销售信息系统应用

6.2.1 任务导入

运用销售管理系统对日常销售、分期发货、退货、分期收款销售业务、直运销售、模拟报价、单据查询等业务进行处理。

6.2.2 任务分析

销售信息系统提供从订单、发货／出库、退货、发票到收款的业务管理功能，支持信用赊销、价格、折扣、促销等多种销售业务处理，帮助企业实现销售业务全过程的物流、资金流和信息流的有效管理和控制。本任务根据金蝶K／3ERP销售业务类型，制作各种业务单据，进行单据审核及钩稽。

6.2.3 技能训练

本任务主要介绍销售业务的主流流程，当然，此流程中的各项步骤也并非一成不变的，有些步骤用户可以根据实际情况跳过免做。

一、常用销售流程

在常用销售流程中除收款单外，其他单据都在销售系统处理。灰色单据是销售系统中最基本的业务流程。销售报价单、发货通知单可以根据企业需要选择是否使用。当然，销售出库单也可以在仓存系统新增。

该流程体现的实际业务是：货先发，发票后开，最后收款，同时出库和发票都在同一个期间入账，处理相对简单。

案例

步骤

1.销售订单

销售订单是客户资料根据销售报价单制定并提交给销售部门的订货单。

选择【供应链】→【销售管理】→【销售订单】→【销售订单-新增】，单击进入销售订单新增窗口。填制单据内容，保存后由主管人员审核，如图6-8所示。

图6-8 销售订单

2.发货通知单

发货通知单是企业销售部门在销售产品向客户发货时，向仓库发出的发货通知单，是销售系统与仓库系统连接的关键接口。

选择【供应链】→【销售管理】→【销售订单】→【销售订单-维护】，进入“销售订单序时簿”窗口，单击【下推】，通过关联方法填制单据中相关内容，保存后由主管人员审核，如图6-9所示。

图6-9 发货通知单

注意

单价在通知单中可以不用输入。

3.销售出库单

销售出库单有两种生成方式，一是直接录入，二是从其他单据关联引入数据生成。销售出库单和销售系统有两个接口，一个是发货通知单引入数据生成销售出库单，另一个是销售出库单本身又是销售发票的生成数据来源。

选择【供应链】→【销售管理】→【发货通知】→【发货通知单-维护】，进入“销售发货序时簿”窗口，单击【下推】，通过关联方法填制单据中相关内容，保存后由主管人员审核，如图6-10所示。

图6-10 销售出库单

4.销售发票

销售发票表示企业销售产品时销售部门开具的发票，是财务上非常重要的一种原始单据。销售发票在形式上分为专用和普通两种，它们的区别在于专门发票涉及增值税，而普通发票不涉及，具体选择可以按用户实际情况。不管是专用发票还是普通发票都分两种，即蓝字发票、红字发票，它们的生成方式也有所不同。蓝字发票是真正的销售发票，而红字销售发票则是指退货发票（普通发票在格式上只比专用发票少了几个和增值税有关的项目，其他操作相同，故在此以专用销售发票为例讲解）。

销售发票的生成有两种方法，一种是直接输入保存生成，另一种是通过其他数据关联生成。发票生成后要审核后钩稽。

选择【供应链】→【销售管理】→【销售出库】→【销售出库单-维护】，进入“销售出库序时簿”窗口，单击【下推】，通过关联方法填制单据中相关内容，保存后由主管人员审核，如图6-11所示。

图6-11 销售发票

注意

销售发票是销售系统的关键操作，它涉及收款和确定销售成本，所以是销售系统与K／3系统的应收账款子系统和存货核算子系统的接口。

5.销售发票钩稽

选择【供应链】→【销售管理】→【销售发票】→【销售发票-维护】，弹出“条件过滤”对话框，单击【确定】，进入“销售发票序时簿”窗口，选中要钩稽的发票，单击【钩稽】，打开“销售发票钩稽”对话框，选择（可以通过shift或ctrl选择多条记录）本次参与钩稽的销售发票、费用发票和对应的销售出库单，输入本次的钩稽数量，单击【钩稽】，完成操作，如图6-12所示。

二、销售业务（先开票后发货）

案例

成都电器有限公司于2010年5月10日向销售部销售人员方明订购绿叶电脑10台，销售价5000元（不含税）；2010年5月13日销售部开具销售发票；2010年5月15日销售部通知仓库发货，同日仓库发货。

图6-12 销售发票钩稽

案例分析：该流程体现的实际业务是先开发票后发货，最后收款。该种情况下，财务的监控一般比较严格，仓库商品的出库必须是财务人员已经开具了销售发票才可以。该流程还能方便财务人员进行应收账款的控制，避免销售人员为了完成业绩指标而带来的负面效果。

处理流程

步骤

1.销售发票

选择【供应链】→【销售管理】→【销售发票】→【销售发票-新增】，进入销售发票新增窗口。填制单据中相关内容，单击【保存】后审核，如图6-13所示。

图6-13 销售发票

2.发货通知单

选择【供应链】→【销售管理】→【销售发票】→【销售发票-维护】，单击进入销售发票序时簿界面，选中该销售发票，单击工具栏【下推】生成发货通知单，保存、审核，如图6-14～图6-16所示。

图6-14 销售发票下推

图6-15 销售发票生成发货通知

图6-16 发货通知单

3.销售出库单

选择【供应链】→【销售管理】→【发货通知】→【发货通知单-维护】，进入“销售发货序时簿”界面，选中该发货通知单，单击工具栏【下推】生成销售出库单，保存、审核，如图6-17所示。

图6-17 销售出库单

注意

任一单据均可通过“下推”生成其他可以关联本单据的单据。用发货通知单下推生成销售出库单时对应的发货通知单上的销售范围要设置成赊销，否则只能下推生成其他出库单。

4.销售发票和销售出库之间的钩稽

选择【供应链】→【销售管理】→【销售发票】→【销售发票-维护】，进入销售发票的序时簿界面，选中该发票，单击工具栏上的【钩稽】，即可进行钩稽的操作，如图6-18所示。

图6-18 销售发票钩稽

三、销售分期发货

案例

2010年5月10日西安中发公司向销售员方明购买绿叶牌电脑30台，销售5000元（不含税），货物分别在2010年5月10日发出10个、2010年5月20日发出20个。月末开出销售发票。

案例分析

该流程体现的实际业务不是一次性地把客户所订货物发出，而是分次发货，待货物全部发出后再统一开发票，最后收款。一般适用于客户要货比较急，而企业存货不足，需要分批发送的情况。

处理流程

销售报价和销售订单等可以根据公司的需要而做，在此省略不做。

步骤

1.销售出库单

选择【供应链】→【销售管理】→【销售出库】→【销售出库单-新增】，单击进入出库单新增窗口。分两批填制单据中相关内容，保存后由主管人员审核，如图6-19和图6-20所示。

图6-19 销售出库单（一）

图6-20 销售出库单（二）

2.销售发票

选择【供应链】→【销售管理】→【销售出库】→【销售出库单-维护】，进入销售出库单的界面，按shift键同时选择这两张销售出库单，单击工具栏【下推】生成销售发票，保存后审核，如图6-21和图6-22所示。

图6-21 销售出库单下推生成销售发票

图6-22 销售发票

3.销售发票和销售出库单之间的钩稽

选择【供应链】→【销售管理】→【销售发票】→【销售发票-维护】，进入销售发票的序时簿界面，选中该发票，单击工具栏上的【钩稽】，即可进行钩稽的操作，如图6-23所示。

图6-23 销售发票钩稽

四、销售退货

案例

江门电子电器公司购买的绿叶电脑，其中1台，销售5000元（不含税），因有质量原因于2010年5月13日退货，同日仓库将货物退回仓库。销售部于2010年5月23日开出红字发票。

案例分析：该案例也是企业中常见的一种业务。特点是一般先退货，然后供应商再开发票。

处理流程

步骤

1.退货通知单

退货通知单是因各种原因客户退货，向仓库发出的收货通知。退货通知单的生成有3种方法：直接输入保存生成、通过退货通知单中【发货通知】的接口引入数据生成（本案例可以使用）以及从退货通知单中【销售发票】的接口引入数据生成。

选择【供应链】→【销售管理】→【退货通知】→【退货通知单-新增】，进入新增界面，填制单据中相关内容后保存、审核，如图6-24所示。

图6-24 退货通知单

注意

（1）退货通知单从原收货通知单获取时，注意要更改退货数量。

（2）退货通知单也是销售系统与仓存系统连接的关键接口，它是销售出库单（红字）生成的依据。

2.红字销售出库单

选择【供应链】→【销售管理】→【退货通知】→【退货通知单-维护】，进入销售退货序时簿界面，单击【下推】，通过关联方法填制单据中相关内容后保存、审核，如图6-25所示。

3.红字销售发票

选择【供应链】→【销售管理】→【销售出库单】→【销售出库单-维护】，进入条件过滤界面，在红蓝字处，选择“全部”，如图6-26所示。

单击【确定】，进入销售出库序时簿界面，选中相应出库单，单击【下推】，通过关联方法填制单据中相关的内容后保存、审核，如图6-27所示。

图6-25 红字销售出库单

图6-26 条件过滤界面

图6-27 红字销售发票

4.销售发票和销售出库单之间的钩稽

选择【供应链】→【销售管理】→【销售发票】→【销售发票-维护】，进入销售发票序时簿界面，选中该发票，单击工具栏上的【钩稽】，即可进行钩稽，如图6-28所示。

注意

退货销售发票可以直接录入或从红字出库单中获取，也可以从原销售发票中获取，但注意要更改退货数量，并进行发票审核钩稽。

五、分期收款销售业务

案例

2010年5月12日销售人员方明以分期收款方式向西安瑞信公司销售绿色牌电脑（中端）30台，销售价6000元（不含税）；约定2010年5月30日向西安瑞信公司收取第一期电脑10台的货款，并开具相应的销售发票。

图6-28 销售发票钩稽

案例分析

该流程体现的实际业务是：先发货，再分期开票、收款。该种方式下，销售出库时，先由产成品转入分期收款发出商品。钩稽时，将出库单和发票进行部分核销。

处理流程

步骤

1.销售出库单

选择【供应链】→【销售管理】→【销售出库】→【销售出库单-新增】，单击进入出库单新增窗口。填制单据中的相关内容，保存后由主管人员审核，如图6-29所示。

图6-29 销售出库单

2.销售发票

选择【供应链】→【销售管理】→【销售出库】→【销售出库-维护】，进入销售出库序时簿界面，单击工具栏【下推】生成销售发票。在销售发票界面，修改发票数量，保存后审核，如图6-30所示。

图6-30 销售发票

3.销售发票和销售出库单之间的钩稽

选择【供应链】→【销售管理】→【销售发票】→【销售发票-维护】，进入销售发票的序时簿界面，选中该发票。由于发票钩稽时，出库单的本次钩稽数量与发票数量不一致，因此需要修改销售出库单本次钩稽数量。单击工具栏上的【钩稽】，即可进行钩稽操作，如图6-31所示。

图6-31 销售发票钩稽

注意

（1）对于分期收款的业务，销售出库单和销售发票上的销售方式均为分期收款销售。

（2）在销售出库单与开具的部分发票钩稽时需要选择钩稽的数量，若不能选择，则需要将销售出库单拆单后再进行钩稽操作。

六、销售模拟报价

对于按订单进行生产的企业，客户会提供图纸或其他的相关信息，要求报价。企业需要根据产品的构成，进行料、工、费的模拟计算，再加上合理利润给客户进行报价。按库存生产的企业在进行新产品研制时，也需要预先进行成本模拟，以确定目标成本，从而进行准确的市场定位。

金蝶K／3的模拟报价管理功能采用向导方式，通过建立或者模拟BOM、设置相关费用，系统生产一张模拟报价，按用户设置详细计算出产品报价。整个过程简单易用，既能使用户快速准确报价、迅速抢占商机，又能保证企业的利润。

案例

兰州电器公司提供相关的信息，要求对绿色牌电脑（高端）进行报价。

处理流程

步骤

1.工资工序的维护

模拟报价不仅要计算出构成产品的外购件的材料单价，还要计算出构成此产品的自制件的人工费和制造费，因此需要进行工序资料的维护，作为其计算的依据。

选择【系统设置】→【基础资料】→【公共资料】→【辅助资料管理】，进入界面后，选择工序资料进入新增界面，如图6-32所示。

图6-32 工序资料

增加完工序资料后，选择【供应链】→【销售管理】→【模拟报价】→【工序资料维护】，进入工序资料维护界面，单击修改，设置相关信息，如图6-33所示。

图6-33 工序资料的维护

2.模拟报价

（1）选择【供应链】→【销售管理】→【模拟报价】，进入模拟报价的界面，填制相关内容按向导进行下一步操作，如图6-34所示。

图6-34 选择报价物料

选择报价方式，有选择已有BOM和新增模拟BOM两种方式。下面以新增模拟BOM为例进行讲解。

新增模拟B0M又分为手工新建BOM、复制产品BOM和复制模拟BOM，下面以手工新增为例进行说明。

（2）单击【新增模拟BOM】，进入模拟BOM新增的界面，如图6-35和图6-36所示。

图6-35 模拟BOM维护信息

图6-36 模拟BOM工序维护资料

（3）填制好模拟BOM信息，单击【保存】后单击【退出】，返回到图6-34所示页面，单击【选择已有BOM】，并填写模拟BOM编号，如图6-37所示。

（4）单击【下一步】，生成模拟报价单，更改材料单价，如图6-38所示；更改加工单价，如图6-39所示。保存后审核。

3.生成模拟报价单

单击【退出】，返回到生成报价单的界面，如图6-40所示，单击【完成】。

4.查看模拟报价单

选择【供应链】→【销售管理】→【模拟报价】→【模拟报价单查询】，进入模拟报价单的查询界面，如图6-41所示。

单击【查看】按钮，进入模拟报价单（查看）界面，如图6-42所示。

图6-37 报价物料的价格取数信息

图6-38 模拟报价单-材料成本清单

图6-39 模拟报价单-加工成本清单

图6-40 生成模拟报价单

图6-41 模拟报价单查询

图6-42 模拟报价单（查看）界面

七、销售系统单据及报表查询

日常业务处理完毕，需要随时查询已录入的单据或分析销售的开展情况，则需用账簿报表进行处理。

1.单据查询

案例1

查询5月份所有开出的发票。

步骤

（1）选择【供应链】→【销售管理】→【销售发票】→【销售发票-维护】，单击进入过滤条件窗口。在【条件过滤】选项中，将【红蓝标志】改为全部，事务类型选择【销售发票专用】，如图6-43所示。

图6-43 条件过滤界面

（2）单击【确定】，系统将自动满足条件的记录显示在序时簿窗口，如图6-44所示。

图6-44 销售发票序时簿

（3）单击【上查】，可以查询所选择的单据新增录入时关联过的单据，以重庆家电有限公司的销售发票为例，如图6-45所示。

图6-45 上查-销售发票

（4）在图6-46所示窗口，单击【查看】，可以查询单据的具体内容。单击【上查】，可以继续向上查询所选择的单据新增录入时关联过的单据。

图6-46 上查-销售出库单

（5）单击【退出】，依次返回到“销售发票”窗口。

（6）在“销售发票”查询的窗口，选中要查询的销售发票，单击【下查】，可以查询所选择的单据被哪些单据关联过。本例中，销售发票没有被其他单据关联过，系统如图6-47所示。

图6-47 下查-销售发票

（7）单击【确定】，完成发票查询操作后，单击【退出】，退回到主窗口。

案例2

统计2010年5月份的销售毛利情况。

步骤

（1）选择【供应链】→【销售管理】→【报表分析】→【销售毛利润表】，单击进入条件过滤窗口，如图6-48所示。

图6-48 条件过滤界面

（2）设置好条件后，单击【确定】，系统按照过滤条件显示出“销售毛利润表”，表中按照物料分类显示了产品的销售数量、销售收入、销售毛利润率等情况（由于没有进行成本计算，所以成本栏数据有的为空），如图6-49所示。

图6-49 销售毛利润表

（3）在“销售毛利润表”窗口，可以进行打印、数据引出、报表发布等操作。查询完毕，单击【退出】返回到主界面。

6.2.4 同步测试

目的：掌握K／3销售系统日常业务处理工作，熟悉业务的操作流程。

要求：（1）根据以下业务资料进行销售系统各种业务单据制作。

（2）进行销售单据审核。

（3）进行销售发票的钩稽。

（4）掌握各种账表的查看技巧。

实训内容如下（下述业务如无具体说明，作为赊销处理）。

1.日常销售

天达公司于2015年1月10日向销售部销售人员赵立订购A产品10件，销售价700元（不含税价）。2015年1月13日销售部通知仓库发货，同日仓库发货，销售部开具销售发票。

业务流程：销售订单→发货通知单→销售出库单→销售发票。

2.先开发票后发货

长城公司于2015年1月15日向销售部销售人员赵立订购B产品20件，销售价1000元（不含税价）。2015年1月17日销售部开具销售发票，2015年1月20日销售部通知仓库发货，同日仓库发货。

业务流程：销售订单→销售发票→发货通知单（从销售发票获取）→销售出库单。

3.销售退货

长城公司购买的B产品5件，因有质量问题于2015年1月23日退货，同日仓库将退回货物入库。销售部于2015年1月24日开出红字发票。

业务流程：红字销售出库单→红字销售发票。

4.销售分次发货

2015年1月27日长城公司向销售部销售人员赵立购买A产品50件，销售价1100元（不含税）。货物分别在1月28日发出10件、在1月30日发出40件。月末开出销售发票。

业务流程：销售出库单（分两张单录入）→销售发票（获取单据时同时选择两张单据关联生成）。

操作要点：获取单据时，如需选择多张单据，可以通过Ctrl或Shift键去选择单据。

5.分期收款销售业务

2015年1月26日销售部销售人员赵立以分期收款方式向天达公司销售B产品30件，销售价115元（不含税）。约定2015年1月30日向科达公司收取第一期B产品10件的货款，并开具相应的销售发票。

业务流程：销售出库单→（收款时做）销售发票。

操作要点：凭证制作时，要注意凭证模板的设置，在结转分期收款销售收入的同时，要将分期收款发出商品结转为销售成本。发票钩稽时，出库单的本次钩稽数量为开票的数量，与实发数量并不一致。