倾听下属的工作报告并适当反馈

倾听下属的工作报告并适当反馈

有布置而无检查，是领导者失职的表现。即使有检查，但不得其法，也难以收到良好的效果。倾听下属的工作报告，是及时检查工作的重要方法。在工作中信任下属是必要的，但领导的监督、检查也必不可少。工作任务并不是向下属发布之后就没事了，切记，即使在日理万机、分身无术的情况下，领导也不能放弃对权力的监督检查。

通过听取工作报告，能使领导者尽快掌握任务执行的情况，进入角色，解决问题。听取工作报告和反馈，是一种双向互动行为，包括“听”与“谈”两个方面。在现场办公过程中，作为领导者当然要“谈”，但在这里“听”比“谈”更重要。若是“听”不好，接下去就“谈”不好。

领导要乐于倾听下属工作报告，也要善于听取下属工作报告。通过倾听、了解、把握下属在工作报告中反映的问题，例如工作的进展、进度、遇到的问题及解决的办法，甚至是否需要更换执行人，这些领导都要做到心中有数。

倾听是人类沟通最有效的工具之一，可惜的是，大多数的领导者都不太擅长倾听。只有少数领导者懂得如何倾听下属的工作报告，并把它应用到实际的管理工作中去。

倾听是一门可以通过训练掌握的技巧。在倾听下属的工作报告时，这里有几个简单的技巧供领导者参考。

一、态度要端正。千万不要摆出领导的架势，那样下属可能就不能将他心中的真实想法表达出来。而且，这样做也很容易伤害说话人的自尊。

二、每天专门拿出一点时间检查工作或统计工作量。每天都要检查所管辖工作的一部分。但不要每天都在同一时间检查同一内容，要变换时间，也要变换检查的内容。有时在上午检查，有时在下午检查，积累对工作报告的了解，防止关键时刻掉链子。类似的日报告可以在闲聊时一带而过，或者填表执行，而不用郑重地开会报告。

三、检查工作的重点。最好每次重点检查的内容不要少于三点，但也不要多于八点。每天都要有变化，这样，用不了多长时间就能把全部工作程序和工作任务都检查到了。

四、要有选择地检查。不要泛泛地检查，要有所选择地检查几点，其他方面就不必看了。不要想在一天里把什么都看到，实际上也做不到。这种检查制度要坚持下去，不要让任何事情分散了注意力，也不要让任何事情打断你的例行公事。这样，整个工作将会有条不紊地顺利进行。

五、要多问问题，鼓励下属说出自己的感受和体会。倾听工作报告是为了更好地了解工作进程，让下属主动报告他们怎样改进自己的工作。抓住重点提出问题，首先领导自己对该项目也要有深刻的了解。

六、检查下属的工作进展情况。每周检查一次工作也就足够了，鼓励下属在有问题时随时来找，另外还要让他们懂得领导不鼓励不必要的打扰。

七、检查和评价委派工作系统。当委派出去的工作完成以后，执行人须公开做工作报告，阐述整个任务完成过程中遇到的问题、解决的方法、获得的进步、扩展的新思维等。领导对委派工作系统进行评价，以求改进。可以组织一个小组，小组中的每个成员都可以评价和批评他们在完成委派工作中的表现。最好是要求大家用书面形式把意见写出来，然后召开一个短会对这些书面意见进行讨论。

领导者倾听下属的工作报告，给予了他们最宝贵的资源，那就是——时间，光这一点就能充分表达领导对他们的重视，并由倾听肯定他们的价值和重要性。在这个过程中，会让他们觉得自己很重要，激发起表现的欲望，进而会较乐于接受领导的进一步计划。听完下属的工作报告，领导者须及时做出反馈。

有效的反馈需要把握如下要点：

一、反馈应具体化而非一般化。对下属一般化行为的笼统评价常常缺乏说服力，如果确实要评价下属在团队工作中的工作态度，须拿到考勤单，说明下属过于散漫，而且这种工作态度对工作业绩确实产生了不良的后果。否则只须点到为止。

二、反馈依赖数据说话。不要在“事实”上与下属发生争执，如果工作进展“很糟糕”，而下属认为工作进展“还不太坏”，这将是最糟糕的事情。需要到财务部门、考勤部门、协作部门等地方获取能够用于证明工作进展情况的数据。

三、反馈要针对事件而不是针对人。作为领导，当发现下属把一件重要的工作弄得很糟糕时，即使气愤也应保持理智客观。对于工作来说，责备人于事无补。冷静地想一下，或许把全部过错归在下属头上并非完全的公平，或许事情还没有糟到不可挽回的地步。就事件本身把不满告知下属，共同探讨补救的措施，这样做，更像一位高明冷静的领导的做事方式。

四、反馈是确定的、清楚的，可被准确理解的。许多领导把反馈变成了抱怨，似乎缺乏一个主题，他的不满好像有很多，涉及下属工作的方方面面，而每个方面又谈得很模糊，下属努力听清领导说的每一个词，却并不理解其确切意思。下属满心沮丧地走出领导的办公室时，他一点儿也不知道，有什么事情需要他去改进。

五、把握反馈的良机。距离发现下属工作中的问题已经一个多星期了，领导这才把下属叫到办公室，告诉他自己的意见是什么，这显然不太合适。因为这时，下属已经着手进入工作的下一个阶段，他不得不退回来，对一个星期之前的工作进行改进，下属难免会感到厌烦，即使反馈是正确的，它被完全接纳的可能性也降低了。相反，如果在下属对工作中可能存在的问题刚刚有所察觉，却尚未获取足够的信息证明这种察觉确有实据时，领导的反馈就会获得截然相反的效果。反馈的最佳时机就是这样一个时刻：下属正在思考这一问题，而又缺乏充分的理由证明自己的观点，这时领导高屋建瓴的反馈意见常常能取得最为良好的效果。

一个善于监督的领导会根据对下属的授权，对自己的控制技术作细致的挑选和改造，以适应授权这种特殊的管理形式。如：监督工作进展，尽量避免干涉下属的具体工作；以适当的方式提出意见或提醒；确认绩效，兑现奖惩。对于出色的工作要给予充分的鼓励，对于不足的工作提出意见。

但是经常出现的一种现象是，授权削弱了领导对工作的控制力，因为这把处理工作的权力交给了下属，领导者对工作及局面的控制实际上是退后了。这就对领导的监督技巧提出了很高的要求。领导必须使自己的控制技巧更加高明，才不至于使工作陷入失控状态；与此同时，也恰恰因为授权，领导才得以从具体烦琐的事务性工作中腾出时间来，其中的一部分将被用来监督委派出去的工作。听取下属的工作报告，领导及时做出反馈，这几乎成为对工作负责的最有效的形式。

每天思考一分钟：

倾听下属的工作报告，是及时检查工作的重要方法。领导者必须时时监督工作的进展，听完报告及时反馈，这是领导改进工作的必要措施。