秘书岗位主要的工作业绩和成果

“秘书”是现代社会中高频率出现的一个词汇，在互联网上用百度搜索，出现的相关网页竟达一千三百多万，其普及的程度和被社会接受的程度可见一斑。

什么是“秘书”？人们脑海里有异常丰富的概念，最容易联想到的是在领导身边工作的人。然而，由于领导的相对性，人们对秘书概念的界定也就似是而非。诸葛亮是秘书吗？有人认为，从辅助刘备的角度出发，他应该是一个出色的秘书。另外，随着社会的日益多元化，人们对秘书概念的理解也是五花八门，如把公关秘书视作情人的代名词，使“女秘书”的概念增加了暧昧的色彩等等。

秘书一词，在中国有比较悠久的历史，最早可以追溯到汉代，如《汉书·叙传》：“斿博学有俊才……与刘向校秘书。”《汉书·刘向传》：“诏向领校中五经秘书。”对秘书的定义，较早依据的应该是辞书。《辞源》中对秘书的解释有两个主要义项，一是秘密之书；二是掌典籍或起草文书之官。显然，这个解释代表了古人对秘书的基本理解。其中“掌典籍或起草文书之官”的理解，对现代秘书概念的界定还是有一定的参考意义的，至少说明了秘书与文书工作之间有着深厚的渊源。同时，也印证了在传统观念中，秘书是一种职官的说法。《辞海》中的“秘书”，延续了秘书是一种职官的说法，提出秘书是“职务名称之一，是领导的助手”。同时对秘书工作了说明，认为秘书工作的任务是“收发文件，办理文书、档案和领导交办事项”。《现代汉语词典》的定义则是：“秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。”由此可见，国内较具代表性的辞书对秘书的解释有较大的共同性：其一，秘书是一种职务名称；其二，文书工作是秘书的主要工作甚至是标志性工作。

20世纪80年代，随着秘书学科的诞生，研究者们开始关注秘书学科的逻辑起点——秘书的定义，学者们认为，只有精确地界定出秘书这一概念，秘书学的理论大厦才有可能建成。正是基于这一共同的认识，二十多年以来，研究者们从不同的角度对秘书的定义作了广泛的探索，做了数十种的表述，论文、教材和著作是其基本的成果形式。

对秘书定义探索的第一次高峰出现在20世纪80年代中期，以教材的成果为先导，影响较大的有王千弓等编著的《秘书学与秘书工作》（光明日报出版社1984年版），提出秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书。”这一定义延续了秘书是一种职官名称的说法，根据当时我国的社会情况，把秘书限定在社会主义国家工作人员的范围之内，尽管这一限定已经被时代所抛弃，但是，对秘书工作职责的认定却有了突破，它不再把文书的拟制和管理视作秘书工作的唯一标志。定义中的“协助领导综合情况，研究政策”与目前所倡导的辅助决策，沟通信息，“密切各方面工作的联系”与目前所强调的协调关系，实在有异曲同工之妙。张金安、常崇宜在《秘书学概论》（云南人民出版社1983年版）中认为：“秘书是一种职务，也应当是一种职称”，“是领导的耳目、助手和参谋。”把秘书看作是一种职称，显然是不合适的，该定义的价值在于明确地提出了秘书与领导的关系，秘书是“是领导的耳目、助手和参谋”，据后来常崇宜的解释：“当时‘信息’一词尚未流行，‘耳目’实际上指这个意思；另外这是第一次明确提出了‘参谋’问题。”^[3]事实证明，把秘书视作领导的参谋和助手的表述在后来众多的秘书定义中层出不穷。

稍后，又出现了一批研究秘书定义较有分量的论文，比较有代表性的有张家仪的《也谈“秘书”的定义》（《秘书》1986年第2期），他认为：“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员”，并认为“秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也就是服务性的”。笔者以为，该文最值得肯定的是对秘书下定义时不再局限于过去或传统上对秘书的理解，而是把视点投向了国外的秘书工作，该文多次引用了美国的《韦氏秘书手册》，异常坚决地提出了“秘书绝不是一种职务而是一种职业”。千年以来，秘书作为一种职官的名称在人们的观念中是根深蒂固的，张家仪的这一对秘书的定义，可以说是现代中国秘书职业化进程中最初的理论铺垫。当然，他在定义中，把秘书的位置表述为“身处领导机构或附着个人”的提法不够妥帖，特别是“附着个人”一词，会对领导和秘书之间独立的人格关系引起误解。

张清明等的《关于秘书定义的思考》（载《武汉大学学报（社会科学版）》1986年第6期）提出：“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全局的工作人员。”杨永清在《领导·秘书·智囊》（载《华中师范大学学报（哲学社会科学版）》1986年第2期）一文中认为：“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”这两篇文章均刊发在全国较有影响的大学学报上，从一个侧面反映了社会科学领域对秘书学研究的理论成果的接纳和肯定，扩大了秘书学的影响。从定义本身来看，前者引进了管理的概念，把秘书与管理系统联系在一起，拓宽了我们的视野；后者强调了秘书的辅助特性，但作为定义表述，显得过于笼统和简单。同时值得我们注意的是这两个定义均没有涉及或者强调秘书的文牍性工作，这也从某种角度反映了当时人们对秘书工作的内涵有了新的认识。

进入90年代，聚集了当时秘书学理论研究比较有代表性的力量，由袁维国主编，方国雄、张清明、董继超、楼宇生参编的高等学校试用教材《秘书学》由高等教育出版社于1990年9月正式出版，该书对秘书作了如下定义：“秘书，在我国现代主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、管理会议、调查研究、处理信息、办理事物、参谋咨询、联络协调等工作。”与80年代的秘书定义相比，该定义并没有太大变化，秘书仍然被定位成一种行政职位。

在秘书定义探讨上有较大的学术影响的是董继超，他在1989年出版的《公务秘书学》中对秘书作了如下定义：“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助上司全面处理事务的人员。”该定义保留了把文书工作作为秘书的标志性工作，突出了秘书与领导的关系是一种直接辅助关系，并且把秘书工作的重心确定在处理事务上。到90年代中期，董继超试图更加全面地阐释秘书定义，他在1996年由中央电大出版社出版的《普通秘书学》中，用整整一节的篇幅从研究秘书概念的意义、不同秘书概念的比较、秘书概念的界定三方面对秘书的概念作了多角度的论述。他把秘书分为广义和狭义，狭义的秘书是指“掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员”。狭义的定义基本沿用了其较早的《公务秘书学》的说法。董继超还提出了一个广义的秘书定义：秘书“是指在领导者身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导交办指示为主要辅助任务的专门人员”。除了提出直接为领导工作服务外，还增加了在“中枢机构工作”的说法，从而把办公室的信息调研人员、督查工作人员也包含在秘书人员的范畴中。事隔两年，董继超在《秘书学问题数说》中再次审视了秘书的定义，认为之前对秘书的定义不甚理想。为了挣脱公务秘书的局限，他又对秘书的定义作了修改，表述如下：“所谓秘书，即在主管身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办主管交办之事为主要辅助任务的专门人才。”并且对“主管”一词作了专门说明：“‘主管’一词，既泛指一切法定组织的领导人，又泛指一切雇主，也就是说，这一概念的界定意在涵盖公务秘书和私人秘书，也包含不同国家和社会的秘书。”尽管笔者认为用“主管”一词替代“领导”，并不能完全解决秘书外延的涵盖面，而且，事实证明，这一定义也并没有为大家所普遍接受，但是，董继超这种适应时代的发展和力求与国际接轨的定义思路，无疑是正确并且值得倡导的。

随着中国秘书职业化趋势的越来越明显，秘书职业资格鉴定势在必行，1997年8月，原国家劳动部颁发了《秘书职业技能标准（试行）》，将秘书定义为：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。同时还有一个广义的秘书定义：“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手。”2003年，国家劳动与社会保障部修订了《秘书职业技能标准》，修订后的秘书定义为：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人员。从修订前后的比较中我们可以发现，两个定义并无实质性区别，只是将原来的“领导”改成了“上司”，其修改原因与董继超将“领导”改成“主管”有异曲同工之处。

由于劳动部的秘书定义是我国第一个官方定义，其权威性和影响自然非同一般。该定义出台不久，常崇宜对此作了高度评价，他在《秘书概念和定义的新高峰》一文中高度肯定了劳动部定义的权威性。他认为劳动部的定义中前者是秘书的概念，后者即广义的秘书定义才是定义，且定义和概念是有区别的。常崇宜认为作为概念，“给秘书明确定了一个标准”；作为定义，“确实是最新的，也是比较完整的”。认为“秘书的概念和定义问题，达到了一个阶段性的解决，可说是攀登了一个新高峰”，“这是秘书学的一大飞跃”。^[4]当然也有权威人士提出了不同看法。“这个定义是以某部名义下文规定的资格考试教材的标准答案，因此，具有很高的权威性。这里暂不去探究这个定义是否有‘官本位’性质，但以‘权威性’来论证定义的科学性是没有说服力的。”^[5]傅西路认为劳动部的定义的不足之处主要表现在以下方面：“一是在思维方法上应从宏观总揽全局，而不要孤立地、切割式的只看外在表象，没有必要把从事统一工作的人从不同分工、不同服务方式中分为狭义或广义。二是下定义不是做文章，不必罗列引证许多具体事实，而要通过具体—抽象—具体的科学思维方法，透过现象看本质，从而得出既合乎事实，又反映事物本质并能划定事物外在范围的总概括；三是定义中涉及的行业术语、命题、概念和问题太多。”^[6]

进入21世纪以后，学术界对秘书定义的探讨基本上处于一个平静的状态。据不完全统计，本世纪中公开发表的涉及秘书定义或概念的论文不足十篇，有影响、有创见的更是微乎其微。

关于秘书的定义，笔者的基本态度是：

秘书是一种社会职业，同时又是秘书学研究的基本对象。作为职业，秘书需要一个稳定的职业定义，这是秘书职业化建设的需要，也是秘书推进专业化进程的基本保证。这个定义应该有足够的权威性和容纳性。同时，作为秘书学的研究对象及逻辑起点，秘书定义应该有一定的学术争议和学术探讨的自由。这同样有助于秘书学的学术繁荣和学术进步。作为职业定义，2003年劳动与社会保障部在修订的《秘书职业技能标准》已做了明确的认定，即“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人员”。该定义应视作目前国内秘书唯一的职业定义。应该摒弃原来的广义狭义之说，确实，同一种职业用广义、狭义加以区分，不但不能提高对职业认识的准确性，反而容易造成不必要的混乱。

认定它作为唯一的秘书职业定义的原因有二：

一是定义发布主体的权威性和职能性。由国家劳动与社会保障部发布秘书职业的定义应该是最具有权威性和推广性的。作为职业资格认定的最高行政机关，由国家劳动与社会保障部官方提出秘书职业的定义无疑是最恰当的。如果随着时代的发展和秘书学研究的逐步深入，该定义的内涵发生了某种改变，也应该由该部以修订的形式予以发布。

二是定义内容的相对准确性。定义是对于一种事物的本质特征或一个概念的内涵和外延的确切而简要的说明。从秘书学界近二十年来对秘书五花八门的定义中，我们看到秘书定义有了实质性的发展。而更多看到的是语言表述不同，实质非常接近的秘书定义。我们可以从以下方面来理解劳动与社会保障部定义的准确性：

首先是服务对象的高度概括性。该定义以“上司”为秘书的服务对象，其涵盖性要高于原来通行的“领导”。“领导”从词性分析，有动词和名词两种用法，根据最新的现代汉语词典的解释，作为动词，指“率领并引导朝一定方向前进”。作为名词，指“担任领导的人”。从词义和习惯用法上看，具有一定的政治色彩。我们习惯上把社会主义国家党政机关、集体企事业单位或部门的负责人称之为领导，而将私营企业、外资机构的负责人排斥在外。也正因为如此，董继超将“领导”改成了“主管”，更多的研究者认为，用“上司”替代“领导”更合理，笔者也认为如此。“上司”现代汉语词典解释为“上级”之意。而“上级”是指“同一组织系统中等级较高的组织或人员。”从习惯用法上看，该词的附加色彩较弱，适用面更广。因此，以“上司”作为秘书的服务对象是比较合适的。

其次是秘书工作内容界定比较确切。许多在秘书定义中对秘书工作的说明是采用罗列，但是，罗列显然不是理想的定义方法。罗列的方法无法精确地揭示秘书概念的内涵和外延。同时，由于秘书工作是一项综合工作，涉及的工作内容具有多样化的特征，不同层次的秘书的工作重心具有较大的差异性，因此，罗列的方法不但使得秘书的定义变得冗长，而且也很难穷尽。而在许多“种差＋邻近的属”的定义中，对种差的表述是“为领导工作服务”或者是“为上司服务”的。应该说，为领导或者为上司服务是秘书价值最根本的体现。体现了秘书最基本的角色内涵。然而，我们认为，秘书定义不但应该体现秘书的存在价值，同时应该具有识别的特性，如果仅仅表述为为领导或者为上司服务，那么，警卫员、勤杂员、司机等职业也具有这一特性。劳动与社会保障部的定义对秘书的定义作了比较明确的说明，即秘书的工作内容是协助上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务。应该说，这样的表述既具有概括性，同时也是明确的。而且，这样的概括还具有一脉相承的特性。1951年7月，政务院召开全国秘书长会议，会议通过了《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书机构的决定》等重要文件，提出了秘书长的基本职责是“参与政务，掌管事务”。这一说法，对秘书学工作的理论和实践产生了深远的影响。劳动与社会保障部的秘书定义中“协助上司处理政务及日常事务”的说法应该说是有继承性的，同时根据时代的变化和对象的不同，又比较具有现实性。至于“为决策及实施提供服务”的说法，与理论界所提的，已经为公众所接受的辅助决策的说法有异曲同工之处。

以上所述，笔者以为，国家劳动与社会保障部发布秘书职业的定义，比较明确地界定了其内涵和外延，较好地吸收了秘书学科的研究成果，基本揭示了秘书这一概念的本质特征，应该是其职业范围内普及的职业定义。

当然，对国家劳动与社会保障部发布秘书职业的定义的肯定和推广并不排斥学术界对秘书定义的争鸣。一方面，国家劳动与社会保障部的秘书定义并非完美，有些专家对该定义的异议也有相当的合理性；另一方面，随着社会的发展和进步，秘书学理论的逐步成熟，秘书定义的表述可能会发生某些改变。例如对该定义备加推崇的常崇宜也提出了不同的看法，他认为该定义中“从事办公室程序性工作”是指公务秘书，民间秘书，特别是其中的私人秘书，有时是从事个体服务，而不一定在“办公室”工作。同时，他认为这个定义缺乏关于秘书性质、地位方面特征的概括。而笔者则对该定义中关于“程序性”工作的定位持保留意见。事实上，秘书工作除了文书工作等程序性工作以外，也包括大量的临时交办事项等非程序性工作，因此，将秘书定位为从事办公室“程序性工作”的说法，值得商榷。另外，最近，也有学者提出“秘书是管理活动中的一项补充职能，补充时遵循剩余原则”的说法，相信随着研究的进一步深入，国家劳动与社会保障部会及时吸收成熟的研究成果并且予以推广的。