秘书工作的任务和作用

秘书工作有广义和狭义之分。广义的秘书工作，包括办公厅系统所属全部工作，狭义的秘书工作，光指办公厅秘书处管辖的工作，偏重于文字机要和调研工作。本书所论述的，是广义的秘书工作。

秘书工作的任务在不同级别、不同部门的单位里不尽相同，例如国务院和县政府，国营企业和合资、独资企业，厂矿和学校，它们的秘书部门所承担的秘书工作就有很大不同。但异中有同，下面说的是共同任务。

秘书工作的任务，有一个历史发展的过程。1951年建国初期，在《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》中，规定了秘书长和不设秘书长的办公厅主任的七项工作任务，通过对这些任务的分析，可以看出：工作任务多，涉及面广，因而综合性强；前四项明文规定“协助首长”，可见其辅助性；第四、第五项是保密和机要工作，可见其机密性；前四项是协助首长工作，后三项是为整个机关工作，可见其服务性、事务性。这些任务反映了中国50年代秘书工作状况。几十年来，各级党政机关的秘书工作基本上依照这一框架设计，但是随社会的变化和形势的发展，秘书工作的任务有所增减和改变。

新时期秘书工作的任务，有以下四大类。

一、辅助决策工作

决策是领导者的责任。秘书机构不是决策机构，不能代替领导决策，但要辅助决策。其内容包括四方面：一是在领导决策之前，协助他们进行调查研究，摸清情况，收集各方面的信息，为决策作准备；二是提出或协同有关职能部门提出一个或几十方案，撰拟决策文稿，供领导参考、选择；三是在领导决策确定后，将决策形成文件，并通过各种形式下达；四是协助领导实施决策和检查决策的执行情况。

辅助决策要严格按照领导指导指示进行。不能认为秘书人员必须参加一切政策的辅助，领导的所有决策都理所当然由秘书机构和秘书人员辅助。因为有些决策，领导可直接依靠研究机构，由他们提供咨询；有些决策，领导可依靠有关的职能部门参与辅助。在这些决策中。秘书机构和秘书人员主要在联系方面起辅助作用。

辅助决策不仅表现在重大问题的研究、讨论中，而且表现在大量的日常事务的承办和处理中，把这些日常工作做好了，就是为决策的制定、执行和落实提供了帮助。

秘书机构在辅助决策过程中作用的大小，既取决于它是否主动工作，又取决于领导是否重视发挥秘书的作用。此外，还与秘书自身的能力有关。

二、日常程序化工作

这些工作每天都要去做，日复一日，年复一年，从不间断，故称为程序化工作。看起来，它们不过是收收发发，事事务务，十分平常，但却是基础性工作，是整个单位全局工作能否顺利进行的重要一环。如同只有地基打得牢，房屋才不会倒塌一样，只有基础工作做得好，做得扎实，全局工作才能有出色的表现。

日常程序化工作包括：

1．文书处理和撰制

文书是各单位行使职权、进行指挥管理、联系和商洽工作的重要工具，收文的处理和发文的撰拟是秘书机构经常而重要的工作，秘书人员要校照文书工作的要求和程序，迅速、准确、安全、高质量地完成。

2．调查研究

调查研究是领导决策的基础。在领导决策前，要深入基层和有关部门，进行预见性调查；领导作出决策后，要及时了解决策的执行情况，进行验证性调查，检验决策的正确性，协助领导校正决策的不足之处，使决策趋于完善。

进行调查研究，要坚持以下几点。一是坚持调查研究的客观性。做到这点并不容易，因为，在调查过程中，往往会受到各种主观或客观因素的干扰，不能按照事物的本来面貌反映事物。二是坚持调查研究的动态性。世界上的事物都是发展变化的，因此，要用发展的观点，既调查事物的现状，又调查事物的过去；既通过对它的过去和现状的分析找出它的内在规律，又预测它的未来，防止用静止的、僵化的观点看待事物。三是坚持调查研究的全面性。事物的发展变化是错综复杂的，要接触调查研究对象的各种类型、各个侧面，广泛搜集意见，尤其要倾听不同意见甚至反对意见，防止偏听偏信，片面主观，这也是使调查研究具有客观性、动态性的前提。

3．信息工作

领导决策的前、中、后过程都需要信息。准确、及时的信息是做出切合实际、正确无误的决策的依据。在当代社会中，信息是效率、是质量、是生命，各级秘书机构应成为各级领导机关和领导人员获取信息的一条重要渠道。

4．文书立卷和档案管理工作

这不是指国家档案系统的档案管理，而是指单位内部的档案管理。秘书人员要把处理完毕的文书，经过立卷，定期移交单位档案室，以备日后查找利用。

5．会务工作

包括安排议题，分发通知，布置会场，担任记录，撰写新闻稿，会议纪要、简报等。

6．信访工作

这是一项直接面对群众的工作，包括来信的受理，来访的接待，对报刊上的批评、建议的处理等。

7．查办工作

查办，是把看到、听到、查到的一些无人过问的重大问题，按照领导的批示通知有关单位检查办理，并催促落实。秘书机构一般不亲自办案，不代替各部门的工作，而是从秘书工作的角度协助领导工作。查办的范围不只限于违法乱纪、不正之风。大量的是各方面工作的重大问题，有的属落实各项政策的问题。

查办工作采取怎样的组织形式，应根据各单位的不同情况确定，大致有两种：一是成立工作班子，二是指定专人担任，明确职责。在那些人员不足，难以组织专门小组的单位，大多用后一种形式。

8．印信工作

印信是旧时官府所用各种图章的总称。包括印、关防，钤（qián钱）记等。各级各类单位的印信，代表了它们的权力和地位，是它们进行指挥和管理的重要凭证。印信的管理历来由秘书机构负责，要指定专人管理和健全管理制度。

9．行政事务管理

包括财务管理、生活管理、环境管理，车辆管理及接待工作等。这些工作由秘书机构还是其他机构负责，不同单位的差异很大。由于秘书工作是整个行政管理工作的一部分，故秘书工作与其他管理工作的界限有时难以分清。

10．机要保密工作

秘书人员接触大量的机密，秘书一词就含有秘密的意思。秘书工作的重要职责之一是保密。保密工作包括制定保密制度，检查保密工作，进行保密教育，处理失密、泄密事故等。

三、协调工作

协调是领导机构组织活动的一种手段，也是有效地进行管理的一项基本工作方法。协调的核心是使有关部门和人员同心协力地工作，在各自的岗位上，朝着一个共同的目标使劲、出力。

协调包括目标、计划协调，政策协调，组织人事协调，关系协调，工作节奏协调、财务协调，社会协调等。秘书机构的协调工作，重点是政策协调、关系协调、工作节奏协调、社会协调四个方面。

秘书机构在辅助领导进行协调工作的过程中，既要充分利用自身的枢纽地位充分发挥中介作用，又要明确自身协调工作的重点所在。事实上，由于秘书机构的性质、地位的特殊性，以及职责的局限性，它不必也不可能包揽全部协调工作。不必也不可能充当“和事佬”去解决一切方面的矛盾。

四、领导人临时交办的工作

这类工作是经常性的，但多带突发性。不少属突发性事件。突发性事件大体分两类，一是属于自然方面的，如重大旱情、汛情。二是属于社会方面的，如边界纠纷、飞机遭劫、骚乱事件、学潮、械斗等。这些工作往往难以预先估计，无章可循，无经验供参考，但它们（尤其是社会性突发事件）牵一发而动全身，稍有不慎，弥补很难，如果处理不好，会把许多力量牵扯进去，打乱正常的工作秩序。因此，需有较高的政策水平，较强的应变能力和周密的组织能力。

临时交办的工作，还有代表领导参加一个什么会议，接见一个什么客人，处理一件什么事情，甚至到员工家里慰问，去医院探视病人等。它们大多是事务性的，比较琐碎，常不被人们重视。其实，这些工作也很重要，办好了，可减轻领导负担，使他们以主要精力去考虑方针大政。

秘书工作的作用是：

1．领导助手的作用

秘书工作之所以重要，是因为它直接为领导服务，直接关系和影响着领导的工作，起着领导助手的作用。这是秘书工作的本性，任何地方、任何时候都不会改变。

2．领导参谋的作用

在实现秘书工作的四个转变中，第一个转变是、从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋献策，这就要求秘书首先要注意发挥参谋作用。给领导当参谋，是领导对秘书高度信任的表现，也是对秘书工作提出的高要求。参谋作用体现在秘书工作各个方面，如帮领导安排好工作布局；为一定时期的重点工作、重要会议和活动制定措施、步骤，供领导考虑；文件来了不是原封不动送交领导，充当二传手，而是事先经过研究，提出参考意见（最好提出两种以上供领导选择）；对要办的事，除根据了解到的情况确定应怎么办外，还可设计几种做法，估量带来怎样的效果，然后请领导定夺。

3．沟通上下、协调左右的枢纽作用

从中央到地方，任何一个部门或单位，都设有一定数量的、职责分明的机构，它们级别不同，既互相联系又具一定的独立性，形成一个复杂的网络。秘书机构在这个网络中处于中心位置，起着枢纽作用。秘书工作的枢纽作用，从纵向上，是做好承上启下、上传下达工作。秘书机构掌握着大量的、各种各样的信息，上级的精神通过这里传达下去，基层的动向通过这里反馈上来。各地、各部门的信息很多，经过秘书机构综合整理，领导看了，就了解了动态；有时还做些批示，就指导了工作。从横向上，是做好单位各职能部门的协调、平衡工作。所以有的书说：“秘书部门是来自上下左右的各种情况、资料、函件、信息的集散地，是领导工作指挥、联络系统的开关，是协调上下、沟通左右联系的桥梁”。

秘书工作的枢纽作用能否充分发挥，关键在于是否实行科学管理，是否理顺各种关系。这项任务十分繁重，须花大力气才能做好。

4．协助领导进行信息反馈的耳目作用

耳目作用的原意是把看到、听到的情况及时向领导反映。当今，这还不够，还应包括主动开展工作，把领导的意图传达出去，进行信息反馈。

做领导者的耳目，就要调查研究，搜集信息。其信息来源主要有两方面，一是来自下面的实际工作情况和动态反映，二是来自上级的指示精神和外地区、外单位的经验。秘书机构除要获取准确、及时、全面的信息外，还要经过认真的综合处理，提取有价值的信息。也就是说，掌握的信息面要广、量要大，但反映给领导的则要少、要精，正所谓“由简而繁繁而简，简中俱是精华点”。信息不在于字多字少，话多话少，而在于是否抓到点子上。只要抓到了点子上，就有助于领导作出决策。领导作出决策后，秘书机构还要在贯彻、落实决策过程中，将执行的情况、成绩、经验以及存在的问题及时向领导反馈，充当领导同志的耳目。信息、决策、执行、反馈、再决策是沿着一个循环系统运动和上升的，秘书工作的任务就是要组织和完成这种循环。

随着科技的发展和进步，不少秘书机构都摆脱了传统的手工作业方式，采取各种措施，对信息传递手段和机关办公手段加以改进更新，逐步使信息工作现代化。同时，还在条件许可下设立调研机构，充实调研力量。

五、领导机关的门面作用

秘书机构素有“关口”、“窗口”之称。说它是“关口”，是因为文件、信息的上承下达都要经过这里传递和辅送，它要把文字关、用印关、保密关等好些关。说它是“窗口”，是因为内外联系，来信来访，各方商洽工作，大都由秘书机构出面办理，人们往往把它们看成是代表领导的。因此，秘书机构和秘书人员的形象如何，影响很大。

有人反映某些单位官僚主义严重。这与所接触的人的作风有关。而这个“接触人”往往是秘书人员。他们有的年龄不大口气倒很大，无怪乎被人说领导好见秘书难搪。因此，秘书人员一定要起好门面作用，态度和蔼，用良好的工作作风和服务态度，使人感到党和政府的机关是为人民服务的；能办的事让人家愉愉快快，不能办的事说清楚也让人家愉愉快快。