新闻发布会的筹备

一、联系场地

注意新闻发布会的选址必须与所要发布新闻的重要程度相匹配。

注意考虑交通是否方便,硬件设施如电话、传真、打字机、照明设备、上网条件、音响设备、投影设备等是否完备。在以上因素中,重点考虑音响设备和投影设备是否符合要求,具体要求如下。

(一)场地选择

(1)企业的新闻发布会通常选择在3至5星级的宾馆或新闻中心等地举行,根据会议邀请人员的级别和重要程度决定宾馆的级别。

(2)一般选择能够容纳100人左右的新闻发布会场地,会场外应有泊车位。

(3)发布会场地应该有足够的空间布置1排主席台(6~7人)、1~2排前排嘉宾席以及足够座席与参会人数相匹配。

(4)会场应留有安放背景板的位置和相应的背景板支架,一般专业酒店的会场会提供这类设施,如果酒店不能提供,则需要与酒店沟通,通过租赁或制作等方式准备背景板支架,要求酒店给予相应配合。

(5)若是矩形会场,要留意会场中央区域有无影响听众视线的柱子或其他障碍物。

(6)有重要嘉宾参与的会议还需要准备一间单独的贵宾休息室,供贵宾在会议前后休息以及进行重要专访之用。

(二)音响设备

(1)音响控制室要能够顺利播放各类背景音乐,同时能够兼容现有的存储介质(如磁带、CD、VCD、DVD等)。

(2)音响控制室应留有笔记本电脑的音频接口,并有足够长的电缆。

(3)至少保证有1个固定麦克风、2个移动麦克风,麦克风的声音没有杂音,并有备用的麦克风。

(4)以上所有的音响设备的音量大小适宜,保证会场每个角落都能清楚地听到声音。

(三)投影设备

(1)拥有固定可升降的投影幕布,同时根据实际需要,备有1~2个活动投影幕布,最好采用1．8m×1．8m的大投影幕布。

(2)配备相应数量的投影仪,采用流明数(亮度的参数)大的投影仪;用投影仪具体的大小和数量,以坐在会场后排的来宾能够看清屏幕为原则。

(3)投影仪和电脑之间的数据线接口能够匹配,同时有足够长的电缆。提前一天抵达现场,调试设备。

二、会前各项准备与确认

1.确认参会人员

注意与嘉宾保持联络,进一步确认他们的日程是否有变动,是否可以准时出席。

2.请柬准备派送

根据嘉宾确认到会情况填写请柬,指定专人一一登门派送。

3.中心宣传资料准备

中心的宣传资料提前撰写、印刷/打印好,根据预计的到会人数准备若干份,并预留20份备用。

4.领导讲话稿、新闻通稿、发布会后半程记者提问及答案的准备

(1)领导讲话稿。根据领导身份和发言方向,为需要提供讲话稿的领导撰写讲话稿。按到会嘉宾人数打印若干份,至少提前一天完成。

(2)新闻通稿。至少提前一天完成新闻通稿、发布会后的提问稿的撰写。

新闻通稿包括:

A.消息:字数较短,一般在500~1000字,发布起来快,有的媒体在新闻发布会结束不到一小时就已经刊登相应报道。

B.通讯或综述:篇幅较长,内容充实,一般是深度分析、重点报道、专访。对消息无法涵盖的内容进行详细阐述。消息通常提供1篇即可,通讯稿可以从不同角度提供2~3篇,也可以用答记者问的形式来表现。

5.礼品准备

注意根据当地习俗和惯例,为到会的嘉宾准备礼品;也可为记者准备一些小礼品。

6.拍照、摄像人员联络确定

拍照人员:可由新闻发布中心的人员担任;摄像人员:注意聘请有经验的人员担任摄像工作,如新闻发布中心无人胜任,建议外请专业人员,以便为日后持续宣传准备资料。

7.确定主持人或翻译,并及时沟通

视发布会规格及莅临的领导而定,主持人可由新闻发布中心人员担任,也可以联系当地专业主持人。如果是后者,至少提前1天把发布会的背景、目的及内容告知对方,并至少提前一天将完成的主持人串词提供给主持人。如会议安排有外籍嘉宾发言,则需配备一名翻译人员,新闻发布中心市场经理需提前与之沟通,使其了解公司规模、业务状况,以便准确翻译。

8.资料和礼品装袋

宣传资料、新闻通稿、领导讲话稿、礼品都准备好之后,则可进行装袋,注意使用带有公司统一标志的文件袋或手提袋。资料必须整理妥当,按顺序摆放,在新闻发布会前发放给新闻媒体,顺序依次为:

(1)会议日程。

(2)新闻通稿。

(3)公司宣传资料。

(4)礼品(或纪念品领用券)。

(5)市场经理名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后及时联络)。

(6)背景材料。

(7)重要发言。对新闻记者有用的发言稿。比如,嘉宾的发言、新闻发布中心领导的发言等,有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中,以对记者报道有益为标准。

9.布展物料准备

包括签到台、签到本/签到单、签字笔、桌签。签到台:如条件允许,可准备一个长台,或为嘉宾和媒体各准备一个短的签到台,注意台面铺设深红或墨绿色金丝绒或其他面料,放置桌签、签到本、签到单、签字笔、名片盘。签到本、签到单:一般为嘉宾准备红色或撒金底色,面积为A4或16开的硬皮专用签到本;为媒体记者准备签到表。签字笔:为嘉宾准备白板笔,为记者准备出水流畅的签字笔。桌签:注意桌签除嘉宾姓名牌之外,还应该准备指定座位范围、签到人员的标牌,如:媒体记者、企业代表、媒体签到处、嘉宾签到处等。

布展物料准备还包括海报、易拉宝、背板、横幅、指示欢迎水牌、飘空球、拱形门,后两项也可选择不用。提前将海报、易拉宝、背板、横幅、指示欢迎水牌喷绘或印刷好,所有物料必须包含LOGO、发布会主题、主办单位,颜色、字体注意美观大方。

媒体记者签到表:

除了以上九点需要提前准备以外,布展物料准备,包括鲜花、花篮、嘉宾胸花都需要提前半天预订,以防凋谢。内部接待人员确定,接待人员、礼仪小姐培训也是必须的,礼仪小姐可以从新闻发布中心内部选择形象好、气质佳的工作人员担任,会议当天的接待人员也可选择内部人员,特别需要时,礼仪人员和接待人员也可外请,一般3~4人;对接待人员、礼仪小姐进行培训,讲解会议主题、重要性,使之明确自己的职责。还有揭牌或剪彩等重要环节彩排也可以在考虑范围之内,如发布会中个别重要环节,最好组织礼仪小姐与相关嘉宾或领导进行1~2次的简短彩排,以确保会议顺利进行。

三、现场实施

(一)内部环境布展

内部环境布展包括海报、易拉宝、背板、横幅的布置、张贴和摆放;签到台、桌签、鲜花、花篮的布置摆放。请注意桌签的摆放,职位高者靠前居中,其他人的按顺序摆放。相关设备、投影仪、麦克风的调试,音像资料的试播放。

(二)外围环境布展

(1)酒店外围布置,如酒店外横幅、条幅、飘空气球、拱形门等,各个酒店有所不同,需根据情况进行布置。

(2)签到与迎接:在大堂、电梯口、转弯处安放指示欢迎牌,安排礼仪小姐迎宾。

(3)会场必须设置记者、来宾签到处,签到处最好设在入口或入场通道处,准备好名片盘,注意收集到会人员的名片和其他联络方式。

(三)遵照会议日程执行

严格遵照日程执行,嘉宾发言时间总量以不超过1小时为宜。主持人注意掌控时间和调节气氛。

(四)安排好调度

指派1~2名机动人员,进行调度,全场监督,出现问题,及时解决。

四、分析总结,后续推广

(一)跟进新闻发布与深度报道

新闻发布会结束之后,中心应指派专人与到会记者保持联络,落实相关新闻报道的发布,以便借助传媒的力量通过各种宣传方式和宣传渠道,让社会上更多的人知道此次新闻发布会召开此次实现召开新闻发布会的主要目的。

(1)积极争取媒体记者的理解和好感。在新闻发布会和会后及时联系各类媒体的新闻记者,追求与媒体记者的深入沟通,力争从会议形式到内容方面都给记者以良好的、可信赖的印象,并引发媒体追踪报道的兴趣和热情。

(2)关于文章的形式和内容。新闻稿、专访、特写、侧记、评论等稿件形式互相补充,文章内容力求深刻、生动,形成事件和理念相印证的传播攻势,在社会大众中形成社会热点。

(3)新闻发布会发布的两天内,市场经理应该保证至少在1家主流媒体、2家以上的二类媒体上发新闻通稿。

(4)在新闻发布会1周内至少在1家当地主流媒体、2家以上的二类媒体上发布专访、特写、侧记、评论等方面的深度报道,报道内容可以围绕本次活动的主题来组织。可以参考以下几种报道角度:行业发展趋势、当地产业及相关政策、人才缺口、产业对人才的要求、传统教育和职业教育比较、大学生就业、全国就业形式、成功学员就业案例、如何促进当地产业发展等方面。

(5)如条件允许,新闻通稿和深度报道相呼应,平面媒体传播和强势的电视专题传播齐头并进,形成系统整合的传播效应,市场经理可对各类媒体的报道进行总结,并指导下阶段的市场宣传。

(6)强化内部传播:市场经理及时组织人员,将本次活动的报道、评论以及活动图片进行整理,增加内部刊物、宣传材料以及宣传栏等处。

(二)活动分析与总结

市场经理注意组织全体人员对本次新闻发布会及宣传效果进行分析总结。

(三)媒体关系维护(长期保持联络)

注意长期与媒体保持联络,让“一面之交”的朋友成为企业长久的朋友。

附:新闻发布会媒体报道跟踪统计表

续表