质量体系文件的作用和意义

二、质量体系文件的作用和意义

质量体系文件能够在组织内部沟通意图、统一行动，其使用有助于实现多个方面的要求。组织通过制定和实施质量管理体系文件，可以实现和完成组织的预期产品质量和质量改进目标；为组织的各类员工提供所需的培训；确保组织所提供的产品能够持续地符合有关的要求；为各项质量管理活动及其结果提供客观证据；质量体系文件具有重复性和可追溯性，可为质量管理体系的评价、审核和评审提供依据，评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。

1.质量体系文件的作用

质量体系文件的作用有以下几个方面。

1）质量体系文件是实现质量方针和质量目标的手段

质量体系文件给出了最好的、最实际的达到质量目标的方法。对于实现质量目标所需要的具体手段和方法，都在质量体系文件中作出描述。

质量体系文件界定了组织内部各级别的职能部门的职责和权限，并处理好各级别职能部门之间的接口，使质量体系成为职责分明、协调一致的有机整体。

编制质量体系文件时，要求“该说的一定要说到，说到的一定要做到”。由于组织的重视，质量体系文件在组织内部，相当于组织的法律法规，要求必须得到实施。通过认真执行质量体系文件的具体要求，组织可以达到预期的目的，实现质量方针和质量目标。

2）质量体系文件是审核质量管理活动效果的依据

在质量体系文件中，按照过程管理的原则，要确定能够证明质量管理活动的各个过程；并且要证明各种质量管理活动的程序已被认可，并已经在组织内部有效地展开和实施；还要证明管理活动的程序处于更改和控制中，组织能够随时了解管理活动的进展情况，当发现缺陷和不足时，能够及时地更改质量体系文件中的相应内容。

3）质量体系文件是质量改进的保障

依据质量体系文件，可以确定如何有效地实施质量管理工作，以及如何评价管理活动业绩。

质量体系文件还增强了对更改后质量管理效果的测量，以及结果的可比性和可信度。

当把质量改进成果纳入文件，变成标准化程序时，质量管理的成果还可以得到有效巩固。在质量管理工作中积累下来的各种经验和教训，能够转化为组织宝贵的精神财富。

4）质量体系文件还是对组织的全体员工进行培训的教材

质量体系文件可以作为培训全体员工、开展全员质量管理的教材。

不过值得注意的是，在质量体系文件的内容中，要在员工应具备的技能和培训内容之间寻求适宜的平衡。既要规定员工应具备的技能，也要有具体的培训内容的规定，不能有所偏废。员工应该具备的技能和具体的培训内容有一定的区别，员工应该具备的技能，对处于同一行业内的不同企业，要求是类似的，但是培训的内容则因每一个企业的具体情况的不同，可以有很大的差异。

质量体系文件还要注意保持程序的协调性。在组织内展开和实施的程序是否协调，取决于质量体系文件的要求与人员的技能和培训的有机结合的状况。要通过培训，使组织内的全体成员都能达到质量体系文件中所要求的技能水平。

2.组织建立质量体系文件的意义

由于质量管理体系是个比较复杂的大系统，因而在质量体系文件中要规定很多内容。不同的组织设计的质量体系文件在具体的内容结构上可能存在差异，但质量体系文件对于组织的意义是类似的。其意义如下:

（1）描述组织的质量管理体系；

（2）为跨职能的部门提供信息，便于彼此更好地理解相互间的关系；

（3）向员工传达管理者对质量的承诺；

（4）帮助员工了解自己在组织内质量管理的职责，以便他们明确质量工作的目的，增强对质量工作重要性的认识；

（5）帮助员工和管理者之间相互理解；

（6）为工作业绩的期望提供依据；

（7）说明要实现具体要求，应该如何行事；

（8）提供具体要求已被满足的客观证据；

（9）提供清晰、高效的运作框架；

（10）提供新员工培训及在职员工定期再培训的基础；

（11）为组织内的秩序和平衡提供基础；

（12）保持以文件化过程为基础的操作的一致性；

（13）为持续改进提供基础；

（14）在形成质量文件体系的基础上，增强顾客对组织提供的产品和服务质量的信心；

（15）向相关方证明组织的能力；

（16）对供方的要求形成清晰的框架；

（17）为质量管理体系审核提供依据；

（18）为评价质量管理体系的有效性和适宜性提供基础。