国外秘书的定义

一、国外秘书的定义

1．西方国家秘书的含义

秘书一词源出于拉丁文“Secretarius”，意思是“可靠的职员”。

英语中秘书一词“Secretary”是由拉丁文演化而成，“Secret”是“秘密”、“知己”之意。

近代，秘书作为一种职位，最早产生于英国克伦威尔资产阶级革命中，克伦威尔聘请汉密尔顿(John Milton)为秘书，帮助自己起草公文、处理文书和日常事务。^[1]此后的法国资产阶级大革命中，著名的民主革命家、激进派领袖罗伯斯庇尔也聘用了秘书。从此，政府招聘，企业雇佣，王公大臣、贵族富豪、社会名流都以雇有秘书为荣，秘书在欧洲迅速风行起来。

现代西方认为“Secretary”一词包含三种含义：

第一，指一种职位或职业(Job)；

第二，指具有这种职位、从事此一职业的职员(Officer)或人员(person)；

第三，指一种高级官员(Officer)，这一含义也可翻译成书记、大臣，如欧洲中世纪各君主国朝廷中掌管国王印信的掌玺大臣、管理机密文件和宫廷事务的宫廷大臣、内务大臣。

现代西方国家一些政府中的部长，亦称“Secretary”，如国务秘书称The Secretary of State。在英国，此职为主管政府某一部门的国务大臣。有些部由英王的秘书处演变扩大而成，其长官原为英王秘书，他们同时也是内阁大臣。在德国，此职相当于政府各部常务副部长，需要时被委任为代理部长。在法国，此职分为三个等级：第一级为独立国务秘书，相当于部长；第二级为总理府国务秘书，相当于副部长级，受总理委派，处理某些特殊任务；第三级为部长的国务秘书，相当于部长助理，协助部长处理某方面重要工作，秘书长则被称为general secretary。在日本，内阁官房长官的正式英文译名也为Chief Cabinet secretary。

但是，现代西方国家中，秘书主要指“Secretary”中第一、第二种含义，即指一种职位或职业，指具有此职位、从事此职业的职员、人员，包括秘书、书记、干事、负责日常事务者等类人。所以，在美国的职业分类中，将秘书划入“一般管理、文书、事务”这一职业大类。^[2]

2．国际职业秘书协会所下定义

西方社会对秘书所下的定义颇多，最有影响的是国际职业秘书协会所下定义。国际职业秘书协会(The Professional Secretaries Association［International］)，是美国和加拿大联合发起组织的全球最大的秘书团体，它给秘书下的定义是：

“秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。”^[3]

这一定义的关键词是“特殊的助手”，主管人员有多位助手，秘书作为其助手之一，特殊在她们地位作用的重要，可以说，没有秘书的辅助，主管人员就无法实施领导、管理；特殊在她们和主管人员的工作关系最为紧密，朝夕相处，形影不离；特殊在她们是全面辅助主管人员，事无大小，样样了解或参与。所以，秘书是主管人员无法缺少的、工作关系最为紧密的、提供全面辅助的重要助手。^[4]

美国的秘书学专家也有同样的论述：“当然，秘书已经成为决策者和执行者之间的一座桥梁，但是，随着经理的作用不断增强，如今，一位精干而可靠的秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且，还应当是协助经理的左右手。”^[5]