项目管理的要素

项目管理的要素是指与项目本身相关活动的总和,项目管理人员必须对项目的组成要素有正确的认识和足够的了解。

1.项目范围

正确的范围界定是项目成功的关键,是进度、成本及质量管理的基础,如图1-6所示,范围变化了,项目的进度、成本及质量也就发生变化。例如,2016年巴西里约奥运会场馆瘦身,范围减小,相应的该项目的成本、进度及质量都将调整。

图1-6 项目范围、进度、成本及质量关系

项目范围是指为了成功达到项目的目标,完成项目可交付成果,而必须完成的工作。

工程项目范围确定的依据如下:

(1)项目目标的定义和批准的文件(项目建议书、可研报告)。

(2)项目产品描述文件(规划文件、设计文件、相关规范、可交付成果清单)。

(3)环境调查资料(法律法规、政府政策要求)。

(4)项目的其他限制条件和制约因素(预算、资源、时间的限制)。

项目范围管理是指定义项目包括哪些活动(工作),并通过控制与协调来确保成功地完成项目,项目要包括并且仅包括所要求完成工作的过程。工程项目结构分解是项目范围管理的方法,是指将项目范围所规定的全部工作分解为便于管理的独立活动的工作过程。分解所得结果被称为工作分解结构,即WBS(Work Breakdown Structure)。工程项目结构分解的目的是:防止,遗忘或疏忽必需的工作;项目功能不全和质量缺陷;实施过程中频繁的变更。这些都有可能将导致项目失败。

工程项目结构分解是项目计划前的一项十分困难、十分重要的工作,目前尚没有大家统一认可的通用的分解方法。常见的工程项目的结构分解是按产出物分解技术的结构分解和按实施过程分解。

(1)项目产出物分解技术。该技术是按项目产出物和项目阶段可交付物逐层向下分解的方法。主要是将项目产出物(或者说是项目目标)逐层细分为更小、更易管理的子项目或项目要素,直到将项目产出物分解成非常详尽,并能够支持下一步的项目活动分析和定义工作为止。如图1-7所示。

图1-7 某栋高层的结构分解

(2)实施过程分解技术。该技术是按照项目的实施过程进行分解,如图1-8所示。

图1-8 某项目实施过程分解结构

工程项目结构分解的结果的表现形式有树形结构图(图1-9)和项目结构分解表(表1-3),图1-9中的项目结构可以用表1-3表示。

图1-9 树形结构图

表1-3 项目结构分解表

2.项目组织

项目组织是为完成项目而建立的组织,一般也称为项目经理部、项目班子、项目管理班子、项目组等。项目组织的具体职责、组织结构、人员构成和人数配备等会因项目性质、复杂程度、规模大小和持续时间长短等而有所不同。项目组织可以是另外一个组织的下属单位或机构,也可以是单独的一个组织。例如,某企业的新产品开发项目组织是一个隶属于该企业的组织。项目组织结构类型有许多,常见的有项目型、矩阵型和职能型,不同类型的组织结构适应不同的公司规模和项目需要。

3.项目质量

项目质量不同于产品质量,也不同于服务质量。因为项目兼具产品和服务两个方面的特性,同时还具有一次性、独特性和创新性等特征,所以项目质量的定义和内涵也具有双重性和过程性。

4.项目成本

项目成本是为实现项目目标而开展相关项目活动,从而消耗资源形成的各种费用的总和。项目成本管理主要包括项目成本预测、资源计划、成本估算、成本预算、成本控制等。

5.项目时间

项目时间包括每项工作的计划开始日期和期望完成日期,项目时间可以用提要的形式或详细描述的形式表达,也可为表格、图形方式。项目进度表示形式主要有横道图(甘特图)、网络图等。

项目管理的五个要素中,项目范围和项目组织是最基本的,而质量、时间、费用可以有所变动,是依附于范围和组织的。