公文写作主旨的层次结构

第一节　公文写作主要程序

大致说来，公文写作的规范程序包括十大环节:接受领导指令、分析领导意图、提炼公文主旨、查找行文依据、选定行文材料、设计行文结构、实施行文写作、自查自改文稿、内部审读文稿、报送核稿审批。分述如下。

一、接受领导指令

这是实施公文写作的第一步。

公文写作不同于其他文章的写作，是被动写作，是“命题作文”，其动因是领导的安排。简单地说，领导让谁写谁才可以写。如果领导没有指派，不但不可以写，对于相关情况，甚至连过问都不可以过问。这涉及的实际是写作者的资格问题。这里所说的资格，不是文字水平资格，而是职业资格与身份资格，说到底，是写作者的工作权限问题。其他文章写作，一般没有这个问题，而公文写作首先遇到的就是这个问题。写作者对于公文写作的这一特点和要求，必须明确。

接受领导指令，除了涉及公文写作者的资格问题，还涉及领导者是否知人善任的问题。中国有句老话叫对牛弹琴。这话的含义其实有两个:一个是牛的问题，另一个就是弹琴者的问题了。不要责怪牛听不懂你的琴声，你为什么要对牛弹呢?牛的问题是水平问题，而弹琴者的问题则是智慧问题。你不知道牛不懂你的琴声吗?不知道而对牛弹，那是你的无知;知道却还要对牛弹，那就是你的固执和愚蠢了。

所以，公文写作程序的第一步，要求有关领导一定把好关。一篇公文应该由谁写，先要选准人。人没有选准，写作者不具备写作公文的权限与资格，第一步就错了。公文的质量也就无从保证了。

二、分析领导意图

公文写作者接受领导指令后，接下来要做的工作是分析领导意图。写作者写出的公文如果质量不高，没有写出让领导满意的公文，问题常常出在这里:没有弄清领导意图，拿起笔就草率行动了。

公文写作不可以这样。其他文章写作也不可以这样。有一种很时尚的观点认为，写作是自我表达，写作的出发点与归宿是为我们自己而写。持这种观点的人有谁想过，为自己写作实际上是一件很简单的事，很容易做到。我想怎样写就怎样写，与读者无关，与别人无关。这不等于一个小孩子自娱自乐的游戏么?实在太简单太容易了。在信息时代的今天，在市场经济体制下的今天，写作的动机与本质不是这样的，不是为自己写，而是为别人写，是为了让别人阅读与认可。一篇文章的价值不是由写作者自己确定的，而是由读者来确定。当今时代这本来是个常识性问题，无需费口舌讨论，却偏偏被一些人蛊惑了。当今的写作者，如果连这个常识性问题都认知不清，那是没有资格进入市场经济体制下的信息时代的。

公文写作很明确，不是为自己写，而是为别人写:为工作写，为管理写，为指令者的“指令”写，即为领导写，为领导的意图写。既然是为领导的意图写，那么首先必须弄清领导意图。怎样才能弄清领导意图呢?最基本的方法是换位思考和分析。要站在领导角度考虑问题，要进入角色;要对领导的发文意图进行认真、仔细、深入分析。只有站在领导角度，对于意图进行认真、仔细和深入分析，才能弄清领导意图。

分析什么?分析领导的发文动机、目的与要求。写作者在动笔写作前，对于领导发文的动机、目的与要求必须明确。写作动机、目的与要求，不是写作的缘起。公文写作缘起于领导的指令，领导指令却不是公文写作的动机、目的与要求。这是两回事，不可以混淆。

公文写作的动机、目的与要求，可能是为了布置某项工作，也可能是为了解决某一问题，也可能是为了发布某一文件，还可能是为了传达贯彻某一指示精神，不一而足。但不管出于怎样的动机、目的与要求，写作者动笔前必须明确，否则便是无的放矢，甚至南辕北辙，是不可能写出令领导满意的高质量公文的。

准确理解并把握领导意图不是一件容易的事，需要长期努力。首先需要和领导形成默契。而和领导形成默契的前提是心心相印。何谓心心相印?心往一处想，力往一处使。身在曹营心在汉的工作态度与方式，经常开小差、打小算盘的工作态度与方式，心胸狭隘、唯利是图的工作态度与方式，是不可能心心相印的。

当然，心心相印不只是公文写作者单方面的事。领导者所起的表率作用至关重要。率先垂范，平等待人，作风磊落，决策民主，信息公开，行政透明，都是上下级心心相印、形成默契不可或缺的条件。

现在有一个命题很值得警惕，即“国学与现代化管理”。将国学的智慧用于现代化管理并没有错，关键是将怎样的国学智慧用于现代化管理。不可忽视，国学产生的基础是农业文明，是封建社会，是人治的土壤而非法治。因此，按照马克思主义存在决定意识的观点进行分析，国学的精华是农业文明的精华，是封建社会的精华，是人治而非法治的精华。在崇尚民主法治的今天，宣传“厚黑学”的书籍怎么可以大行其道?真是奇怪!“厚黑学”理论之中有许多垃圾，与现代社会的民主法治精神格格不入。现代化管理不是玩弄权术，不是相互算计、尔虞我诈，不能用“麻将牌”式的方式:盯着上家卡下家，迷惑对门自己和。如果上级是用这种方式实施管理，那么下级是很难弄清上级的意图的。

三、提炼公文主旨

明确了公文写作的动机、目的与要求，接下来要解决的问题，就是公文所表达的立场与观点的问题。这就是提炼公文主旨的工作。公文写作者一定要明晰:每一篇公文在行文前必须有主旨，主旨必须明确，而且，每一篇公文的主旨，必须体现领导的意图。实际上，分析领导意图的一个重要意义正在这里。

一篇公文的主旨怎样产生?

首先产生于对于领导意图的准确理解，即对于公文发文动机与目的准确理解。准确理解了公文发文的动机与目的，写作者对于公文的立场、观点的确立与表达，也就心中有数了。而一旦确立了公文的立场与观点，公文主旨也就提炼出来了。

概而言之，公文主旨就是公文所要表达的立场与观点（有时也可理解成公文的写作重点与核心内容）。公文主旨的重要意义在于:它是公文的灵魂。没有主旨的公文是没有灵魂的公文。而公文一旦没有了灵魂，就没有了生命，就成了散沙一片。

公文对于主旨的要求是:正确、明确、突出。

正确是对于公文主旨的基本要求，也是最高要求。什么叫正确?理性、科学，尊重客观事实，尊重当今世界最前沿的管理理念与原则，符合事物发展规律，维护大多数人的权益和根本利益，这就是正确。

明确是对于公文主旨的表述要求。公文对于主旨的表述，要清楚明了，使收文单位一目了然，不让收文者误解，产生歧义。这是语言能力，也是思想能力。公文主旨如果表述不清，先要检查一下主旨是否清楚。这是前提。如果发文主旨本身不清楚，再好的语言表述也难以使主旨明确。有一种说法叫做“茶壶里的饺子倒不出来”，大都认为这是说一个人有知识有水平却不会表达，却少有人想过，一个真正有知识、有水平的人，怎么会把饺子放入茶壶?显然这个所谓有知识、有水平的人，并不是一个真正有知识、有水平的人。

这不是说语言表述不重要。对于写作而言，语言表述在什么时候都非常重要。在这里只是想表明，公文主旨是否明确，实际涉及两个方面，一个是公文主旨是否很清楚、很明确，一个是写作者是否能够将公文主旨很清楚、很明确地表述出来。写作者必须具备清楚而明确地表达公文主旨的能力，否则其不具备写作公文的最基本的语言能力。

主旨突出指公文主旨要给收文单位留下深刻印象。这是比公文主旨明确更高的要求。写作者不但要将公文主旨明确表述出来，还需给收文单位留下深刻印象。因为给收文单位留下的印象越深刻，对于落实公文的精神越有力，公文的效力越能充分发挥。

四、查找行文依据

公文主旨提炼出来了，明确了，接下来进入的程序便是查找行文依据了。也许有人会问，行文依据不就是领导指令么?还需另外查找么?这是对于行文依据的误解。如上所述，领导指令只是行文的缘起，行文的动因，并非行文依据。行文依据与行文缘起、动因是完全不同的两回事。

行文依据指行文所依靠的理论或事实，主要涉及三项内容:法律依据、政策依据、现实情况和条件依据。

法律依据是公文行文的根本依据。无须赘述，中国正在进入法制时代。法制即依法治国、依法行政。依法治国，什么概念?治国的最高原则与手段就是“依法”。公文是治国的具体方式、具体方法。因此，必须依法，必须以国家法律法规作为最高标尺和最坚实靠山。

政策依据是指以国家现行的各种方针政策为行文依据。简单说，公文发文不可以违背国家现行政策，不可以和国家现行政策“撞车”。公文发文的一个重要目的本是维护国家现行政策，或落实国家现行政策。怎么可以违背?那不是与公文职能与发文目的背道而驰么?

现实情况条件依据也是公文行文不可忽视的一个重要依据。不但不可忽视，这个依据还必须经常成为公文行文的一个非常具有针对性的客观而具体的依据。公文常常是为布置某项工作、解决某一问题而发布。布置某项工作，解决某一问题，其针对的，不正是具体的实际情况和条件么?

公文行文必须有依据，越是重要的公文越要有依据，而且依据必须明确，否则是不可以草率动笔的。

五、选定行文材料

行文依据查找到了，明确了，接下来要解决的问题是公文材料的问题。公文要说明某种情况或某个问题，需要具有典型的、具有说服力的材料作支持。公文要以理服人，同时要以事实服人。无论是理还是事实，都与材料密切相关。

文章材料主要包括八组类型:感性材料与理性材料、理论材料与事实材料、事例材料与数据材料、正面材料与反面材料、直接材料与间接材料、概括材料与具体材料、历史材料与现实材料，中国材料与国际材料。这些材料并非独立存在，是交叉关系，所涉及的是不同角度。文章写作在搜集与选定材料时，要充分照顾到这八组方面。

公文作为一种特殊文章形态，经常涉及的是事实材料、事例与数据材料、正面与反面材料、概括材料、现实材料、国内材料。选定公文材料，要根据行文需要，酌情而定。

六、设计行文结构

行文依据确定了，材料问题解决了，正式行文写作之前，接下来要进入的程序是设计正文结构。

关于结构，目前有一个观点很重要:结构即本质。

这话什么意思?结构就是结构，怎么会是本质呢?是的，结构就是结构，结构不是本质，但通过对于结构的分析，可以通向本质。结构是通向事物本质之路。举个简单例子:中国国家大剧院与悉尼歌剧院的区别在哪里?很显然，不在材料上，也不在功能上。中国国家大剧院与悉尼歌剧院所用材料基本相同，无外乎钢筋、水泥、沙子、木材、玻璃等;两者功能也基本相同，主要都是用于大型文艺演出。那么，它们的区别究竟在哪里?一句话，在结构上。由于结构的不同才造成现在的悉尼歌剧院和现在的中国国家大剧院。其他建筑也一样，其他事物也一样，由于结构的不同，才造成其本质各不相同。

什么是结构呢?简单说，结构是构成事物的所有元素的组合。是事物的组合方式，也是事物的组合形态。任何事物的结构，都是构成该事物的所有元素的组合方式与形态。而这种方式与形态，就构成了该事物的本质。

从写作具体操作角度讲，构成文章结构的元素包括九个:标题、开头、段落、层次、主次、详略、过渡、照应和结尾。

从结构角度说，标题是第一要解决的问题。文章对标题的要求是，标题要醒目。何为醒目?醒目是令人眼睛发亮。有个比喻说得好:标题是文章的眼睛，眼睛是心灵的窗户。

文章开头要吸引人，要吸引人读下去。不吸引人，人就不会读下去，不读下去交流的桥梁就无法建立。

段落要讲究。什么叫讲究?要注意两点:第一，该分段时要分段;第二，文章开头的段落不宜过长。将心比心，想想我们自己读文章的情景。谁愿意一开篇就读长篇大论呢?

层次要分明。层次可以理解成思想的脉络与节奏。文章层次分明的背后，是思想脉络的清晰，是内容布局的清晰。文章写作，在内容方面不要故弄玄虚，在结构与表达方面也不要故弄玄虚。写文章是为了要别人读懂，而不是要别人不懂。层次线索清晰明了，对于读者读懂文章，非常有益。

主次要突出。文章主要的内容要彰显出来，次要内容也不可忽视。主要与次要是相对而言，比较而言。次要不是不要。没有次要哪里来的主要?就像一个人的十个手指，各有各的用处。

详略要得当。文章主要的内容详细写，次要的内容简略写，这就是详略得当。不可主次不分，喧宾夺主。

过渡要自然。就像上下楼梯。楼梯就是楼层之间的过渡。没有楼梯，难于上楼与下楼;没有过渡，文章段落与段落之间，层次与层次之间就难于衔接。该过渡时不但需要安排过渡，而且过渡要自然。如此，文章读起来才流畅而舒服。

照应要周全。什么是周全?是着眼全局。写到前面想到后面，写到后面又照顾到前面，这就是周全。不仅如此，句式和句式之间、词语和词语之间，也存在相互照应的问题。照应的目的是为了文章逻辑的严密与和谐。既严密又和谐，好文章就诞生了。

文章结构的最后一个内容是结尾。结尾要果断，要有力度。当结则结，不可拖泥带水，同时要给读者留下深刻印象。

明确了文章结构的九项内容，也就明确了公文正文结构的主要内容，大同小异。而明确了公文正文结构的九项内容，公文写作程序中准备阶段的工作便告结束。接下来要进入的程序是写作的具体实施。

七、实施行文写作

文章实施行文写作要掌握五种表达方式:叙述、描写、议论、抒情与说明。

叙述用来写事情的过程，写做什么;描写用来写事情的状态，写怎么做;议论用来写对事情的看法与态度;抒情用来写对事情的感受;说明用来介绍事情的具体情况。比如说:门开了，李先生进来了，他坐在椅子上，这就是叙述;如果说:门轻轻开了，李先生不好意思地进来了，他悄悄坐在椅子上，这就是描写了;如果说:门开了，李先生进来了，他迟到了，迟到是不对的，这就是议论了。又比如:学习公文写作真不容易呀!这就是抒情。再比如:本书包括十章内容，每一章分成不同小节，每一章节都有学习重点。这就是说明。

实施公文写作，只能用三种表达方式:叙述、议论和说明;描写与抒情，一般不能使用。对于这种情况，行文者需明确并自觉遵守，否则写出的公文可能不再是公文，而成为其他文体了。

八、自查自改文稿

好文章是改出来的。这话很对。修改是文章写作的一个重要环节，公文写作也不例外。修改什么?主要是修改字词和语句。公文写作者要自律:本人起草的公文，一定杜绝错别字与病句。

对于公文写作者而言，错别字与病句的问题，不是一个简单的文字水平问题，而是工作态度、工作责任心的问题。为什么这样说?因为错别字与病句问题，在初中阶段就必须解决。人到了公文写作阶段，在今天，一般而言，不但大学已经毕业，不但已经成为一个职业人，而且已经成为一个管理者（公文写作就是一种管理实践）。在这个阶段，怎么允许在公文写作中出现错别字与病句?这难道不是工作态度与工作责任心问题么?即便别人可以原谅，公文写作者自己决不可以原谅自己。

另一方面，从上下级关系角度说，尽可能减轻上级工作负担是作为下级的一项义务与责任，而不是有意无意增加上级负担。上级主管，当然要审核公文，要给公文把关，但下级不可以依赖上级，不可以把文字的责任推给上级。上级有其更重要职责，比如对于工作整体设计和把握，比如决策、指挥、组织、协调等。即便对于公文的审核，其着眼点也不应该是在字词句的正确与否，而有着在此之外的更大责任，比如审查该公文是否违背国家法律法规或国家现行政策等，公文主旨是否明确，表述是否清楚等。因此，公文写作者一定自觉把好公文的文字关，不要让上级主管在公文文字上牵扯太大精力。

九、内部审读文稿

内部审读文稿，指公文写作者所在部门主管领导对于公文的把关。把形式关，也把内容关。形式关，要把文体、把格式、把正文结构、把语言关;内容关，要看公文是否违背了法律法规，是否违背了国家现行政策，公文主旨是否清楚等。当确认这些方面都没有问题，便可进入公文写作最后程序。

十、报送核稿审批

这是公文写作的最后一道程序。报送核稿审批，是指呈报给核稿部门以及上级主管领导，由核稿部门和上级主管领导进行最后把关。当核稿部门和上级主管领导确认没有任何问题，公文方可最后定稿，方可进入印制与发送阶段。