新闻发布会

第七章　新闻发布会

新闻发布会也称为记者招待会,是组织为了公布重要的新闻或者解释重要方针政策而有意邀请媒介公众参加的一种公关活动,这是组织与新闻界建立和保持联系的一种常用的形式。以这种方式发布信息,形式比较正规、隆重、有深度、规格也高,并可以和现场记者交流,容易引起社会公众的广泛关注,能在短期内迅速扩大组织的社会影响,化解不利因素,为组织营造和谐的外部环境。由于新闻发布会是一项相对比较经济、效果较好的一种公关传播方式,故为大多数组织所乐于采用。

新闻发布会的工作程序看起来似乎简单,其实不然。严格来说,这项工作具有很强的挑战性。例如,组织和媒体记者为此付出的时间成本和精力有多大,现场主持人和发言人的心理素质和现场反应能力是否合乎要求,他们所传达的事关组织的信息准确与否,他们是否有足够的情报与判断力来应付那些见多识广的记者刁钻提问等等,所有这些都很难完全掌控。而且,对于组织来说,也不是任何时候、任何事情都需要新闻发布会来承担公关传播工作。因此,有经验的组织一般对召开新闻发布会都比较慎重,轻易不举办这样的活动。

一般而言,只要在如下情况下才有举办新闻发布会的必要:

1.新闻发布会的主题是记者感兴趣的；

2.组织所提供的信息一定会造成轰动；

3.充分相信新闻发布会现场不大可能失控。

会前准备工作包括:

1.确定好新闻发布会的主题,而且只能确定一个主题。如果有多个主题,则很容易分散新闻记者和社会公众的注意力,影响主题新闻价值的顺利实现,达不到组织所需要的传播效果。

2.选择好时间和地点。时间选择上尽量避免与重大新闻事件撞车。一般选择上午举行,方便记者发稿。但发布坏消息或较易引发争议的记者会,最好安排在周五下午,以借助周末冲淡坏消息的影响力。

3.选择好地点。地点的选择应主要考虑记者的方便。也可以依照增进亲切感和有创意的原则来选择合适的地点,如草坪、艺术场所等。要提前布置好现场,设计制作好主题背景,并为记者提供必要的工作设备如传真机、收音设备、拍摄辅助灯光和专区设置、交通和停车的方便性等。这一项工作至少应提前半个月完成。

4.选好主持人和发言人。这是新闻发布会成功与否的关键所在。主持人和发言人除了要传递重要信息外,还要回答记者提出的各类问题。所定人选必须熟悉新闻发布会的主题和公关目标,并对可能出现的突发状况有掌控和解决的能力。此外会场的气氛维持也很重要,所以主持人应该接受面对媒体记者的专项训练,做好准备。

5.确定好你邀请的媒体记者。最好是邀请那些组织比较熟悉、平时彼此关系不错,同时权威性、专业性比较强的媒体记者。一般来说,到会的媒体越权威、越专业,记者招待会的效果越好。

6.准备“模拟问答要点”和模拟演练,以增加主持人和发言人对主题的熟悉度,增强自信心。

7.传播辅助信息。一般新闻发布会都会有新闻资料袋给记者。这些资料是组织的公关宣传文件和相关资料之组合,包括新闻稿、相关背景资料、组织简介等, 如:实施或背景资料、主管介绍、组织对事件立场的文件、组织刊物、新闻稿、赠品和样品、新闻照片等。

新闻发布会的会场注意事项是:

1.主持人或发言人始终保持礼貌、冷静以及温和的态度。尤其不要随便打断记者的发言和提问,更不要采取任何手势、动作和表情来阻止他们。

2.接待人员和主持人(发言人)应有明确分工,让记者受到良好接待,也让发言人有充分精力和时间应付难缠的问题。

3.对于不愿发表评论的事情或者机密性的信息。不要用“无可奉告”之类的词语(易造成记者认为组织诚意不够或回避问题,但外交场合可以)。一般认真解释不便发言的原因即可。需要回避的,应处理好运用技巧(如用技巧性语言在不知不觉中转移话题)。

4.遇到某些情况下记者闹场时,应力争避免和记者发生正面冲突,同时要展现耐心和修养。如果场面失控,主持人应及时向记者道歉,然后要求闹事者冷静退场,必要时报警处理。如果闹事者假冒记者提问,可以回答；如果所提问题过于离谱,可以请他表明是哪家报社或媒体记者,迫使对方不再捣乱。

5.如果新闻发布会现场出席人数较少,可以安排自己人坐到座位上充数,以壮声势。

6.对于早到的摄影记者,要注意安排专人陪同,尤其要避免让他们看到那些不便拍摄的场景。

7.如果新闻发布会开始的时候到达现场的记者人数不足,可以适当延迟开会时间。但如果到场的是电视台记者则应马上开始。因为电视由其调度中心指挥转播,在众目睽睽之下,要维护组织的形象。如果让观众在电视机面前傻等只会给公众留下笑柄。

8.一般情况下,新闻发布会不应超过半小时。但如有记者提出要求,可留其接受采访。

会后工作:

1.尽快整理出记者招待会的新闻稿,及时发送给与会记者以及未与会记者(必要时要追问,确认其是否收到)。这些新闻稿就是记者见报的初稿,是方便记者的工作的,可增加刊载机会；新闻稿被刊载意味着有利于组织的观点、信息得到了有利的传递。

2.广泛收集各媒体对本次事件的报道角度和情况,并作分析评价,检查是否达到记者招待会的目的和公关目标。

3.总结记者招待会工作的得失,包括征询部分记者对本次招待会的看法和意见,以作为今后工作的借鉴。