会计科目和会计账户的主要区别

第一节　会计科目和账户

一、会计科目的概念和意义

1.会计科目的概念

会计科目是指对会计要素的具体内容进行分类核算的项目。

会计要素是对会计对象的基本分类,资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润这六个会计要素又是会计核算和监督的内容。而这六个会计要素对于纷繁复杂的企业经济业务的反映又显得过于粗略。因此,为满足经济管理及有关各方对会计信息质量的要求,必须对会计要素进行细化。即采用一定的形式,对每个会计要素反映的具体内容进行进一步划分,设置会计科目。

在会计核算系统搜集、输入、加工、转换、输出会计信息的过程中,不能回避信息分类的问题。从管理学的角度来看,分类就是管理的基础,或者说分类是管理的一种形式。会计科目是对会计对象的具体内容进行分类核算的项目,也就是按照经济内容对各个会计要素所做的进一步分类。由于经济业务错综复杂,即使涉及同类会计要素,但它们的业务性质、经济内容和作用都存在着很大的差别,所以按其差异不同也应分为不同的会计科目。例如,短期借款和应付账款同属于负债类,但由于它们的形成原因和偿付期限各不相同,所以必须分别设置“短期借款”和“应付账款”两个会计科目。对于企业的各项会计要素,也都应按其经济内容的差异,设置不同的会计科目。

通过设置会计科目可以把复杂多样、性质不同的经济业务进行科学的分类,可以将复杂的经济信息变成有规律的、易识别的经济信息,并为其转换为会计信息准备条件。设置会计科目是设置账户的依据,也是进行会计核算和加强会计监督的重要手段,并能提供全面、统一的会计信息,便于国家宏观经济管理部门、企业管理者、投资者、信贷者及有关方面掌握和分析企业的财务状况和经营成果。

2.会计科目的意义

会计科目是进行各项会计记录和提供各项会计信息的基础,在会计核算中具有重要的意义。其主要表现在:

(1)会计科目是复式记账的基础。复式记账要求每一笔经济业务在两个或两个以上相互联系的账户中进行登记,以反映资金运动的来龙去脉。

(2)会计科目是编制记账凭证的基础。会计科目是确定所发生的经济业务应记入何种账簿以及分别登记的凭据。

(3)会计科目为成本计算与财产清查提供了前提条件。通过会计科目的设置,有助于成本核算,使各种成本计算成为可能;而通过账面记录与实际结存的核对,又为财产清查、保证账实相符提供了必要的条件。

(4)会计科目为编制会计报表提供了方便。会计报表是提供会计信息的主要手段,为了保证会计信息的质量及其提供的及时性,会计报表中的许多项目与会计科目是一致的,并根据会计科目的本期发生额或余额进行填列。

二、会计科目的设置原则

会计科目作为反映会计要素的构成及其变化情况,为投资者、债权人、企业经营管理者等提供会计信息的重要手段,在其设置过程中应遵循下列原则:

1.合法性原则

合法性原则,指所设置的会计科目应符合国家统一的会计制度的规定。

会计科目的设置,首先必须具有合法性,即为了保证会计核算指标口径一致和会计信息的可比性,适应国家宏观经济管理的需要,设置会计科目应当符合国家相关法律法规的规定,遵循《企业会计准则》的规定,这是对会计科目设置最基本的要求。

2.相关性原则

相关性原则,指所设置的会计科目应为提供有关各方所需要的会计信息服务,满足对外报告与对内管理的要求。

会计科目设置的相关性原则,可从两个角度来理解:

(1)对于企业自身来说,相关性原则指的是会计科目的设置必须和企业经济业务的性质相联系,满足企业管理的需要。这是因为,虽然同是以盈利为目的的企业组织,但是,由于所处行业和经济业务的不同,会计核算的对象也可能不尽相同。比如,工业企业和商业企业在会计科目的设置上就可能存在着一定的差异。前者的主要经济活动是制造工业产品,因而必须设置为生产产品准备的各种材料、生产过程发生的各种耗费的有关科目;而商业企业的主要经济活动是购进和出售商品,因而必须设置反映库存商品的科目等。

(2)从企业会计信息的使用者角度来看,会计科目的设置还必须满足经济管理和对外提供会计信息的需要,即设置会计科目应充分考虑有关方面对会计信息的需求,既要满足国家宏观经济管理、企业内部经济管理的要求,还要考虑投资者、债权人等有关方面对会计信息的需要。相关性原则要求会计科目的设置必须能够提供上述各方面的信息,从而有助于做出相关的经济决策。

3.实用性原则

实用性原则,指所设置的会计科目应符合本单位的自身特点,满足实际需要。

会计科目的设置还应当具有实用性,在保证会计科目设置的合法性和相关性的同时,应做到统一性和灵活性相结合。即在设置会计科目时,要尽量根据企业自身业务的特点,在不影响会计核算要求和会计报表指标汇总,以及对外提供统一的会计报表的前提下,根据实际情况,自行增加、减少或合并某些会计科目。因此,会计科目设置不是越多越好,太多了会增加会计核算工作的成本,降低效率。同时,会计科目也不是越少越好,太少了则可能导致无法得到具体的会计信息,影响企业会计核算的有效进行和有关各方的经济决策。

三、会计科目的分类

会计科目按其所提供信息的详细程度及其统驭关系不同,分为总分类科目和明细分类科目。

总分类科目是对会计要素具体内容进行总括分类、提供总括信息的会计科目,如“应收账款”、“应付账款”、“原材料”等。明细分类科目是对总分类科目做进一步分类、提供更详细更具体会计信息的科目,如“应收账款”科目按债务人名称或姓名设置明细科目,反映应收账款的具体对象;“应付账款”科目按债权人名称或姓名设置明细科目,反映应付账款的具体对象;“原材料”科目按原料及材料的类别、品种和规格等设置明细科目,反映各种原材料的具体构成内容。对于明细科目较多的总账科目,可在总分类科目与明细科目之间设置二级或多级科目。

会计科目按其所归属的会计要素不同,分为资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类、损益类六大类。

资产类科目是指用于核算资产增减变化,提供资产类项目会计信息的会计科目。

负债类科目是指用于核算负债增减变化,提供负债类项目会计信息的会计科目。

共同类科目包括衍生工具、套期工具、被套期项目等。

所有者权益类科目是指用于核算所有者权益增减变化,提供所有者权益有关项目会计信息的会计科目。

成本类科目是指用于核算成本的发生和归集情况,提供成本相关会计信息的会计科目。

损益类科目是指用于核算收入、费用的发生或归集,提供一定期间损益相关的会计信息的会计科目。

我国是按照上述标准方法进行分类的。企业常用的会计科目分类、序号、编号和名称,可如表2-1所示。

四、账户的概念和分类

会计科目只是对会计对象的具体内容进行分类的项目,但企业发生的各项经济业务是十分复杂的,为了序时、连续、系统地记录由于经济业务的发生而引起会计要素的增减变动,提供各种会计信息,必须根据会计科目开设相应的账户,以便对经济业务进行分类、系统和连续的记录。

表2-1　企业常用的会计科目分类、序号、编号和名称

1.账户的概念和分类

账户(Account)是根据会计科目设置的,具有一定格式和结构,用于分类反映会计要素增减变动情况及其结果的载体。设置账户是会计核算的重要方法之一。

为了更好地掌握账户的设置和运用,需要对账户按不同的特性进行分类,对类似的账户进行归纳、总结和比较。由于账户是根据会计科目设置的,因此,账户的分类必须与会计科目的分类一致。会计科目可以按照所反映会计要素具体内容的详细程度进行分类,账户的分类也与之相对应;会计科目可以按照会计要素所反映经济内容的性质进行分类,同样地,账户也是如此。

同会计科目的分类相对应,账户也分为总分类账户和明细分类账户。

总分类账户是指根据总分类科目设置的、用于对会计要素具体内容进行总括分类核算的账户,简称总账账户或总账。根据账户所反映的经济内容,可将其分为资产类账户、负债类账户、所有者权益类账户、成本类账户、损益类账户五类。

明细分类账户是根据明细分类科目设置的、用来对会计要素具体内容进行明细分类核算的账户,简称明细账。总账账户称为一级账户,总账以下的账户称为明细账户。

明细账户是在总分类账户的基础上,对总分类账户按照一定的标准和需要进行细分,然后对这种细分之后的账户所对应经济业务的数量和变化情况进行的描述。跟明细分类科目一样,明细分类账户可以根据需要进一步细分为二级明细账户和三级明细账户甚至四级明细账户。

同样以工业企业的“原材料”这个资产类账户为例进行说明,“原材料”账户是一个总分类账户,用以反映(工业)企业拥有的各种材料的数量总额及其变化情况,在这个总分类账户下,企业通常会设置诸如“原料及主要材料”、“辅助材料”、“燃料”等二级明细账户,如果有需要,还可以对上述二级分类明细账户进一步按照品种、规格和型号等特征分设三级明细账户。

同样需要强调的是,与会计科目一样,并不是所有的账户都必须设置明细分类账户,应根据企业的实际情况决定是否设置或者如何设置明细分类账户。比如,“库存现金”这个总分类账户,核算内容比较简单、形式较为单一,就可以不设置明细分类账户;而对于大型的工业企业来说,“原材料”这个总分类账户,由于其包括的材料种类繁多、存放状态和品种、型号都不同,因此,为了核算方便,可能会设置三级或以上的明细分类账户。

2.账户的基本结构

账户的结构是指账户的具体格式。为了全面、清晰地记录各项经济业务,每一个账户既要有明确的经济内容,又必须有一定的结构。各项经济业务引起的资金变动,尽管错综复杂,但从数量上看,不外是增加和减少两种情况。因此,账户的结构也相应地划分为两个基本部分——左方(“借方”)、右方(“贷方”)。一部分登记增加,另一部分登记减少。至于哪一方登记增加,哪一方登记减少,取决于所记录经济业务和账户的性质以及所采用的记账方法。

账户中登记本期增加的金额,称为本期增加发生额;登记本期减少的金额,称为本期减少发生额;增减相抵后的差额,称为余额,余额按照表示的时间不同,分为期初余额和期末余额。一定会计期间结束时的期末余额,在下一个会计期间开始时就成为期初余额,因此,期初余额和期末余额是相对于一定的会计期间来说的。基本关系如下:

期末余额=期初余额+本期增加发生额-本期减少发生额

上式中的四个部分称为账户的四个金额要素。

对于资产、成本、费用类账户:

期末余额=期初借方余额+本期借方发生额-本期贷方发生额

对于负债、所有者权益、收入类账户:

期末余额=期初贷方余额+本期贷方发生额-本期借方发生额

账户的具体内容,尽管格式各种各样,但一般说来账户的基本结构具体包括以下内容:

(1)账户的名称(即会计科目)。

(2)记录经济业务的日期。

(3)所依据的记账凭证的编号。

(4)经济业务摘要。

(5)增加和减少的金额。

(6)余额(包括期初余额和期末余额)。

由于所使用的记账方法不同,账户左、右两方具体反映的内容也不相同。我国统一使用借贷记账法。借贷记账法账户的基本格式如表2-2所示。

表2-2　××账户(会计科目)

为了说明上的方便,上述账户的基本结构,可以简化为“T”字形,称为T形账户,如图2-1所示。

图2-1　T形账户示意图

上列账户的基本格式,是手工记账经常采用的格式。在电子计算机记账的情况下,尽管账户的格式不明显,但是仍然要按照账户名称、记录经济业务的日期、所依据的记账凭证的编号、经济业务摘要、增加和减少的金额、余额开展程序设计,进行数据处理。

3.账户与会计科目的联系和区别

会计科目与账户都是对会计对象具体内容的科学分类,两者口径一致,性质相同。会计科目是账户的名称,也是设置账户的依据,账户是会计科目的具体运用。如“固定资产”科目与“固定资产”账户核算的内容、范围完全相同。没有会计科目,账户便失去了设置的依据;没有账户,会计科目就无法发挥作用。

两者的区别是:会计科目仅是账户的名称,不存在结构;账户则具有一定的格式和结构。会计科目仅说明反映的经济内容是什么,而账户不仅说明反映的经济内容是什么,而且还能系统地反映和控制其增减变化及结余情况的工具。会计科目的作用主要是为了开设账户,填制凭证所用;而账户的作用主要是提供某一具体会计对象的会计资料,为编制会计报表所用。在实际工作中,往往是对会计科目和账户不加严格区分,相互通用。