秘书办文工作

项目十二　秘书办文工作

知识目标

1.掌握收文和发文的要求;

2.掌握文书撰写的一般规范和要求;

3.熟悉收文和发文的程序;

4.掌握文书处理的规范;

5.掌握文书归档的要求。

能力目标

1.能够撰拟合乎规范的公文;

2.能够按照文书处理规范处理公文;

3.能够运用所学的文书处理知识完成日常工作。

案例导入

案例一:收文处理

××管理局通信员小张给××公司送来一份《××省财政厅、××省审计局关于开展××财务专项资金检查的通知》［×财字(2005)66号］。

公司办公室秘书小李负责接收并处理文书。

案例探究

1.在本案例中，小李怎样迅速地处理该文件?

2.文书处理的环节有哪些?应该遵守怎样的规范?

案例分析

作为公司秘书，小李在处理该文件的过程中需要注意以下几点:

(1)遵循办文工作程序。

(2)注意各环节的细节问题，如第一个环节“签收”，应注意封套上的名称是否与本单位一致，以避免误收;拆封时，要注意是否有“亲启”字眼，以免误拆;拟办时，要注意公文与各部门职责权限的对应，以避免张冠李戴;归档时，要注意遵循文档资料管理标准，等等。

案例二:文书校核

2002年，某市的一个公文由于市纪律检查委员会和监察局存在不同意见而停止执行，该公文是《××市委、市政府关于加快发展个体、私营企业的决定》，《决定》中有一句话:“市直各部门都要进一步解放思想，大力支持我市个体、私营企业的发展，只要钱不装入个人口袋，怎样干都行。”《决定》下达后，不到半年，该市的个体、私营企业如雨后春笋，发展很快。但是，出现了一些市直机关与个体户合股、合资或拆墙开设门面与个体户合作办店办企业的现象。这些“合作”的私营企业中，有少数打着市直机关的招牌，向国有企业要走俏商品转手买卖，从中获利。市纪检监察部门认为这种做法不符合省纪委第×次全体会议精神，向市委、市政府提出意见，认为《决定》中的:“只要钱不装入个人口袋，怎样干都行。”这句话是市委的一位领导同志在一次企业家学习座谈会上讲的，没有公开发表，不应该写入《决定》中。

案例探究

1.在本案例中，为什么两个部门会对政府公文出现不同的意见?

2.在该文件起草过程中，秘书应该如何做以防止歧义公文出现?

案例分析

公文校核是公文处理程序中的一个重要环节，负责公文处理的秘书必须有高度的责任感，认真做好公文校核工作。

本例引起歧义的那句话是《决定》起草者引用市委一位负责人在一个座谈会上的即席讲话中的一句。其实，这个即席讲话是在特定的场合、特定的前提下讲的，前后还有多层意思，草拟者把它放到《决定》中是不对的，而负责公文校核的同志也未认真进行校核，因而出现差错。由此可见，公文的校核是十分重要的。一般来说，一个公文要经过三步校核才能送印发出。

(1)公文文稿送领导人审批之前要进行校核的方面有:报批程序是否符合规定;是否确需行文;内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接;所提措施和办法是否切实可行;人名、地名、时间、数字、引文和文字表述，密级、印发传达范围，主题词是否准确、恰当，文字、符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定;涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见，等等。

(2)已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再进行校核，校核的主要内容同第一条所述。这一步校核也很重要。由于领导人工作繁忙，对一些文稿未能仔细推敲，就一字不改地签发了;有的文稿虽作修改，但由于受时间和精力的限制而未能进行全面考虑，这就要求秘书再次校核。当然，经校核如需对内容作实质性修改，则须报经原审批领导人复审。

(3)在公文正式印发前复核，主要是对公文的审批手续(含会签)完备不完备、文种用得恰当不恰当、格式符不符合要求进行复核。最后确定发文字号、分送单位和印制份数。