质量管理体系文件的构成和编写

第三节　GAP质量管理体系文件的构成和编写

一、GAP质量管理体系文件的构成

《良好农业规范认证实施规则》附件2 《多场所的农业生产经营者和农业生产经营者组织的质量管理体系要求》第2.3.1条“质量管理体系文件”明确指出，认证组织建立的体系文件包括：质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格、外来文件（如《良好农业规范》等）。

二、GAP质量管理体系文件的编写原则

1. 系统协调的原则

质量体系各要素之间具有一定的相互依赖、相互配合、相互促进和相互制约的关系，形成了具有一定活动规律的有机整体。在编写质量体系文件时必须树立系统的观念，应从种植养殖整体出发进行设计、编排，接口要严密、相互协调、构成一个有机的整体。

2. 科学合理的原则

质量管理体系文件的科学性主要体现在与标准的一致性，合理性则要求符合种植养殖和管理工作的规律和特点，有利于质量方针的实施和质量目标的实现。

3. 可操作性的原则

编写质量管理体系文件时始终要考虑可操作性，便于实施、检查、记录和追溯，根据企业需要，既覆盖标准又能够实施即可。做到“该说的要说到，说到的一定做到”，不要写入不切实际的做法。

三、质量手册的编写

质量手册是阐明企业质量方针并描述其质量管理体系的文件，它的内容涉及全部质量管理活动，质量手册是体系文件中最重要的纲领性文件。根据《良好农业规范认证实施规则》附件2要求，GAP质量管理体系至少包括以下13个要素：管理和组织结构、组织和管理、员工能力和培训、质量手册、文件控制、记录、抱怨的处理、内部审核/检查、产品的可追溯性和隔离、罚则、认证产品的召回、认证标志的使用、分包方。

1. 质量手册的编写要领

质量手册的编写最好与认证审核依据要求的标准条款一一对应，便于进行文件审核，也便于实施和检查。GAP质量手册的特点：关注于管理要素。

2. 质量手册编写及主要文件目录示例

■封面

■批准页

■任命书

■适用范围

■组织成员清单

■质量方针、目标

■目录（见表1）

■编写格式：目的、适用范围、要求、引用文件

表1　 目　录

续表1

四、程序文件的编写

1. 程序文件的编写要领

程序文件是把第一级文件质量手册中描述的质量体系转化为现实和可实施的工作体系，应简练、明确、易懂。要做到有可操作性，写清楚“5W1H”：即——何时（活动的时间或周期）、何地（活动的实施地点或部门）、何人（活动的实施者和协同者）、为什么（活动的目的）、做什么（活动的主要内容）、怎么做（具体的实施办法或步骤），并且要引出相关文件和记录。

2. 程序文件编写格式

■目的

■适用范围

■职责

■工作程序

■引用文件和记录

3. 主要程序文件目录，以种植（烟叶）为示例（见表2）

表2 目　录

五、作业指导书的编写

作业指导书是规定具体的作业活动方法所要求的文件，是程序文件的支持性文件，包括各种规定、计划、方案、工作制度等，实际上是企业日常工作中所使用和存在的文件，只要经过整理、完善和汇编即可，不需要大量重新编写。于作业指导书的编写，注意要从认证规范的要求出发进行收集、完善。以种植（烟叶）为示例（见表3）。

表3 目　录

六、记　录

记录是提供满足质量要求的客观证据或质量体系运行效果的证据，证明质量体系确实完全按计划工作，并成为分析问题和纠正问题的依据，是一种提供客观证据的文件。