公文写作方法

公文写作方法_文书学教程

第三节　公文写作方法

要写出一篇高质量的公文，并非一朝一夕所能达到。公文写作人员要有较高的思想政治修养、良好的业务学识修养以及较高的写作技艺修养。除了对机关工作非常熟悉，对公文的含义、作用、特点、要求、写作程序等知识熟练掌握以外，掌握一定的公文写作方法也是非常必要的。

一、明确突出主题

公文的主题是指公文所要表达的基本思想、中心思想或者宗旨，是公文的灵魂和统帅，是构成公文内容的核心。任何一篇公文都需要有明确的主题，即使是一个简单的通知也不例外。只有明确了主题，才能围绕主题有针对性地写作公文，使收文机关领会公文的精神实质，了解发文的意图和目的。如果主题不明，不仅写作起来“下笔千言，离题万里”，而且收文机关也会一头雾水，不得要领。一篇公文如果只罗列一大堆材料，而不能突出鲜明的主题，就失去了公文存在的基本价值。要做到公文主题的鲜明突出，需要从以下方面入手:

(一)约意

“约意”是指一篇公文不能有多个主题和中心，主题要集中、单一、突出。如果一篇公文有多个主题，势必导致无中心。一般来说，公文应该是一事一议，只有一个中心主题，而全文所写的内容，自始至终都紧紧围绕这一主题。只有这样，才能真正做到主题集中、突出，才能使收文机关易于判断，易于处理，缩短时限，加快周转，提高工作效率。要做到这一点，就需要公文写作人员善于思考，深入分析，权衡比较，理清思路，抓住主要问题，排除次要内容，确立一个真正的主题。

(二)居要

“居要”是指写作公文时要概括出一些重要的语句，并把它放在关键之处，作为全文的纲领眼目。这是公文突出主题和中心的一个诀窍。公文写作可以通过写好导语的方式，起到开宗明义的作用，在公文开头点出公文的主题，引导读者掌握公文的主要内容;也可以通过写好标题的方式揭示主题，标题和主题是一致的，比导语更为精练、简明、概括，可以使人一目了然，明确公文的主题思想;还可以把一些高度概括、凝练的语句放在结尾收束全文，使主题显得突出、明确。

(三)现旨

“现旨”就是呈现、显现主题的意思，即将公文的主题直接明白地表现出来。公文的主题具有“直言性”，往往是直接谈出，越清楚越好。主题的呈现要清楚明白，不可含糊其辞、模棱两可。如一篇公文的写作是为了要解决什么问题，用什么指导思想来解决，达到什么要求，都要清楚、确切。尤其是具体意见、办法和要求，更是必须明确。这就需要公文写作人员熟练运用语言技巧，提高自己的表达能力。

二、合理安排结构

结构是文章内部的组织构造，也就是指为了表现主题而把各种材料组织起来构成篇章形式的手段，其实质是作者认识客观事物的内部联系的思路在文章里有层次的反映。作者对客观事物认识越明了透彻，文章的结构就越周密，越有条理。因此，结构的是否合理关系到文章的成功与否。

公文的结构具有单一性、定型性、循规性的特点。一般公文表现为一文一事，结构是比较简单的，如会议通知、简短批复等，除了要符合文本格式外，在行文上常用一段式，简短明了。即使是比较复杂的公文，也是一文一个主题，不能枝节横生。大多也采用单线式结构。不少公文的格式是固定的，经常印制成表格的形式，供使用者逐项填写，不需要考虑结构的问题。还有一部分的公文写作是有一定的规律可循，比如总结的写作，一般通过基本情况、成绩和缺点、经验和教训、存在的问题和今后的意见等几个方面构建公文的结构。

公文的结构虽有以上特点，也只是相对于其他文体而言。公文写作中还是要依据内容、主题、文体等诸多因素，合理安排公文的开头和结尾、层次和段落、过渡和照应等结构内容。

(一)开头和结尾

一篇文章有个好的开头和结尾，是发挥写作技巧的关键。公文以实用为目的，应该设置开门见山、言简意赅、直指主题的开头，给读者留下清晰、强烈的印象。结尾应该自然有力，言尽即止，帮助读者明确主旨，增强印象。

常见公文的开头方式有:

①概述式。直接写出基本情况、基本问题或工作的大致过程，使读者先有一个总体印象。

②引用式。在文章开头部分直接引述上级指示、有关政策规定，或有关单位来文，作为撰写公文的依据。

③根据式。根据上级的有关精神，阐明事项的依据，加深读者对主体的理解。

④目的式。在开头写明某项活动或举措的意义、背景等情况，表明事项的重要性。

⑤原因式。直接阐明进行某项工作的条件、必要性，加大行文的分量，引起读者的重视。

⑥结论式。结论放在开头，引起读者的充分重视。

常见的结尾方式有:

①呼应式。照应前文，深化主题。

②总结式。指出要点，强调结论。

③号召式。发出号召，唤起读者的响应。

④提问式。提出问题，启发读者思考。

不论采用哪种开头方式，都应紧扣正文，落墨生辉。而好的结尾也使文章结构匀称完美，主题突出。

(二)层次和段落

层次清晰，段落分明，是文章结构最基本的要求。

①层次。公文的层次需要依据全文重点和行文需要合理布局，疏密相间、和谐匀称。公文层次安排的方式有横式结构、纵式结构、交叉结构三种。

横式结构是一种按照事物不同侧面排列的结构形式，它能够较容易地揭示事物的实质，使各个侧面之间的关系清楚明确，总结、报告文体中常用该结构。纵式结构按照时间的顺序和人们认识事物的规律安排层次，符合人们的认识规律、符合事物的发展变化，脉络清晰，计划、通报等文体经常采用。交叉式结构即是把以上两种方式结合起来使用，凡是内容复杂广泛，材料涉及面宽的公文，如调查报告、综合性总结等文体大多采用这种结构方式，有利于全方位、多角度地表现主题。

②段落。公文的段落是指公文中的自然段，其主要作用是反映文章的内在层次，便于读者阅读。有的公文篇幅短小，结构简单，一篇文章就是一段，如命令、通知等便是如此。有的公文篇幅较长，层次较多，如调查报告、总结等，需要划分段落，以便清晰地反映公文各个层次的内容。

划分段落首先是要求段意的单一完整，其次是段落之间的内在联系，各段意要上下连接，保持文意的贯通流畅。

(三)过渡和照应

公文分段要求段、意相应，用段落体现层次。一个段落内只应有一个相对独立的意思，一层意思可用一个段落表达，也可分段表现。为贯通全文，顺畅文气，防止脱节、生硬，就需要用过渡段、过渡句或过渡词，如“总之”、“但是”、“由此可见”等词语来承启前后层次，转折上下文意，以便自然地由上文导入下文。与此同时，为使文章结构严谨，衔接紧密，需要注意前后文之间的关照、呼应。公文写作中照应的方式有首尾照应、照应题目两种。首尾照应即开头和结尾照应，给人首尾圆合之感，在总结、报告中常见;照应题目，即行文和标题的照应，在批复、通知中常用此法。

三、熟练运用语言和表达方式

熟练掌握和运用具有公文特色的语言和表达方式，是写好公文的关键，是公文写作人员良好写作技巧修养的表现。

(一)语言

语言是作者进行思维活动和表达思想的重要工具，也是构成文章的一个重要因素。公文语言既与其他书面语言一样，要符合现代汉语的语法、修辞、逻辑等方面的规范，又不同于其他书面语言，具有自己的特色。公文写作中需要做到以下几点:

1.掌握公文语言的准确性

准确是公文语言的第一要义，是公文语言的生命。公文事关公务，政策性强，因此公文写作语言的准确性尤为重要。要如实地反映客观情况，准确而又精当地使用词语，做到恰如其分，既不能歪曲和编造事实，也不能滥用和生造词语。要做到语言的准确，第一要认真辨析词义，选择准确词语。要弄清每个词的确切含义、范围大小、程度深浅，分量轻重及与其他近义词的细微差别，善于选用最恰当的词语去表达，使之不生歧义。不仅要注重词语的语法意义，而且要注重词语的色彩意义，做到感情表达的准确。尤其是法规性文件的用语，更需要着力追求精确，有时用错一个词，文义就完全不同了。第二，公文语言的准确性还体现在句子要合乎语法规则，合乎逻辑。句子成分要完整，词语之间搭配要恰当，造句也要讲究逻辑性。不能出现种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。第三，对于公文中出现的名称、数字、时间的表达要准确。名称第一次在文稿中出现时，应尽量使用全称。同一名称在一篇文稿中不止一次出现时，要注意前后一致。注意名称的变动和译名的统一。使用时间时要用具体日期，年份一概用全数，不得省略。使用数字时，注意数字增加或减少的用词概念，不能随意增删数字前后表示概数的字样;要使用国家法定的计量单位;涉及数字时，使用汉字和阿拉伯数字体例要统一。

2.把握公文语言的简洁性

简洁就是简明、精练。国务院在公文制度中规定:“写公文时应反复地、认真地压缩文字，去掉可有可无的空话。”可见简洁性是公文语言的一个重要特征。第一，公文写作中应力避转弯抹角、复杂含蓄的语言，务求语言的干净利索、直截了当。要做到公文语言的简洁，首先要注意删繁就简，革除套话、空话，力戒堆砌修饰，避免重复累赘。第二，可以使用简缩词语以及简缩句子结构，使用公文专用语。第三，为了使文稿简洁，减少叙述文字，还可以在文稿中使用图表、符号或公式等手段。

3.注重公文语言的庄重性

公文的用语要能够充分体现出国家机关或一定组织处理公务活动时所必须持有的严正的立场和严肃的态度，体现公文的法定强制力和行政约束力，所以公文语言一定要庄重。要做到这一点，首先要在公文中使用规范的书面语言，不能用夸饰的文学语言，尽量不用口语。其次，应使用必要的公文体式用语，如开端用语“根据、依照、遵照、兹、因、关于、为了”等;期请用语“恳请、盼、希望”等;批转用语“批示、转发、下发、颁发”等。这些公文体式用语都有特定的含义，由于多年沿用，已经为人们所接受，使用它们能够增强公文语言的庄重性。

(二)表达方式

公文的表达方式主要是叙述、议论、说明三种。报告、请示、通报等请示性公文，一般用叙述形式多，叙述主要用于介绍公务活动的基本情况、经过以及背景等，用事实说话。指示、指令、决定、决议等指令性公文议论形式多，摆事实，讲道理，对问题作出分析和判断。布告、通告等告知性公文，说明形式多，主要用以说明意图。

公文中的叙述，一方面要求叙事清楚。在叙述中，或交代情况，或叙述事情始末，或陈述事情结局，都要写得脉络清楚，线索分明。可以适当使用顺叙、倒叙、插叙、分叙等不同方式，予以表达。另一方面要求叙事简约。公文中的叙述要做到言简意赅，切忌详细叙写、描写。

公文中的议论，主要用于对某项公务下结论、作决定、提要求等，多与叙述相结合，形成夹叙夹议。议论一要言之有理，二要直截了当。言之有理是指公文的“理”是建立在“事”的基础上的，说理就是对问题的分析。无论提出的办法、意见或措施、要求，都要从叙事中得出合乎逻辑的观点;直截了当是指公文的说理重在“说”字，只需三言两语，将问题的性质、结论习惯意见等点明即可，要用直截了当、一语道破的方法明确表态。

公文中的说明，既要求客观翔实，不掺杂个人情感，如实说明，既不夸大也不缩小，又简明扼要，一语中的，简练地道出事物本质。无论是定义说明，还是法规、条例说明，都要在分寸上、界限上体现出解释的单一性和规定的明确性。此外，说明时要言之有序，注重条理，按照一定的条理进行说明。

四、执行公文处理办法

《国家行政机关公文处理办法》等公文处理办法是在长期使用过程中形成的。通过公文处理办法，可以更好地表达公文内容，在形式上清晰醒目，便于实际应用。因此，公文写作过程中需要认真地执行。

在公文写作过程中，也经常碰到这样或那样的问题，从而导致写作过程中易犯错误。限于篇幅，本书对公文写作过程中的易犯错误做一些简单介绍。

1.主旨不明

主旨不明是指公文主旨表达不符合单一、鲜明、确切的要求。例如，公文中表达了多层意思，但未明确真正的主旨;拟文者的态度不明，肯定、否定或表扬、批评时模棱两可;文稿拟定的意见、主张等虽然正确，但不讲究分寸，未注意相近句义及词义的区别选择，或所指的人员、事件和范围不清楚，针对性不强等。例如，某《关于粮食局××××年亏损指标问题的报告》中写道:“市财办提出××××年财政弥补粮食局亏损数×××万元。上一年度粮食局亏损×××万元。按亏损基数计算，今年亏损指标是，一方面包括了上一年的亏损数，同时考虑到今年增加了粮食销售，相应地增加了亏损。”这篇文稿到底想说明什么问题，无法弄清。因此，在草拟公文之前，首先要确定主旨，将主旨直截了当、准确地表达清楚，并尽可能地通过标题清晰地表达行文主旨，以引起受文单位的重视。

2.层次不清

在安排公文结构时，应当按不同文种的要求和特点，采用恰当的结构方式，并注意对相同的部分(意思)加以集中，不同的部分加以区分。而不应该各种问题混作一团，“胡子眉毛一把抓”，弄得层次不清，条理不明。如某一请示中，反映“基本情况”的部分中含有需解决问题的建议，而在“有关意见或建议”部分中又阐述存在的问题及解决该问题的必要性等，“请示事项”与其他内容糅杂在一起，未作为相对独立的部分明确表述，使上级单位在办理过程中，需要重新归纳，影响了办公的效率。

3.逻辑混乱

有的公文在写作中或概念不清，或前后矛盾，或前后文联系不紧密，造成行文的逻辑混乱。如某工作报告中有这样的表述:“我厂改革开放以来，认真解决了工人住房等问题，1992年生产任务完成得很好。”显然，这种表述前后跳跃性大，缺乏逻辑联系。再如，某一通知中有这样的内容:“本公司自成立以来，在有关部门的大力扶持下，各方面工作开展很顺利。但有些工作由于经费不足、人手不够，已经处于瘫痪状态。”显然，“各方面工作开展顺利”与“处于瘫痪状态”前后自相矛盾。再如，某文件中写道:“全体党员和各级党员领导干部都要遵守《中国共产党党章》……”显然，“全体党员”中包括“各级党员领导干部”，犯了概念交叉的逻辑错误。

4.语言不当

公文写作中常见的语言不当的问题主要体现在以下几个方面:

①表意不清。如某一通知中这样写道:“各镇镇长，接到本通知后，请携带有关文件，于5月20日前来县政府办公室报到。”文中时间表述很不清楚，需要具体化。

②词性误用。如某一生产报告中写道:“我厂出品的车床，2008年已经打入国际市场。”“出品”是动词误用，应改为“出产”、“生产”。

③搭配不当。如某一工作报告中提到:“县领导通过深入实际，现场办公，圆满解决了群众的要求和难题”。这里“要求”和“解决”搭配不当，“要求”只能用“满足”，“问题”才能用“解决”。

④语序颠倒。例如，“我公司于9月30日召开了表彰先进个人和先进集体大会，董事长和其他公司的领导同志出席了这次会议”。这种表达容易使人误认为是另行邀请了其他公司的人员出席会议，“其他”应移至“公司的”之后。

⑤滥用简称。例如，“我厂文件学习，轰轰烈烈地开展了‘五四三’活动，单位的面貌大为改观”。这里的“五四三”不知所云。如果改成“五讲四美三热爱”，不仅内容明确，而且显得庄重。

⑥语不对体。如一封公函中有这样的表述:“你们收到此函后，务必于12月15日前派员前来洽谈，不得有误，否则一切后果我们不负责。”文中的“务必”、“不得有误”等语言是命令式的语气，不适于不相隶属的部门之间的公文往来。

⑦随意修辞。如某县粮食保管问题的报告中写道:“蜘蛛在我县粮库的每一地方张灯结彩，老鼠看见人来依然在游行示威，麻雀在屋顶、粮仓门前尽情唱歌跳舞，蛀虫在集结队伍不甘示弱地在大米上显示它的力量。”这则文稿用了夸张、拟人等修辞手法，像文学作品创作，这是不符合公文语言的要求的。

⑧句子成分残缺。如某份文件中写道:“通过开展‘三讲’教育，使该县广大党员的思想政治素质有了极大的提高。”该句中使用“使”字导致了句子缺少主语。有时，写作过程中也可能出现缺少谓语、宾语、定语、状语或中心词。

⑨标点符号错用。如某份公文中写道:“这次重点整治了背街巷道、基建工地、城乡人口，以及铁路沿线两侧的环境卫生。”其中，连词“以及”前面不应该加上标点符号。

⑩同一名词在同一公文中出现时的表述不一致，甚至随意用简称、别称。

5.文体格式错误

①眉首部分。常见错误有:发文字号中的年份全称未用六角括号扩入，而用中括号括入;或用虚位编号方式编序号，即1编为001，或在序号前加“第”字，如“×工商〔2009〕第0023号”(正确格式应为“×工商〔2009〕23号”)。

②标题中的错误。标题要素不全。例如，标题《××市工商行政管理局报告》有发文机关，有文种，缺乏事由。

标题不准确、简明。例如，标题为《××市工商行政管理局关于加强管理的通知》的公文中，标题事由部分是“关于加强管理”，其内容“大”而“空”，没有反映出事由的性质。再如《××市工商行政管理局关于认真贯彻省局关于贯彻党的十七大精神，重点抓好产品质量和食品安全监管等工作的意见》，题目50多字，冗长，需要精练。《关于在建立社会主义市场经济体制过程中继续执行和完善扶持少数民族经济和社会发展的政策规定的通知》也显得过长，不够简洁。

标题不合语法规范。例如，《××市工商行政管理局2006年工作报告》。这则标题忽略了公文的标题中文种应该是中心词，发文机关和事由是限制词的语法要求，将发文机关、事由、文种并列其中。再如，《××市工商行政管理局关于做好2004年度表彰先进单位优秀工作者的通知》。这则标题的事由部分应该是一个动宾结构的短语，但是实际情况是有动词，却没有动词的宾语部分“工作”，属语法结构不完整。

文种混用。文种混用存在两种情况，报告、请示不分，公告、通报、通告不分，函、请示不分，通知、批复不分，或者一个公文标题中出现两个文种。例如，《××县工商行政管理局关于购置三台公务用车的请示报告》、《××县关于“网吧”清理整顿工作的通报通知》、《××大学关于申请2008年度公费医疗补助费的报告》等。

③标识错误。一般地，主送机关位于标题的下方，正文的上方，顶格排印，后面加冒号。决定、意见、会议纪要等公文，主送机关如果也放在正文上方，就是错误的，应该标注在主题词之后，抄送之前，或者标注在正文之后。

④称谓不当。称谓过简，如将“××市工商行政管理局”称谓用“市局”，或将“××市人民政府”称为“市府”;或者行文中前后称谓不一致，如将“××局”一会儿称为“××局”，一会儿称为“××部门”，一会儿又称为“××单位”等;或者沿用旧称，如称“××市工商行政管理局”为“××地区工商行政管理局”;或者排名次序混乱，例如，将党政部门排在行政部门之后等。

⑤联合行文中机关排序错误。例如，一份关于少数民族经济发展的政策规定的通知中，其联合行文机关为××省计划生育委员会、××省财政局、××税务局、××人民政府扶贫救灾领导小组、××省民族事务委员会、中国人民银行××分行。显然，主办单位××省民族事务委员会应该排在前面。

⑥主送机关不明。由于行文规则和行文关系模糊，造成主送机关不明确。如××高校车辆更新问题，按上级规定应主送市教委，抄报市财政局和市机关事务管理局，行文时，主送机关应为“××市教委”，而不能将主送机关定为“××市教委、市财政局、市机关事务管理局”。有时将主送机关弄错，或者有多个主送机关。

⑦抄送机关错误。抄送机关指除主送机关以外的其他需要告之公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。把应抄送给市委、省委组织部的公文用作抄报，这是错误的。

⑧成文日期错误。文件的成文日期，一般以会议通过之日或领导人签发日期为准，联合行文以最后一位领导人签发的时间为准。如果文件还没签发，就把成文日期打好在正文的后面，这是错误的。

⑨数字表述混乱。汉字与阿拉伯数字使用不当。例如，“通过考试全市共有一百四十人获得计算机一级证书”、“06年全局查办案件共380件，案件总值八百万元”这些数字的表述方式是错误的。

数字标准不准确。例如，“35岁以上的70人，35岁以下的25人”，遗漏了对35岁人员的统计。

滥用倍数、番、若干、无数、几十倍、数以百计等进行表述。例如，混淆“增加为”、“提高至”、“上升到”与“增加了”、“提高了”、“上到了”的区别。

⑩结尾表达欠妥。每一个文种都有自己的结尾方式，例如，答复报告常用“专此报告”的结尾，情况报告用“特此报告”，递送报告用“请审阅”或“请收阅”;请示用“妥否，请批示”或“当否，请指示”或“以上请示妥否，请批复”。发函的结尾用“特此函达”、“请函复”或“盼复”，复函用“特此函复”或“此复”。乱用结尾语言、语气，会影响公文的整体表达效果，如在函中用这样的语言、语气结尾“以上内容请在三天内回复，否则我方不承担后果”，这种盛气凌人的结尾，已经违背了函应有的商榷语气了。

另外，附件未标识附件说明、发文机关与落款不一致、成文日期不用小写汉字、印章位置不正确等，这些做法都是不对的。

党的机关公文具有法定的权威性、特定的效用、规范的体式、严格的程序等特点。因此，一定要以严肃认真的态度撰写好公文，避免常识性的错误。公文写作的质量直接影响到本机关的管理效能和办事效率，必须高度重视公文的规范化写作，要认真学习新《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》，严格按照上述办法和条例的具体规定写作和处理公文，务必避免和切实改正行政公文写作中出现的问题，从而使公文处理工作向规范化、制度化、科学化的方向发展。