秘书的会议工作

一、秘书的会议工作

有人说，秘书工作主要是“三办”——“办文、办会、办事”；也有人戏称秘书工作是“文、会、报”，即草拟文件、会议工作、编写简报和汇报。也许概括不一定全面，但参加会议，搞好会务工作作为秘书的一项经常而重要的工作，是人们所公认的。任何一个秘书，都可以在秘书工作活动系统的“直角坐标系”中找到自己的“纵坐标”和“横坐标”，从而明确自己的特定位置和角色。能否成功地组织好一次会议，秘书在其中扮演着重要的角色。秘书会务工作有以下特点：

服务性：秘书会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是为了给会议提供方便，做好各项服务工作，从而保证会议的顺利进行。

被动性：会务工作的辅助地位决定了它的被动性。

事务性：无论是值班接传电话，还是会议记录或整理简报，很多环节都有较强的事务性，繁杂而琐碎。同时，也正是这些事务性工作，保证了会议的顺利进行。

综合性：由于会务工作是直接为领导机关和领导同志召开的会议服务的，会议内容又十分广泛，参加会议的人大都知识渊博，因此要做好会务工作，需要了解社会科学和自然科学的多学科知识，特别是管理学知识；掌握同本职工作相联系的各方面的情况；使用各种为会议服务的设备要求会议秘书工作人员成为“通才”和“杂家”，能够站在全局的角度观察与考虑问题，有高度综合的能力。

时间性：会议是一种有组织有领导的活动，有很强的时间性。作为与会者应遵守时间，按时参加会议。作为会议秘书工作人员更应有高度的时间观念，不能出现诸如与会者已到齐了，会议记录人员还未到或是会场还未布置好等现象。

秘书工作包括以下几个方面：

1.确认与会人数

与会人数关系到会议规模、场地安排、餐饮食宿安排和经费的估算等具体会务工作。一般情况下，均由秘书向与会者发出书面或电话等口头形式的邀请或通知，待得到被邀请者的回复后统计并确认实际与会的人数。

2.编组

报名、报到及为与会人员编组，这是发出通知后要做的工作，它关系到会议主体——人的问题。接到与会人员报名后，会议工作部门应当为其做好必要的准备工作。如制发证件、排列座次、准备文件、安排食宿和交通工具等。报名一般采用信函、电话、电报、电子邮件等形式。许多会议的与会人员不是由一个人自始而终出席，而是根据会议时间、性质等调整出席会议的人员，会议秘书人员接到更换通知后，应立即做好相应的如换发证件、调配住宿等修整工作。与会人员报到时，会议秘书人员应将事先准备好的文件袋（包括文件、证件、餐券和会议用品等）发给本人，同时注意登记到达的时间和随员人数情况。要随时掌握报到人数，发现该报到而未及时报到的应抓紧催促，保证其按时参加会议。尤其应注意有外埠代表参加会议的报到工作。在确定了与会人员名单之后要对与会人员进行分组。编组的基本方法有两种：一是按地区编组，二是按专业编组。编组的目的是为了进行小组活动或分组讨论等。大会中间常常需要穿插小会，大会的许多具体工作要靠小会去完成。许多具体议题总是需要分组进行讨论研究的。与会人员的编组名单，最后要经领导审定。

3.接待与会者

开会前，秘书应把与会者的名单送往会务处，有时为了安全起见，要为每位与会者准备用以证明身份的证章。当与会者互相介绍时，秘书应热情、主动。如果只有几个人，秘书可以负责介绍工作，对与会者逐一互相介绍，并陪同到会议室。如果与会者众多，可以微笑着与大家点头示意，再将他们引到衣帽间，然后引到登记处，最后陪同他们进入会场。也可以安排助手引导与会者们前往指定地点。秘书应嘱咐登记人员记住发言者、贵宾和显要人物的身份和到达的时间，以便为他们与会期间的活动做相应的安排。

根据会议安排的工作需要，秘书也可以在主持会议方面发挥作用。近年来很多大企业为了提高经济效益，减轻领导者的工作负担，将会议的主持工作交由秘书来负责。

4.讲话

会议中，有时需要秘书发表讲话。比如，介绍大会发言人，秘书就应该亲自询问或从公开发表的资料中掌握发言人的背景资料。要了解发言人现在的职称，正确无误地读出他的名字。介绍要简短，避免把发言人的所有功绩如流水账般地陈述一遍，要选用最关键、最有代表性的事迹，客观简练地介绍。不要使人感到秘书在对发言人进行吹捧。

在某些会议上，秘书也可能被要求对全体与会者发表讲话。要使讲话能达到一定的效果，应注意以下几个问题：

①预备好要演讲的主要内容，可以草拟一个讲话提纲，也可以将提纲写在卡片上。

②演讲所用的资料一定要经过调查，确保与事实相符。要为回答与会者的提问而事先准备必要的资料。

③在镜子面前练习，注重练习自己的面部表情、形体姿态及手势的表达。

④站姿挺直，神态自然，眼睛要始终注视着下面的听众，以示尊重。

⑤主题明确论据充分、举例生动。

⑥语言通俗易懂、语言标准、语调有变化、声音洪亮。

⑦对演讲的时间进行合理的安排，并在规定的时间内完成演讲。控制讲话速度，既不能太快也不能太慢。

⑧在适当的地方停顿一下，以使大家能跟上你的思路，理解所讲的内容。

⑨避免一些个人的习惯动作，例如，乱翻稿纸或频繁地移动脚步、胳膊或手。如有必要，手里可以自然地拿一张卡片或一张纸，这样可以使人自然放松，这也是演讲时的技巧之一。

⑩要有一个良好的精神状态，准备充分，完全知道你需要讲什么及如何去讲，如果演讲内容引起了与会者的重视，多花点时间是值得的。用录音机录下发言内容，以便日后能反复辨听，找出需要改进的地方并及时改进。