各种明细账活页式

第二节　会计账簿设计

账簿的设计主要涉及两个方面的问题：一是账簿本身的设计，包括根据企事业单位的特点和经济业务核算的要求设置哪些种类的账簿、各种账簿之间的关系、设置多少本账簿、采用什么形式;二是在确定上述内容后，账页格式的设计，包括一张账页要提供哪些信息、采用的登记方法、内容的版式安排等。会计账簿设计是会计核算制度设计的重要内容之一。

一、会计账簿设计的意义和原则

(一)账簿设计的意义

1.为连续、分类、系统地记录经济业务提供信息载体

企事业单位的经济活动是多种多样的，为记录不同的经济业务并将其集中地加以反映，必须有不同格式的信息载体。例如，对需要加强控制的货币资金应该有专门的账簿来记录;对固定资产和存货不仅应有总括的记录，还应有明细的记录;对所有权不属于本单位的财产而目前由本单位使用或加工的(如租入固定资产和外单位委托本企业加工的材料等)也应有必要的账簿记录以便查考。所以通过设计不同的账簿以满足不同业务的需要。

2.账簿设计是对账务处理程序设计的补充

账务处理程序的设计是对企事业单位会计循环工作的总的描述，说明单位会计工作按何种方式把会计凭证、会计账簿和会计报表三大要素有机地结合起来，其中账簿的详细规划在设计账务处理程序时并未进行具体考虑，因而需通过账簿设计来解决这一问题，使账务处理程序具体化且具有可操作性。同时账簿体系是账务处理程序的核心内容，它具有承前(对凭证而言)和启后(对会计报表而言)两种作用，能否迅速及时、科学完整地编制出会计报表，与账簿的设计是否科学严密有直接关系。

(二)账簿设计的原则

账簿设计应做到总分结合、序时与分类相结合，层次清楚，便于分工。具体的，在设计时应遵循以下原则：

1.与企业规模和会计岗位分工相适应的原则

企业单位规模大，经济业务必然较多，会计人员的数量相应地较多，其岗位分工细，会计账簿也较复杂，册数也多，在设计时考虑这些特点以适应其需要。反之，单位规模小，经济业务量少，几个会计人员足够处理全部经济业务，在设计账簿时没有必要设多本账，所有的明细账可以集合成一、两本即可。

2.既满足管理需要又避免重复设账的原则

账簿设计的目的是为了取得管理所需要的资料，因此账簿设置也以满足需要为前提，避免重复设账、记账。例如材料账，一些企业在财务会计部门设了总账和明细账，在供应部门又设一套明细账，在仓库还设三级明细账，就是重复设账的典型例子。实际上，可以在财务部门只设总账，供应部门设二级明细账(按类别)，仓库设三级明细账(按品名规格)，一层控制一层，相互核对，数据共享，既满足了管理需要，又避免了重复设账。

3.账簿设计与账务处理程序紧密结合的原则

前已述及，账务处理程序的设计实质上已大致规定了账簿的种类，在进行账簿的具体设计时，应充分注意已选定的账务处理程序。例如若设计的是日记总账账务处理程序，就必须设计一本日记总账，再考虑其他账簿;又如若设计的是多栏式日记账账务处理程序，就必须设计四本多栏式日记账，分别记录现金和银行存款收、付业务，然后再考虑其他账簿的设计。

4.账簿设计与会计报表指标相衔接的原则

会计报表是根据账簿记录编制的，报表中的有关指标应能直接从有关总分类账户或明细分类账户中取得或填列，以加速会计报表的编制，而尽量避免从几个账户中取得资料进行加减运算或分析来填报。

二、会计账簿的种类及其选择的一般方法

不同企事业单位所需用的账簿是不尽相同的。但不管账簿的格式如何，从其所起的作用看，大致可分为四类：序时账簿、分类账簿、序时与分类相结合的联合账簿、备查账簿。序时账簿是指现金、银行存款日记账和转账日记账;分类账簿包括总分类账簿和明细分类账簿;联合账簿是指既是序时记录又是分类记录，既是日记账又是总账的账簿如日记总账;备查账簿是记录非本单位资产或其他重要事项的账簿。

会计账簿从外表形式分，有订本式、活页式、卡片式三种。订本式账簿可防止账页散失和随意更换;活页式账簿可视经济业务的多少随时增添账页或抽取多余的空白账页，避免浪费;卡片式账簿也具备活页式账簿的优点，同时其正反两面均可登记，记录的信息量大，但容易失散，必须严加管理。

一个企业究竟应设计和使用何种账簿，要视企业规模大小、经济业务的繁简、会计人员的分工、采用的账务处理程序以及记账的机械化程度等因素而定。但是为了加强货币资金的管理，无论在哪种情况下，都要设计现金和银行存款日记账这类序时账簿，只是在多栏式日记账账务处理程序下，要将现金和银行存款日记账都分割为专栏的收入日记账和支出日记账两本。至于分类账簿的设计，在采用记账凭证账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序和科目汇总表账务处理程序以及多栏式日记账账务处理程序时，则应设计一本总分类账簿和多本明细分类账簿;而在采用日记总账账务处理程序时，则只设计一本既序时记录又分类记录的日记总账账簿和必要的明细分类账簿。账务处理程序与账簿的设置可参考表5-25。

表5-25　账务处理程序与账簿的设置参考表

三、账页设计的要求

账簿是由专门格式的账页组成的，因此，账页格式的设计是账簿设计的主要内容。经济业务内容不同，管理要求不同，账页的格式也有不同，但不管何种账页，一般都应具备以下要素：

①账户名称;

②记账日期;

③凭证字号;

④经济业务摘要;

⑤借、贷方金额及余额;

⑥余额方向标记;

⑦账页的编号。

设计账页时除具备以上内容外，还应符合以下要求：

首先，账页格式要符合账户名称所反映和监督的内容。例如固定资产、原材料、库存商品等明细账户，不但要反映金额，而且要反映数量、品名、规格、计量单位、存放地点等;为加强固定资产管理，在固定资产卡片账中还要反映其购进和调入时间、使用年限、建造单位、折旧记录、大修理记录、主要技术指标、内部转移情况、报废清理的记录等;对原材料，为保证生产正常进行又防止资金积压，还应设计最高储备、最低储备项目;对债权债务类总账及明细账而言，一般只需设计借方、贷方、余额三栏即可，而管理费用、制造费用等费用类明细账，由于其费用项目多，信息量大，需设计多栏式账页来反映。

其次，多栏式账页中有关明细项目的设计应尽可能与会计报表的有关项目一致。例如生产成本账户的账页，应按成本项目设栏次，以便月末编制主要产品单位成本表。

总之，账页设计既要简便适用，避免繁琐复杂，又要能保证全面、系统和有效地反映和监督经济活动情况，在内容安排上要科学合理。

四、各种会计账簿的设计

(一)日记账簿的设计

日记账簿是每日必须记录的账簿，是用来序时记录经济业务的账簿。对企事业单位而言，每日都会发生的经济业务莫过于现金和银行存款两个项目了，所以在我国企业单位中，日记账即指现金日记账和银行存款日记账。如前所述，这两种日记账无论在何种账务处理程序下，也无论在何种规模的企事业单位中，都是必须设置的。理论上讲，除现金和银行存款日记账外，一般企业还应设置转账日记账，以记录其他转账事项。但很多企业对转账业务采取直接记入有关明细分类账的办法加以反映，若设计转账日记账就显得重复过账。对于购销业务频繁的单位，最好还应设置购货日记簿和销货日记簿，以集中反映原材料(商品)的采购情况和产品(商品)的销售情况。至于分录簿(普通日记账)，由于我国有记账凭证这种形式，故不应再设。

现金日记账的格式主要有三栏式和多栏式。三栏式现金日记账，将现金的收入和支出同时设置在一张账页上，各个对方科目，不分别设专栏反映。其格式如表5-26所示，它的基本结构为“收入”、“付出”和“结余”三栏或者“借方”、“贷方”和“余额”三栏，两种格式的实质一样，因为现金的收入数是记在现金账户的借方;现金的支出数是记在现金账户的贷方;收支差额就是借贷差额。出纳人员在每日业务终了，应将收、付款项逐笔登记，结出余额，并同实存现金相核对，借以检查每日现金的收、付、存情况及库存现金限额的执行情况。

表5-26　现金日记账　　第　页

多栏式现金日记账是按照与现金收入相对应的贷方账户和与现金支出相对应的借方账户分别设置若干专栏，序时并分类地反映与现金收支有关的经济业务的一种日记账。这种日记账是在三栏式日记账基础上发展建立起来的，其各有关专栏的合计数，可用以直接登记有关的总账。这种现金日记账的收入栏和支出栏，如果分别按其对应科目设置专栏，并列入一本账簿，那么账簿的篇幅势必太大，因而一般将这种日记账分为现金收入日记账和现金支出日记账。其格式如表5-27，表5-28所示：

表5-27　现金收入日记账　　第　页

表5-28　现金支出日记账　　第　页

银行存款日记账格式有三栏式和多栏式两种，基本结构与现金日记账类似。由于银行存款的收付，都是根据特定的结算凭证进行的，为了反映结算凭证的种类、号数，特设有“结算凭证种类、号数”栏。三栏式银行存款日记账的格式如表5-29所示：

表5-29　银行存款日记账　　第　页

如果银行存款的对应科目较多，为了避免账页过宽，可以分别设置“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”，其格式见表5-30和表5-31：

表5-30　银行存款收入日记账　　第　页

表5-31　银行存款支出日记账　　第　页

购货日记簿和销货日记簿是专门用来登记购货和销货情况的专用日记簿。若单位这类业务较多，管理上需要掌握购销情况，原则上应设置购货日记簿和销货日记簿，其格式如表5-32、表5-33所示。

表5-32　购货日记簿(全部购进业务)　　第　页

表5-33　销货日记簿(全部销售业务)　　第　页

有的单位规模小，业务不多，可设置一本日记账既登记现金收付业务，又登记银行存款收付业务，这种账簿可统称为出纳日记簿，其格式如表5-34所示。

表5-34　出纳日记簿　　第　页

(二)分类账簿的设计

分类账簿是用于分门别类记录经济业务，以便了解和考核其详细情况或总括情况的账簿。分类账簿包括总分类账簿和明细分类账簿两种。由于各种经济业务的内容差异和管理要求不同，两种账簿的账页格式是不同的。总分类账簿的格式较简单，一般是三栏式;明细分类账簿的格式较复杂，可以是三栏式，也可以是多栏式和数量金额式。分类账簿可以是多本账册，也可以是一本账册，例如将所有的明细分类账用一本账册(其中账页格式可有不同)，将总分类账也用一本账册。常见的总分类账簿和明细分类账簿的格式如表5-35至表5-39所示。

表5-35　三栏式总分类账　　第　页

表5-36　三栏式明细分类账

表5-37　数量金额式明细分类账

表5-38　管理费用明细账　　第　页

表5-39　营业收入明细分类账　　第　页

(三)备查账簿的设计

备查账簿顾名思义是用于日后查考某些重要事项的账簿。备查账簿反映的事项主要包括：所有权不属本单位而本单位暂时使用的资产，如经营性租入固定资产;由本单位代管理、代加工、代销售的资产，如代管商品物资、外单位委托本单位加工的材料等;反映重要空白凭证的备查记录，如对从银行购回的现金支票等结算凭证的记录。这些备查资料不能据以编制对外报表，其经济活动也不设表内科目反映，但为了加强管理，了解其来龙去脉，需设置备查账簿予以记录。此列举租入固定资产登记簿、受托加工材料登记簿、空白凭证登记簿的格式如表5-40、表5-41、表5-42所示。

表5-40　租入固定资产登记簿

表5-41　受托加工材料登记簿　计量单位：

表5-42　空白凭证登记簿

五、账簿启用及登记制度的设计

(一)账簿启用制度的设计

会计账簿是企事业单位重要的经济档案，为保证账簿记录的合法性、合理性，保证账簿资料的完整性，防止舞弊行为，明确记账责任，启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称;在账簿的扉页上应当附账簿启用表。设计的账簿启用表(或账簿启用及经管人员一览表)应包括下列各项内容：单位名称、账簿名称、账簿页数、启用日期、会计主管人员和记账人员姓名(需加盖名章和单位公章)、经管或接管日期、移交日期、印鉴等。记账人员变动更换时，应在主管会计监督下办理移交手续，并在账簿启用表内注明移交日期，移交人和接管人双方都应签名或盖章，以明确经济责任。该表的尺寸应与账页大小一致，其具体格式如表5-43所示。

表5-43　账簿启用及交接表

账簿的第一页，应设置账户目录，内容包括账户名称，各账户页次。其基本格式设计如表5-44所示。

表5-44　账户目录

表5-44中的页码，在使用订本式账簿时，应按顺序编定页数使用，不得跳页、缺号;使用活页式账页时，平时应按账户顺序编号，并装订成册，年度终了，再按实际使用账页顺序编定页数并建立账户目录。

(二)账簿登记制度的设计

账簿登记制度的设计，包括以下内容：

1.登记依据

依据审核无误的会计凭证登记账簿，是最基本的记账规则，是保证会计账簿记录质量的重要环节。账簿资料是会计信息生成的主要载体之一，经过审核的会计凭证，保证了会计记录是经济业务发生的真实反映，防止了虚假错误。

2.登记规则

会计账簿的登记必须按记账规则进行，下列各项内容在设计中应予以明确。

(1)会计账簿应按连续编号的页码顺序登记，如发生隔页跳行时，不得随意涂改，应在空行、空页的金额栏内，由左下角向右上角画红线注销，并在摘要栏内写明“此页空白”或“此行空白”，由记账人员和会计机构负责人“压线盖章”以明确责任。

(2)登记账簿时，应按记账凭证的日期、编号、对应科目、经济业务内容摘要、金额等逐项记入相应账户内。做到登记准确及时、书写清楚。

(3)为了保证账簿记录的长期清晰，防止涂改，在手工记账时不得使用铅笔及圆珠笔(银行的复写账簿除外)。记账时，应使用钢笔，用蓝黑墨水或碳素墨水书写。

(4)记账的文字应当使用中文，在民族自治地区，可同时使用当地通用的一种民族文字，在我国境内的涉外企业可同时使用一种外文。

(5)登账中的文字与数字，应紧靠行格的底线书写，大小占全行的1/3至1/2左右，留有一定空间便于更正错误。

(6)登账完毕后，在记账凭证相关项目上书写“”符号，表示已登记入账，同时在记账凭证上签名并盖章。

(7)现金日记账根据记账凭证顺序逐笔登记。银行存款日记账根据支票存根或其他银行结算票据逐笔登记，“种类”项按银行结算种类填写;“号数”项填写结算凭证的最后四位数字。

(8)结出账户余额后，应在“借或贷”项内，写明“借”或“贷”字样，余额为零的账户，在该项内写“平”，并在金额栏内“元”位上写“0”表示。

(9)账页中下端最后横线以下，一律空置不填。每一账页登记完毕时，在下一页的第一行，日期按上页最后一笔记录的日期填写，摘要栏内写明“承前页”字样，金额栏内，日记账承本日发生额连续累计数及余额，损益账户承本月发生额连续累计数及余额。

(10)记账中，下列情况可使用红笔：一是按红字更正法更正记账错误时;二是画更正线、结账线、注销线时;三是在多栏式账页中，用红字登记表示减少数;四是调整发出材料成本差异节约额时，用红字登记;五是采购材料等商品时，货物已到达企业，但结算凭证尚未到达企业，月末按暂估价入账，次月初用红字冲回;六是发生销货退回时，用红字冲减此笔销售收入和销售成本。