信息组织的演化

作为构成客观世界的三大要素之一，信息在人类社会以及人类思维活动中普遍存在，人们对信息的使用也历经长期的历史演变和发展。信息是活跃的生产力要素、推动社会经济发展的强大资源，人类对信息加强组织，对其进行专门整理，以使其功效得到发挥。及时、准确地获取信息，可以帮助人们减少或者消除系统的不确定性，避免冗繁无序、杂乱无章的混乱信息淹没信息需求者。人类对信息有序化的需求推动信息组织本身不断地向前发展。

从信息组织发展沿革看，信息组织的发展分为三个阶段——清册职能时期、查检职能时期和复合职能时期。第一，清册职能时期。信息管理的着眼点不在于“用”而在于“管”，信息活动要求科学的、完整的信息组织给予支持。第二，查检职能时期。一切信息结构存在的目的都不是单纯的收藏和保管，利用才是终极目的。人们不仅需要知道消息，还需要获取信息，由此促进完善、科学的信息组织。第三，复合职能时期。现代信息技术的导入，使得信息组织可能实现优化选择、科学分流、整序信息、保证利用的复合职能。随着基于网络环境和网络需求的现代信息组织的不断发展，信息组织将在我们的生活中扮演越来越重要的角色。

从企业信息演化特征来看，信息组织可以分为两个阶段——传统信息组织阶段、现代信息组织阶段。

1.传统企业信息组织

（1）传统企业信息组织机构。传统企业信息资源主要有两种存在方式：第一，动态存在于企业生产经营活动中，以数据的方式表现和传递，对企业的经营决策起决定作用；第二，静态存在于文献信息、档案信息中，有助于企业知识能力的增加。传统企业信息组织在很大程度上受到企业组织机构的影响，而组织结构设计是基于职能进行划分的。因此，数据信息的统计、上报都是由各职能部门进行，信息传递仅限于部门的直属上级，表现为纵向沟通，同级部门间的信息存在共享阻碍，横向交流缺乏。这种信息组织和交流模式在很大程度上影响了信息的利用和企业决策，也严重阻碍了企业的信息化进程。

（2）传统企业信息组织体制。企业信息组织机构导致了这一管理体制必然存在利用和效率等问题，这类问题主要表现为：第一，从管理层面看，企业决策层的战略意识普遍较弱，不能正确认识战略信息的重要性。第二，从部门设置看，企业内部信息工作缺乏统一有效的组织体系。第三，从工作重心看，在资源和技术的重要性认识方面存在较大偏差。第四，从员工素质看，企业信息人员缺乏信息资源管理理论的系统学习，主要是边学边干，导致这一工作经验性有余，科学性不足，这种摸索式的工作方法导致了许多错误。第五，从企业文化看，企业的信息文化发展滞后于时代发展。现代IT技术是信息组织现代化的推进剂，随着信息技术的不断进步，这些组织开始发生变化。信息中心和网络中心等与IT技术相关的组织名称和机构开始在企业建立，电子商务部门、信息安全部门和数据库部门随之成为主流信息组织。

2.现代企业信息组织

随着信息技术的发展和信息在企业发展决策中地位的提升，信息组织和信息机构越来越受到重视，信息组织进入了现代化和网络化时代。这一时期，信息组织更多地关注用户需求，信息组织表现为多层次性与高度灵活性、组织方法多样化和组织对象深入化。信息组织发展呈现一系列新特点，其基本表现如下：

（1）信息组织环境。现代信息技术的发展，特别是随着Internet的兴起与迅速发展，信息组织成为信息资源管理的基本范畴之一，是信息资源建设的中心环节，是建立信息系统的重要条件。信息组织环境发生重大变化，主要表现为：

①信息组织对象的变化。信息组织对象已由传统纸质文献为主转向以电子（数字）信息为主，数字化的文字、声音、图像、多媒体等各种媒介都成为信息组织的对象，以至于一个虚拟的无限空间也成为信息组织的对象。

②组织方法与技术的变化。Web 2.0的产生与发展，给信息的组织、传播和利用模式带来了巨大的变革。Web 2.0技术关注资源的共享、聚集和复用，关注用户参与及协作，关注用户体验提升，它运用集体智慧，为信息的深度揭示、交流与共享提供支撑。

③信息组织与生产主体的变化。网络环境下，信息组织的主体由专门机构的文献组织，转变为商业网站、互联网组织、学术机构、政府机构、图书情报界等的共同参与。特别是在Web 2.0环境下，任何人都可以在网上创建和上载文本、音频、视频等各类信息，贡献自己的内容，并和其他人一起参与信息的编辑、组织与融合。

④信息用户需求的变化。信息用户当前获取信息的三个主要趋势——自助服务、用户满意和无缝性。

（2）信息组织特征。

①信息组织工具网络化。当前Web 2.0环境下，由于不同用户群体参与信息组织的目的、态度、方式有所不同，应该结合不同用户的信息需求，针对用户的群体特性，实现资源的有效组织与利用。

②信息可视化。可视化是信息资源组织与利用的热点，是信息组织的透明化与易用性的要求。可视化技术在数据仓库（DW）、数据挖掘（DM）及知识管理（KM）等领域得到迅速发展与应用。信息地图是用于指明信息资源方位与联系、具有导航功能的可视化工具，可揭示信息的方位，体现了它们之间的联系从全局了解信息的分布情况。产品设计、产品技术和专利技术等领域运用了可视化技术。

③信息组织系统间的互操作。信息系统的互操作，是指不同系统平台或编程语言之间交换和共享数据的能力。互操作性，是指两个或多个系统相互使用已被交换的信息的能力，是对异质实体中可获得资源的透明调用的能力。其目标是向用户屏蔽分布的、异构的各信息门户间的差别，实现对多个学科信息门户的交叉浏览，有效提高信息检索的效率和精确度。

④内容揭示深入化。

首先，是组织对象深入化。网络信息组织的对象从对信息特征的描述，深入到知识单元，通过多层次、多方位的描述与分析，来揭示组织网络信息资源，以促进网络信息资源的合理利用。

其次，是网络信息深入挖掘。 目前，网络上有90%的可用信息是非结构化信息，通过归纳学习、机器学习、统计分析等方法，得到数据对象间的内在特性；通过信息过滤技术，在网络中提取用户感兴趣的信息或者更高层次的知识和规律。人工智能技术和信息推送技术促进了网络信息的挖掘与深层次揭示，以更好地满足不同用户的各种需求。

再次，向知识组织发展。未来网络信息组织要更严格地控制信息的质量，向人们提供便于利用的、可以帮助解决问题的、序化的知识，实现从信息层次到知识层次的根本转变。同时，未来知识组织将以专家系统为基础，具有动态联系、判断、分析、比较、推理等新型的知识处理与组织功能。以知识库或知识门户取代现有的信息结构，建立起电子知识空间。

⑤信息组织方法的综合利用。首先，目前用得最多的方法是面向内容的信息组织；其次，面向对象的信息组织。该方法是以对象为中心、为出发点的方法，对象就是我们在问题空间中要考虑的那些人或事物。第三，是面向任务的信息组织，即面向特定用途的信息组织。企业信息门户（EIP）将企业内部的信息系统与外部信息系统有机整合，汇集贸易、价格、法规、税收、产品、市场、管理、竞争对手等多方面信息于一身，服务于企业的经营管理任务，把用户有机地联系在一起（如图5-2所示）。

图5-2　企业信息组织