【摘要】：五、编写质量体系文件的基本要求1.系统性组织应对其质量体系中采用的全部要素、要求和规定系统地制定各项方针和程序；所有的文件应按规定的方法编辑成册。因而在编写质量体系文件时，要采用清楚、准确、全面、简明扼要的表达方式，避免出现含糊不清、歧义和多重理解的情况。
五、编写质量体系文件的基本要求
1.系统性
组织应对其质量体系中采用的全部要素、要求和规定系统地制定各项方针和程序；所有的文件应按规定的方法编辑成册。
各层次文件的通用内容如下:
（1）编号、名称；
（2）编制、审核、批准；
（3）生效日期；
（4）受控状态、受控号；
（5）版本号；
（6）页码，页数；
（7）修订号。
2.协调性
质量体系文件的所有规定应与公司的其他管理规定相协调；质量体系文件之间应相互协调、互相印证；质量体系文件应与有关技术标准、规范相互协调；应认真处理好各种接口，避免不协调或职责不清的状况。
3.唯一性
质量体系文件的唯一性，即一个组织内部只有一套质量体系文件，对质量体系文件只能有唯一的理解。因而在编写质量体系文件时，要采用清楚、准确、全面、简明扼要的表达方式，避免出现含糊不清、歧义和多重理解的情况。
对同一事项，决不允许同时使用相互矛盾的不同的文件。
但是唯一性并不意味着文件的格式也必须唯一。不同组织，在编写质量体系文件时，可以具有不同的风格。
4.适用性
编写质量体系文件要注意以下几点:
（1）编写质量体系文件时，要遵循“最简单、最易懂”原则编写；
（2）所有质量体系文件的规定，都应保证在实际工作中能完全做到；
（3）不要妄图追求“任何时候、任何部门都适用”的文件；
（4）编写任何文件都应依据标准的要求和企业的现实；
（5）发现文件的不适合情况，应立即按规定程序修改。
编写质量体系文件时，在文字方面的要求是:职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）；结构清晰，文字简明；格式统一，文风一致。
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