公文材料写作

第二节　公文写作程序

公文写作的程序，一般可分为准备、写作和修改三个阶段。

一、准备阶段

(一)充分理解领导意图，明确发文目的

公文是各级机关贯彻党和国家方针政策的工具，是机关领导人或领导集体意志的体现，公文写作的内容、用途、文种、时限等方面都受到领导意图的制约。因此，公文写作人员撰文前一定要充分理解和领会领导的发文意图，明确发文目的，在了解与公文内容有关工作的历史背景和现实状况的基础上，忠实地体现领导的指示精神。

首先，了解公文应表达的内容，看其是用以发布行政法规、整顿管理秩序的，还是用以陈述申请事项、请求批准的;是写一份通知，还是一份通告;是一份机密文稿，还是一份秘密文稿;是一份紧急文稿，还是一份限时文稿等。

其次，明确作者对客观事物和问题所持的基本观点，如汇报时重点反映什么问题?针对问题的指导内容和解决问题的方法、措施是什么等。

再次，要了解发文的对象和范围，如是向上级请求指示的，还是向下级部署工作的;是给特定阶层的人员阅读，还是向群众传达的等。

弄清楚以上的问题，就可以做到心中有数，以便正确选择恰当的文种，明确发文对象、阅读范围、主要内容和具体要求，有助于构思公文的结构、选择用语和语气以及表达方式等。

(二)深入调查研究，搜集典型材料

了解情况、掌握政策是写好公文的先决条件。公文写作人员在拟稿前，要根据发文目的和内容进行深入的调查研究，充分搜集材料。

第一，可以通过实地调查研究和查阅各种文件资料的途径，一是掌握过去工作中形成和积累的有关材料，二是掌握当前正在发生的与所写公文相关的实际材料。做到直接材料和间接材料、静态材料和动态材料相结合，正面材料和反面材料相结合，全面充分地占有材料，为写作打好基础。

第二，对已取得的材料要做仔细认真的核实，包括事实情况、原始数据、引文出处等方面都要认真对待，确保材料的真实、准确、可靠。

第三，在具体使用搜集来的材料时，应严格把关，科学选用。围绕着公文的主题，选择那些真实的，有代表性和现实意义，最能反映问题的，新颖、生动、典型的材料加以使用。这样的材料，能揭示公务活动的本质和规律，说服力强，具有普遍的指导意义。同时材料的选择使用，也要注意合理性。要保证观点和材料的统一，选材的多少、详略，材料的表现形式都要为突出主题服务，既要避免材料不充分，也要避免材料堆砌，湮没主题。

通过充分的调研，有了典型材料以及相关统计数据为依据，写作公文就可以做到不慌不忙、得心应手。

二、写作阶段

(一)拟写提纲

除了简短的公文，如通知、请示等，不需要事先拟写写作提纲以外，一般公文写作都必须先拟写提纲。拟写提纲一方面方便公文的写作，另一方面可以用来征求意见。提纲的详略可根据公文的具体情况和个人的写作熟练程度来确定。简略的提纲只要大致安排一下正文的结构，如先写什么，后写什么，分几段，几层意思等。详细的提纲，则包括正文共分几个部分，每部分讲几个问题，每个问题的要点是什么，用什么材料说明，用什么形式表现等内容。拟写提纲可使公文写作人员心中有数，有章可循，避免前后重复、脱节或互相矛盾等现象，顺利完成公文写作。重要公文的写作提纲还可以经过单位讨论，征求各方意见，加以修改。尤其是一些重要的领导性指导性公文，一定要在拟写好初步提纲后，召开会议进行集体讨论研究和修改，使之臻于完善。

(二)起草正文

公文写作在做了充分准备的基础上，就可以进入草拟阶段。起草后就形成了公文的原稿。因此，起草公文是撰写公文正文的中心环节，对于制发公文非常关键。

撰写公文过程中需要注意以下问题:

①主题突出。主题是公文内容的要素之一，是公文所表现的中心思想和目的意图，是作者对客观事物和问题所持有的看法和评价，是整个公文的统帅和纲领，是取舍材料、安排结构、选择表达方式的依据。因此公文写作首先要提炼出明确的主题，并将它鲜明突出地表现出来。

②观点鲜明。公文中要写清楚所表达的意图，提出的问题，制定的相应措施或者得出的结论，这些都是公文的观点。这些观点都要清晰、明了地表达出来，使人一目了然，快速领悟和把握。

③用材得当。公文写作要恰当地运用得当的材料，用观点去统率材料，用材料去表达观点，体现主题。真实、鲜活的材料，不仅能帮助观点的表达，而且可以使公文做到真实可信，生动新颖，易于接受。

④有关事项注意交代清楚。写作过程中既要求缩短篇幅，又要注意交代清楚。如果为了说清楚问题，就写得啰嗦冗长，是不可取的;而为了简介，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正确的写法是宜简则简、宜详则详，详略得当。如机关名称和地名尽量写明全称，或者使用规范的简称。简称必须是人所共知，且不与其他机关发生重复，不至于阅读时发生误解。文中涉及的有关事项如人名、数字、引文、职务等要交代清楚，必要时要作出适当的解释或注明出处。与公文相关的要求，如公文的阅读范围、回复期限等也要交代清楚。

三、修改阶段

检查修改是公文写作的最后一个步骤，也是非常重要的一个步骤。由于客观事物的复杂性，加之人的主观认识的局限性和每个人的业务能力和知识修养的限制，常常很难一下子使所写的公文做到完美无缺。因此公文写完之后，一定要认真细心加以检查修改。撰稿人首先要对文稿做逐字逐句的认真检查，从遣词造句到标点符号，从内容是否符合公文制作意图到结构安排是否合理，从材料是否有所疏漏到段落安排等方面都要反复推敲，不断修改。然后，经过核稿人、签发人逐一把关，做到万无一失，充分保证公文的质量，发挥公文的效用，避免工作中不必要的失误。

发文稿就是定稿，是公文制作的底本，因此，必须清晰、完整。修改处应当勾画清楚，符合中华人民共和国国家标准《标点符号用法》和常用的标准校对符号(见附录七、附录八)，从而保证修改公文的可辨认性。当然，如果改动太多，稿面太乱，必须重新誊抄，以便审核、排版和校对。