新闻发布会的前前后后

第二节　新闻发布会的前前后后

新闻发布会是一项系统工程，它包括决策、策划、组织、落实、评估等多个环节，需要许多部门协力合作。

一、考虑举办新闻发布会的理由

作为单位通讯员，举办新闻发布会的决定权不在你手中，或许你只是一个决策的参与者，甚至只是执行者，但不妨给决策者当好参谋。高明的参谋绝对不是决策者决定举办新闻发布会时，去为举办新闻发布会寻找理由，支持决策者的决策；而是通过缜密的分析判断，告诉决策者举办新闻发布会的利弊得失，供决策者决策参考。所以，你要思考举办新闻发布会的理由。

现在社会上新闻发布会过多过滥，一些部门、单位和企业有事无事召开新闻发布会，一些“没有新闻”的新闻发布会让单位劳神费力，让媒体记者疲于奔命。

要知道，召开新闻发布会不是“过家家”，是要花费一定或者说不菲的人力、物力和财力的。要考虑新闻发布会的效果，更要考虑新闻发布会的效益，企业是这样，地方政府及部门单位也是这样。

举办新闻发布会的理由主要从两个方面考虑：

一是从单位或企业生存和发展的角度考虑。必须举办的不惜代价，如重要信息披露、重要危机公关、重要产品推介、重要活动宣传等；

二是从新闻发布会举办的投入与产出的效益比考虑。产出大于投入，效果好，效益高，可以举办。

当然也有其他因素。例如一些大型活动，举办新闻发布会本身是必不可少的一项内容，或者说是有机组成部分。宣传是一方面，请记者捧场，营造气氛同样很重要。你说，一项大型活动，请来了各级领导以及各方面的嘉宾参加，会场没有镜头，没有话筒，没有媒体记者“捧场”，是不是很没有面子？又例如，一年到头，举办一个名义上的新闻发布会，借机会慰问一下媒体，犒劳一下记者，不失为出色的新闻公关。

二、考虑新闻发布会的时间选取

决策者决策已经做出了，执行过程中选择时间很重要。要做哪些考虑呢？如果是危机公关，需要向社会公众表态、辟谣等，时间安排上越早越好。

如果是与大型活动相匹配的新闻发布会，一般在活动举行的头三天到一周内为宜。例如一个农产品节，知晓率越高越好，参与率越高越好。新闻发布会时间离活动举办日时间太长，媒体宣传缺少呼应效果，容易让人忘记，想参加活动没参加；时间太短，想参加的人没有时间准备，也许得到信息时活动已经结束。

因为多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天，把发布会的时间尽可能安排在周一、周二、周三的下午为宜，可以保证新闻在周二、周三、周四刊播，相对而言，这三天是新闻发布的黄金期，效果要好点。会议时间保证在1小时左右，因为记者截稿一般在下午6时左右，要保证记者写稿时间，这样可以相对保证发布会的现场效果和宣传效果。所以，发布会应该尽量不选择在上午较早时间或晚上。除了特别情况，一般不要在节假日、双休日召开新闻发布会，因为你需要休息，记者也需要休息。

另外，在时间选择上特别要注意避开重要的政治事件和社会事件，媒体对这些事件的大篇幅报道会冲淡企事业单位新闻发布会的传播效果。

三、考虑新闻发布会主题

主题要突出。新闻发布会的主题内容很重要。新闻发布会往往是因为单位有重大消息需要向外界发布时采取的比较主动而快捷的途径。开新闻发布会之前，需要精心提炼主题，有没有新闻点对能不能引起足够多媒体的注意和最终刊播很重要，当然别在新闻发布会之前把什么信息都事先告诉记者，给到足够引起他们重视并前来参加的信息即可，比如你可在邀请函中或电话邀请中，把会议内容做简单的介绍。

四、考虑新闻发布会发言人选择

一般地方或单位有专门的新闻发言人。没有专门新闻发言人的单位，可以参照惯例或别人的做法考虑，但应注意发言人要有一定的职务级别，有一定的语言表达能力，有一定的场面控制能力，有一定的亲和力，便于和记者沟通。业务性很强的发布会，还要考虑发言人的业务能力。

五、考虑请哪些媒体哪些记者

新闻发布会，邀请什么媒体的哪些记者，即使你不能做主也要当家。

一般来说，可根据新闻发布的需要决定媒体邀请的对象和媒体邀请的密度。在媒体邀请的密度上，既不能过多，也不能过少。如大型活动，需要较多的记者捧场，则多多益善。一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的跑商业口的记者参加。请他们来，是为了发稿，如果不能发稿，最好不要请。如果某家媒体受众面不适合本企业产品或形象宣传，也可以不请。

媒体邀请的技巧很重要，既要吸引记者参加，又不能过多透露将要发布的新闻。

邀请的时间一般以提前3到5天为宜，发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。书面邀请函要考虑函件送达需要的时间。

在邀请记者的过程中必须注意，一定要邀请新闻记者，而不是邀请媒体的广告业务部门人员。有时，媒体广告人员希望借助发布会的时机进行业务联系，并作出也可帮助发稿的承诺，此时必须艺术地回绝。

六、考虑新闻发布会议程安排

通讯员必须做会议安排。即便公关部门做出了会议安排，通讯员也应该看一看这些安排内容是否符合新闻发布会流程，是否有利于会后新闻的迅速传播。

某单位新闻发布会的策划流程

一、目的；

二、时间；

三、地点；

四、参会人员；

五、会议内容；

六、会议议程；

七、工作安排；

八、费用预算；

九、人员安排；

十、附件：

1.新闻发布会会议议程；

2.费用预算明细表；

3.邀请人员确认表；

4.××大区领导发言稿；

5.××总经理发言稿；

6.市领导发言稿；

7.主持人串词。

一、目的

1.公布××电器十周年司庆及入驻××百日庆典信息，引起社会各界的关注；

2.做好社会各界的公关工作，与政府职能部门、新闻媒体、厂商、消费者建立良好的合作关系；

3.提供新闻炒作的契机，树立××良好的公众形象，提升××的企业知名度；

4.向社会各界展示××的企业文化、企业实力，××经营特色，提高××的美誉度；

5.掀起激情十二月、天天过节的新闻宣传炒作高潮；

6.为二店开业做宣传。

二、时间：2005年12月6日(星期二)；

三、地点：××市锦江国际大酒店；

1.五星级酒店；

2.多功能厅150人左右容量(场租费用：2000元)；

3.配套音响、话筒设备齐全；

4.提供投影仪(电脑自备)。

四、参会人员名单(每一位与会者由各职能部门具体落实)；各媒体记者名单(由办公室对外宣传科落实)。

……

七、考虑新闻发布会的资料准备

提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体。资料袋里装些什么？你该清楚。看看，除了会议议程、新闻通稿、演讲发言稿、发言人的背景资料介绍(应包括头衔、主要经历、取得成就等)外，你还应该往里面装些什么为好？

别忘了宣传册、宣传光盘、产品说明资料(如果是关于新产品的新闻发布的话)、有关图片等，新闻发布会也是扩大宣传的好机会，同时，这些资料作为新闻背景材料，记者是很需要的；

纪念品(或纪念品领用券)。适当表示一下，人之常情；

企业新闻负责人名片。便于新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络；

空白信笺、笔。方便记者记录。

八、考虑新闻发布会新闻通稿

新闻通稿百分之百该你做。不要推，你不做谁做？问题是要考虑如何做好。虽然你写的新闻通稿记者们不可能完完整整一字不改拿回去全文照登，除非出钱上广告版。但是，没有通稿，许多记者来了吃了，拎了走了，明天什么都没有了，你就糊涂了。记者发稿，凭什么要带上你的名字？你不能不劳而获。

新闻通稿你要尽量提供丰富的信息，主题要突出。你从单位的立场出发，恨不得把祖宗八代的光荣史一股脑端上去，但是偏离了主题的东西在媒介眼中形同废纸。

新闻通稿你要尽量往新闻眼上靠。这个时候，你完全可以把自己当记者，从新闻的角度审视发布会的内容，组织通稿，明天见报见播的可能性就大。注意，“新闻通稿”中的前两个字特别重要。没有“新闻”，通稿就会变成“白搞”。

还有，领导在新闻发布会上的讲话，你得看看。因为你最懂新闻，讲话不能大而空，要为记者提供新闻。

九、考虑新闻发布会效果评估

会后及时整理记录材料并立卷归档，收集各媒体报道资料，追踪媒体和公众的反应，对偏差和不良反应及时纠正。如果效果较好，莫忘了及时向领导汇报。

好了。读者如果感兴趣，或者要检验一下，可以模仿举办一个新闻发布会。