秘书的才能特点

智能方面

1．敏锐的观察能力

观察能力是指发现事物的特征、规律的能力，尤其是一种善于从隐藏的、复杂的、变动不居的社会现象中发现有价值、有启发性、决定性意义东西的能力。秘书特殊的工作情况要求他比一般人更有敏锐的观察能力，以便在工作中迅速抓住事情的关键症结所在，对症下药，有效地完成秘书工作。

2．良好的表达能力

秘书是领导的“笔杆子”，要替领导起草写作各种文件，因此要具有良好的文字表达能力；同时秘书又要协调工作，经常开会、发表演讲，这就要求秘书同时要有很好的口头表达能力。

我们知道，毛泽东有两个有名的秘书：陈伯达、田家英。这两个人的文笔都是非常之好的。毛泽东就是看了田家英在报纸上的一篇短短的文章，从中发现田家英良好的历史修养、文字功底，才将他调到身边，并在几次考核后，最终让他成为自己的秘书。田家英将“满招损，谦受益”的中国古代名句化为“谦虚使人进步，骄傲使人落后”受到毛泽东的赞赏，并最终成为流传广泛的名言。

由此，我们可以看出，秘书必须具有良好的表达能力。第一次当秘书的你文笔怎样呢？如果还不好，就要抓紧练习，多看书，多练习。同时还要锻炼自己的口头表达能力，不要成为那种“茶壶里装汤圆”的人，一肚子好东西却倒不出来。

3．出众的记忆能力

记忆能力可以分为形象记忆、逻辑记忆、情感记忆和运动记忆四种。对于秘书来说，前面三种记忆能力都比较重要。比如，记忆抽象的理论、公式、概念；记忆具体的人物、时间等。因为秘书的工作很多，要打交道的人也很多，如果记不住，别的也就无法谈起。我们知道周恩来总理是出色的外交家、政治家，在国内国外，在党内党外都有很多的朋友，是一个非常有人格魅力的领袖人物，这种魅力很大程度来源于他的记忆能力。比如，1956年，他会见从海外归来的陈思远的时候，就谈起了1938年他们在武汉相逢的情景。你想象一下，陈思远当时该有多么的感动。

再想象一下，如果当秘书的你能够在分别很长时间后清楚称呼出一个客户的名字，他会多么感动，你的工作不是就方便得多了吗？

4．自如的社交能力

社交是社会交往。随着社会的发展，人类的社会交往将更加的频繁。与一般人相比，秘书的社交能力就更为重要，因为，他接触的人多，很频繁，能否搞好社交活动，关系到秘书工作的成败。秘书应当充分利用自己与领导接近的关系，广泛地与社会各界接触，以开辟信息来源，搞活各方关系，从而取得良好的工作成效。

秘书对工作接触对象要有准确的认识和态度，所谓识，就是了解他是什么人，来干什么的；所谓态度，就是根据认识，来判断应该采取什么样的态度，或者积极，或者挡驾的态度。它是秘书协助领导理顺工作，帮助同事或相关单位解决问题的机会，也是提高协调和社交能力的机会。秘书人员要讲究工作艺术，对来者都要热情接待，给予关照协助。来者是办事的，不是走亲访友。因此，工作的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准，将来者要办的事情弄清楚，然后进行分析归类，属于哪个部门管的就归哪里去办。

秘书是代表领导工作的，应该注意维护领导的良好形象，克服那种“门难进、脸难看、话难听、事难办”的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚，要有好风度、好品德。

5．良好的沟通能力

良好的沟通能力就是说你能够从不同的人那里了解他们的想法，从中获取有价值的信息。并且能够将自己的想法、观点有效地传达给别人，让人接受你的观点，按照你的想法行事。

秘书工作起上下达情、左右疏通的作用。上下达情也有艺术性，就是调换角度的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情一丝不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不含糊地说得明明白白。

现实工作中，上下级领导不论是在看问题的观点和方法上，还是在解决问题的战略和战术上面，都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的，可以理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与秘书日常的及时沟通、协调有着密切关系。秘书与两级领导都不存在差异，才能去做协调上下级的差异的工作，缩小或化解上下级的差异，取得认识一致。

良好的沟通能力最重要的一点就是能够面对不同的对象采取不同的沟通方式，采取不同的说服、咨询策略。这方面撒切尔夫人是个非常完美的人。

撒切尔夫人非常老练，可以坐下来与内阁们谈话；而当她上电视时，她却从不以那种方式而是用朴素的英语说话。所以她的发言在两个领域中都显得极为有效。

思维能力方面

1．深刻的思考能力

思考是指进行比较深刻的、周到的思维活动。秘书工作往往要为领导决策当参谋，因此对秘书的思考能力也有很高的要求。

首先，秘书的思维活动应当具有广阔性。他要能够全面地看问题，能在不同的知识领域和实践领域里创造性地思考，既能抓住重点，又不忽视重要的细节。因为从哲学上来说，重点与非重点之间存在着相互转化的关系，所以秘书思考的时候不能只抓重点而忽视非重点。

其次，秘书的思维活动应当具有深刻性。他不是粗枝大叶而是精心研究，不是浅尝辄止而是锲而不舍，能够透过现象看到本质，抓住事物的核心。

再次，秘书的思维应当具有独立性。不人云亦云，不受别人暗示的影响。但是应当注意，秘书毕竟是给领导工作的，这种思维的独立性，必须建立在遵照领导意图行事的基础上。

第四，秘书思维应当具有灵活性。能够在不断变化的发展环境中审时度势，正确反映现实，随机应变，一切都以时间、地点、条件为转移，善于从实际情况的变化出发，去思考问题，实事求是地解决问题。

第五，秘书思维应当具有逻辑性。没有混乱、跳跃、含糊不清、左右摇摆、琢磨不定的缺点。

最后，秘书思维应当具有敏捷性。能够在较短时间发现问题，采取果断措施、解决问题。

2．全局的综合能力

所谓全局综合能力就是要求秘书胸有全局，宏观把握。秘书能够把具体事物的各个方面联系起来，形成整体的看法，再从中找出工作的重点。从实践来看，秘书对于工作中的各种情况、各个方面、各种特征、各个部分都要进行整体的综合的考察。否则，如果只是作出孤立的、片面的决策，秘书工作就会失败。

周恩来总理对秘书的综合能力就十分重视。他对秘书工作总的要求是认真负责。他要求秘书不论办什么事要时时刻刻首先想到整体利益，要有战略全局观点，要从政府影响上考虑问题，要善于区别轻重缓急。秘书工作受职业性质、地位所决定，在对待个人利益与集体利益、局部利益与全局利益上对秘书人员提出了高标准的特殊要求。

秘书工作说到底还是一项管理系统工作。强调整体运动的效益与效率，关键取决于其管理中枢即领导的活动质量与时效。作为领导活动带综合、辅助性的直接组成部分，秘书工作要适应领导这一基本追求，即时灵敏地对领导要求作出准确反应，迅捷而卓有成效地做好各项辅助工作，又好又快地为领导提供令人满意的职能服务。

全局能力要求秘书了解领导的工作重点，这样就能帮助处理一些非重点的事情。从而保证领导有时间来思考一些全局性长远性的问题。

3．快速的分析能力

中国有句古话：“一叶知秋。”为什么只是凭着一片树叶就能知道秋天的到来呢？靠的就是分析能力。

所谓分析就是将事物的整体分解成为各个组成部分，或是把整体的个别特征、个别方面区分开来的过程。

秘书有了分析能力就能深入实际，把了解到的东西，进行研究分析，确立决策的方向，以达到事半功倍的效果。这是做好秘书工作的重要前提。

秘书的分析能力除了体现在替领导工作的过程中，还体现在处理和同事关系，在办公室明哲保身的艺术中。比如说，每家公司都有一些爱说长道短的人，他们爱添油加醋。这些是非可以听进耳内，但别忘了自己应有足够的分析能力。如不了解事情的来龙去脉，最好还是保持缄默，以免说错话。

4．巧妙的应变能力

秘书应当具有灵活巧妙的应变能力。这主要表现在审时应变，遇到突发情况不惊惶失措，无所适从，而是沉着冷静，应付自如，随机应变。这正所谓：“智者善谋，不如当时”。

秘书应变能力体现之一就是处理危机的应变能力。社会复杂动荡，市场竞争激烈，企业、单位各种突发事件随时都会发生，诸如重要事情发生，岗位领导却无法联络到，这当如何处理，是秘书必须随时应答的考题。

另外，秘书独自外出办事，算是半个在外的将领，如果秘书这个将领没有应变能力或总部在任何情况下都不授予在外将领这种权力，那么，迎接他们的只有失败。因为，只要事物是动态的、发展的，就随时都有新情况发生，要知道任何伟大的军事家都不敢夸口说，他能够在战前预见到战争过程将要发生的一切情况。

第一次当秘书的你，可能是个女秘书，女孩子有爱哭的天性，如果你遇到事情，不知应变，反而在老板面前因为工作而泪眼汪汪，证明你缺乏处理工作压力的应变能力，更令人怀疑你无法代表公司的形象。

在与竞争对手竞争时，以委婉又不卑不亢的态度化解与对手的正面冲突，更显示了你有极强的处理突发事件的应变能力。

现代社会信息爆炸，你更要有面对信息的应变能力。面对大量的信息不要紧张不安、焦急烦躁，要保持心情宁静，提高应变能力。这就要求你要学会吸收现代科学信息的方法，将众多信息予以分类归纳，使之条理化。

组织能力方面

1．八面玲珑的协调能力

秘书工作会和很多的人，很多部门打交道，这就要求你有很好地协调能力。能够很好地掌握同事、领导以及各部门的思想脉络，处理好各种矛盾，调动一切积极因素，形成和谐局面，更好地完成秘书工作。

秘书当参谋就要学会善于分析和处理各种错综复杂的关系。原则坚定而又策略灵活，行动果断而又处事稳妥。

一个给总裁当秘书的朋友曾经这样告诉我：“我深切地体会到总裁秘书应该具备良好的沟通协调能力。首先她理解总裁的工作意图，思维方式和工作方法，才能及时、准确、完整地将政策、措施传达给被传达人，比如部门老总、下属各营业部、基层职员，也就是很好地做到上情下达。另外一方面，就是与同事之间，与各个部门之间、与各个老总之间沟通协调好，理解他们的工作意图、思想建议，将其向老总汇报，这可以说是下情上达吧。”

秘书的协调能力还体现在角色扮演上，秘书要能扮黑白脸。许多会议和谈判的场合可能需要你适当的出现，配合主管完成工作。所以你的沟通协调能力是相当重要的。

协调能力对秘书而言，是越来越重要了，我们的一项调查统计显示：大型企业写作型秘书缺乏，中小型企业对秘书的写作能力的要求逐年下降，而对协调能力的要求越来越高。就秘书的级别来说，越是层次高的秘书，协调能力就要求越强。比如中级秘书，他们的权力和责任相对大一些，处理各种事情的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力。

2．点面兼顾的计划能力

计划能力是指为了实现组织的目标，在周密调查研究的基础上，制定实施规划（纲领）和方案的本领。这是秘书的基本工作之一。秘书就是要负责为领导，为单位或者企业制定年度工作计划、目标，月工作安排，撰写工作总结、月大事记。

优秀的秘书具备很好的点面兼顾的计划能力。他们所制定的计划、方案能够帮助领导及单位提高效率。作为秘书，你得帮助领导参谋决策，考虑单位或者企业发展的问题。你还需要让所在企业组织了解职工的职业发展观，以便使企业作出相应的计划安排。

企业秘书要正确处理时间、速度与质量的关系，在工作中努力追求“高效率、高标准、高质量”。要“只争朝夕”，抓住空隙，雷厉风行，同时，要加强工作中的计划性和条理性，学会“弹钢琴”，以保证工作运转高效。

秘书还要懂得一点计划评审法，包括时间计划评审法、费用计划评审法等。

让我们来看看一个例子：为硅谷著名的CISCO公司总裁约翰·钱伯斯工作了8年的德比·格罗斯说格罗斯每天工作12个小时，她要帮助约翰·钱伯斯制定复杂的全球工作计划表，向他汇报各个会议的主要内容，阅读他的电子邮件，记录公司在全球1.8万名职工的工作情况。想想看，她该有多强的计划能力。除了为领导、为单位计划，第一次当秘书的你还应当为自己计划一下，因为你的职业生涯才刚刚起步。你要非常清醒地意识到，在当今这个知识竞争近平白热化的社会，没有足够的现代知识装备头脑，失去生存机遇的可能性就是百分之百。所以，你要给自己制定严格的学习计划，学习外语，学习计算机，学习单位、企业的专门业务。

3．运筹帷幄的调度能力

调度能力就是指能够运用手中有限的推动力、引发力，运用手中的资源来完成领导交办的各项工作。秘书的调度作用如同足球场上的调度。爱踢足球的人都知道，中场人物就强调一种调度性，如阿根廷的中场搭配比较好，华朗的中场调度能力和控制节奏能力在阿根廷球员中少有，因为过去阿根廷盛产的是马拉多纳型的盘带型中前场，容易造成拖沓，减缓节奏。在这种情况下，必然重视中场的调度能力。

4．高效可靠的管理能力

与秘书的计划能力相配套的就是秘书管理能力。秘书应当能够有驾驭、组织、协调、执行和控制管理全过程的能力。

根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。

秘书的管理能力因为其秘书的级别不同，而管理的内容不同，初级秘书管理的可能只是办公室的日常事务，高级秘书管理的范围就宽多了。对于他们而言，管理的含义也就更科学、更深奥一些，尤其是一些办公室主任，或者秘书长，除了管事还要管人，难度更大。

第一次当秘书的你，管理的可能只是一些小事情，但是这是管理的开始和起步，一定要有意识地锻炼自己的管理能力，为以后的工作打好基础。