第一章 秘书文案的概念、特点和分类
本章教学目标
知识目标：
学习秘书文案的理论知识，了解秘书文案的概念、特点和分类等方面的知识，了解其在社会实践活动中的重要作用。
能力目标：
能够对秘书文案进行准确的分类，能够把握其特点。
理论要点
一、秘书文案的概念
我们经常把秘书的工作归纳为“办文”、“办事”和“办会”三个内容。“办文”实际上就是秘书人员撰拟、制作、传递、处理和整理各种文字材料的工作。而在“办事”和“办会”的过程中也涉及“办文”的工作内容。如在“办会”中，要拟写的文案就包括会议策划方案、会议通知、会议开(闭)幕词、会议发言稿、会议记录、会议简报以及会议总结等。可以说，秘书文案工作贯穿在秘书的各项工作中，是秘书人员最经常性、最重要而又最需花工夫的工作。而在“办文”工作中，秘书的文案写作能力又是重中之重。
文案是指秘书人员为传递信息、处理公务、联络沟通及记录实况而制作的格式相对固定、内容相对稳定、行文方式和行文方向特定化、处理程序规定化的文字材料或文章。
秘书文案是指党政机关、社会团体、企事业单位的秘书部门及其工作人员在辅助领导机关处理公务活动时所撰写、制发、传递和处置的具有一定的应用价值的各种文章或文字材料。
秘书文案工作就是秘书人员或其他专职人员对各类文案进行拟写、制作、传递处理及有效利用的一种综合性管理活动。
二、秘书文案工作的特点
谈秘书文案工作的特点，要先了解秘书工作的特点。众所周知，秘书工作的特点主要表现在：机要性和群众性的统一、综合性与专业性的统一、事务性与思想性的统一、被动性和主动性的统一。这些特点也体现在秘书文案工作中。秘书文案工作的特点主要表现在：
1.秘书文案工作的从属性
秘书按上级“需要”起草公文，是“应命写作”，这种接受性写作，其动机是带有明显的外在强制性因素“需要”而进行的，这是秘书写作的首要特点。秘书文案工作的起因不外乎以下三种：一是领导授权或授意，如领导交代为某个事项写一则公文;二是在“办事”或“办会”的过程中，借助文案来完成工作，如为欢迎到访客人，要写接待方案、欢迎词等;三是反映工作的成果，如调查研究报告、总结等。尽管第一种属于直接“授意”，后两种情况属于间接“授意”，但是秘书工作的全部内容都是以秘书人员对领导的服从为前提。因此，文案工作从材料选择到拟写思路，都不是秘书自己说了算。
2.秘书文案工作的制约性
秘书文案工作受到各种因素的制约：国家法律、法规和上级指示精神的制约;领导的观点、意志的制约;国情、地方情况以及单位实际情况等的制约;文本的国家规范、行业规定以及行文惯例的制约;文本接收者水平、要求以及隶属关系等主客观因素的制约，等等。有些制约因素必须恪守，使秘书文案工作实现科学化、制度化和规范化目标，有些制约因素则需努力克服和突破。
3.秘书文案工作的专业性
秘书文案工作的专业性，是对秘书文案处理能力的特殊要求。秘书要做好文案工作，首先，必须具有较高的理论水平、政策水平和文字水平。只有这样，才能写出文字简练、内容充实、思想深刻的文章。因此，作为秘书必须打好文字基本功，必须精通语法、修辞和逻辑知识等基础知识。其次，必须具有文案工作的专业知识。比如，要熟悉文种的适用范围、行文关系、公文处理程序、文件整理规定以及国家机关对文案工作的规范性要求等。如果没有这些专业知识，秘书是做不好文案工作的。
4.秘书文案工作的综合性
秘书文案工作的综合性主要体现在两个方面：一是秘书文案工作中要处理的文种繁杂多样。由于秘书处理的业务不同，因此要办理的文种也是纷繁复杂，涉及行政公文、日用文书、事务文书和传播文书等诸多方面。秘书必须对这些文种都非常熟悉，才能担负起文案工作的职责。二是秘书文案工作中，涉及同一事务或工作业务的文案往往具有密切的联系。如在筹备某展销会时，拟写的会议策划方案、邀请函、会议开闭幕词和会议简报等在内容上都有密切联系，以共同体的形式发挥各自不同的效用，作为会议的必备要素。
三、秘书文案的分类
秘书文案的种类繁多，而且随着社会生产、生活的发展和进步，不同文种的使用频率也在发生改变。本书综合考虑各文种的特点、作用、使用频率和写作规律，把秘书文案分成公务文书、事务文书、日用文书和传播文书四部分。
1.公务文书
公务文书是指党政机关、社会团体和企事业单位在行政管理过程中普遍使用的、通用的公文，是使用范围最广、使用频率最高的一种应用文。《国家行政机关公文处理办法》对公务文书的种类、适用范围等进行了规定。
2.事务文书
事务文书是指各机关团体、企事业单位及个人在日常工作、生活学习中为交流沟通、处理事务而普遍使用的常用文书，具体包括计划、总结、调查报告、简报以及会议记录等。
3.日用文书
日用文书是指人们在日常的工作、学习和生活中，处理公私事务和与人交往时常用的、具有惯用格式的一类文体。如：推荐书、辞职信、讲话稿、倡议书、海报、请柬、邀请函、聘书、介绍信、证明信、借条、欠条、收条以及领条等。
4.传播文书
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