会计档案管理制度及会计人员交接制度设计

第三节　会计档案管理制度及会计人员交接制度设计

一、会计档案管理制度设计

会计档案是会计核算的专业材料，是一种重要的经济档案和历史资料，是检查企业、单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。因此，会计档案管理是会计工作不可忽视的一部分。为防止会计档案被篡改、被盗窃而泄漏经济机密，必须加强其管理，其管理方法也应在会计制度设计时加以规定。

(一)会计档案的范围

《会计档案管理办法》(1998)中明确了会计档案的范围，包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料。具体包括：

(1)会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

(2)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

(3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

(4)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

《会计档案管理办法》同时规定，对采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。认真保管会计档案，无论是对加强和改善单位经营管理，还是对查验经济财务问题，防止贪污舞弊都具有十分重要的意义。

(二)《会计法》中有关会计档案的法律规定

《会计法》对会计档案的管理和保管提出了明确的要求，并对不按照有关法规和规定保管会计档案所造成过失的法律责任也作了明确规定。其中第23条规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。”第42条规定：“未按照规定保管会计资料，致使会计资料毁损、灭失的;”“可以对单位并处三千元以上五万元以下的罚款;对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，可以处二千元以上二万元以下的罚款;属于国家工作人员的，还应当由其所在单位或者有关单位依法给予行政处分。”第44条规定：“隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告，构成犯罪的，依法追究刑事责任。有前款行为，尚不构成犯罪的，由县级以上人民政府财政部门予以通报，可以对单位并处五千元以上十万元以下的罚款;对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，可以处三千元以上五万元以下的罚款;属于国家工作人员的，还应当由其所在单位或者有关单位依法给予撤职直至开除的行政处分;对其中的会计人员，并由县级以上人民政府财政部门吊销会计从业资格证书。”第45条规定：“授意、指使、强令会计机构、会计人员及其他人员伪造、变造会计凭证、会计账簿，编制虚假财务会计报告或者隐匿、故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告，构成犯罪的，依法追究刑事责任;尚不构成犯罪的，可以处五千元以上五万元以下的罚款;属于国家工作人员的，还应当由其所在单位或者有关单位依法给予降级、撤职、开除的行政处分。”

(三)会计档案的收集与整理

会计档案的收集是通过执行归档制度来实现的。会计部门从收到外来原始凭证和填制自制原始凭证时起，会计档案就开始形成了。财务部门在收到原始凭证后，应及时编制记账凭证。记账凭证在记账后，应按类别和时间顺序收集整理，审查核对、编制目录、连同附件装订成册，并加具封面。一些性质重要的文件、资料、经济合同、公司章程、决议等，也应单独装订成册和编号。

年度终了，会计人员要对会计资料整理立卷。包括会计账簿的装订，特别是活页账要装订成册，并将账页连续编号;会计报表的装订。会计账簿的装订顺序是：封面、启用表、目录、账页、封底。会计报表的装订顺序是：封面、附列资料和编制报表说明、会计报表、封底。装订人和管理人员要签章，以明确责任。整理立卷的会计资料在会计部门保存一年后移交本单位档案管理机构。

财务会计部门在将保存一年后的会计资料向本单位档案管理机构移交时，应编制移交清册。财务会计部门应按规定将全部会计档案移交给档案管理部门，不能自行封包保存，档案管理部门也不能拒绝接受。档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷(宗)册的封装，个别需要拆封重新整理的，应会同财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

(四)会计档案的保管与销毁

会计档案要由专人负责保管，保管原则是：存放保管统一，安全方便保密。做到完好无缺，不丢失、不破损、不霉烂、不被虫蛀。会计档案的保管期限按《会计档案管理办法》和省(区)、市实施细则的规定执行。表3-1、表3-2分别列示了企、事业单位的会计档案保管期限。

表3-1　企业和其他组织会计档案保管期限表

表3-2　财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表

续表

根据《会计档案管理办法》的规定，会计档案保管期满需要销毁时，应由单位档案管理部门会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和该档案应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案管理和会计机构共同派人员监销，监销人员在销毁会计档案前，应逐项对会计档案销毁清册所列内容清点核对，核对无误后，在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。在销毁会计档案前，对于其中未了结的债权债务的原始凭证，例如，涉及林、地、房产权转让契约，证券、图纸有关的货币收支凭证，涉及外事的凭证以及对处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证，均应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到确无保管必要时销毁。建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

(五)会计电算化档案管理

1.立卷、编目

电算化会计档案的立卷，除了计算机打印出来的会计档案按传统会计档案立卷外，其他生成的计算机电子文件的立卷应按电子文件档案立卷。对于会计使用的计算机程序(亦称软件)，已经输入存储的会计文件(会计凭证、记账、报表、其他资料等)软盘，都应作为计算机会计档案长期或短期保存。对于供检索会计档案文件使用的软盘，应永久保存。专用的会计数据库里已载入了数据信息的软盘和程序，均应作为计算机会计档案的保管单位，按记录的特点或按时间顺序，分门别类编制档号，再一一填制计算机档案案卷目录，以便查考、利用。

2.库房管理

归档的载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，并应做到避光、防尘、防变形。要保持适宜的温、湿度。对保存软盘的库房来说，库内环境应在温度15℃～27℃、相对湿度40%～60%范围内选定，一旦选定，在24小时内温度变化不得超过3℃，相对湿度变化不得超过5%，最佳环境温度是18℃，最佳相对湿度是40%，还要远离磁场。

3.管理人员的职责

管理人员要做好对计算机会计档案的保密：必须对源程序和数据库予以加密，未经财会负责人批准，任何人不得解密;会计数据(磁盘)未经单位领导批准，不得拷贝给制度规定以外的单位;源程序未经版权所有者同意，不得拷贝复制，更不得转让。会计数据软盘，不得带出档案室外，不得丢失;在保管期间不得随意乱放，不得放在不符合保存条件的环境下保存，以防会计数据的自行丢失。对计算机会计软件的备份及恢复：要设立备查登记簿，认真登记备份的时间、数量及保管方式，需要进行数据恢复的错误类型、恢复的时间、恢复到最近状态的具体日期等。防范计算机病毒及其传染：外出工作使用备用盘，在软盘上贴写保护标签，不要在带有病毒的计算机上使用软盘，也不要在计算机上使用带有病毒的软盘，要定期或不定期地对计算机硬盘和软盘进行病毒检测等，严格预防病毒传染、破坏会计软件系统。

二、会计人员工作交接制度设计

会计人员在调动工作或因长期离职时，为了保证会计工作的继续进行，必须有人接替其工作，会计工作的这种移交和接替称为会计工作交接。《会计法》第41条明确规定：“会计人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。一般会计人员办理交接手续，由会计机构负责人(会计主管人员)监交;会计机构负责人(会计主管人员)办理交接手续，由单位负责人监交，必要时主管单位可以派人会同监交。”这是对会计人员工作交接问题作出的法律规定。办理好会计工作交接，有利于分清移交人员和接管人员的责任，使会计工作前后衔接;可以防止因会计人员的更换出现账目不清、财务混乱等现象。

(一)交接前的准备工作

会计人员工作调动或者因故离职需要办理会计工作交接前，必须做好以下准备工作：

(1)已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕。

(2)尚未登记的账目应当登记完毕，结出余额，并在最后一笔余额后加盖经办人印章。

(3)整理好应该移交的各项资料，对未了事项和遗留问题要写出书面说明材料。

(4)编制移交清册，列明应该移交的会计凭证、会计账簿、财务会计报告、经管的公章、库存现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料等内容。实行会计电算化的单位，从事该项工作的移交人员应在移交清册上列明会计软件及密码、会计软件数据盘、磁盘等内容。

(二)交接的基本程序

1.移交点收

移交人员离职前，必须将本人经管的会计工作，在规定的期限内，全部向接管人员移交清楚。接管人员应认真按照移交清册逐项点收。具体要求是：

(1)库存现金要根据会计账簿记录余额进行当面点交，不得短缺，接管人员发现不一致或“白条抵库”现象时，移交人员要在规定期限内负责查清处理。

(2)有价证券的数量要与会计账簿记录一致，有价证券面额与发行价不一致时，按照会计账簿余额交接。

(3)会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。如有短缺，必须查清原因，并在移交清册中加以说明，由移交人负责。

(4)银行存款账户余额要与银行对账单核对相符，如有未达账项，应编制银行存款余额调节表调节相符;各种财产物资和债权债务的明细账户余额要与总账有关账户的余额核对相符;对重要实物要实地盘点，对余额较大的往来账户要与往来单位、个人核对。

(5)经管的公章、收据、空白支票、发票、科目印章以及其他物品等也应交接清楚。

(6)实行会计电算化的单位，交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作，确认有关数据正确无误后，方可交接。

(7)会计机构负责人(会计主管)移交时，应将经管的财务会计工作情况、重大财务收支问题和机构中会计人员的思想、业务情况向接管人员介绍清楚。

2.专人负责监交

为了明确责任，会计人员办理工作交接时，必须有专人负责监交。通过监交，保证双方都按照国家有关规定认真办理交接手续，防止交接流于形式，保证会计工作不因人员变动而受影响;保证交接双方处在平等的法律地位上享有权利和承担义务，不允许任何一方以大压小，以强凌弱，或采取非法手段进行威胁。移交清册应当经过监交人员审查和签名、盖章，作为交接双方明确责任的证明。

3.交接后的相关事宜

会计工作交接完毕后，交接双方和监交人都要在移交清册上签名或盖章，并应在移交清册上注明单位名称，交接日期，交接双方和监交人的职务、姓名，移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。

接管人员应继续使用移交前的账簿，不得擅自另立账簿，以保证会计记录前后衔接，内容完整。

移交清册一般应填制一式三份，交接双方各执一份，另一份存档。

(三)移交后的责任

会计工作移交后，明确移交双方的责任是很重要的，根据现行制度的规定，移交人并不因为其移交了会计工作，而不再承担其移交的会计资料上所发生的财务会计问题。《会计基础工作规范》第35条规定：“移交人员对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的合法性、真实性承担法律责任。”这就是说，如果移交人员所移交的会计资料是在其经办会计工作期间内发生的，那么他就应当对这些会计资料的合法性、真实性负责，即使接管人员在交接时因疏忽没有发现所接收的会计资料在合法性、真实性方面的问题，如事后发现，也应由原移交人员负责，原移交人员不应以会计资料已经交接而推卸责任。

☞思考题：

1.单位建立会计机构时应综合考虑哪些方面的问题?

2.如何配备单位的会计人员?

3.思考会计人员应该具备哪些职业道德以及这些职业道德的重要性。

4.会计档案主要包括什么?如何进行会计档案管理制度的设计?

5.为什么要进行会计人员交接制度设计?应该怎样设计?

☞案例设计^[2]：

资料：某市面粉公司是一家国有大型企业，是全国500强企业之一，是亚洲和东南亚最大的面粉加工企业。它是生产经营兼投资型企业，经营结构既有生产经营企业的特点，也有集团型企业的特点。现在的公司组织结构虽然根据现代企业制度的要求进行了改革，但在某些方面还存在不足。针对此问题公司请某会计师事务所重新设计了组织结构。修改前、后的组织结构图分别如图3-6、图3-7所示：

图3-6　修改前面粉公司组织结构

图3-7　修改后面粉公司组织结构

要求：1.修改后的组织结构图与修改前相比增加(修改)了哪些职能部门、岗位，为什么?

2.请勾画会计(财务)部门岗位设置机构图。

【注释】

[1]赵岩，崔国萍.企业会计制度设计［M］．北京：立信会计出版社，2009.

[2]本案例参考了张文贤.会计制度设计案例［M］．立信会计出版社，2003.编者进行了相应的修改。