1.信息组织的概念
在信息技术和网络工具迅速发展、海量信息增加的今天，信息组织已经从传统信息组织向现代网络信息组织迅速转型。大数据时代的到来，更需要对信息进行深度加工、整理，使之有序化，并存储到相应的系统或介质上，方便人们利用和开发。信息组织是信息资源开发和利用的基础。所谓信息组织，就是指信息序化或信息整序，是利用一定的科学规则和方法，通过对信息外在特征和内容特征的表征与排序，实现无序信息流向有序信息流的转换，从而使信息集合达到科学组合，实现有效流通，促进用户对信息的有效获取和利用，通过提高企业对信息获取、处理、传递、存储和利用的能力来提高企业的竞争能力。
2.信息组织系统思想
现代组织论中，信息组织是其主要内容之一。彼得·F.德鲁克将信息定义为有目的性和关联性的数据。在信息组织中，决策、指令、检查的报告以及专家的咨询意见等都是信息的形式。信息组织通过系统环境内外的信息流，检查和控制重要的趋势和工作，确立信息的流程并及时处理，保护信息完整、及时、传输顺畅。
按照现代组织论的说法，信息组织的目的是为了实现系统的目标，优化系统的组织结构，推动信息的有序流动。信息组织是一种手段和过程，把广泛而大量的信息分解为一些可以管理和精确确定的职责，同时保证工作的协调。
3.信息组织的原则
（1）科学性原则。一是要用科学方法来研究信息资源的分布规律，当重点信息对象确定之后，要充分了解信息资源的研究领域，运用情报分析的方法，深入浅出，发现目标，为企业提供前瞻性的信息；二是必须以科学的态度鉴别那些缺乏社会监督的信息资源，加强信息筛选，去粗取精，去伪存真，剔除无效或低效的信息资源，使提供信息的准确性高、相关度强，避免信息污染，提高信息的可用性。信息资源的质量与信息的组织管理、信息服务者的素质、信息技术密切相关。
（2）系统性原则。信息资源只有系统地、连续地进行组织，才能发挥效用，尤其是重点或特色资源，决不能时断时续、支离破碎、不成系统。按照系统论的观点，1+1＞2，每一种信息只有当它是整个信息集合体的一个有效组成部分时，才能充分发挥其潜在的能量。同时，组织的系统性拉近了企业之间的距离，发挥着信息组织中的主导作用，使信息更贴近企业，服务于企业，适应信息需求的各个阶段。
4.信息组织系统构成与设计
（1）信息组织系统构成。信息组织是一个系统的组织，其组织系统由以下几个子系统构成：①目标与价值子系统。一方面从广泛的社会文化环境中吸收许多价值观念，另一方面又对社会的价值观产生影响。②技术子系统。包括为完成任务所使用的知识、技术、装备和设施等，它的构成取决于信息组织的目标，并随工作任务要求的不同而不同。③社会心理子系统。包括人的行为与动机、地位与作用关系、群体动力与影响网络。④结构子系统。结构与组织任务分工的方式以及对组织活动的协调有关，组织结构通过组织结构图、责权分工、工作描述、规则、信息流程等表示出来。⑤管理子系统。联系整个组织，使组织与外部发生联系，在确立组织的目标、计划工作、组织设计、控制工作，以及将组织与环境相连中起着中枢作用。
（2）信息组织工作系统设计。以系统思想为指导，以信息组织系统构成为依据，信息组织工作系统设计要按以下流程进行：①确定信息组织的各种目标；②根据信息组织的目标，对所需要明确的工作进行分类，并给予清晰的描述；③根据现有的资源进而是系统的环境。对为实现目标所必需的工作进行分组，形成任务模块；④通过组织各个模块之间的关系和信息流通，横向和纵向地把各个模块联系在一起，以形成一个有机的组织系统；⑤在实施过程中，对各个组织结构的运行效率进行检查，并根据实际情况不断进行调整。图5-1所反映的就是信息组织工作的过程。
图5-1 信息组织工作系统设计
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