日本社会对秘书的素质要求

五、日本社会对秘书的素质要求

日本企业对各类秘书的素质提出了若干具体的要求，归纳起来主要有以下几点：

1．富有积极进取的精神

秘书无论何时何地都应该保持一种奋发的、积极进取的精神，不为一时的失败和挫折而气馁心灰。这就要求秘书平时要注意学习，精通业务，善于发现工作中的差错，并当机立断，及时采取补救措施。

2．创造性地工作

秘书的工作主要是为领导创造一个最佳的决策环境。因此要努力做到在处理大量琐碎、繁杂的日常工作中，创造性地进行工作，搜集更多的合理化建议，等等。如果秘书总是按部就班，不求创新，便会如逆水行舟、不进则退，离领导的要求越来越远。

3．严守秘密

由于秘书身处企业的神经中枢区，为领导处理大量日常性工作，有意无意中会耳闻目睹大量秘密。从某种意义上说，泄密是秘书最容易犯的一个职业病。为了严守秘密，要求秘书有非常丰富的知识和经验，具有高度的职业敏感，在头脑中有一把尺子，随时衡量各种信息的情报价值和与各方面的利害关系。

4．对外接待热情诚实

秘书是“公司的商标”，其形象的确就是公司的形象。因此，秘书在接待第一次来访的客人时，一定要热情、周到、诚实、大方，在态度上不要有亲疏之分。因为对方把你看成是公司的代表，你的态度反映了你的领导的态度。

5．与领导人融洽相处

任何一位优秀的秘书都不是为自己的领导人工作，而是与自己的领导人共同工作，秘书与自己的领导人之间必须有一种深深的默契，只有这种默契才能在相互依赖的基础上使共同的工作相得益彰。为此，秘书必须熟悉和理解自己的领导人，包括熟悉领导人的各种往来关系，了解领导人的人生观、价值观的准则，在工作中与领导人处理好各种关系。由于大多数公司都实行领导任期制，秘书要能够尽快地适应领导人的更换；秘书作为助手，要让新的领导人尽快地熟悉自己的工作。秘书要通过自己的工作取得领导人的信任，这是秘书做好工作的前提。可以说，领导人的信任是秘书工作的生命所在。

6．能很好地配合同事工作

日本企业提倡“企业一家”、“家庭主义”，发挥“团队精神”，据此，要求秘书处理好与同事的关系。由于企业经营活动日趋复杂，集体的配合显得越来越重要。无论哪一类秘书，彼此间都应该相互尊重、相互关心、相互帮助，特别是对外收集的情报，秘书之间一定要相互通气。此外，对新来的秘书也要尊重，在业务上多给予帮助，让她们尽快掌握工作要领；要善于发挥新秘书的积极性，切忌采取居高临下的态度。

7．掌握交谈技巧

首先是要增强听话能力，尽快熟悉对方讲话习惯，能听懂对方说话的“言外之意”。秘书在接受领导人指示时，精神要高度集中，决不能含糊，特别是在安排工作日程的时候，对于一些时间、地点的安排，若有不清楚之处，哪怕是让领导人说你太啰嗦，也要问明白；在听对方说话时，不要急于提问，待对方说完话之后，再把问题一条一条地提出来；当对方说完话之后，别忘了将对方所谈的重点重复一遍。

其次是掌握说话艺术。人们常把秘书与“联络官”划等号，所以，秘书工作对秘书“说话”的要求很高。一般地讲，秘书说话要注意：诚实待人，尊重对方；言简意赅，通俗易懂；语言生动，速度适中。在向领导人汇报工作时，要遵循“5W1H原则”，即在什么时候(when)、在什么地方(where)、是谁(who)、结果是什么(what)、为什么(why)、过程如何(how)。

8．有比较强的写作能力

一位公司的秘书在工作中，最大量的工作是写作，商业信件和通知又是秘书写作的重点，如感谢信、要求更换物品信、约会信、表示祝贺的信、发货通知单、催办或提示信、会议通知、表示谢意或歉意的信、预订房间和客饭的信、推迟信、询问与请示信及内部便函等。一些得体的书信，能够为企业赢得信誉、顾客和朋友；而一封失当的信，则可能招致顾客的不满、愤懑乃至引起纠纷。所以，秘书写商业书信也和说话一样，仍要坚持“5W1H原则”，无论信的内容、形式、语调，还是信封的书写形式，都要十分注意。

9．衣着打扮要注意分寸

秘书的衣着打扮要严格地自我控制，不仅要与自己的形体、性格相称，而且要与工作环境所需要的气氛相协调。秘书穿什么衣服上班，不仅关系秘书的形象，也影响着秘书的工作。一般来说，领导人年龄偏高，他们在服装观念上的更新不如年轻人快，所以，秘书在这方面要注意避免刺激他们，切忌标新立异。

10．能熟练地使用各种办公自动化设备

随着现代科学技术的日益发展，秘书必须能够熟练地掌握和使用各种通讯、复印、文字处理等现代办公自动化设备，快速、准确地处理各种秘书业务，提高工作效率。

11．善于利用空闲时间充实和提高自己

秘书是忙碌的，但并非永远如此，如遇到比较清闲的时候，不能因此懈怠，而是应当抓紧做收集情报、文件归档等工作，把它当作一个不可多得的业务学习机会，随时注意充实自己的知识，提高自己的水平。