采购欺诈与腐败

德勤上海事务所

财务咨询

法证会计服务

所有企业在其采购环节中均可能遭遇欺诈与腐败的风险，由此造成的声誉及财务上的损害可能十分严重。传统认为亚洲属于透明度不足的地区之一，随着越来越多的公司选择亚洲地区的供应商，采购环节中发生欺诈与腐败的现象也随之增加。其中，收受不正当的退款、回扣，及不可靠的供货商关系均十分常见。即使公司能够采取或实施有序的管控措施来减少此类事件的发生，也不可能永久消除遭遇欺诈腐败的风险。

在采购环节中发生的欺诈和腐败不仅难以察觉，也很难予以证实或成功起诉。因此，此类事件往往在公司内部解决，受牵涉的员工可“自动请辞” 且其名誉不会受损。

在正常的商业环节中，欺诈高风险的环境往往有以下三个要素：市场竞争的巨大压力、行为合理化的理由和随之而来的种种机会。这些要素会随着经济的恶化而更为明显。如2008年全球金融海啸的爆发诱发了越来越多的欺诈行为，与此同时，为努力达到和/或维持过往高达两位数的增长速度，企业和员工均承受了更大的压力。而这种经济低迷时期的心态通常会诱发更多的欺诈行为。

员工在被要求行贿或收受贿赂时通常会自问以下三个问题：

·行贿或收受贿赂的利益是否多于这份工作带给我的利益？

·我的行为是否会被发现？

·这样做是否正确？

如果员工决定行贿，绝不会自掏腰包，必然是使用公款来支付贿款。这种做法一般意味着两点：第一，涉及的相关员工会通过欺诈行为来假造或隐瞒所支付的贿款；第二，他们需要其他人的参与来规避公司的内部监管体系。

首次来华的投资者应当意识到，在中国通常还存在一些特有的欺诈风险，如更长的供应链、截然不同的经济气候、陌生的贸易习惯以及语言和文化上的隔阂。中国的独生子女政策使得情况变得更加复杂。独生子女们没有兄弟姐妹，取而代之的则是由朋友和校友构成的错综复杂的关系网，使得追查利益冲突的难度进一步增加。同时，在中国能够取得商业成功的公司往往是因为善加利用了“关系”，而这些人们习以为常的亚洲商业惯例在别的国家则很可能是违法行为。

本文将重点介绍一个可供企业管理上述风险的方案，该方案不仅仅只是通过设立适当的企业管治措施就能够实现的。

在供应链各环节中潜在大量实施采购欺诈的机会。从采购到分销，无论是内部员工还是外部的供货商、分销商和竞争对手均有机会实施欺诈，而手段则从开立虚假发票、收受贿赂与回扣、盗窃库存至生产不合格产品等不一而足。

值得注意的警示信号包括：

·账目记录不全或不存在；

·产品质次价高；

·采购人员过度接受供货商的款待；

·采购人员与供货商之间的沟通存在异常，如不使用办公室座机，而是通过手机或手机短信进行沟通；

·采购人员要求延长审计计划的通知期间；以及

·经验不足的买家——尤其是那些在亚洲地区营运，与傲慢专横的供货商打交道的企业。

虽然欺诈风险无法彻底消除，但可通过以下措施尽量降低其发生几率：

树立正确的企业文化

虽然在亚洲某些地区，贿赂行为可能被视为商业文化的一部分，但若企业容许贿赂风气的存在，迟早会成为监管机关与企业投资者的关注目标。

因此，在企业内部建立正确的道德标准至关重要。与此同时，企业应当将该道德标准充分传达给业务合作伙伴。企业应当针对不同国家的具体情况制定相应的切合实际、易于理解，且便于每位员工获知的行为守则与道德政策。高级管理人员如能积极主动制定并颁布这些政策，针对欺诈或不道德的行为建立企业内部的道德标准，便能够推动惩戒机制的开展。

雇佣合适的员工

虽然自动化的采购与会计系统能够自动生成信息，但这些过程仍受到人为操控。由于在中国大量数据都是手工输入，这种情况尤其突出，从而为欺诈行为的滋生提供了土壤。

为尽量减少个人对各业务流程的控制，避免某些个人有权操控整个交易流程，企业应当推行职责分离制度。此外，企业应雇佣合适的员工并提供适当的培训，以保证交易流程正常运转。

评估内部控制制度

当外籍经理就运营问题提出疑问时，本地员工往往简单告知“本地做法历来如此”，事情就此被束之高阁，直到问题出现。为降低欺诈风险，管理层应该对现有的控制措施、衡量标准以及程序抱着怀疑的态度。

要识别欺诈就必须了解风险。通过识别内部控制系统的风险，可以对易发生欺诈的领域加以强调并予以纠正。然而，即使是设计最为严谨、控制十分严格的体系也可能被钻空子。当个人知道自己不会受到质疑，或与之串通的团伙可利用既得资源掩盖其欺诈行为从而操控系统时，采购过程中的欺诈行为往往就此发生。

主动监控控制系统

内控系统得到正确的评估和改进后，如果又忽视它们，则评估和改进就不存在任何意义。随着业务流程的发展，管控系统应随之发展。企业应当建立一个能够测评准确性与功能性的控制评估程序。

制定欺诈应对计划

欺诈事件发生的时机不仅无法预测，甚至可能在最不该出现的时候发生。企业应未雨绸缪，出台针对欺诈发生的应对计划。

了解你的供货商

开展背景与诚信尽职审查有助于确保使用的制造商是否信誉良好，同时了解制造商的利益取向、关联方以及是否存在潜在的利益冲突。

中国最近几年频发工业污染事件和劳资纠纷，一些资方和政府官员均为此受到调查。因此，企业应当努力确保自己的制造商遵循环境保护或劳工关系等各类法律法规的要求。

核查供货商的财务稳定性亦至关重要，尤其是在经济低迷的情况下更应如此。最理想的情况应当包括核查供货商的财务记录，以确保其财务状况稳定以履行合同义务。

确保供货商具备所需的生产能力亦十分关键。在中国的常见情况是供货商往往将生产转给分包商，有时甚至层层分包给下级分包商，而此情况都不为买家所知。德勤近期进行的一项调查发现，只有35%的制造商对分包商进行“全面的监控”，而49%进行“部分监控”，16%仅进行“很少监控”。

此外，核查薪资成本与员工人数有助于凸显过低工资、人浮于事、非法加班以及雇用童工等问题。

供货商一旦选定，就必须定期接受尽职调查，以确保符合法律与监管的要求。

分包商管理

随着供应链的延伸与利润空间的一再压缩，供应商往往被迫将越来越多的业务分包给大量小型分包商以降低成本。近年来发生的制造业丑闻以及由此导致的大规模产品召回事件表明，除非企业对制造流程有足够的监控能力，否则将可能面临很大的风险：用于生产名牌产品的生产设备有可能极差，或使用的是劣质原料。

监控采购流程

除实行定期质量检查外，突击检查往往会发现一些令人震惊的事实。检查被不同质检员和工厂退回的不合格产品的数量，可有助侦测某些员工的反常行为。

很多情况下“天高皇帝远”这一中国俗语的确描述了一种现实。例如，某中国供货商负责为国外某企业供应成品，一般来说此供货商受到监督的可能性很低，甚至可能为零。供货商可能借此采取一些与买方利益相悖的方法，例如：

·生产伪劣产品；

·以低价出售成品；

·将制造流程转包给第三方；

·贿赂政府官员，避免因违反监管要求而受到制裁；

·财务报告舞弊；

·逃税。

此外，确保建立适当的仓储与分销中心亦十分重要。通过定期清点库存可大大减小失窃的可能性。

如未实施适当的预防与检测措施，企业可能会蒙受营收与利润的损失。需要对同一订单的未交付产品以及重复交付产品、订单项目与实际交付之间的差异进行例行检查，以降低欺诈风险。

防患于未然。企业往往需要为其欺诈的曝光支付大额的罚金，并致使其声誉和信用受损。与前者相比，因欺诈曝光所蒙受的声誉和信用损失通常是无法弥补的，企业要为此付出巨大的代价。

综上所述，亚洲的贸易环境提供了众多的商业机遇，但是风险始终伴随着机遇。投资者必须保持警惕，以审慎的态度对待每个商业机遇。一旦投资正式实行，投资者应当对采购以及企业运营的其他各个环节主动进行问责和监控，以降低因欺诈而受损的可能。