项目范围界定的工具和方法

二、项目范围界定的工具和方法

工作分解结构是进行项目范围界定时所使用的重要的、最有价值的工具和方法，是面向可交付成果的对项目元素的分组，它组织并定义了整个项目范围，未列入工作分解结构的工作将被排除在项目范围之外。

工作分解结构的应用范围很广，适用于各种性质、各种规模的项目，科技计划项目当然也不例外。

工作分解结构可以把科技计划项目逐层地分解成子项目，子项目再分解成更小的、更易于管理的单元，直至最终的工作单元（称为工作包）。工作分解结构可以把整个项目联系起来，把项目目标逐步细化为许多可行的并且是相对短期的任务。工作分解结构是项目承担单位在项目实施期间要完成的最终细目的等级树，所有这些细目的完成或产出构成了整个项目的工作范围。

（一）工作分解结构的作用

①明确和准确说明项目范围。

②为各独立单元分派人员，规定这些人员的相应职责。

③针对各独立单元进行时间、费用和资源需要量的估算，提高时间、费用和资源估算的准确度。

④为计划、预算、进度计划和费用控制奠定共同基础，确定项目进度测量和控制的基准。

⑤将项目工作与项目的财务账目联系起来。

⑥便于划分和分派责任。

⑦确定工作内容和工作顺序。

⑧估算项目整体和全过程的费用。

（二）工作分解结构的分解原则

①对项目的各项活动按实施过程、产品开发周期或活动性质等进行分类。

②在分解任务的过程中不必考虑工作进行的顺序。

③不同的项目分解的层次各异。

④把工作分解到能以确定的工作量估计、资源和人员职责分配明确为止。

（三）工作分解结构的要素

工作分解结构主要有三个基本要素，即层次与结构、编码和设计报告。

1．工作分解结构的层次与结构

（1）工作分解结构的分解层次

①先明确并识别出具体项目的各主要组成部分，即明确项目的主要可交付成果（一般情况下，项目的主要工作是指贯穿于项目始终的工作，它被列在第二层）。

②确定每个可交付成果的详细程度是否已达到了足以编制恰当的成本和时间估计。

③确定可交付成果的组成元素。

④核实分解的正确性。

（2）结构设计

工作分解结构的总体设计对于一个有效的工作系统来说是个关键。结构应以等级状或树状来构成，使底层代表详细的信息，而且其范围很大，逐层向上。工作分解结构的底层是管理项目所需的最低层次的信息，在这一层次上，能够满足科技行政主管部门或组织管理机构对交流或监控的需要，这是项目承担者管理项目所要求的最低水平。

工作分解结构最终的工作单元通常被称为工作包，这些工作包还可以在子项目工作分解结构中被进一步分解。结构设计的层次要合理，不宜太多。对于一般的科技计划项目来说，4～6个层次就足够了。

2．工作分解结构编码

工作分解结构中的每一项工作（或者称为单元）都要编上号码，用来唯一确定项目工作分解结构的每一个单元，这些号码的全体叫做编码系统。

编码系统同项目工作分解结构本身一样重要，在项目规划和以后的各个阶段，项目各个基本单元的查找、变更、费用计算、时间安排、资源安排、质量要求等都要参照这个编码系统。若编码系统编排不合适或不完整，会引起很多麻烦。

在工作分解结构编码中，任何等级的一个工作单元，是其余全部次一级工作单元的总和。如第二个数字代表子工作单元（或子项目），也就是把原项目分解得到的更小部分，它们的总和就构成了整个项目。

以下是一个企业经营评价系统项目的工作分解结构及编码，如图5-1所示。

3．设计报告

设计报告的基本要求是以项目活动为基础产生所需的实用管理信息，而不是为职能部门产生其所需的职能管理信息或组织的职能报告。报告的目的是要反映项目到目前为止的进展情况，通过这个报告，主管部门将能够去判断和评价项目各个方面是否偏离目标，偏离了多少。

工作分解结构图一旦确定下来之后，除非特殊情况，不能随便加以改动。如遇到必须加以改动的情况，就得召开各方会议，就项目目标、工作分解结构等情况共同磋商，并达成一致意见，且加以确认，省却日后可能遇到的麻烦。