秘书写作的含义和特点

第一节　秘书写作的含义和特点

一、秘书写作的含义

何谓秘书写作?秘书写作是指秘书在本职工作范围内的各类公务文书及其他各类应用文体的写作。包括国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定的十三种公文和各机关、团体、企事业单位常用的行政类、商务类各种应用文书。如工作计划、工作总结、调查报告、情况简报、规章制度、讲话稿、市场预测、可行性研究报告、招投标书、专项申请书、经济合同、国际贸易文书、经济诉讼状等等。它适用于各级机关、团体、企事业单位秘书工作及其他管理人员写作需要，属于应用文写作范畴。

秘书写作与文学写作、新闻写作等各种写作一样，都需要经过搜集材料、整理思想、构思立意、布局谋篇、选字遣词、循法造句的过程，运用记叙、议论、说明等方法表达观点和内容。但是，秘书写作与其他各种写作也有明显的区别，秘书写作有自己的规律和特点。我们只有通过不断地练习，深刻认识它的特点，掌握它的规律，熟悉各类应用文的格式和写作方法，才能写出适应工作需要的有质量的应用文来。

二、秘书写作的特点

秘书写作具有以下几个特点。

(一)严格忠于机关制文意图

秘书是各级领导人的得力助手，担负着为领导作参谋和处理日常事务的大量辅助性工作。起草公文和其他文字材料，是秘书的一项重要职责。公文是各级机关贯彻执行党和国家的方针政策、法律法令的工具，是机关领导人或领导班子集体意志的体现，秘书写什么，怎样写，作何用，何时成，都要受机关制文意图的约束。即使拟好的稿子，也要经过主管领导人的审核、定稿、签发。秘书无权个人擅自拟写和发布公文，也不能随意更改机关制文意图。秘书写作是代领导立言、代机关立言，不是个人作品。秘书起草的公文质量标准，并不在于自己认为怎么样，而在于是否忠实地体现了制文机关的意图。

秘书写作除了行政公文外，常用的工作计划、总结、简报、调查报告等应用文，也是为机关、团体、企事业单位拟订计划、汇报工作、反映情况、处理问题、总结经验的文字载体，是为贯彻执行各项方针政策服务的，同样要服从于机关制文意图。即使是属于秘书职责范围内的答复性、商洽性或礼节性的简短应用文，虽然不必事事请示领导，但也要依据有关政策规定的行文关系来写，不能随心所欲。

总之，秘书所起草的公文虽然是秘书辛勤劳动的结果，但从不署秘书的姓名，而是以机关的名义或领导人的名义发出。当然，出了问题也不应由秘书个人负责，而要由机关或领导人负责。

(二)具体明确的写作目的

秘书写作的目的性、实用性很强。党政机关的各类公文是各级机关指挥意志、行动意图和活动情况的生动体现，是各级机关贯彻执行党和国家方针政策、法律法令的重要依据和凭证。在日常工作中，上级机关通过制发公文，下达命令，作出决定，发出通知，指导下级机关工作，实施领导职能。下级机关根据上级机关的指示精神，结合本单位的实际情况开展工作；遇有情况、问题，主动向上级机关报告、请示，接受领导。平级机关之间也应通过公文来商洽、协调，沟通联络。各级机关都是根据实际工作的需要，充分利用公文具体明确地提出问题、分析问题和解决问题。

秘书写作的主要职责是：选题立论有强烈的现实针对性，对工作中的经验、教训及时分析总结，对工作的发展方向有效地作出科学预测，工作中形成、使用的各类公文，为推动各项工作起直接的作用，力求迅速取得实效。即使该项工作完成了，在工作中形成并使用的文件的作用虽然结束了，文件经过立卷而归档，但仍为以后行文办事所查阅参考。

总之，秘书每天都会通过各种公文和应用文来处理上下级、平级之间的各种公务和事务，离开了公文和应用文，许多工作会因为没有依据和凭证而无法开展。

(三)特定的行文格式和严格的行文程序

为了维护公文的严肃性、权威性和法定性，中共中央办公厅、国务院办公厅和中央军委办公厅都分别制定了公文处理办法，对各类公文的格式和行文程序作了具体规定，以保证公文的完整、准确、有效和处理的有序。秘书在写作时必须严格执行之。如果各机关有各机关的公文格式，各人有各人的写法，各行其是，没有统一的规范和标准，那么，在实践中就难以为对方所理解和接受，难以保持公文的严肃性、法定性。即使是日常使用的应用文，在长期的实践中逐渐形成了约定俗成的惯用格式，也已被社会各机关、团体、企事业单位所承认，在写作时也不能随意标新立异、别出心裁。因此，秘书在写作时，必须依照国家规定的统一的规范化的格式。

秘书行文也有一整套规范化的处理程序。例如发文处理要经过拟稿、核稿、签发、打印、校对、制作、盖印、封发等程序。在行文程序中，秘书只是公文的拟稿人，机关领导人才是签发人。秘书必须按照机关行文的程序严格执行。不能像写普通文章那样可以自行其是。

(四)文字简洁确切，文风庄重平实

秘书写作所使用的文字，与一般文体使用的文字既有共同的规律，如要求语言流畅、文字通顺等，又有自己独特的个性特点。为了体现公文的严肃性和实用性，秘书写作要求文字简洁确切，文风庄重平实，以便于各级机关理解和实行。

秘书写作的文字要简明整洁，准确贴切。凡是众所周知之事，不言自明之理，都可略而不述。必须要说的话，也应该长话短说，言简意赅，有话则短，无话则免，切忌长篇大论，言不及义，卖弄文才。公文的简洁，不仅仅体现在篇幅的短小上。如果文字是简短了，但内容空洞抽象，简而不明，短而不洁，观点不确，语义不切，达不到制文的目的。因此，秘书在写作公文时，应反复地、认真地压缩文字，去掉可有可无的空话，一定要用最简洁确切的语言文字，把精练充实的内容表达出来，以便于干部群众理解掌握、贯彻执行，也是为了节省看公文者的时间，提高工作效率。

秘书写作的文风要庄重平实。由于公文具有法定性、权威性和充分体现党和国家机关处理公务的严肃持重的立场态度，公文叙事状物要实事求是，直陈其意，以便干部群众明白晓畅，贯彻执行。其意在于应用而不在于欣赏。所以，宁可拙其词而达其意，不可违其意而逞其词。庄重平实的文风正是秘书写作的语言特点。

(五)才思敏捷，拟稿迅速

秘书写作的及时性、时效性，与机关工作的效率直接相关。机关工作中的许多重要公文，早在秘书工作安排之中，可以周密思考，反复推敲，从容成文。但是，随着工作的开展，还有大量的公文写作需要完成。例如，工作开始要订计划，工作完成要做总结，传达贯彻上级的指示要发通知，反映情况要写报告或简报，请示上级机关批准要写请示，与兄弟单位商洽工作要发函，调查市场情况要写市场预测报告，做生意要订经济合同……许多要写的公文或应用文，有的是迫在眉睫、亟待成文的，也有的是工作进展或形势变化要求作出相应的部署和反应的，都有很强的时间性、应变性。这就要求秘书平时要加强工作的预见性，注意积累资料，写时能迅速领会领导人制文意图，才思敏捷，拟稿迅速，及时交稿审核。如果是急件，还要加班赶写，保证不误时效。当然，拟稿迅速并非粗制滥造，而是好中求快，优质高产。不然，虽成文迅速却多次返工，反而贻误时机。

总之，秘书写作与其他写作相比较自有其独特之处，这是每个秘书工作者应该明确和掌握的。