管理的要素

二、管理的要素

管理的要素是指管理系统的构成因素，有时亦称管理系统的资源。对于管理的要素，有不同的分类方法。最早人们认为人、财、物是构成管理的三个最基本的要素，后来又加上时间、信息要素。随着社会分工协作的发展、科技进步、日益激烈的竞争环境以及对管理系统研究的深化，一些重要的、无形的资源也列入了管理的要素。所以，目前比较普遍的看法是把管理要素分为人员、资金、物、文化、技术、信息、时间、组织、环境、社会关系等十大要素。我们按这些要素是否具有实体性，将其分为两大类，即有形要素与无形要素。

(一) 管理的有形要素

管理的有形要素是指具有某种实体形态的资源，主要包括:人员、资金、物。

1.人员

人员这个管理要素是系统中唯一起能动作用并可以决定系统其他要素作用发挥程度的关键要素，它包括管理组织中的管理者和被管理者。管理者在管理工作中居于主导地位。一个组织中的管理者通常是指在组织中担负对其他人的工作进行计划、组织和控制等工作的人员。所谓被管理者，是指处于从属地位的人，一个组织中的被管理者是指在组织中接受管理指令具体实施任务和执行操作的各类人员。被管理者的素质包括政治、文化、技术、业务、操作、心理、生理等方面，是管理系统整体素质中的重要构成部分。首先因为组织的一切活动都要依靠组织的全体成员来展开，组织的目标能否有效地实现，取决于所有员工的各方面素质、他们的组织能力和劳动积极性。其次，员工的素质也决定着最新科学技术成果在各领域的应用程度。任何科学技术成果，包括新设备、新工艺，新型原材料、新产品以至新的管理方法，都必须通过人的活动才能转化为现实的生产力，而全体员工的文化技术素质又决定了他们对于这些科技成果的掌握程度和应用程度。因此，拥有一支凝聚力强、事业心强、文化素质高、业务技术熟练、体魄健康、组织合理的员工队伍，对于一个组织的管理目标实现是至关重要的。

2.资金

资金是管理组织中财产和物资的货币表现，是管理运转的润滑剂，是进行经济活动，创造社会产品，增加社会价值的必要条件。在商品经济条件下，任何管理组织如果缺乏资金，其管理机器就难以运转。

3.物

物这一要素包含的内容比较广泛、具体。从大类上讲，包括原料、能源、设备、厂房等劳动手段和劳动对象。

(二) 管理的无形要素

与有形要素对应的无形要素，主要是指一些不具有实体形态的，但对于管理系统的运行以及组织目标的实现，仍具有重要影响作用的要素。它们主要是:组织文化、技术、信息、时间、组织、环境、社会关系等。

1.组织文化

组织文化是指一个组织在其组织活动中，长期倡导和实践并为全体成员普遍奉行的共同价值观、道德准则、行为规范的总和。其中价值观念是组织文化中的核心内容。一个企业的价值观念包括以下两个方面:(1) 创造物质财富所持有的价值观念，如产品创新意识、质量意识、效益意识等。(2) 处理基本社会关系方面的价值观念，如企业对社会、国家要讲责任观念，企业对用户、消费者要讲服务观念，企业对协作者、竞争者既要有竞争观念，又要有共存共荣的观念，企业内部职工之间要讲团结协作的观念等。

组织文化由三个层次的内容组成:一是器物文化，又称为行为文化，是最表层文化，它是组织文化的载体与外在化，是一种外显文化。器物文化主要包括组织特有的环境、建筑风格、形象以及声誉、产品与服务质量、公共关系等一切表征现象。如一个企业的厂容厂貌、厂旗厂歌、产品形象、职工风貌等。二是制度文化，又称规范文化，是中间层文化，它包括组织管理风格、宗旨、目标、礼仪、制度、行为习惯、传统、作风等，它规定着组织每个成员的行为规范。如一个企业的规章制度、管理方式和方法、组织体制等。三是心态文化，是核心层文化，它是组织文化的核心。它包括潜藏在管理者和员工内心深处及组织中的某些思想、意识、信仰、价值观念等。如海尔集团提出的“真诚到永远”，无锡小天鹅集团的“全心全意小天鹅”，麦当劳提出的“Q、S、C、V”(即质量、服务、清洁、有价值)，IBM的“IBM意味着服务”等企业理念。上述组织文化的三个层次是相互渗透、相互影响的，在不断的运动和升华过程中逐渐形成了具有特色的整体组织文化。三个层次的文化中，器物文化与制度文化较易变化，而心态文化则相对稳定。

组织文化是管理中的无形要素，有人将其比喻为看不见的手，它可以左右其他诸如人员、技术、制度、组织结构等要素，从而推动管理向前发展。也有人将组织文化视为管理之魂，它启动着管理的各个方面，决定着组织行为的方向，指导着一个组织走向成功之路。具体来说，组织文化在管理者中的作用主要表现在以下四个方面:

(1) 组织文化能培育出具有特色的“组织人”。因为组织文化它的根本特征是强调人的作用，把调动人的积极性作为管理的中心。所以，通过组织文化建设，能够提高员工的文化素养和道德水平，陶冶情操，树立正确的人生观和价值观，增强凝聚力，从而培养出富有本组织特征的“组织人”。

(2) 组织文化建设能形成的巨大的精神动力。经过长期的组织文化建设，能为组织培育出具有自身特色的组织精神，从而为组织发展创新形成精神支柱。一个组织的理念、精神、价值观一旦形成，便会产生强大的吸引力、凝聚力和辐射力，为塑造组织形象提供内在的精神动力。组织文化所产生的吸引力、凝聚力、辐射力的力度越大，组织文化建设在组织形象塑造中所发挥的作用就越大。

(3) 组织文化建设能为组织创造良好的内部文化氛围。组织文化建设是一种“软管理”，是一种无形的管理资源。它强调尊重人、关心人、注重人的思想、情感、价值观念等。组织文化建设能在组织内部形成和谐的人际关系和营造良好的文化氛围，使每个员工能在良好的心态下，以最大的热情和干劲去激发自己的潜能。

(4) 组织文化建设能为组织创造良好的外部环境。组织在同外部公众接触、交往的过程中，也是组织文化的传播过程，组织通过输出具有本组织文化特点的产品、服务、公关、广告的过程，就在公众的心目中塑造了组织的形象。良好的组织文化有助于组织形象的塑造，而良好的组织形象又有利于获得社会公众的信任和支持，从而为组织在竞争过程中创造有利的外部环境。

2.技术

技术作为管理要素包含两方面的内容:一是相应于一定组织特点的自然科学技术，如工业上的各种生产技术，学校的教学方式和方法，医院的医疗技术，农业的种植、养殖技术等等；二是相应于各种组织的管理技术，主要指管理程序、管理方法、管理手段、管理工具等等。上述技能的两个方面内容均对管理系统运行有很大的影响，所以是管理者所不可忽视的一个管理要素。

3.组织

组织是管理赖以展开的物质基础，是管理系统的核心要素之一，它是各种管理要素联结的纽带。一方面，观念和目标决定了组织的方式，另一方面，组织的方式又决定了人员、物资、技术等一系列管理资源要素的构成特点。具体来说，组织这一要素，对管理系统的作用主要表现在以下几个方面:

(1) 形成团队精神

任何一个团体，都是许多人集合起来的，两个人就应该有主有从或称正副，从者或副者要服从主者或正者，三个人就需有一个人为领袖，将其余二人管理起来，这样，才能同心协力完成一个共同的目的。

组织的主要作用就是发挥团队精神。即我们在前面系统原理中所论述到的，系统的整体优化所形成的“1+1>2”的效应。因为合理的组织能够产生一种新的合力，使系统功能放大，形成各个孤立的要素简单相加时所不具有的功能。人们常说三个和尚没水吃，为什么没水吃？就是因为他们没有组织起来。还有人说，三个臭皮匠，顶个诸葛亮，为什么？就是因为他们组织起来了。若不是组织起来，一百个精巧的皮匠也是顶不过一个诸葛亮的。

三五个人发挥团队精神比较简单，人数较多时要发挥团队精神就比较困难了。因为“人上一百，形形色色”，要想使很多人步调一致，同心协力向着一个目标前进，就必须目标明确，指挥灵活，联络方便，分工清晰，就是说，必须形成一个合理的组织结构。

(2) 分工协作

所谓分工，就是规定各个部门和各个员工的工作内容、工作范围，即明确“干什么”的问题。所谓协作，就是规定各个部门和各个岗位相互之间的关系以及协作配合的方法，即明确“如何干”的问题。任何一个群体活动要提高效率，都必须进行分工协作。例如社会上有工、农、商、学、兵……军队里有步、骑、炮、工、辎……乐队里有吹、打、弹、拉、唱……车间里有车、钳、铣、磨、刨……为什么集体活动要分工协作呢？这是因为分工协作可以极大地提高效率并由此给各个经济主体带来经济效益。社会劳动与生产发展的实践证明，只有分工合理，协作明确，才能够提高工作效率，尽快完成预定的目标。至于现代化大规模社会生产活动，就更需要分工协作了。

(3) 统一指挥

统一指挥是任何群体达到共同目标所必须具备的条件。海上行船要靠一个人掌舵，演奏要有一个人指挥……所以如果缺乏统一指挥这一条，就必然没有统一步调，那就不能起到管理的作用。在企业中，统一指挥体现在从组织最高层——厂长(经理)开始，由上到下，必须建立指挥路线清晰、有权威的、强有力的生产经营行政指挥系统。恩格斯曾说:“想消灭大工业中的权威，就等于消灭大工业本身。”再如，1944年6月6日，在法国的诺曼底，由欧洲盟军为开辟消灭德国法西斯的第二战场，发动了著名的诺曼底登陆战役。这次战役，动员了来自美国、英国、法国和加拿大等国的287万名军队，15 000余架各式飞机，6 000多艘各类舰船。战役由欧洲盟军最高统帅部统一指挥，打破了国与国之间的界限，也打破了三军司令各自为政的惯例，由艾森豪威尔任最高统帅。由于海陆空兵力组织合理，指挥得当，最终取得了辉煌的胜利。

(4) 组织能满足人们的心理需要

组织能够满足人们的心理需要，如安全、交往、归属、自尊等，增强人们的自信心和力量。

4.信息

信息、物质与能量是构成大千世界的三大要素。广义的信息概念是指:由发生源发出的，被某一接收体所接收和理解的信号、消息及各种内容情报的总称。管理信息是反映事物在管理过程中的活动特征及其发展情况的多种消息、情报和资料等信息的统称。管理对象的所有活动，都各自产生着信息，这些信息通过接收、传递、处理和反馈、沟通了管理过程各方面的情况和变化，使管理者能借此及时控制，实现管理环节之间的联系和协调。

5.环境

任何管理系统都存在于一定的环境之中，环境对管理系统运动会产生各种影响，同时，组织系统的活动也会作用于环境。

环境指存在于组织外部，并影响组织绩效的各种因素和力量，既包括政治、经济、社会、文化、科技、法律等宏观环境要素，也包括行业、上下游关联组织、顾客等中观、微观环境要素。各种环境要素对组织活动的影响是错综复杂、相互交织的。有些因素有利于组织的生存和发展，给组织带来机会；有些因素会给组织带来不利的方面，即孕育着风险。

组织环境具有差异性、动态性和可测性三个特征。

(1) 差异性是指两个活动范围和性质相同的组织面对同一环境因素的影响会有不同的体验和反映。

(2) 动态性是指任何一种环境因素的稳定都是相对的，变化则是绝对的。当今世界发展的经济环境与技术环境的变化不仅是明显的，而且有显著的趋势，市场供求关系变化的频率也在不断加快，所有这些变化既有渐进性，又有突变性，因此要求组织必须以相应的战略和策略去适应这种变化。

(3) 可测性是指各种环境因素之间是互相关联和相互制约的。因而某种环境因素的变化大都是有规律可循的。不过，这种规律性有的比较明显，有的比较隐蔽；有的作用的时间长，有的作用的时间短，变化规律性明显且作用时间长的环境因素，其可测性较高，反之，其可测性较低。所以，任何组织要发展，就必须对环境变化趋势进行科学的调查、预测和分析。

根据对组织绩效影响的程度，可将组织环境分为一般环境和具体环境:

① 一般环境

一般环境指可能对组织的活动产生影响，但与组织的相关性尚不清楚的各种因素，一般包括经济、政治、社会文化和技术因素。

a.经济因素。外部经济因素是指社会整体的经济发展形势和景气状况对组织的影响因素，如经济发展趋势、物价水平、财政金融政策等等。经济因素一般从资金来源、人员供给、市场需求等方面影响组织的投入和产出，从而对组织的管理活动起制约作用。就企业而言，一般来说，如果经济形势良好，企业会处于有利地位；如果经济萧条，则企业会面临各种困难。

b.政治因素。政治因素指社会政治形势和各种政治事件所构成的对组织的影响因素，如国家政局的总体稳定性、国际关系、不同党派执政、重大国际事件的发生和发展等。政治因素对各种组织的管理活动都会产生影响，比如一个国家的政局稳定，有利于组织长期计划的制定，也会吸引国外投资不断涌入；在国际关系上两国关系的融洽，常会促进跨国公司的投资和合资企业的建立。对管理者而言，在投资决策中考虑政治风险是一项重要的任务。

c.社会文化因素。社会文化因素指一个社会中形成的传统文化、社会风俗、道德观念、价值取向和知识水平等因素的总和。任何组织都是由人构成的，组织及其人员都处在一定的社会文化环境之中，要受到社会文化因素的影响和渗透，从而反映在组织行为和人的行为之中。管理者要考虑到社会因素对组织和员工的影响，根据社会文化环境的不同特点，采取不同的管理方法和手段，这一点在跨国公司的管理中尤为重要。

d.技术因素。技术因素是指科技水平的提高、新工艺和新技术的发明和应用等对组织生存与发展带来影响的各种因素。

② 具体环境

具体环境指对组织的目标实现有直接影响的各种外部因素，一般包括供应者、竞争者、顾客、政府机构和利益集团等。

a.供应者。任何组织的正常运营必须拥有一定的人力、物力、财力和信息资源。供应者是指向组织提供资源的单位，如对企业而言，原材料供应商、银行、学校都是它的供应者，分别为其提供原材料、资金和各类专业人才。组织在资源供应方面得不到充分保证，就无法完成组织任务、实现组织目标。组织的管理者应寻求以尽可能低的成本保证所需投入的持续和稳定的供给。

b.顾客。顾客是组织要满足其某种需求的服务对象。一个组织能否成功，关键在于是否能满足顾客的需要，使顾客满意。因此组织中的管理工作的重要方面就是要正确分析市场需求及其变化趋势，及时开发出满足顾客需要的产品和服务，形成广泛而稳定的顾客群体。

c.竞争者。能够提供相同或可以替代产品或服务的组织相互成为竞争对手。组织之间的竞争是多方面的，主要表现在市场和资源方面的竞争。由于竞争对组织的市场条件和资源条件会造成直接影响，因此组织的管理者必须正确估计自己和竞争对手的实力，根据竞争环境的特点，制定有效的组织发展战略，以期在激烈的竞争条件下立于不败之地。

d.政府机构。政府机构作为行政管理部门，利用其行政管理职能制定的各种政策和法规在很大程度上制约着组织能做什么和不能做什么，因而对组织目标的实现具有直接的影响。一切组织都应该在政府政策的指导下，在法律允许的范围内进行活动；而一旦政府的政策和法规发生了变化，组织的战略和策略也要进行适应性调整。

e.利益集团。利益集团是指社会上代表某一部分人的特殊利益的群众组织，如工会、消费者协会、妇联、残联、环境保护组织等。利益集团虽然没有政府机构那样的权力，但同样也可以对各类组织施加相当大的影响。他们可以通过直接向政府部门反映情况，以各种宣传工具制造舆论，从而影响组织的管理活动。事实上，政府所制定的某些政策和法规，很多都是对某些利益集团要求的反应。

环境对管理的影响主要表现在:

(1) 环境对管理职能的发挥具有重要影响。管理的基本职能的发挥，都要受到环境因素的影响和制约，如在市场竞争十分激烈的条件下，计划工作更要强调灵活性和预见性；管理组织模式必须随着环境因素的变化而变化，以确保有效地履行职能，完成其目标。管理者应根据环境条件及其变化，选择适当的管理方式和方法。

(2) 环境对管理者具有选择作用。作为一个开放系统，组织不可避免地要受到环境因素的影响，管理活动成效的高低在很大程度上取决于管理者对环境因素了解、掌握、分析和反应的程度，但要弄清环境因素的特点和影响程度并非易事。环境的复杂程度不同，对管理者的素质和能力的要求也不同，如在快速变革的环境中，往往对管理者的胆识和魄力有较高的要求。

当然，环境可以作用于管理活动，管理活动也可以反作用于环境，即管理活动的结果会导致环境条件发生变化。管理者的行为要适应环境，同时还可以根据组织和环境的特点有意识地采取一些对策，使环境因素更加有利于管理职能的发挥和组织目标的实现。例如管理者与政府、银行等部门搞好关系，多请示、主动汇报，往往能取得主管部门和银行的关心、支持，使得制定的有关政策有利于组织的生存和发展。

6.时间

时间从管理上来讲，是分配组织中各种活动过程所需要的周期及其起点和终点，规定各种活动衔接和循环的连续性。任何组织的管理活动都需要精确地计算时间分布，因此时间是构成管理的基本要素。当代管理活动的一个重要特点是时效性日益突出，同样的管理结果或问题处理，在不同的时间就会表现出不同的效益，有的是高效益，有的是低效益或者无效益。从管理资源的角度看，时间是管理的最稀有和最特殊的资源。

7.社会关系

管理从某种角度来说，就是协调和处理各种关系的一种活动。作为管理系统的关系要素，具有内容多、范围广、性质复杂等特点，如人际关系、正式组织之间的关系、正式组织与非正式组织之间的关系、部门与部门之间的关系、上级与下级的关系、社会关系等等。关系是一种非常重要的无形资源，如良好的人际关系、融洽的上下级关系以及合理的组织层次、组织结构、组织沟通等关系对激发员工的积极性以及管理活动的高效进行，有着重要的意义。再例如，随着市场经济的发展和社会分工的日益发达，企业外部联系越来越广泛，良好的社会关系对于企业生存和发展有着极为重要的作用。建立、维持和发展企业的社会关系，包括企业同大众传媒、企业同社会公众、企业同用户和顾客、企业同协作者、企业同竞争者、企业同国家经济管理部门以及企业与社区等等多方面的社会关系，这些关系对企业生产经营能否顺利进行和发展具有极为重要的影响，所以，管理者必须重视处理好社会关系这个重要因素。