服的不同部位，成本略高，但能更换塑料封里的标签而重复使用。

会议正式证件一般在与会者报到时发放。

（四）会场布置和会议材料、物品准备

1.会场布置

（1）根据会议的形式和目的，会场布置要在整体气氛和色调上与会议目标相称。

①根据会议的性质营造适宜的会场氛围，庆祝大会应喜庆热烈，代表大会要庄严隆重，座谈会要和谐融洽，纪念性会议要隆重典雅，日常工作会议要简单实用。会议的气氛可通过会议场所的大小、色彩、旗帜、饰物、花卉、灯光、音乐等烘托出来，会场布置要注意从以上这些方面营造与会议内容相适应的气氛。

②根据会议的不同内容和要求，布置会场时恰当地配置不同的色调，可以对与会人员心理产生积极的影响，从而提高会议效率和质量。如红色、橙色、黄色等暖色给人以热烈、辉煌、兴奋的感觉，比较适合庆典性会议；蓝色、紫色、青色等冷色给人以清爽、沉静的感觉，绿色、灰色等中性色使人有心旷神怡、赏心悦目的视觉感受，比较适合严肃的工作会议。

（2）会场中桌椅的摆放可依据会场大小、形状、会议的需要、与会人数的多少等因素来设置，20人左右的小型会议通常摆放呈圆形、方形或其他形状。圆形式可以让与会者互相看得见，与会人员无拘无束自由沟通；“口”字形外围可以放置多层桌椅，适合出席人数稍多的会议；“U”字形适合需要使用黑板的学习会议；“V”字形适合使用幻灯片或放映设备的会议。几十人至几百人的会议通常布置成“而”字形、倒“山”字形、半圆形。

重大会议会设置主席台。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。主席台席位视人数设一排或数排。席位的次序应以主席团成员职务高低，对会议的重要程度而定。国内会议主席台座次排列通常的做法为：第一排席位为单数时，身份最高的领导人或声望较高的来宾就座于第一排的正中，其他领导人或贵宾以主席台的朝向为准按先左后右、一左一右的顺序排列。如果主席台上就座的人数为偶数，则以主席台中间为基点，身份最高者坐在基点左侧，其次者坐在基点的右侧，即先左后右，左高右低。前排为主，后排为次。但国际性会议主席台座次的排列与国内会议先左后右排列方法正好相反，一般以身份最高的出席者居中，其他来宾按身份高低先右后左向两边排开。

2.会议材料的准备

会议材料准备是会议筹备工作的重要内容。

（1）会议的材料。包括会议的领导指导性文件，即明确会议的指导思想和主题、提出会议目标和任务的会议文件，如领导讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料、开闭幕讲话、主题报告、专题报告和专门文件等。会议的审议表决性文件，如工作报告、选举结果和正式决议等。会议程序文件，即议程文书、日程安排、选举程序和表决程序等。会议参考文件，如技术资料、统计报表、代表提案、公务书信、群众来信和调查报告等。会议管理文件，即会议通知、开会须知、议事规则、证件、保密制度、作息时间和生活管理等。

（2）会议材料的印制。要对材料的印刷、装订把好关，应逐页核对是否齐全；注意满足主持人、讲话人对材料的纸张和字号大小等的特殊要求。一些重要文件一般在文件首页左上角标明编号，字体字号要有别于文件正文；一些征求意见稿或保密性文件，需要在会后退回的，应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。

（3）会议材料的装袋。应准备足够的文件袋，至少保证每位与会人员每人一个，在文件袋上注明“会议文件”等字样。将所有会议材料系统整理，制作成文件资料目录，连同会议材料统一放在文件袋中。

应注意的是，开幕词、工作报告、领导讲话稿、会议程序性文件、会议参考文件、会议管理文件必须在会前准备妥当，在会议召开之前按规定范围分发给与会的相关人员。

3.会议物品的准备

（1）会议的物品。会议所需物品包括常用文具，如纸、笔和小刀等；会场装饰用品，如花卉、旗帜、会标、会徽、宣传画和标语口号等；印刷设备，如打印机、扫描仪和复印机等；会场基本设施，如桌椅、照明电器、通风设备、卫生用具、安全通道和消防设施等；视听器材，如麦克风、幻灯机、投影仪、黑（白）板、电子书写板、摄像机、数码相机、录音机、软盘、光盘、移动硬盘和同声翻译系统等；通信设施，如传真机、电话机、电视机、计算机、交换机、网线及相应的通信网络设施等；交通工具，如小轿车、大轿车等接送与会人员的车辆；生活用品，如茶水、茶杯和纸巾等；特殊用品，如颁奖证书、奖品，选票、投票箱，剪彩用的彩带剪刀，产品介绍会议用的充气模型、巨型屏幕，会议纪念品等。

（2）会议物品的准备应本着“实用节约”的原则，详细理出清单，并落实专人负责采购以及相应设备的准备、安装、调试和使用。不能有半点差错！

（五）会前检查

会前检查是落实预案、保证开好会议的重要步骤。会前检查应在会议正式开始前二小时完成，如是隔天上午举行的会议应在前一天下午完成。

会前检查工作主要包括：会议文件准备情况检查，对文件起草、校对、印刷、分装等进行严格检查；物品准备情况检查，确保有足够的纸、笔、纪念品、日程表等文件的备份；会场检查，会场设施的正常操作和运行是会议顺利进行的基本物质保证，检查范围包括主会场、分会场以及与会者的住地，检查内容包括电力通信设备、影像设备、茶点供应、警卫部署、票证、人员定岗定位等。特别要保证会场的音响、照明、通风、空调、投影仪、放映机等设备的正常运行，办公室工作人员应与相关专业技术人员合作，提前对这些设备进行调试、维护，还应配备备用设施，以便应对突发事件。

对于检查中发现的未完成的任务以及不完善的地方，应明确专人限时完成，确保各项工作落实到位，保证大会按时顺利召开。

案例分析与点评

本节“案例导入”中的办公室负责人张文没有做好充分的会前准备工作，没有达到“精心策划，做好预案，协调各方，落实责任，细致周到”20字要求。

首先，张文拟定了会议预案，将各项工作任务分配给了具体秘书人员，但是没能协调各方，落实责任。对于会议需要的音响、电子类装置应至少提前一天安置好，并进行调试，以保证其顺利运行。即便是已经租用过，也不能仅凭电话联系，而应亲自查看，安排妥当。租赁时应考虑到环境因素的影响，如堵车等。会议用的重要设备应考虑配备备用设施。

其次，会前的物品准备不充分，没有切实考虑到客人对新品果汁的实际需要，没有细致周到地准备，从而造成会场混乱，影响了会议效果。

最后，会前应加强对各项准备工作的督促检查，按会议议程、程序逐项排查，发现疏漏及时补救。同时，会前检查应在会议正式开始前二小时完成，如是隔天上午举行的会议应在前一天下午完成。如果张文做好会前检查工作，是可以避免这些失误的。